廈門某公司預(yù)算作業(yè)制度.doc

17 / 18 廈門夏商旅游集團(tuán)酒店管理公司預(yù) 算 作 業(yè) 制 度 制訂：財(cái)會部 修訂日期：2008年2月 目 錄01、預(yù)算的意義與功能02、適用范圍及條件03、預(yù)算委員會組織職責(zé)04、預(yù)算作業(yè)流程05、預(yù)算單位的設(shè)定06、會計(jì)科目說明07、彈性預(yù)算簡介08、預(yù)算的分析09、其它注意事項(xiàng)10、附表一、預(yù)算的意義與功能(一)意義： 1、預(yù)算規(guī)劃系以金額來表達(dá)未來期間銷售、生產(chǎn)、管理及財(cái)務(wù)等活動(dòng)，以及各部門作業(yè)方針與企業(yè)經(jīng)營政策關(guān)系的一種目標(biāo)管理經(jīng)營計(jì)劃。 2、滿足因近代分權(quán)管理組織的普及所引起統(tǒng)合化的必要性，由最高經(jīng)營階層把管理者的活動(dòng)加以統(tǒng)合使其邁向企業(yè)的目標(biāo)，因而為了實(shí)行集權(quán)管理所采取的綜合性利益管理手段。 3、預(yù)算控制系對各生產(chǎn)要素作最有利之配合，及有效之運(yùn)用，以降低成本，避免浪費(fèi)，增加利潤。 4、預(yù)算控制對預(yù)算目標(biāo)與實(shí)際績效采取的管理措施，系借數(shù)據(jù)比較其差異，分析其原因，作為一定期間經(jīng)營績效考核之工具，并針對問題點(diǎn)采取必要措施。 (二)功能： 1、規(guī)劃：透過利益目標(biāo)的設(shè)定，規(guī)劃出達(dá)成此目標(biāo)之所有企業(yè)活動(dòng)，亦即預(yù)算為設(shè)定目標(biāo)并決定行動(dòng)軌道的程序。 2、組織：在分權(quán)化的制度中,尤其事業(yè)部制,必須把企業(yè)統(tǒng)合成為一個(gè)有機(jī)性組織體。預(yù)算便是把已分化的力量加以統(tǒng)合組織的方法。 3、協(xié)調(diào)：將總公司的利益目標(biāo)向下分?jǐn)偨o各事業(yè)部及單位，可達(dá)到垂直調(diào)整，透過預(yù)算編審的過程，則可橫向調(diào)整事業(yè)部及各單位的目標(biāo)、資源及活動(dòng)。 4、控制：比較預(yù)算金額與實(shí)際結(jié)果之差異，控制各單位之行動(dòng)以確保達(dá)成所期待之結(jié)果的程序。 5、激勵(lì)：透過差異分析，評定各管理者的業(yè)績，以此激勵(lì)管理者二、適用范圍及條件 1、適用范圍：本制度適用廈門夏商旅游發(fā)展有限公司(簡稱總公司,下同)及下屬和托管單位(簡稱分支機(jī)構(gòu),下同)(統(tǒng)稱公司,分稱各單位,下同)。2、前提條件：l 公司高層主管的強(qiáng)力支持；l 健全的組織和穩(wěn)定的經(jīng)營；l 完善的管理會計(jì)制度；l 重視目標(biāo)管理，激勵(lì)組織成員確實(shí)執(zhí)行計(jì)劃；l 良好的管理情報(bào)系統(tǒng)，以便及時(shí)得到進(jìn)行控制所需的各種信息；l 選定的目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)必須合理且可達(dá)成；l 確實(shí)作好事后追蹤與考核。三、預(yù)算委員會組織職責(zé)(一)成員：總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、各單位最高主管。組織結(jié)構(gòu)附后如圖:(二)委員會之功能 1、通過預(yù)算編制方針之審議過程，使各部門主管充分了解最高管理當(dāng)局之經(jīng)營方針、政策，進(jìn)而溝通上下觀念，促進(jìn)經(jīng)營效率。 2、透過預(yù)算委員會,從公司整體之觀點(diǎn)，綜合調(diào)整各部門預(yù)算，使預(yù)算配合經(jīng)營方針及目標(biāo)。 附圖：預(yù)算編制組織系統(tǒng) (三)委員會各成員之權(quán)責(zé) 1、主任委員：督導(dǎo)營業(yè)計(jì)劃及預(yù)算的編制與審查，并向董事會報(bào)告預(yù)算執(zhí)行的成果。 2、編制委員：監(jiān)督及審查營業(yè)計(jì)劃及預(yù)算的編制及實(shí)施，規(guī)劃資源配置及審核內(nèi)部績效報(bào)告。 