Mss-OA產(chǎn)品說明書

協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 產(chǎn)產(chǎn) 品品 說說 明明 書書 協(xié)同管理軟件專家協(xié)同管理軟件專家 專注信息化解決方案專注信息化解決方案 OA 系統(tǒng)說明書 2軟件優(yōu)勢(shì)及特點(diǎn) 5 2 1系統(tǒng)架構(gòu)的優(yōu)勢(shì) 5 2 1 1先進(jìn)性 5 2 1 2實(shí)用性 6 2 1 3靈活性與可擴(kuò)展性 8 2 2應(yīng)用軟件的特色 9 2 2 1統(tǒng)一工作平臺(tái) 9 2 2 2個(gè)性化服務(wù) 10 2 2 3與 Word 的無縫集成 10 2 2 4采用 ActiveX COM 技術(shù) 11 2 2 5充分考慮用戶的易操作性和界面友好性 12 2 2 6工作流引擎 12 2 2 7基于 B S 的全 WEB 操作 14 2 2 8完備的流程記錄 14 2 2 9支持廣播式的公文流轉(zhuǎn)處理 14 2 2 10 流程全程監(jiān)控和跟蹤 15 2 2 11 提供了完善的授權(quán)機(jī)制 15 2 2 12 獨(dú)特的自動(dòng)催辦功能 15 2 2 13 靈活的轉(zhuǎn)辦 回收功能 16 2 2 14 人員或機(jī)構(gòu)的變更得到更強(qiáng)大的支持 16 2 2 15 提供 F1 在線幫助功能 16 2 2 16 及時(shí)回收郵件空間 17 2 2 17 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理員與應(yīng)用管理員職能的分離 17 2 2 18 MSS 海量存儲(chǔ)機(jī)制 18 2 2 19 強(qiáng)大的全文檢索引擎 18 2 2 20 實(shí)現(xiàn)公文電子蓋章 18 2 2 21 多種數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理 18 2 2 22 完善 卓越的錯(cuò)誤處理機(jī)制 19 3應(yīng)用軟件及模塊設(shè)計(jì) 19 OA 系統(tǒng)說明書 3 1總體功能 19 3 2應(yīng)用模塊 20 3 2 1辦公管理子系統(tǒng) 20 3 2 1 1 收文管理 21 3 2 1 2 發(fā)文管理 21 3 2 1 3 檔案管理 22 3 2 2部門辦公 22 3 2 2 1 工作計(jì)劃 22 3 2 2 2 知識(shí)庫 22 3 2 2 3 會(huì)議管理 22 3 2 2 4 網(wǎng)上協(xié)作 23 3 2 2 5 虛擬工作室 23 3 2 3個(gè)人工作臺(tái) 23 3 2 3 1 電子郵件 23 3 2 3 2 待辦事宜 24 3 2 3 3 日程安排 24 3 2 3 4 通訊錄 24 3 2 4 個(gè)人設(shè)置 24 3 2 4 1 在線幫助 25 3 2 5信息發(fā)布 25 3 2 5 1 規(guī)章制度 25 3 2 5 2 公共信息 25 3 2 5 3 電子公告 25 3 2 5 4 新聞簡(jiǎn)報(bào) 26 3 2 5 5 電子期刊 26 3 2 5 6 電子論壇 26 3 2 6輔助辦公系統(tǒng) 27 3 2 6 1 辦公助理 27 3 2 6 2 電子傳輸交換平臺(tái) 27 OA 系統(tǒng)說明書 3 2 7系統(tǒng)管理 28 3 2 7 1 部門及人員管理 28 3 2 7 2 工作流管理 28 3 2 7 3 公文定制 28 3 2 7 4 欄目管理 28 3 2 7 5 信息管理 29 3 2 7 6 頁面風(fēng)格管理 29 3 2 7 7 郵件系統(tǒng)管理 29 3 2 7 8 備份管理 29 OA 系統(tǒng)說明書 1 軟件優(yōu)勢(shì)及特點(diǎn)軟件優(yōu)勢(shì)及特點(diǎn) 以下將從系統(tǒng)架構(gòu)和應(yīng)用軟件兩部分闡述本系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn) 1 1 系統(tǒng)架構(gòu)的優(yōu)勢(shì)系統(tǒng)架構(gòu)的優(yōu)勢(shì) 1 1 1先進(jìn)性先進(jìn)性 鑒于業(yè)務(wù)擴(kuò)充快 多變 系統(tǒng)規(guī)模伸縮性強(qiáng)的特點(diǎn) 在保證系統(tǒng)的開放 可靠 實(shí)用的同時(shí) 也要求系統(tǒng)具有較長(zhǎng)的生命周期和較好的適用性 可維護(hù) 性 系統(tǒng)沿用了先進(jìn)的 Domino Notes 群件軟件做內(nèi)部網(wǎng)和 Web 服務(wù)器 特別 是 Domino 可以作為非常有效的信息發(fā)布型 Web 服務(wù)器 不僅給系統(tǒng)提供了統(tǒng) 一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) 同時(shí)還為采用 B S 的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)提供了保障 Lotus 的 Domino 服務(wù)器支持應(yīng)用群集功能 可以在服務(wù)器負(fù)荷增大的情況 下 進(jìn)行應(yīng)用分割 實(shí)現(xiàn)失效轉(zhuǎn)移和負(fù)載均衡 應(yīng)用群集是一種比雙機(jī)群集更 先進(jìn)的群集技術(shù) 不用受制于具體的硬件和支撐軟件的限制 靈活 效率高 可移植性好 能提供完整的流程自定義 用戶既可以選擇預(yù)先配置好的流程模板收發(fā)公 文 又可以根據(jù)自己的意圖 很方便地創(chuàng)建 修改流程 整個(gè)操作過程均為可 視化界面 無需編程 1 1 2實(shí)用性實(shí)用性 MSS OA 系統(tǒng)的全面完善 我司 OA 系統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)在 已不僅僅只是為了解決辦公事務(wù) MSS OA 系 統(tǒng)要提供各方面的信息 做到全面實(shí)現(xiàn)電腦化 同時(shí)還要為單位內(nèi)部的管理 決策和信息的共享作基礎(chǔ) 因此 MSS OA 系統(tǒng)支持 Web 用戶 系統(tǒng)擴(kuò)展性 非常強(qiáng) 可以擴(kuò)展到大型廣域網(wǎng)連接 基本特性 OA 系統(tǒng)說明書 采用友好的用戶操作界面 可操作性強(qiáng) 操作界面應(yīng)簡(jiǎn)潔 直觀 有利于 簡(jiǎn)化操作 并提高操作效率 具備相應(yīng)容錯(cuò)手段 允許操作人員有限范圍的誤 操作 實(shí)用性和可維護(hù)性要求 系統(tǒng)應(yīng)本著以最大限度保護(hù)已有的投資和數(shù)字信息為目的 具有很好的實(shí) 用性和可維護(hù)性 系統(tǒng)的軟 硬件結(jié)構(gòu)層次化 模塊化 并且接口靈活 以便 進(jìn)行修改 維護(hù) 擴(kuò)容 同時(shí)要求系統(tǒng)平均響應(yīng)時(shí)間不超過 3 秒 具有統(tǒng)一的 用戶界面和操作模式 人機(jī)界面友好 方便 直觀 支持在線幫助功能 隨時(shí) 都有方便的提示 查找?guī)椭卜浅７奖?