管理溝通-案例6.doc

第六章 緊急會(huì)議案例概述2005年上半年，翔達(dá)公司在轎車外飾件產(chǎn)品供貨的質(zhì)量和及時(shí)性方面受到來(lái)自A公司和B公司的巨大壓力，翔達(dá)公司的執(zhí)委聽(tīng)取多方意見(jiàn)，決定籌建新外飾件生產(chǎn)線。因總投資要2000萬(wàn)美元，所以7月中旬召開(kāi)了緊急董事會(huì)，最終予以批準(zhǔn)。董事會(huì)后，公司馬上行動(dòng)，任命工程部經(jīng)理張凌飛擔(dān)任新生產(chǎn)線為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。張經(jīng)理經(jīng)執(zhí)委會(huì)同意后，馬上召集所有選定的項(xiàng)目組成員召開(kāi)動(dòng)員會(huì)，在會(huì)上項(xiàng)目組成員與張經(jīng)理進(jìn)行了激烈的討論。1、工程部經(jīng)理張凌飛是在怎樣的情況下主持召開(kāi)有所有項(xiàng)目組成員參加的動(dòng)員會(huì)？當(dāng)時(shí)翔達(dá)公司正面臨十分緊急的狀況：如果新生產(chǎn)線不能如期投運(yùn)，將意味著因翔達(dá)公司產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)能力不足的問(wèn)題，造成A公司和B公司等轎車主機(jī)廠全面停線，甚至間接影響D市在國(guó)內(nèi)的影響力。正是在這種十萬(wàn)火急的情況下，張凌飛被任命為新生產(chǎn)線項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，在火速完成的工作計(jì)劃書(shū)得到執(zhí)委會(huì)同意后，張經(jīng)理就召集所有項(xiàng)目組成員召開(kāi)動(dòng)員會(huì)。2、在會(huì)上規(guī)劃組組長(zhǎng)王剴為什么反對(duì)工程馬上啟動(dòng)？張經(jīng)理是如何應(yīng)對(duì)反對(duì)意見(jiàn)？王組長(zhǎng)之所以反對(duì)是因?yàn)樗J(rèn)為該項(xiàng)目的前期工作再加上審批的時(shí)間至少需要5個(gè)月，現(xiàn)在馬上啟動(dòng)工程是不現(xiàn)實(shí)的。張經(jīng)理沒(méi)有正面反駁王剴的意見(jiàn)，而是給出了自己的建議，詢問(wèn)王剴能否將該項(xiàng)目列入D市的審批范圍，同時(shí)，張經(jīng)理也表示了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此事的全力支持，以緩解王剴在審批工作上的壓力。此外，張經(jīng)理更對(duì)王剴的工作能力給予了高度肯定，以此來(lái)激勵(lì)他。3、劉工在會(huì)上提出了什么問(wèn)題？為什么張經(jīng)理在回答時(shí)建議會(huì)后再細(xì)談？這樣處理有什么好處？劉工作為公司年輕有為的干部，在會(huì)上提出了以下問(wèn)題：1） 據(jù)相關(guān)公司的例子說(shuō)明公司生產(chǎn)線籌建的歷時(shí)（項(xiàng)目周期）太短其他公司生產(chǎn)線項(xiàng)目規(guī)模比我們小還需要15、18個(gè)月，而我們要在12個(gè)月內(nèi)完成，著實(shí)令人擔(dān)心。2） 設(shè)備負(fù)重與廠房的設(shè)計(jì)問(wèn)題亟須解決；3）公司要求在10月份簽訂供貨合同，時(shí)間不夠。4） 由于設(shè)備小組需要集中辦公，提出決場(chǎng)所和辦公設(shè)施的相關(guān)，并得到解決張經(jīng)理之所以建議會(huì)后再談是因?yàn)殡m然說(shuō)劉工的擔(dān)心是正確的，但是張經(jīng)理最希望本次動(dòng)員會(huì)能夠帶給項(xiàng)目成員的是信心，并且會(huì)議目的在于制定相關(guān)戰(zhàn)略，而且要保證成員之間的戰(zhàn)略目標(biāo)要一致。