淮海工學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法.doc

淮海工學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法淮工學(xué)發(fā)200510號(hào)學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、成長(zhǎng)的真實(shí)記錄，是對(duì)學(xué)生德、智、體、美等方面表現(xiàn)的真實(shí)反映。為規(guī)范我校學(xué)生檔案管理工作，完善學(xué)生檔案建檔、保存和轉(zhuǎn)遞工作程序，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、高等學(xué)校檔案管理辦法，結(jié)合我校具體情況，特制定本辦法。第一章 總 則第一條 學(xué)生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為人事工作服務(wù)的原則，堅(jiān)持維護(hù)真實(shí)性和完整性的工作方針，實(shí)行統(tǒng)一管理。第二條 學(xué)生檔案管理工作按照學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行校、院分級(jí)管理的原則。做到安全、保密、系統(tǒng)、完備。第三條 學(xué)院負(fù)責(zé)管理國(guó)家計(jì)劃招收的本、?？茖W(xué)生檔案，學(xué)生處對(duì)學(xué)院的學(xué)生檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第四條 學(xué)生檔案日常管理由各學(xué)院分管學(xué)生工作的黨委副書記負(fù)責(zé)，并安排專(兼)職工作人員按照中華人民共和國(guó)檔案法、高等學(xué)校檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定做好學(xué)生檔案日常管理工作。管理人員變更，應(yīng)履行交接手續(xù)。第二章 歸檔范圍第五條 學(xué)生檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為適應(yīng)國(guó)家人事工作的需要，學(xué)生檔案除招生錄取時(shí)已有的原始檔案材料外，在校期間學(xué)生檔案應(yīng)不斷充實(shí)以下內(nèi)容：1、 淮海工學(xué)院學(xué)生登記表。2、 淮海工學(xué)院健康體檢表。3、 學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料。4、 學(xué)生加入中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)材料。5、 經(jīng)教務(wù)處確認(rèn)的學(xué)生歷年成績(jī)表。6、 普通高等學(xué)校畢業(yè)生登記表。7、 本（專）科畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到通知書。8、 欠費(fèi)(貸)畢業(yè)生還款計(jì)劃書。9、 需要?dú)w檔的其他材料。第三章 歸檔要求 第六條 個(gè)人履歷表必須由本人如實(shí)填寫。第七條 歸檔材料必須完整、真實(shí)，文字清晰，對(duì)象明確。第八條 凡屬歸檔材料必須認(rèn)真書寫或打印，不得用不規(guī)范簡(jiǎn)化字、錯(cuò)字或同音字，字跡要清楚、工整。書寫一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等。第四章 檔案查閱第九條 各學(xué)院黨委書記、副書記、輔導(dǎo)員、班主任等有關(guān)人員可查閱本學(xué)院的學(xué)生檔案并按查閱規(guī)定予以登記，其他人未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案只能在學(xué)生檔案室進(jìn)行。第十條 學(xué)生個(gè)人不得查閱本人或他人檔案。第五章 檔案移交與轉(zhuǎn)遞 第十一條 新生檔案由學(xué)生處招生就業(yè)指導(dǎo)中心（以下簡(jiǎn)稱：招就中心）負(fù)責(zé)收集、審核。在新生入學(xué)報(bào)到工作結(jié)束后，將檔案轉(zhuǎn)交給各學(xué)院并履行交接手續(xù)。第十二條 未報(bào)到新生檔案由招就中心代管，并按有關(guān)省市招辦要求辦理退檔手續(xù)。報(bào)到后棄學(xué)的新生檔案由各學(xué)院在當(dāng)年年底前集中清退到招就中心。第十三條 學(xué)生在校期間由于學(xué)籍異動(dòng)(包括專轉(zhuǎn)本)，需要轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出的檔案由各學(xué)院負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)遞。1、本校各學(xué)院之間流動(dòng)的學(xué)生檔案，由各學(xué)院直接辦理轉(zhuǎn)接手續(xù)。2、轉(zhuǎn)(退)出本校的學(xué)生檔案由各學(xué)院檔案管理人員統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞時(shí)必須填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單。因轉(zhuǎn)遞方向不明等特殊原因需交給學(xué)生本人帶走的，經(jīng)各學(xué)院檔案管理負(fù)責(zé)人同意后將檔案密封，由學(xué)生本人簽收后自行攜帶。因?qū)W生個(gè)人等原因造成檔案滯留學(xué)校的，各學(xué)院應(yīng)做好登記工作，在向招就中心移交當(dāng)年畢業(yè)生檔案時(shí)，將滯留學(xué)生檔案和滯留學(xué)生檔案登記表一并移交至招就中心。3、外校轉(zhuǎn)入本校的學(xué)生檔案經(jīng)學(xué)生處、教務(wù)處核對(duì)無誤后轉(zhuǎn)交給各學(xué)院，各學(xué)院須及時(shí)將檔案接收回執(zhí)簽名、蓋章后寄回，并做好轉(zhuǎn)入登記工作。第十四條 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞按以下程序辦理：1、畢業(yè)生集中派遣離校時(shí)需轉(zhuǎn)遞的檔案主要由各學(xué)院負(fù)責(zé)。在畢業(yè)生集中派遣離校后，各學(xué)院在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到招就中心領(lǐng)取本學(xué)院畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方案、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單、畢業(yè)生已簽訂的就業(yè)協(xié)議書以及寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封。2、各學(xué)院按照檔案轉(zhuǎn)遞方案將需寄發(fā)的畢業(yè)生檔案和暫時(shí)保留在學(xué)校的畢業(yè)生檔案分開。需寄發(fā)的畢業(yè)生檔案按畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方案的順序排列；暫時(shí)保留在學(xué)校的畢業(yè)生檔案按學(xué)號(hào)順序排列。3、按照檔案轉(zhuǎn)遞方案順序逐一填寫畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單以及寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封，并在大信封右上角注明轉(zhuǎn)遞通知單編號(hào)。填寫完畢的大信封按照轉(zhuǎn)遞通知單編號(hào)順序排列。4、各學(xué)院在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將需轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案、填寫完畢的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單、寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封送至招就中心，經(jīng)招就中心核對(duì)無誤后填寫機(jī)要（掛號(hào)）郵寄清單，交郵局寄發(fā)。同時(shí)各學(xué)院須將申請(qǐng)暫時(shí)保留在學(xué)校的畢業(yè)生檔案以及檔案移交清單一并送至招就中心，經(jīng)核對(duì)無誤后歸入招就中心檔案室存放。5、畢業(yè)生離校后需轉(zhuǎn)遞的檔案由招就中心負(fù)責(zé)交郵局寄發(fā)。第六章 工作紀(jì)律第十五條 查閱學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改，圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。確需拍攝、復(fù)制檔案有關(guān)內(nèi)容，必須經(jīng)學(xué)院檔案管理負(fù)責(zé)人同意并報(bào)學(xué)生處批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，復(fù)印件與原件核對(duì)無誤后必須加蓋學(xué)生所在學(xué)院黨委印章。第十六條 查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)學(xué)院檔案管理負(fù)責(zé)人同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。第十七條 學(xué)生處不定期對(duì)各學(xué)院的檔案管理進(jìn)行抽查，對(duì)利用職權(quán)違反檔案管理的工作人員，責(zé)令其改正