能為系統(tǒng)管理員提供多種發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障和非法登錄的手段 并詳細(xì)說明能 提供的手段及其實(shí)現(xiàn)的方法 能對(duì)整個(gè)工作流程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控并及時(shí)記錄 審核修改信息 能夠按照辦公有關(guān)規(guī)定 自動(dòng)地報(bào)告 顯示公文在其辦理過程 中所處的地點(diǎn) 狀態(tài) 以便采取相應(yīng)的統(tǒng)計(jì) 分析 催辦等處理措施 能夠處 理諸如機(jī)要收文 辦公室收 發(fā)文 通知 公函 會(huì)議紀(jì)要 呈批件 傳真 報(bào) 告在內(nèi)的各種公文 系統(tǒng)配置庫 針對(duì)配置信息的作用與性質(zhì) 對(duì)其進(jìn)行了分類 分別歸屬到 界面管理 用戶管理 流程管理 參數(shù)管理 四大類 界面管理包括 界 面風(fēng)格管理 圖像資源管理 界面頻道管理 用戶管理分為 用戶管理 變更管理 流程管理分為 簡(jiǎn)稱管理 流程模板管理 文檔變量管理 和 流程管理 參數(shù)管理分為 系統(tǒng)參數(shù) 應(yīng)用參數(shù) 控件管理 和 數(shù)據(jù)庫 管理 用戶管理 采用樹形結(jié)構(gòu)呈現(xiàn) 系統(tǒng)管理員可以方便直觀地對(duì)組織機(jī)構(gòu) 或人員進(jìn)行管理 如圖 1 OA 系統(tǒng)說明書 流程模板 是考慮模塊擴(kuò)展性的產(chǎn)物 系統(tǒng)超級(jí)管理員為每個(gè)功能模塊 提供一個(gè)或多個(gè)流程模板 應(yīng)用管理員配置流程時(shí)就可以通過選擇模板來創(chuàng)建 應(yīng)用流程了 既方便管理員的使用 也保證了流程信息的正確性 文檔變量管理 以數(shù)據(jù)庫為關(guān)鍵字 管理員只需要為每個(gè)功能模塊配置一 次文檔變量 該模塊的所有流程都使用相同的變量 一個(gè)應(yīng)用流程需要配置的相關(guān)信息有 流程 節(jié)點(diǎn) 文件字 編號(hào) 正文 模板 紅頭 辦理單等 為了提高流程配置的易用性 對(duì)這些信息的配置進(jìn)行 了整合 提供了統(tǒng)一的入口 流程管理 對(duì)某一流程的配置 統(tǒng)一由流程配置 進(jìn)入 在同一個(gè)管理界面內(nèi)完成上述所有相關(guān)信息的配置 如圖 2 系統(tǒng)的支撐信息納入 系統(tǒng)參數(shù) 由超級(jí)管理員進(jìn)行管理 而將與應(yīng)用相 關(guān)的參數(shù) 如 密級(jí) 類別等 歸入 應(yīng)用參數(shù) 可由應(yīng)用管理員管理 如圖 3 OA 系統(tǒng)說明書 1 1 3靈活性與可擴(kuò)展性靈活性與可擴(kuò)展性 跨平臺(tái)的設(shè)計(jì)策略 采用 Domino 做信息發(fā)布的應(yīng)用服務(wù)器 使得應(yīng)用系統(tǒng)可以移植到任何支 持 Domino 的操作系統(tǒng)上 包括各種主流 UNIX 以及 Windows 平臺(tái) 同時(shí)還有 多種協(xié)議的支持 靈活適應(yīng)未來服務(wù)器和客戶端平臺(tái)的變化 三層結(jié)構(gòu) 可以通過 Oracle DB2 數(shù)據(jù)庫提供業(yè)界先進(jìn)的三層信息發(fā)布技術(shù) 支持實(shí) 時(shí) 不是在線 數(shù)據(jù)采集 分析及圖表生成 實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)推送等業(yè)務(wù) 并對(duì)實(shí)現(xiàn) 將來逐步實(shí)現(xiàn)決策支持系統(tǒng)提供應(yīng)用開發(fā)保障 功能完備性和靈活性要求 系統(tǒng)應(yīng)提供完整的功能 在具體實(shí)現(xiàn)時(shí)需綜合考慮到信息的發(fā)展規(guī)模 信 息量的大小 管理的要求等情況 使其具有良好的靈活性及可擴(kuò)充性 具體表 現(xiàn)在系統(tǒng)的硬件 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)有很好的開放性和強(qiáng)大的擴(kuò)充升級(jí)能力 支持多 種傳輸媒介 應(yīng)用軟件能適應(yīng)多種不同情況 具有很好的可伸縮性和可移植性 OA 系統(tǒng)說明書 1 2 應(yīng)用軟件的特色應(yīng)用軟件的特色 1 2 1統(tǒng)一工作平臺(tái)統(tǒng)一工作平臺(tái) 辦公管理系統(tǒng)被規(guī)劃為單位的統(tǒng)一工作平臺(tái) 具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面 開放的接口標(biāo)準(zhǔn) 本系統(tǒng)從可擴(kuò)展性角度考慮應(yīng)提供較好的開放性 提供第三方開發(fā)產(chǎn)品接 入的接口標(biāo)準(zhǔn) 使工作人員及時(shí)獲取信息 支持單位的運(yùn)作 對(duì)現(xiàn)有的各管理系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)所能提供標(biāo)準(zhǔn)的開放接口 以便第三 方開發(fā)產(chǎn)品 系統(tǒng)采用基于個(gè)人事務(wù)的辦公處理平臺(tái) 可將各公文管理系統(tǒng)模塊 收發(fā) 文 值班管理等 現(xiàn)有各管理系統(tǒng)以及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng) 包括第三方產(chǎn)品 中需 個(gè)人處理的相關(guān)信息發(fā)送聚集到待辦事宜模塊中 用戶可從此出發(fā)處理各項(xiàng)工 作 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的工作入口和界面 用戶可根據(jù)權(quán)限集中地起草辦公管理系統(tǒng)中地相應(yīng)的各類文件草稿 紅頭 文 傳真電報(bào) 請(qǐng)示報(bào)告 會(huì)議申請(qǐng)等 集中的應(yīng)用權(quán)限配置 應(yīng)用系統(tǒng)管理員可在系統(tǒng)配置模塊中集中管理單位辦公管理系統(tǒng)中各應(yīng)用 模塊的訪問權(quán)限 用戶組和角色配置信息 集中的流程配置 辦公管理系統(tǒng)中各公文模塊的流程均可在公用流程模塊中進(jìn)行配置和調(diào)整 調(diào)整后應(yīng)用程序和功能將可最大限度的自動(dòng)適應(yīng)新的流程 無需編寫程序代碼 集中的應(yīng)用維護(hù) 