3、執(zhí)行委員：透過執(zhí)行控制小組及審查小組，負(fù)責(zé)有關(guān)預(yù)算制度的設(shè)計(jì)、監(jiān)督、審核、分析及報(bào)告等所有實(shí)際作業(yè)。 4、執(zhí)行控制小組：(有些權(quán)責(zé)在年度預(yù)算編制完成后依然保留)(1) 預(yù)算作業(yè)的全盤技術(shù)協(xié)助及監(jiān)督。(2) 組織細(xì)部計(jì)劃及預(yù)算，編訂并控制預(yù)算編制的進(jìn)度。(3) 預(yù)算編制完成后向預(yù)算委員會提出報(bào)告。 (4) 設(shè)計(jì)及修訂預(yù)算所需表格(詳見附錄).(5) 編制及修訂預(yù)算作業(yè)手冊(預(yù)算說明書)。 (6) 召集、協(xié)調(diào)及舉辦有關(guān)預(yù)算方案的各種講習(xí)及會議。(7) 匯總分析各責(zé)任中心提出的預(yù)算,提供各種匯總資料. (8) 計(jì)算實(shí)際與預(yù)算間的差異。 (9) 匯總并分析各責(zé)任中心提出的定期績效報(bào)告。5、預(yù)算審查小組：l 根據(jù)公司的長，短期經(jīng)營計(jì)劃，搜集審核各種預(yù)算所需的信息，分析各 項(xiàng)預(yù)算的合理性，提交預(yù)算委員會審查。 l 提供預(yù)算方案的改進(jìn)建議。l 協(xié)調(diào)召開預(yù)算審查會。 四、預(yù)算作業(yè)流程 (一)預(yù)算作業(yè)程序1、 由公司總經(jīng)理設(shè)定期間利益目標(biāo)。2、 委員會評估公司經(jīng)營內(nèi)外環(huán)境，設(shè)定公司經(jīng)營重點(diǎn)目標(biāo)及實(shí)際目標(biāo)之策略，提交董事會核定。 3、 預(yù)算執(zhí)行控制小組為各部門準(zhǔn)備參考數(shù)據(jù)。4、 召開公司預(yù)算說明會,提供各種預(yù)算用表格(附錄)及預(yù)算說明書(包括會計(jì)科目說明，控管流程，利潤目標(biāo)，預(yù)算編制時(shí)間表，表格填寫說明，數(shù)據(jù)報(bào)送網(wǎng)路路徑等),要求各部門作如下有關(guān)項(xiàng)目預(yù)算: (1) 部門年度重點(diǎn)目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)策略 (2) 組織架構(gòu)圖及用人費(fèi)用預(yù)算 (3) 其它銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算 (4) 資本支出預(yù)算 5、財(cái)會部把部門預(yù)算匯集后，提交審查小組以舉行預(yù)算審查會。 6、在預(yù)算審查時(shí)，知會各部門，以互相討論取得共識。7、把決定的預(yù)算通告每一部門8、編寫營運(yùn)計(jì)劃書9、執(zhí)行彈性預(yù)算控制 10、測定執(zhí)行的結(jié)果，并與預(yù)算作比較分析，向管理者報(bào)告。 11、請各部門對預(yù)算差異提出說明及對策。 12、將差異發(fā)生的原因及對策存檔，以利追蹤及下年度預(yù)算規(guī)劃參考。(二)控制流程 A. 自查自控為主(1)各單位必須嚴(yán)格按照年度預(yù)算額度控制、使用各項(xiàng)費(fèi)用。(2)各部門預(yù)算負(fù)責(zé)人可向財(cái)會部查詢本部門預(yù)算額度及使用狀況。(3)各項(xiàng)費(fèi)用指標(biāo)歸屬參照會計(jì)科目說明執(zhí)行。(4)在費(fèi)用發(fā)生前各單位的主管審核須先按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行嚴(yán)格的自控。 B.監(jiān)控為輔(1)所有支出應(yīng)先經(jīng)過預(yù)算。公司預(yù)算人員(會計(jì)人員兼任)將對各部門每項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生的必要性、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算額度和單據(jù)合法性等進(jìn)行審核，不合格者不予過預(yù)算。