如何做好客服工作.docx

如何做好客服工作？一、客服文員應(yīng)具有的條件 一個(gè)成功的客服人員是一個(gè)綜合技能相當(dāng)高的工作者，必須具備以下條件： 1、個(gè)人修養(yǎng)要好，要有較高的知識(shí)水平，交流能力，對(duì)行業(yè)知識(shí)的熟悉，并且要對(duì)公司所使用的網(wǎng)站，操作流程，查詢(xún)工序以及對(duì)客戶(hù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，這些都必須要熟悉。 2、個(gè)人交際能力好，口頭表達(dá)能力強(qiáng)，對(duì)人有禮貌，知道何時(shí)何地面對(duì)何種情況適合用何種語(yǔ)言表達(dá)，懂得一定的關(guān)系處理，具有一定的說(shuō)服力，第一印象好能給客戶(hù)信任。 3、頭腦靈活，現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)變能力好，能夠到現(xiàn)場(chǎng)利用現(xiàn)場(chǎng)條件立時(shí)解決問(wèn)題。 4、外表整潔大方，言行舉止得體，有公司企業(yè)形象大使的風(fēng)度，不一定是要長(zhǎng)得英俊、漂亮，但至少要對(duì)得起觀(guān)眾，別一出場(chǎng)就歪鼻扭嘴斜服，吹胡子瞪眼睛的，有損公司企業(yè)的形象。 5、工作態(tài)度良好，熱情，積極主動(dòng)，能及時(shí)為客戶(hù)服務(wù)，不計(jì)較個(gè)人得失，有奉獻(xiàn)精神。6、總結(jié)：善待客戶(hù)=善待自己 二、處理好客戶(hù)投訴與抱怨的小技巧： 1、建立客戶(hù)意見(jiàn)表（或投訴登記表）之類(lèi)表格。 接到客戶(hù)投訴或抱怨的信息，在表格上記錄下來(lái)，如公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)號(hào)碼、以及原因等；并及時(shí)將情況反映到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員手中，記錄的人要簽名確認(rèn)，如辦公室文員，業(yè)務(wù)員等。 2、客服人員接到信息后即通過(guò)電話(huà)、傳真或到客戶(hù)所在地進(jìn)行面對(duì)面的交流溝通，詳細(xì)了解投訴或抱怨的內(nèi)容。 3、分析這些問(wèn)題信息，并向客戶(hù)說(shuō)明及解釋工作，規(guī)定與客戶(hù)溝通協(xié)商。 4、將處理情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，客服人員須提出自己的處理意見(jiàn)，申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，要及時(shí)答復(fù)客戶(hù)。 5、客戶(hù)確認(rèn)處理方案后，簽下處理協(xié)議。 6、將協(xié)議反饋回公司企業(yè)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行實(shí)施，如需補(bǔ)償?shù)?，通知總部?、跟蹤處理結(jié)果的落實(shí)，直到客戶(hù)答復(fù)滿(mǎn)意為止。 三、處理客戶(hù)抱怨與投訴的方法的六大點(diǎn)： 1、耐心多一點(diǎn) 在實(shí)際處理中，要耐心地傾聽(tīng)客戶(hù)的抱怨，不要輕易打斷客戶(hù)的敘述，還不要批評(píng)客戶(hù)的不足，而是鼓勵(lì)客戶(hù)傾訴下去讓他們盡情演泄心中的不滿(mǎn)，當(dāng)耐心地聽(tīng)完了客戶(hù)的傾訴與抱怨后，當(dāng)他們得到了發(fā)泄的滿(mǎn)足之后，就能夠比較自然地聽(tīng)得進(jìn)服務(wù)人員解釋和道歉了。 2、態(tài)度好一點(diǎn) 客戶(hù)有抱怨或投訴就是表現(xiàn)出客戶(hù)對(duì)公司的服務(wù)不滿(mǎn)意，從心理上來(lái)說(shuō)，他們會(huì)覺(jué)得企業(yè)虧待了他，因此，如果在處理過(guò)程中態(tài)度不友好，會(huì)讓他們心理感受及情緒很差，會(huì)惡化與客戶(hù)之間關(guān)系反之若服務(wù)人員態(tài)度誠(chéng)懇，禮貌熱情，會(huì)降低客戶(hù)的抵融情緒。俗話(huà)說(shuō)：“怒者不打笑臉人”，態(tài)度謙和友好，會(huì)促使客戶(hù)平解心緒，理智地與服務(wù)人員協(xié)商解決問(wèn)題。 3、動(dòng)作快一點(diǎn) 處理投訴和抱怨的動(dòng)作快，一來(lái)可讓客戶(hù)感覺(jué)到尊重，二來(lái)表示公司解決問(wèn)題的誠(chéng)意，三來(lái)可以及時(shí)防止客戶(hù)的負(fù)面污染對(duì)公司造成更大的傷害，四來(lái)可以將損失減至最少，一般接到客戶(hù)投訴或抱怨的信息，即向客戶(hù)電話(huà)或傳真等方式了解具體內(nèi)容，然后在公司內(nèi)部協(xié)商好處理方案，最好當(dāng)天給客戶(hù)答復(fù)。 