組織機(jī)構(gòu)和人員信息與公文處理密切相關(guān) 并且在單位運(yùn)行中較容易發(fā)生 變化 應(yīng)用系統(tǒng)管理員可在系統(tǒng)配置模塊中對(duì)其進(jìn)行集中的維護(hù)和管理 使應(yīng) 用流程最大限度的自動(dòng)適應(yīng)上述變化 公文系統(tǒng)中各公文種類的公文字號(hào) 標(biāo)準(zhǔn)打印樣張等均可在公用流程模塊 中進(jìn)行集中維護(hù) 極大地簡(jiǎn)化了管理員的維護(hù)工作 OA 系統(tǒng)說明書 1 2 2個(gè)性化服務(wù)個(gè)性化服務(wù) 系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)已經(jīng)自帶了兩套界面風(fēng)格供用戶選擇 而且在我們的服務(wù)器上還將不 斷地提供新的界面風(fēng)格 來滿足用戶的需要 管理員可以從我們的服務(wù)器上下 載新的界面資源 為系統(tǒng)添加新的界面風(fēng)格 新的菜單項(xiàng) 新的頻道 還可以 在幾套界面中進(jìn)行一定程度的自由組合 創(chuàng)造出更新穎的界面 我們的個(gè)性化 界面方案采用開放式的設(shè)計(jì) 對(duì)計(jì)算機(jī)比較了解的用戶甚至可以充分發(fā)揮自己 的才智與想象力 構(gòu)造完全屬于自己的個(gè)性化用戶界面 個(gè)人用戶 用戶可以選擇自己喜愛的界面方案 來定制自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的界面 風(fēng)格 在首頁上顯示的欄目模塊的位置 信息條目數(shù)等內(nèi)容也可以由用戶自由 指定 用戶還能自由安排自己的菜單的內(nèi)容 設(shè)定自己的使用風(fēng)格 可以達(dá)到 提高辦公效率的效果 與桌面 OFFICE 辦公軟件的無縫集成 1 2 3與與 Word 的無縫集成的無縫集成 對(duì)于 OA 系統(tǒng)中的公文流轉(zhuǎn)來說 很多方面都要涉及對(duì)文件編輯 這就要 求 OA 系統(tǒng)必須要能夠提供與與常用的辦公軟件如 Word 的緊密的集成 很多 OA 系統(tǒng)處理的方法是 Word 文件只是簡(jiǎn)單的作為一個(gè)表單附件 在 需要使用的時(shí)候調(diào)出來進(jìn)行操作 但這一方法的缺點(diǎn)是沒有對(duì) Word 文檔進(jìn)行 相關(guān)的控制 公文所要求的格式需要流程走完后由秘書或相關(guān)人員對(duì) Word 文 檔進(jìn)行相關(guān)處理 生成正式文件 在打印時(shí)無法滿足國(guó)家對(duì)公文格式的要求 還有一種做法就是使用一個(gè) RTF 域來代替 Word 但這樣做是以犧牲了用戶的 習(xí)慣和字處理功能為代價(jià)的 而且效果往往不見得理想 而通過對(duì) Word 的深入研究 實(shí)現(xiàn)了與 Word 的無縫集成 對(duì)每一種文件形 式 用戶都可以根據(jù)本單位的情況自行配置正式公文的格式 包括正文排版格 式 正文表頭格式 正文表尾格式 文件字對(duì)應(yīng)的電子公章 辦理單格式等 整個(gè)配置過程簡(jiǎn)單快捷 同時(shí)用戶也可以使用系統(tǒng)提供的各種缺省格式 一旦 OA 系統(tǒng)說明書 國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)有所變動(dòng) 系統(tǒng)能夠非常輕松地適應(yīng)這種變化 而不必像其他 OA 系統(tǒng)那樣需要改動(dòng)代碼 特有的對(duì) Word 文檔的痕跡保護(hù) 很多公文都要求能夠保留批改過程中的痕跡 國(guó)內(nèi)的絕大部分 OA 產(chǎn)品都 提供了對(duì)修改的痕跡保留 版本保存的功能 但大多都缺乏一個(gè)有效的方法來 保護(hù)修改痕跡 無法防范應(yīng)用水平高的用戶對(duì)痕跡進(jìn)行篡改 刪除 拒絕 也 就是說 如果一個(gè)用戶在 Word 的 用戶信息 設(shè)置中修改了自己的用戶名 那么該用戶此后對(duì)文件的修改將 嫁禍 到他人名下或可通過接受修訂的功能 來屏蔽用戶的修改 這是因?yàn)檫@些 OA 產(chǎn)品和 Word 結(jié)合得還不夠緊密 Word 無法根據(jù) OA 系統(tǒng)中的用戶設(shè)置來取得真正的用戶名 無法保證修改的完整性 而 OA 系統(tǒng)為了妥善保護(hù)修改痕跡 通過對(duì) Word 的編程 保證了所有對(duì)于修 改痕跡的惡意操作都無法通過系統(tǒng)的認(rèn)可 確保批改人員的修改意圖不被扭曲 或是誤解 保證了信息交流的安全性 1 2 4采用采用 ActiveX COM 技術(shù)技術(shù) 實(shí)現(xiàn)文件修改痕跡的保留 保護(hù) 同時(shí)實(shí)現(xiàn)基于 windows 操作方式的附件 管理 1 采用 ActiveX 控件技術(shù) 在系統(tǒng)中加載 WORD 操縱控件 在 查看正 文 起草正文 批閱正文 時(shí) 自動(dòng)啟動(dòng) WORD 控件調(diào)用本地的 OFFICE 辦 公軟件 打開正文文檔或自動(dòng)根據(jù)預(yù)配置的模板文件創(chuàng)建新文檔 并對(duì) OFFICE 辦公軟件進(jìn)行監(jiān)控 實(shí)現(xiàn)修改痕跡保留 痕跡保護(hù) 查看 隱藏痕跡 套制紅頭 查看 隱藏紅頭 關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存等功能 2 采用 ActiveX 控件技術(shù) 在系統(tǒng)中加載附件管理控件 對(duì)文件的附件進(jìn) 行管理 實(shí)現(xiàn)了上傳 修改 刪除 重命名 另存為等功能 同時(shí)可自動(dòng)保存 對(duì)附件的修改 該控件保留了 windows 資源管理器的操作習(xí)慣 在選擇 刪除 和 另存 時(shí) 可同時(shí)選擇多個(gè)文件 還提供了 圖標(biāo) 列表 縮略圖 等 查看方式 3 采用 COM 組件技術(shù) 避免 WORD 的宏安全性的要求 極大保護(hù)用戶 系統(tǒng)的安全 同時(shí)在傳輸方式采用 Socket 方式 提高傳輸?shù)目煽啃?OA 系統(tǒng)說明書 1 2 5充分考慮用戶的易操作性和界面友好性 充分考慮用戶的易操作性和界面友好性 對(duì)系統(tǒng)中有特殊格式要求和必須填寫的數(shù)據(jù) 都及時(shí)地進(jìn)行判斷 并以友 好的界面方式提醒用戶 同時(shí) 為了避免手工輸入錯(cuò)誤 系統(tǒng)對(duì)于固定的數(shù)據(jù) 項(xiàng)都提供了參數(shù)配置 并以下拉列表 單選按鈕 復(fù)選框等方式供用戶選擇 1 2 6工作流引擎工作流引擎 通過圖形化的界面定義工作流程 每項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行者 所執(zhí)行的自動(dòng)化操 作 流程引擎提供了子過程連接技術(shù) 