(2)各項(xiàng)支出或費(fèi)用以一次性入預(yù)算為原則，錄入預(yù)算系統(tǒng)，并以預(yù)算流水號控制。附預(yù)算作業(yè)流程圖 (三)考核流程 1.由財(cái)會部提供報(bào)表及差異分析。 2.由預(yù)算委員會討論此差異分析，必要時(shí)請?jiān)搯挝惶岢鲈蛘f明。 3.針對問題點(diǎn)提出對策并追蹤。 4.將結(jié)果回饋給各單位。 5.由差異分析評估各單位績效，必要時(shí)采取獎(jiǎng)勵(lì)措施以激勵(lì)各單位。 (四)修正流程 1.修正時(shí)機(jī) (1) 每年 7月為定期修正期間 (2) 遇市場狀況變化或其它特別事故，對預(yù)算實(shí)施產(chǎn)生重大影響時(shí)，得不定期修正預(yù)算。 (3) 當(dāng)部門某會計(jì)科目費(fèi)用支出超預(yù)算時(shí)。 2.修正程序 (1) 逢第一種修正時(shí)機(jī)，修正程序比照年度預(yù)算。 (2) 逢第二種修正時(shí)機(jī)，由各部門提出部門修正案，由預(yù)算審查小組視其影響預(yù)算情形，將意見交付預(yù)算委員會議決。預(yù)算修正案決定后，由財(cái)會部執(zhí)行控制小組通知各單位，并將原預(yù)算案修正。 (3) 逢第三種情況超預(yù)算部門須借預(yù)算或申請追加預(yù)算(有關(guān)表格附后)。 3.超預(yù)算解決辦法 在預(yù)算超出時(shí)，應(yīng)首先考慮向其它部門借預(yù)算，實(shí)在無法借到預(yù)算時(shí)，方考慮申請追加預(yù)算。(1) 借預(yù)算原則A、必須是同一科目B、只能處于同一控制周期(月控，季控或年控)。C、借預(yù)算申請表經(jīng)雙方主管核準(zhǔn)后即可生效。(2) 追加預(yù)算原則A、當(dāng)無法借到預(yù)算時(shí)，超預(yù)算部門可考慮申請追加預(yù)算。B、申請追加預(yù)算，必須對超預(yù)算原因作出檢討并提出后續(xù)管控對策。C、超預(yù)算額度在同一周期預(yù)算總額的5%或超出500元以上時(shí)，追加預(yù)算申請表須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。 D、超預(yù)算額度在同一周期預(yù)算總額的5%或在500元以內(nèi)時(shí)，追加預(yù)算申請表經(jīng)財(cái)會部經(jīng)理核準(zhǔn)即可。五、預(yù)算單位的設(shè)定 預(yù)算單位以單位功能之不同而設(shè)定，原則上以部門為基本的預(yù)算單位。預(yù)算單位為成本中心，必須依據(jù)公司的整體方針規(guī)劃該單位的年度目標(biāo)、負(fù)責(zé)編制該單位之預(yù)算，并且承擔(dān)實(shí)際與預(yù)算產(chǎn)生差異的責(zé)任。 六、會計(jì)科目說明具體請參照廈門夏商旅游發(fā)展有限公司會計(jì)科目說明，會計(jì)科目說明書原則上一年修正一次！七、彈性預(yù)算簡介(一) 固定預(yù)算與彈性預(yù)算 1.固定預(yù)算：以某一特定業(yè)務(wù)水準(zhǔn)為前提而編制，不隨實(shí)際業(yè)務(wù)量調(diào)整，以事先固定一值與實(shí)際結(jié)果比較。 2.彈性預(yù)算：基于固定成本與變動(dòng)成本之間的差異，使預(yù)算額的變動(dòng)部分，隨實(shí)際業(yè)務(wù)量之不同而調(diào)整，以調(diào)整后的預(yù)算額與實(shí)際結(jié)果比較。 (二)彈性預(yù)算的意義 預(yù)算是根據(jù)一些明確的假定情況而預(yù)測出的結(jié)果，但是未來的情況難以全部符合預(yù)測，如果企業(yè)狀況急遽改變，以致于實(shí)際營運(yùn)情況迥異于固定預(yù)算計(jì)劃，就不能期望預(yù)算成為可靠或有效的管理工具。彈性預(yù)算可使成本與費(fèi)用因應(yīng)實(shí)際業(yè)務(wù)量變動(dòng)之影響，使實(shí)際支出符合一定的成本。 (三)彈性預(yù)算的作業(yè)方式 彈性預(yù)算額 固定費(fèi)用 變動(dòng)費(fèi)用x 彈性預(yù)算比率在計(jì)算彈性預(yù)算比率時(shí)，須考慮費(fèi)用變動(dòng)的因素為何，亦即必須認(rèn)清各費(fèi)用的成本因子(COST DRIVER) 。