具體的戰(zhàn)術(shù)不是本會(huì)的目標(biāo)，以及這樣做能帶來(lái)以下好處：1）強(qiáng)調(diào)會(huì)議目標(biāo)提升信心，制定戰(zhàn)略；2）節(jié)省會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議拖沓，浪費(fèi)時(shí)間且沒(méi)有效率；3）具體的戰(zhàn)術(shù)討論不需要所有會(huì)議成員都參與討論，該是有針對(duì)性的，該是和相關(guān)負(fù)責(zé)人一起商討的；4）而且，戰(zhàn)術(shù)應(yīng)該和戰(zhàn)略相一致，現(xiàn)在戰(zhàn)略還沒(méi)有制定，并不適合制定戰(zhàn)術(shù)；5) 最后，戰(zhàn)術(shù)討論中會(huì)出現(xiàn)一系列將要面臨的困難，會(huì)令人對(duì)該項(xiàng)目的如期完成產(chǎn)生懷疑，打擊信心。4、試評(píng)價(jià)張經(jīng)理主持會(huì)議的風(fēng)格以及對(duì)控制會(huì)議進(jìn)程的把握力。張經(jīng)理主持會(huì)議的風(fēng)格：獨(dú)裁型1） 張經(jīng)理屬于實(shí)權(quán)型人物，握有相當(dāng)?shù)臋?quán)力：公司執(zhí)委會(huì)任命工廠工程部經(jīng)理張凌飛擔(dān)心新生產(chǎn)線項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，全面掌管整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目的技術(shù)，包括基建、公用動(dòng)力、生產(chǎn)線設(shè)備等。2）開(kāi)會(huì)之前已經(jīng)胸有成竹，腹案在先，不容他人質(zhì)疑：a. 張經(jīng)理接受任命，挑選項(xiàng)目組工作人員。一天后，一份項(xiàng)目組工作計(jì)劃就到了執(zhí)委們的手中，上面詳細(xì)描述了項(xiàng)目組組織機(jī)構(gòu)和各工作小組人員名單及其工作職責(zé)。經(jīng)得執(zhí)委會(huì)同意后，張經(jīng)理就召集所有項(xiàng)目組成員召開(kāi)動(dòng)員會(huì)。 b. 會(huì)上，他首先向與會(huì)者做相關(guān)情況的詳細(xì)說(shuō)明，并且在會(huì)議上，雖然他向相關(guān)人員征詢意見(jiàn)，但是并沒(méi)有因此而動(dòng)搖會(huì)前的相關(guān)決定，而是對(duì)其進(jìn)行引導(dǎo)和激勵(lì)，并進(jìn)一步明確了會(huì)議目標(biāo)。 c. 從整個(gè)過(guò)程來(lái)看，他召開(kāi)該會(huì)的目的就在于統(tǒng)一大家的戰(zhàn)略目標(biāo)，并沒(méi)有真正想征詢意見(jiàn)，他已經(jīng)成竹在胸了，旨在于標(biāo)榜民生。張經(jīng)理對(duì)控制會(huì)議進(jìn)程的把握力十分恰當(dāng)。1） 最重要的是會(huì)議過(guò)程始終圍繞會(huì)議主要目標(biāo)激勵(lì)信息，統(tǒng)一戰(zhàn)略目標(biāo)；2） 就算征詢意見(jiàn)過(guò)程中有相關(guān)質(zhì)疑的聲音，也在張經(jīng)理的引導(dǎo)和激勵(lì)之下達(dá)成一致；3） 沒(méi)有因?yàn)槿魏螁?wèn)題而導(dǎo)致會(huì)議的不暢，停滯不前，中斷等等；4） 并且會(huì)議在鼓動(dòng)中圓滿結(jié)束，我想這是張經(jīng)理一開(kāi)始就已經(jīng)預(yù)期到的結(jié)果。5、談?wù)勀銓?duì)會(huì)議主持者、會(huì)議參與者的基本要求的認(rèn)識(shí)。長(zhǎng)時(shí)間的開(kāi)會(huì)是一件費(fèi)時(shí)又讓人疲憊的活動(dòng)，所以對(duì)于會(huì)議主持者與會(huì)議參與者就會(huì)有一些基本要求，這對(duì)提高會(huì)議的效率有著至關(guān)重要的作用。