對(duì)于每個(gè)流程中的節(jié)點(diǎn) 都可以作為另 一個(gè)新的流程來處理 國(guó)內(nèi)相當(dāng)多的廠商在這方面并沒有相關(guān)的探索 系統(tǒng)提供單人 多人順序 多人并行 多人單審 主辦從辦等五種審批模 式的靈活結(jié)合 保證能滿足較復(fù)雜的應(yīng)用 而其他廠商 流程定制都相對(duì)簡(jiǎn)單 也難以實(shí)現(xiàn)各種復(fù)雜的流程 審批時(shí)支持常用意見 組合意見 存儲(chǔ)常用意見等功能 由于文件審批過程中使用的意見 使用的重復(fù)頻率非常高 為了讓用戶更 方便快捷地審批文件 系統(tǒng)提供了預(yù)存意見的選擇功能 并根據(jù)意見的類型將 OA 系統(tǒng)說明書 意見分為公共常用意見 個(gè)人常用意見 公共常用意見由管理員根據(jù)系統(tǒng)中意 見的使用頻率進(jìn)行管理 所有用戶都可以使用 個(gè)人常用意見由各個(gè)用戶根據(jù) 自己的需要和使用習(xí)慣進(jìn)行管理 僅供個(gè)人使用 同時(shí) 為了減輕用戶的文字輸入工作量 系統(tǒng)還提供了 智能造句 的功 能 用戶可以通過選擇系統(tǒng)預(yù)留的不同類型的詞語或短句 組合出符合用戶意 圖的意見 1 2 7基于基于 B S 的全的全 WEB 操作操作 系統(tǒng)對(duì)所有使用的參數(shù)都提供了基于 B S 的 WEB 配置手段包括 用戶 部門 群組 系統(tǒng)參數(shù) 文號(hào) 公文模版 文件紅頭 用戶角色 公文流程 文件自動(dòng)接收人等 同時(shí) 對(duì)于所有配置參數(shù)的修改 都會(huì)自動(dòng)更新到當(dāng)前的 應(yīng)用中 立即生效 無須對(duì)程序進(jìn)行任何的修改 系統(tǒng)的所有應(yīng)用和管理全部都通過 WEB 方式進(jìn)行操作 可完全脫離 Notes 客戶端 1 2 8完備的流程記錄完備的流程記錄 系統(tǒng)忠實(shí)地記錄了所有的流程操作記錄 包括 操作人員 或代理人 操 作步驟 操作時(shí)間 操作順序 文件發(fā)送方向 下一步驟名稱 下一步驟接收 人 接收時(shí)間 操作結(jié)果 辦理意見 填寫意見時(shí)間等 同時(shí)在待辦事宜的提 醒中也體現(xiàn)了 發(fā)送人 和 發(fā)送時(shí)間 1 2 9支持廣播式的公文流轉(zhuǎn)處理支持廣播式的公文流轉(zhuǎn)處理 系統(tǒng)支持廣播式的公文流轉(zhuǎn)處理 即同一公文可同時(shí)送交多人處理 支持 多人并行 自動(dòng)將多人的處理結(jié)果合并 多人串行 有順序 多人單審 隨 機(jī) 主辦 從辦等多種方式 工作流引擎總結(jié)了多年的辦公系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施經(jīng)驗(yàn) 提煉出 單人 多人 并行 多人串行 多人單審 主辦從辦 等五種審批方式 單人 下一步驟只有一個(gè)辦理人 下一辦理人收到待辦事宜 并可直接辦 OA 系統(tǒng)說明書 理該文件 多人并行 下一步驟有多個(gè)辦理人 這些辦理人之間沒有辦理順序的要求 全部都收到待辦事宜 并可隨時(shí)辦理該文件 全部辦理完畢后 最后一個(gè)辦理 人負(fù)責(zé)將文件發(fā)送給下一步驟 多人串行 下一步驟有多個(gè)辦理人 但這些辦理人之間必須按照選擇人員 的順序進(jìn)行辦理 首先是第一個(gè)人收到待辦事宜 第一個(gè)人辦理完畢后 第二 個(gè)人才收到待辦事宜 依此類推 全部辦理完畢后 最后一個(gè)辦理人負(fù)責(zé)將文 件發(fā)送給下一步驟 多人單審 下一步驟有多個(gè)可能的辦理人 但只需要其中的一個(gè)人辦理就 可以結(jié)束審批工作 主辦從辦 在下一步驟中可選擇主辦和從辦的用戶 主辦的用戶可決定流 程的走向 而從辦的用戶只能對(duì)文件進(jìn)行批閱 不影響整個(gè)流程的走向 大大 提高了工作效率 1 2 10 流程全程監(jiān)控和跟蹤流程全程監(jiān)控和跟蹤 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦文過程全程監(jiān)控 能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門之間 單位之間的流程跟蹤功 能并直觀地展現(xiàn) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)除了實(shí)現(xiàn)在本單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)流程跟蹤與監(jiān)控外 對(duì)于分發(fā) 到下級(jí)單位的文件 同樣提供了完整的流程跟蹤功能 上級(jí)下發(fā)給下級(jí)單位的 文件 系統(tǒng)提供了 查看分發(fā)文件的流程 功能 可以監(jiān)控所有分發(fā)的文件的 辦理流程和辦理結(jié)果 如果同時(shí)分發(fā)了多個(gè)分公司 則可以選擇某個(gè)分公司進(jìn) 行跟蹤監(jiān)控 1 2 11 提供了完善的授權(quán)機(jī)制提供了完善的授權(quán)機(jī)制 用戶不僅可以設(shè)置自己的 日常代理人 代辦自己所有的日常工作 系統(tǒng) 還提供了 出差代理人 的設(shè)置 可以設(shè)定某個(gè)時(shí)間段內(nèi)的工作代理人 文件 流轉(zhuǎn)過程中 當(dāng)給授權(quán)人發(fā)送文件時(shí)能夠得到系統(tǒng)提示并可做出選擇 對(duì)于設(shè) 置了外出授權(quán)的用戶 當(dāng)文件要發(fā)送給該用戶時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示 用戶設(shè)置了外 出授權(quán) 其代理人為 OA 系統(tǒng)說明書 1 2 12 獨(dú)特的自動(dòng)催辦功能獨(dú)特的自動(dòng)催辦功能 系統(tǒng)管理員可以對(duì)文件設(shè)置催辦間隔時(shí)間 當(dāng)文件超過預(yù)期辦理期限時(shí) 系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)出郵件 通知辦理人員抓緊辦理 這一功能將大大減少文件監(jiān)控 人的工作量 有效提高文件流轉(zhuǎn)效率 1 2 13 靈活的轉(zhuǎn)辦 回收功能靈活的轉(zhuǎn)辦 回收功能 由于文件審批人調(diào)離工作崗位 臨時(shí)性外出并無法確保文件的按時(shí)審批的 情況下 系統(tǒng)提供給文件監(jiān)控人轉(zhuǎn)辦 回收的功能 允許文件監(jiān)控人將文件取 回或者重新指定文件審批人 1 2 14 人員或機(jī)構(gòu)的變更得到更強(qiáng)大的支持人員或機(jī)構(gòu)的變更得到更強(qiáng)大的支持 系統(tǒng)提供用戶更名 部門調(diào)動(dòng) 工作移交 權(quán)限克隆 部門更名等多種手 段 以方便系統(tǒng)管理員 此外 