4、語(yǔ)言得體一點(diǎn) 客戶(hù)對(duì)公司不滿(mǎn)，在發(fā)泄不滿(mǎn)的言語(yǔ)陳述中有可能會(huì)言語(yǔ)過(guò)激，如果客服人員與之針?shù)h相對(duì)，勢(shì)必惡化彼此關(guān)系，在解釋問(wèn)題過(guò)程中，措辭也十分注意，要合情合理，得體大方，不要一開(kāi)口說(shuō)一些傷人自尊的語(yǔ)言，盡量用婉轉(zhuǎn)的語(yǔ)言與客戶(hù)溝通，即使是客戶(hù)存在不合理的地方，也不要過(guò)于沖動(dòng)，否則，只會(huì)使客戶(hù)失望并很快離去。 5、補(bǔ)償多一點(diǎn) 客戶(hù)抱怨或投訴，很大程度是因?yàn)樗麄冊(cè)谖覀児咀哓洉r(shí)，他們的利益受損，因此，客戶(hù)抱或投訴之后，往往會(huì)希望得到補(bǔ)償，這種補(bǔ)償有可能是物質(zhì)上賠償，也可能是精神上的，如道歉等，在補(bǔ)償時(shí)，公司認(rèn)為有發(fā)票進(jìn)行補(bǔ)償才能定位客戶(hù)的，應(yīng)該盡量補(bǔ)償多一點(diǎn)，有時(shí)是物質(zhì)及精神補(bǔ)償同時(shí)進(jìn)行，多一點(diǎn)的補(bǔ)償金（當(dāng)然，這點(diǎn)得按公司規(guī)定），客戶(hù)得到額外的收獲，他們會(huì)理解公司的誠(chéng)意而對(duì)公司再建信心的。 6、辦法多一點(diǎn) 很多公司企業(yè)處理客戶(hù)投訴和抱怨的結(jié)果，就是給他們慰問(wèn)、道歉或賠款等等，其實(shí)解決問(wèn)題的辦法有許多種，除上所述手段外，建議可邀請(qǐng)客戶(hù)參觀(guān)成功經(jīng)營(yíng)或無(wú)此問(wèn)題出現(xiàn)的客戶(hù)，或邀請(qǐng)他們參加公司內(nèi)部討論會(huì)等等。 四：四步驟平息顧客的不滿(mǎn) 1、讓顧客發(fā)泄。 要知道，顧客的憤怒就像充氣的氣球一樣，當(dāng)你給客戶(hù)發(fā)泄后，他就沒(méi)有憤怒了。畢竟客戶(hù)的本意是：表達(dá)他的感情并把他的問(wèn)題解決掉。 當(dāng)顧客發(fā)泄時(shí)，你最好的方式是：閉口不言、仔細(xì)聆聽(tīng)。當(dāng)然，不要讓客戶(hù)覺(jué)得你在敷衍他。要保持情感上的交流。認(rèn)真聽(tīng)取顧客的話(huà)，把顧客遇到的問(wèn)題判斷清楚。 2、充分的道歉，讓顧客知道你已經(jīng)了解了他的問(wèn)題。 道歉并不意味著你做錯(cuò)了什么。顧客的對(duì)錯(cuò)并不重要，重要的是我們?cè)撊绾谓鉀Q問(wèn)題而不讓他蔓延。我們不要像某些公司一樣花費(fèi)大量的時(shí)間去弄清楚究竟是誰(shuí)對(duì)誰(shuí)錯(cuò)，這樣對(duì)己對(duì)人都沒(méi)有好處。 向顧客說(shuō)，你已經(jīng)了解了他的問(wèn)題，并請(qǐng)他確認(rèn)是否正確。你要善于把顧客的抱怨歸納起來(lái)。 3、詢(xún)問(wèn)顧客的意見(jiàn)。 顧客的想法有時(shí)和公司想像的差許多。你最好在提供了解決方案后再詢(xún)問(wèn)顧客的意見(jiàn)。如果顧客的要求可以接受，那最好的辦法是迅速、愉快的完成。 我們都要記住：開(kāi)發(fā)一個(gè)新客戶(hù)比維護(hù)老客戶(hù)要難的多！ “當(dāng)所有的投訴發(fā)生時(shí)，解決問(wèn)題的關(guān)鍵是干凈徹底地、令顧客滿(mǎn)意地處理掉?！?4、跟蹤服務(wù)。 是否處理完成后就萬(wàn)事大吉了呢？不是，上面的三步都做了，表明你是一個(gè)優(yōu)秀的公司，如果你繼續(xù)跟蹤顧客，你的公司是一個(gè)出類(lèi)拔萃的公司。 不要心痛錢(qián)，給顧客一個(gè)電話(huà)或者傳真，當(dāng)然，親自去一趟更好?？搭櫩蛯?duì)該解決方案有什么不滿(mǎn)意的地方。是否需要更改方案。 五、在處理客戶(hù)投訴的過(guò)程中技巧和原則 原則一：不要人為的給客戶(hù)下判斷。 客戶(hù)是因?yàn)樾刨?lài)你，覺(jué)得你可以為他解決問(wèn)題才向你求助的。 原則二：換位思考，站在客戶(hù)的立場(chǎng)上看問(wèn)題。 如果你晚上睡不著，你是怨恨自己?jiǎn)?？你?huì)說(shuō)床不好，或者是環(huán)境太吵鬧或者其他。你的顧客也一樣，你只是他們的發(fā)泄對(duì)象，并不是你得罪了他們。 原則三：堅(jiān)持以下的利益原則：讓公司賺錢(qián)，不賺不賠，少