1）會(huì)議主持者的一些要求：a. 了解所要討論的項(xiàng)目，并明確會(huì)議的目標(biāo)。案例中，張經(jīng)理召開(kāi)的是動(dòng)員會(huì)，面對(duì)項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的懷疑，張經(jīng)理始終一直在鼓動(dòng)小組成員，建立他們的信心。b. 能夠控制會(huì)議的進(jìn)程，鼓勵(lì)與會(huì)者積極發(fā)言。當(dāng)張經(jīng)理見(jiàn)大家不再說(shuō)話，就問(wèn)大家是否還有問(wèn)題，希望會(huì)議的議題能夠面面俱到。c. 對(duì)于與會(huì)者提出的問(wèn)題，給予相應(yīng)的回答，而非含糊其辭。就設(shè)備組組長(zhǎng)劉工提出的場(chǎng)所和辦公設(shè)施問(wèn)題，張經(jīng)理指出公司已經(jīng)考慮到了這個(gè)方面，當(dāng)場(chǎng)給出了臨時(shí)辦公區(qū)的位置。2）會(huì)議參與者的一些要求：a. 能夠按照會(huì)議的要求積極發(fā)言。在緊急會(huì)議這個(gè)案例中，當(dāng)張經(jīng)理向項(xiàng)目組成員征詢意見(jiàn)時(shí)，規(guī)劃組組長(zhǎng)王剴高工首先積極發(fā)言提出自己的想法。b. 在會(huì)后能夠執(zhí)行會(huì)議中達(dá)成的計(jì)劃，積極實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)。會(huì)議參與者的執(zhí)行是項(xiàng)目計(jì)劃得以實(shí)施最重要的環(huán)節(jié)，這也是在會(huì)議結(jié)束時(shí)張經(jīng)理鼓動(dòng)大家振作精神的原因之一。c. 能夠在會(huì)后的執(zhí)行階段反饋執(zhí)行情況。執(zhí)行情況的反饋使得項(xiàng)目小組組長(zhǎng)及其他成員對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度執(zhí)行、成本運(yùn)行狀況有更加清楚的認(rèn)識(shí)，有利于項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度與成本管理。6、試述成功召開(kāi)一次基層各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)參與的工作協(xié)調(diào)會(huì)應(yīng)該做好哪些準(zhǔn)備？開(kāi)會(huì)是一種既耗時(shí)費(fèi)力又令人疲倦的活動(dòng)，因此要成功的召開(kāi)一次會(huì)議需要做好充分的準(zhǔn)備。1） 明確會(huì)議的目的和目標(biāo)在開(kāi)會(huì)之前一定要明確通過(guò)這次會(huì)議想要達(dá)到什么目的，用書(shū)面形式將會(huì)議的目的與目標(biāo)記錄下來(lái)。尤其是像案例中張經(jīng)理召集了所有項(xiàng)目組成員開(kāi)會(huì)，參與人數(shù)較多，如果沒(méi)有明確目標(biāo)的話，很可能會(huì)在大家討論你一言我一語(yǔ)中偏離主題，達(dá)不到會(huì)議的效果。2） 提前分發(fā)會(huì)議備忘錄在會(huì)議召開(kāi)之前，將備忘錄發(fā)放到與會(huì)者，讓他們有充足的準(zhǔn)備時(shí)間，從而節(jié)約會(huì)上思考及準(zhǔn)備時(shí)間，提高會(huì)議效率，促進(jìn)會(huì)議成功召開(kāi)。案例中的劉工也是因?yàn)樵跁?huì)議前了解了會(huì)議的主題，所以提前了解了該行業(yè)其他公司生產(chǎn)線籌備時(shí)間，才能在會(huì)上對(duì)本次項(xiàng)目進(jìn)度作出一定的評(píng)估，提高了會(huì)議的效率。3） 控制好會(huì)議進(jìn)程在