系統(tǒng)將人員變更申請(qǐng)流程與人員變更管理整合成了一個(gè)有機(jī)的整體 當(dāng)人員變更申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)到管理員時(shí) 管理員只須執(zhí)行人員變更申請(qǐng)單上的 執(zhí) OA 系統(tǒng)說明書 行變更任務(wù) 按鈕 即可自動(dòng)生成一份相應(yīng)的人員變更任務(wù)單或用戶注冊(cè)單 當(dāng)然 系統(tǒng)管理員還可以對(duì)這份變更任務(wù)單進(jìn)行編輯或刪除 1 2 15 提供提供 F1 在線幫助功能在線幫助功能 系統(tǒng)中對(duì)在線幫助進(jìn)行了很大的提升 實(shí)現(xiàn)了 HOT HELP 功能 用戶在操作過程中可以隨時(shí)通過 F1 及時(shí)地得到幫助 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù) 當(dāng)前的操作頁面對(duì)幫助信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)定位 同時(shí) 對(duì)于幫助文檔的內(nèi)容 為系統(tǒng)管理員提供了管理的手段 1 2 16 及時(shí)回收郵件空間及時(shí)回收郵件空間 用戶永久刪除內(nèi)部郵件后能夠自動(dòng)觸發(fā)系統(tǒng)回收其郵箱空間 郵件發(fā)送時(shí) 應(yīng)能按照角色或群組過濾 系統(tǒng)中對(duì)郵件的刪除操作加以改進(jìn) 每一次刪除操作之后 立即對(duì)數(shù)據(jù)庫 進(jìn)行壓縮 及時(shí)回收閑置空間 極大地提高了郵件數(shù)據(jù)庫的空間利用率 1 2 17 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理員與應(yīng)用管理員職能的分離實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理員與應(yīng)用管理員職能的分離 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理員與應(yīng)用管理員職能的分離 同時(shí)將系統(tǒng)配置進(jìn)行了歸納整 理 增強(qiáng)了系統(tǒng)管理員的易操作性 系統(tǒng)配置庫 針對(duì)配置信息的作用與性質(zhì) 對(duì)其進(jìn)行了分類 分別歸屬到 界面管理 用戶管理 流程管理 參數(shù)管理 四大類 界面管理包括 界 面風(fēng)格管理 圖像資源管理 界面頻道管理 用戶管理分為 部門管理 用戶管理 變更管理 流程管理分為 簡(jiǎn)稱管理 流程模板管理 文檔 變量管理 和 流程管理 參數(shù)管理分為 系統(tǒng)參數(shù) 應(yīng)用參數(shù) 控件管理 和 數(shù)據(jù)庫管理 同時(shí) 我們還將管理員分成系統(tǒng)管理員 應(yīng)用管理員和模塊管理員三種 模塊管理員僅負(fù)責(zé)相應(yīng)模塊的管理和維護(hù) 如 常用信息管理員 僅負(fù)責(zé) 常用信息模塊的管理維護(hù)工作 應(yīng)用管理員負(fù)責(zé)所有應(yīng)用類參數(shù)的配置和維護(hù) 包括 部門管理 用戶管 OA 系統(tǒng)說明書 理 變更管理 簡(jiǎn)稱管理 流程管理 應(yīng)用參數(shù) 其中 流程管理根據(jù) 流程 模板 進(jìn)行創(chuàng)建 而流程模板則由系統(tǒng)管理員來管理 其正確性由系統(tǒng)管理員 來保證 應(yīng)用參數(shù)主要是指系統(tǒng)中使用的候選項(xiàng) 而不涉及支撐系統(tǒng)運(yùn)行的重 要參數(shù) 系統(tǒng)管理員除了包含應(yīng)用管理員的所有權(quán)限外 還要負(fù)責(zé)支撐系統(tǒng)正常運(yùn) 行的系統(tǒng)級(jí)參數(shù)的維護(hù) 包括 界面風(fēng)格管理 圖像資源管理 界面頻道管理 流程模板管理 文檔變量管理 系統(tǒng)參數(shù) 數(shù)據(jù)庫管理和控件管理 1 2 18 MSS 海量存儲(chǔ)機(jī)制海量存儲(chǔ)機(jī)制 利用數(shù)據(jù)庫隊(duì)列的概念 合理規(guī)劃 存儲(chǔ)大容量的文件內(nèi)容 突破 Lotus Domino Notes 容量 2GB 的性能瓶頸 即是說 當(dāng)數(shù)據(jù)庫大小達(dá)到 2GB 的時(shí)候 數(shù)據(jù)庫的性能開始急劇下降 大大提高了應(yīng)用處理速度 滿足多種信息載體的 系統(tǒng)需求 1 2 19 強(qiáng)大的全文檢索引擎強(qiáng)大的全文檢索引擎 系統(tǒng)提供了模糊檢索 組合查詢以及全文檢索的方式 可以對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行 方便 快速地信息檢索 確保信息的唾手可得 體現(xiàn)知識(shí)管理時(shí)代的信息新概 念 資料庫支持一切數(shù)據(jù)來源 包括 Text HTML Postscript WPS S2 PS2 PS Microsoft Office Adobe PDF RDBMS 結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等 可對(duì)資料庫中的全文數(shù)據(jù) 進(jìn)行全方位檢索功能 支持 Unicode 多種檢索邏輯 智能檢索有效改善檢索效果 提供用戶專業(yè)的查詢結(jié)果 既查準(zhǔn)又查全 徹底解決了文檔信息檢索的難點(diǎn) 同時(shí)查詢結(jié)果還能作智能相關(guān)排序 1 2 20 實(shí)現(xiàn)公文電子蓋章實(shí)現(xiàn)公文電子蓋章 系統(tǒng)管理人員可以根據(jù)本單位應(yīng)用情況不同自行定制各種文件形式或文件 字的電子公章 簽發(fā)后成文的公文將自動(dòng)加蓋公章 滿足網(wǎng)絡(luò)發(fā)布需求 OA 系統(tǒng)說明書 1 2 21 多種數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理多種數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理 無論是 Notes 文檔數(shù)據(jù)庫 還是 Oracle 等多種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫 均可統(tǒng)一管 理 各個(gè) RDBMS 的數(shù)據(jù)源采用一致的接口 參數(shù)和函數(shù)名等 以統(tǒng)一 透明 的方式支持不同的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)而且對(duì)不同廠家的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫均可支持 支持幾乎所有的文檔數(shù)據(jù)格式 