成本因子為真正導(dǎo)致費(fèi)用變動(dòng)的因素，可能是銷售量或人員數(shù)目等。以成本因子計(jì)算彈性預(yù)算比率才能有效反應(yīng)出應(yīng)有之變動(dòng)費(fèi)用部份。 (四)各費(fèi)用之固定、變動(dòng)比例 此比例乃以經(jīng)驗(yàn)法則認(rèn)定，也可以高低法、圖形法、最小平方法等方式得出。較為簡單可行且比較科學(xué)的做法是：以歷史資料為基礎(chǔ)，分析每項(xiàng)費(fèi)用占收入或人數(shù)的比例，得出每個(gè)科目的變動(dòng)比例和固定比例。八預(yù)算的分析1. 將未經(jīng)請款單據(jù)流程的費(fèi)用流出輸入大計(jì)算機(jī)預(yù)算控制系統(tǒng)中，使計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)更加完整。項(xiàng)目包括各項(xiàng)折舊、各項(xiàng)攤銷等、2總部會計(jì)預(yù)算負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全公司的預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告。3制作彈性預(yù)算分析表：把各單位每月的彈性預(yù)算數(shù)與實(shí)際金額比較，計(jì)算出差異及百分比。4. 會計(jì)同時(shí)要對預(yù)算執(zhí)行狀況作出文字分析報(bào)告。文字分析基本上分4大部分：a、綜述b、分部門 c、分會計(jì)科目d、綜合性項(xiàng)目(比如用人費(fèi)用等)。5分析報(bào)告應(yīng)力求從會計(jì)數(shù)字角度揭露問題，提出解決問題建議，輔佐經(jīng)理人經(jīng)營。6各種預(yù)算分析表及分析報(bào)告呈主管核閱無誤后留底，并提供主管于經(jīng)營會議上報(bào)告。 九、其它注意事項(xiàng) (一)控制類別 月控：當(dāng)月費(fèi)用不可超出當(dāng)月預(yù)算 季控：當(dāng)季費(fèi)用不可超出當(dāng)季預(yù)算 年控：當(dāng)年費(fèi)用不可超出當(dāng)年預(yù)算，方式同季控 累控：前一月未用完之預(yù)算可挪至下個(gè)月使用 以上控制類別適用之會計(jì)科目詳見會計(jì)科目說明 (二)預(yù)算編制單位，成本負(fù)擔(dān)部門及實(shí)際入賬方式均詳見會計(jì)科目說明。 (三)廣告費(fèi)、職工培訓(xùn)費(fèi)、項(xiàng)目費(fèi)用須附計(jì)劃書以詳細(xì)說明該費(fèi)用預(yù)算之用途。 (四)費(fèi)用歸屬原則： 為使各單位有效成為責(zé)任中心，各單位應(yīng)編制之費(fèi)用以其可控制之程度與熟 悉之程度為考慮重點(diǎn)，亦即，若某費(fèi)用發(fā)生于該單位且該單位可預(yù)估可能發(fā)生之金額大小，則由該單位編制該費(fèi)用，且該費(fèi)用責(zé)任歸屬于該單位。但若某費(fèi)用發(fā)生于一單位，但另一單位可更準(zhǔn)確地預(yù)估可能發(fā)生之金額大小，則由前者編制該費(fèi)用，成本中心掛于后者。如折舊費(fèi)就由財(cái)會部為各部門統(tǒng)一編制。某些費(fèi)用(比如大部分的車輛費(fèi)用)，難以明確劃分到底是哪一單位發(fā)生的，所以皆將其全部歸屬于某一單位(比如行政部)，預(yù)算也由其負(fù)責(zé)。十一、附錄圖表 1. 年度預(yù)算所需各種圖表 2. 借預(yù)算，申請追加所需表格 3. 預(yù)算分析參考格式廈門夏商旅游集團(tuán)酒店管理公司預(yù)算修正申請表-追加預(yù)算 申請部門:科目名稱:控管方式:填表日期:月份項(xiàng)目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合計(jì)原預(yù)算A實(shí)際已發(fā)生費(fèi)用B差異C=A-B追加預(yù)算D修正后預(yù)算E=A+D超預(yù)算原因檢討說明:后續(xù)關(guān)控對策:總經(jīng)理: 財(cái)務(wù)經(jīng)理: 各單位最高主管: 部門經(jīng)理: 經(jīng)辦人:廈門夏商