Text HTML Postscript WPS S2 PS2 PS Microsoft Office Adobe PDF 等 1 2 22 完善 卓越的錯(cuò)誤處理機(jī)制完善 卓越的錯(cuò)誤處理機(jī)制 系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)合了先進(jìn)的錯(cuò)誤現(xiàn)場(chǎng)錄制 錯(cuò)誤現(xiàn)場(chǎng)恢復(fù) 操作錯(cuò)誤記錄三種 機(jī)制 使得系統(tǒng)能夠在用戶操作 管理員配置錯(cuò)誤的情況下 仍然能夠確保文 檔的可靠性 有效保護(hù)了用戶的勞動(dòng)成果 用戶領(lǐng)導(dǎo) 系統(tǒng)管理員可以結(jié)合錯(cuò) 誤日志進(jìn)行審核 決定培訓(xùn)用戶的要點(diǎn)所在 確保整個(gè)單位可以在最短的時(shí)間 內(nèi)脫離傳統(tǒng) OA 帶來的雙軌運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制 實(shí)現(xiàn)真正的無紙化辦公 2 應(yīng)用軟件及模塊設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件及模塊設(shè)計(jì) 2 1 總體功能總體功能 MSS OA 系統(tǒng)可分為內(nèi)部 OA 系統(tǒng) 互連系統(tǒng)以及專網(wǎng)上的公文交換平臺(tái) 等 可根據(jù)具體的需求 結(jié)合 OA 軟件產(chǎn)品的發(fā)展趨勢(shì)及我們現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng) 一般可得出如下圖的應(yīng)用軟件功能總體結(jié)構(gòu)圖 OA 系統(tǒng)說明書 整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)分為辦公管理 部門辦公 個(gè)人工作臺(tái) 信息發(fā)布 輔助辦 公系統(tǒng) 系統(tǒng)管理子系統(tǒng) 辦公管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)公司的日常辦公 收文管理 發(fā)文管理和檔案管理 部門辦公提供員工的工作計(jì)劃 知識(shí)庫 會(huì)議管理等系統(tǒng) 個(gè)人工作臺(tái)提供個(gè)人電子郵件 待辦事宜 個(gè)人設(shè)置 通訊錄等 信息發(fā)布主要發(fā)布機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的各種信息 比如規(guī)章制度 電子公告等 輔助辦公系統(tǒng)提供辦公助理及搭建單位之間的傳輸交通系統(tǒng) 2 2 應(yīng)用模塊應(yīng)用模塊 下面我們對(duì)這些子系統(tǒng)的功能特點(diǎn)進(jìn)行介紹 OA 系統(tǒng)說明書 2 2 1辦公管理子系統(tǒng)辦公管理子系統(tǒng) 辦公管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公管理電子化 由電子行文代替手工行文 解 決公文傳遞慢 信息不及時(shí) 不同步和不易查閱等問題 實(shí)現(xiàn)公文的電子起草 審核 會(huì)簽 簽發(fā) 登記 批閱 傳閱等工作 自動(dòng)處理反饋 催辦 流程跟 蹤與統(tǒng)計(jì) 查詢和歸檔等任務(wù) 并能靈活設(shè)定公文流程 能進(jìn)行全文檢索 最 終實(shí)現(xiàn) 文檔一體化 辦公管理子系統(tǒng)主要包括 收文管理 發(fā)文管理 檔案管理 辦公管理子系統(tǒng)具有很強(qiáng)的適應(yīng)性和靈活性 如 流程的定義 角色的定 義 痕跡保留等 2 2 1 12 2 1 1收文管理收文管理 收文運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)對(duì)外單位來文的登記 擬辦 批示 閱辦和歸檔整個(gè)過程的 管理和監(jiān)控 收文業(yè)務(wù)流程一般包括 收文登記 收文擬辦 領(lǐng)導(dǎo)批閱 部門 閱辦 收文歸檔等 收文運(yùn)轉(zhuǎn)具備運(yùn)轉(zhuǎn)跟蹤 逾期催辦 公文查詢及統(tǒng)計(jì) 打 印等功能 所有的流轉(zhuǎn)過程均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下協(xié)同完成 提供了完善的意見輸入 流程跟蹤 打印辦理單的功能 管理員可以對(duì)文件流程 流程名稱 流程走向 流水號(hào)格式 文件辦理單 審批人員范圍 批閱權(quán)限 操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置 2 2 1 22 2 1 2發(fā)文管理發(fā)文管理 發(fā)文運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)從發(fā)文擬稿到簽發(fā)到歸檔全部過程的電子化 自動(dòng)化 實(shí)現(xiàn) 本單位發(fā)文快速 高效 及時(shí)的目的 是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最重要的環(huán)節(jié)之一 發(fā)文運(yùn)轉(zhuǎn)一般包括發(fā)文擬稿 部門核稿 會(huì)稿 辦公室審核 會(huì)簽 簽發(fā) 歸檔等幾個(gè)步驟 其中有些步驟是可選步驟 比如會(huì)稿 會(huì)簽等 所有的流轉(zhuǎn)均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下協(xié)同完成 提供了完善的修改痕跡保留 生成正文 打印辦理單的功能 系統(tǒng)提供的流程跟蹤列表中列出了所有經(jīng)辦人員的操作時(shí)間 操作內(nèi)容 OA 系統(tǒng)說明書 流程走向 辦理意見可以直觀查看 管理員可以對(duì)文件流程 流程名稱 流程走向 正文格式 文件字 流水 號(hào)格式 文件辦理單 審批人員范圍 批閱權(quán)限 操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自 定義配置 2 2 1 32 2 1 3檔案管理檔案管理 檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)按照國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案整理 保管相關(guān)規(guī)定 對(duì) 單位電子文件信息的登錄 收集 組卷 歸檔形成標(biāo)準(zhǔn)的文件檔案 并實(shí)現(xiàn)檔 案文件的鑒定銷毀 借閱管理 檔案統(tǒng)計(jì) 檢索查詢等功能 同時(shí)具有強(qiáng)大的檔案檢索功能 不僅可以對(duì)檔案進(jìn)行檢索 統(tǒng)計(jì)編研等管 理 還可以實(shí)現(xiàn)模糊檢索 組合檢索 自定義分類檢索 2 2 2部門辦公部門辦公 部門辦公提供各部門對(duì)辦公活動(dòng)中的相關(guān)事務(wù)進(jìn)行管理 包括工作計(jì)劃管 理 知識(shí)庫 會(huì)議管理等 2 2 2 12 2 2 1工作計(jì)劃工作計(jì)劃 針對(duì)公司每個(gè)部門 用于部門內(nèi)部事務(wù)管理 工作計(jì)劃及工作總結(jié)管理 工程進(jìn)展?fàn)顩r控制并能進(jìn)行考核 2 2 2 22 2 2 2知識(shí)庫知識(shí)庫 實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各種文檔資料的搜集 分類整理以及智能查詢功能 有效提 高知識(shí)利用率 可以靈活規(guī)劃知識(shí)庫的知識(shí)分類組成 可以設(shè)置知識(shí)庫中各類 知識(shí)的利用權(quán)限 可以實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)庫中不同類別間知識(shí)文檔的轉(zhuǎn)移 可快速 方便地實(shí)現(xiàn)庫內(nèi)知識(shí)資料的檢索 可對(duì)知識(shí)庫各類文檔的利用率和存儲(chǔ)情況進(jìn) 行統(tǒng)計(jì) 2 2 2 32 2 2 3會(huì)議管理會(huì)議管理 提供簡(jiǎn)單的會(huì)議室預(yù)定 會(huì)議通知發(fā)放 以電子郵件 打印通知單的方式 發(fā)放 具備提醒會(huì)議參加人員等功能 OA 系統(tǒng)說明書 會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)信息 會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議資源的統(tǒng)一安排和管理 提 供了會(huì)議計(jì)劃 安排 人員 時(shí)間 場(chǎng)地 會(huì)議通知 會(huì)議紀(jì)要管理 會(huì)議資 源網(wǎng)絡(luò)預(yù)定等會(huì)議全過程的自動(dòng)化管理功能 從而實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理自動(dòng)化 該系 統(tǒng)使會(huì)議資源統(tǒng)一管理 網(wǎng)絡(luò)預(yù)定 會(huì)議通知自動(dòng)化 會(huì)議紀(jì)要管理電子化 2 2 2 42 2 2 4網(wǎng)上協(xié)作網(wǎng)上協(xié)作 網(wǎng)上協(xié)作用于提供單位內(nèi)部部門內(nèi)部 跨部門業(yè)務(wù)協(xié)作的問題 網(wǎng)上協(xié)作提供了收文 發(fā)文之外的另外一個(gè)全面的電子化解決方法 使得 各部門之間的協(xié)同處理工作更加快速 高效率 2 2 2 52 2 2 5虛擬工作室虛擬工作室 虛擬工作室主要是從單位內(nèi)部協(xié)作 單位知識(shí)共享 單位知識(shí)沉淀角度出 發(fā)而設(shè)立 它為協(xié)作任務(wù)提供一個(gè)網(wǎng)上虛擬協(xié)作平臺(tái) 每一單位協(xié)作任務(wù) 都 可以在此注冊(cè)一工作室 在協(xié)作任務(wù)的處理過程中 參與者可以在其相應(yīng)的工 作室 添加與任務(wù)相關(guān)的文檔 對(duì)工作室文檔進(jìn)行查看 評(píng)論操作 最后在任 務(wù)結(jié)束時(shí)我們將有價(jià)值的文檔歸入單位知識(shí)庫 這樣在促進(jìn)了協(xié)作任務(wù)的知識(shí) 共享的同時(shí) 也促進(jìn)了單位知識(shí)的積累 2 2 3個(gè)人工作臺(tái)個(gè)人工作臺(tái) 個(gè)人辦公以電子秘書為指導(dǎo)思想 建立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)境和文件處 理系統(tǒng) 提供與個(gè)人的有關(guān)信息 具體包括以下功能 2 2 3 12 2 3 1電子郵件電子郵件 實(shí)現(xiàn)電子郵件的起草和收發(fā)功能 郵件系統(tǒng)為全體職工每人提供一個(gè)郵件 信箱 本信箱可以與專網(wǎng)相互進(jìn)行收發(fā)郵件 職工可以通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)進(jìn)行 文件 文檔 通知 報(bào)表的相互傳遞 大大改善通過傳真 EMS 等進(jìn)行文件傳 遞的傳統(tǒng)方式 又可以避免通過公共網(wǎng)絡(luò)的免費(fèi)信箱帶來的安全性問題以及有 效防止病毒問題 電子郵件既可以用于個(gè)人之間的通訊 也可以支持部門成員協(xié)同工作 所 有的用戶都有自己的郵件數(shù)據(jù)庫 由用戶自己管理 電子郵件系統(tǒng)除了實(shí)現(xiàn)郵 OA 系統(tǒng)說明書 件收發(fā) 消息傳遞等功能之外 也可以授權(quán)用戶實(shí)現(xiàn)郵箱代理以及定制郵件接 收策略 防止郵件炸彈等功能 提高了系統(tǒng)的靈活性 電子郵件是辦公系統(tǒng)中最基本的功能 構(gòu)建純 Web 界面的電子郵件系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)各類信息 信件 文檔 報(bào)表 語音等 在各部門及員工之間快速 高效 的傳遞 同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)與標(biāo)準(zhǔn) Internet 郵件系統(tǒng)進(jìn)行通訊 2 2 3 22 2 3 2待辦事宜待辦事宜 提供自動(dòng)提醒和顯示當(dāng)前急需處理的審批 會(huì)簽 簽發(fā) 批示 辦理等事 宜 用戶可以從這里出發(fā)查閱和辦理自己的各類待辦文件 個(gè)人郵件 公告等 信息 可以選擇草各種公文 可以查看自己訂閱的信息 可以修改一些個(gè)人的 設(shè)置 這個(gè)模塊相當(dāng)于一個(gè)個(gè)人的辦公平臺(tái) 所有的信息都被匯總到這里集中顯 示 用戶可以很方便地在這里集中地處理自己的事務(wù) 2 2 3 32 2 3 3日程安排日程安排 用于安排個(gè)人的工作計(jì)劃 提供按時(shí)間和類別兩種分類方式 提供制定和 修改工作安排日程表 對(duì)日程表進(jìn)行刪除管理 設(shè)置提示 查詢統(tǒng)計(jì)個(gè)人空閑 時(shí)間 能根據(jù)某一關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索等功能 2 2 3 42 2 3 4通訊錄通訊錄 提供企業(yè)級(jí)的內(nèi)部個(gè)人 公用通訊錄 個(gè)人通訊錄還可共享給全體或指定 的人 并和郵件系統(tǒng)集成 通訊錄要支持多種條件的智能搜索 2 2 42 2 4個(gè)人設(shè)置個(gè)人設(shè)置 實(shí)現(xiàn) OA 系統(tǒng)中相關(guān)個(gè)人參數(shù)配置 如當(dāng)用戶出差 請(qǐng)假或其它原因暫時(shí) 離開工作崗位時(shí) 提供對(duì)公文處理流程中的審批 會(huì)簽 簽發(fā) 批示 辦理等 權(quán)限的委托 出差授權(quán) 系統(tǒng)允許用戶設(shè)置自己的代理人 日常代理人用于協(xié)助計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較 差的用戶克服使用上的困難 在提供安全性保障的同時(shí) 日常代理人的存在可 以確保所有的系統(tǒng)用戶均能夠有效參加公文流轉(zhuǎn) 審批的過程 而出差代理人 OA 系統(tǒng)說明書 機(jī)制可以使用戶登記出差后 所有的待審批 閱辦的文件將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到出差代 理人手中 保證了在臨時(shí)出差 出差用戶不方便進(jìn)行文件審批的各種情況下公 文均能正常流轉(zhuǎn) 用戶在外出的時(shí)候 可以指定自己的代理人 在不再需要代理人的情況下 可以通過手動(dòng)或自動(dòng)的方式收回 2 2 4 12 2 4 1在線幫助在線幫助 用戶只須要在系統(tǒng)的使用過程中 隨時(shí)按下 F1 鍵 即可得到上下文相 關(guān)的在線幫助 并提供強(qiáng)大的全文檢索功能 2 2 5信息發(fā)布信息發(fā)布 信息發(fā)布作為內(nèi)容管理在本期工程的具體體現(xiàn) 實(shí)現(xiàn)部信息的發(fā)布管理 具體包括以下幾個(gè)方面 2 2 5 12 2 5 1規(guī)章制度規(guī)章制度 實(shí)現(xiàn)將單位內(nèi)部的有關(guān)人事 勞資 財(cái)務(wù) 保密和其它管理制度 工作準(zhǔn) 則及其它政策在單位內(nèi)部發(fā)布 供員工隨時(shí)查閱 用于將單位內(nèi)部的有關(guān)人事 勞資 財(cái)務(wù) 保密和其它管理制度 工作準(zhǔn) 則及其它政策在單位內(nèi)部發(fā)布 供員工隨時(shí)查閱 所有規(guī)章制度的生成都需要一個(gè)提交審批的過程 任何處室都可以起草規(guī) 章制度 起草完成后提交給規(guī)章制度管理員 規(guī)章制度管理員進(jìn)行嚴(yán)格的審批 審批后有 發(fā)布 和 退回 兩種操作 發(fā)布的規(guī)章制度就正式成為規(guī)章制度 系統(tǒng)自動(dòng)將規(guī)章制度發(fā)布到公告牌 通知所有相關(guān)人員 被退回的操作發(fā)送給 起草人 2 2 5 22 2 5 2公共信息公共信息 主要提供日常辦公和業(yè)務(wù)處理經(jīng)常使用的信息查詢 包括國(guó)際組織 常用 網(wǎng)址 內(nèi)部電話號(hào)碼 常用電話號(hào)碼 各省公司聯(lián)系電話等 系統(tǒng)管理員可以 對(duì)信息進(jìn)行更新和刪除 OA 系統(tǒng)說明書 2 2 5 32 2 5 3電子公告電子公告 一個(gè)靈活易用的網(wǎng)上公告板 用于各部門用戶發(fā)布各類公告信息 提供了 新聞簡(jiǎn)報(bào) 制度 公告 通知等多種廣播信息 用戶可以通過它發(fā)布各類公共 信息和通知等 電子公告還應(yīng)根據(jù)安全類別以文字 表格 圖片等方式實(shí)現(xiàn)公告 通知等 信息與電子郵件等的集成 電子公告模塊包括被通知人 可能為多人 通知內(nèi)容和時(shí)限等內(nèi)容 提供一個(gè)發(fā)布各種公共信息如公告 通知或啟事等的場(chǎng)所 實(shí)現(xiàn)公告通知 的起草 審批和發(fā)布流程 公司的公告通知可以通過個(gè)人工作臺(tái)面中的滾動(dòng)信 息顯示 對(duì)于公司的公告與通知起草和審批必須由專門人員負(fù)責(zé) 通過審批后 系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布 本公告通知系統(tǒng)可以任意增加公告通知模塊 每個(gè)公告模塊的發(fā)布范圍和 起草權(quán)限不同 全公司的公告發(fā)布范圍為全體員工 機(jī)關(guān)公告的發(fā)布范圍僅限 于公司機(jī)關(guān)的員工 二級(jí)局的公告通知模塊可自動(dòng)接收公司機(jī)關(guān)發(fā)布的全公司 范圍的公告通知 在接收到公告通知后 在本單位范圍內(nèi)發(fā)布內(nèi)部公告和通知 公告的發(fā)布人員可以根據(jù)需要在以上基礎(chǔ)上靈活限制公告通知的范圍 2 2 5 42 2 5 4新聞簡(jiǎn)報(bào)新聞簡(jiǎn)報(bào) 實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的新聞發(fā)布 包括單位內(nèi)部普通新聞 科技動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào) 相關(guān) 時(shí)事簡(jiǎn)報(bào)等 對(duì)簡(jiǎn)報(bào)提供分類 關(guān)鍵詞和期號(hào)檢索功能 2 2 5 52 2 5 5電子期刊電子期刊 實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部期刊的發(fā)布 提供對(duì)各種稿件的加工 整理和通過客戶端或 瀏覽器進(jìn)行閱讀 可以完成公司不同部門負(fù)責(zé)的 不同發(fā)布范圍的多種刊物的 采集 編輯 審核 發(fā)布工作 2 2 5 62 2 5 6電子論壇電子論壇 以主題 響應(yīng)為體系結(jié)構(gòu) 供用戶對(duì)各自相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)技能進(jìn)行交流 學(xué)習(xí)的場(chǎng)所 系統(tǒng)管理員可以自行劃分討論區(qū) 維護(hù)討論版面等 系統(tǒng)提供豐 富的用戶圖標(biāo)和表情符供用戶選擇 OA 系統(tǒng)說明書 以主題 響應(yīng)體系結(jié)構(gòu)提供用戶對(duì)各自相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)技能進(jìn)行交流學(xué) 習(xí)的場(chǎng)所 類似 Internet 上的 BBS 用戶可以在上面討論 交流思想 也可以 創(chuàng)建或者圍繞自己感興趣的主題進(jìn)行討論 可以從視圖上清晰地查看出每一個(gè) 主題的跟貼人數(shù) 系統(tǒng)可以設(shè)定只有被授權(quán)的用戶才能參加討論 并且 還可限定 BBS 用戶 必須采用實(shí)名制 BBS 模塊提供電子稿件新建 編輯 發(fā)表功能 提供用戶管理功能 發(fā)布內(nèi)容設(shè)置專題欄 有權(quán)限的用戶可以進(jìn)行查詢和 參加討論 通過系統(tǒng)設(shè)置 還可配置 BBS 用戶采用實(shí)名制還是匿名制 昵稱 來使用 BBS 2 2 6輔助辦公系統(tǒng)輔助辦公系統(tǒng) 輔助辦公系統(tǒng)提