激勵(lì)技巧大全09.doc

17 / 18導(dǎo) 言作為一名部門主管，你除了要為部門的經(jīng)營策略、業(yè)務(wù)數(shù)量、客戶關(guān)系等問題殫精竭慮，還需要關(guān)注的就是怎樣處理好你與你的部下的關(guān)系。能否建立一個(gè)關(guān)系融洽、積極進(jìn)取的團(tuán)隊(duì)，很大程度上取決于你是否善于與部下進(jìn)行溝通，取決于你是否善于運(yùn)用溝通技巧。下達(dá)命令的技巧命令是主管對部下特定行動(dòng)的要求或禁止。命令的目的是要讓部下照你的意圖完成特定的行為或工作；它也是一種溝通,只是命令帶有組織階層上的職權(quán)關(guān)系；它隱含著強(qiáng)制性，會讓部下有被壓抑的感覺。若主管經(jīng)常都用直接命令的方式要求員工做好這個(gè)，完成那個(gè)，也許部門看起來非常有效率，但是工作品質(zhì)一定無法提升。為什么呢?因?yàn)橹苯用顒儕Z了部下自我支配的原則，壓抑了部下的創(chuàng)造性思考和積極負(fù)責(zé)的心理，同時(shí)也讓部下失去了參與決策的機(jī)會。命令雖然有缺點(diǎn)，但要確保部下能朝組織確定的方向與計(jì)劃執(zhí)行，命令是絕對必要的，那么你要如何使用你的命令權(quán)呢?命令的目的是要讓部下照你的意圖完成指定的行為或工作，因此你下達(dá)命令時(shí)應(yīng)該考慮下列兩點(diǎn)：(一)正確傳達(dá)命令意圖你下達(dá)命令時(shí)，要正確地傳達(dá)命令，不要經(jīng)常變更命令；不要下一些自己都不知道原由的命令；不要下一些過于抽象的命令，讓部下無法掌握命令的目標(biāo)；不要為了證明自己的權(quán)威而下命令。正確地傳達(dá)命令的意圖，是比較容易做到的，你只要注意“5W2H”(具體內(nèi)容見下表)的重點(diǎn)，相信你就能正確地傳達(dá)你的意圖?！咀詸z】例題：“張小姐，請你將這份調(diào)查報(bào)告復(fù)印2份，于下班前送到總經(jīng)理室交給總經(jīng)理；請留意復(fù)印的質(zhì)量，總經(jīng)理要帶給客戶參考。”作業(yè)：請一位學(xué)員根據(jù)我們所說的5W2H方法將該案例進(jìn)行劃分，體會該方法所傳遞的重點(diǎn)。Who(執(zhí)行者)：_What(做什么)：_How(怎么做)： _When(時(shí)間)：_Where(地點(diǎn))：_Howmany(工作量)：_Why(為什么)：_參考答案Who: 張小姐What: 調(diào)查報(bào)告How: 復(fù)印品質(zhì)好的副本W(wǎng)hen: 下班前Where: 總經(jīng)理室Howmany: 2份Why: 要給客戶參考(二)如何使部下積極接受命令如何能提升部下積極接受命令的意愿呢?你可用提升部下意愿的溝通方式替代大部分的命令。對“命令”的含義我們應(yīng)該打破固有的窠臼，不要陷于“命令服從”的固有認(rèn)知。命令應(yīng)該是主管讓部下正確了解他的意圖，并讓部下容易接受及愿意去執(zhí)行?；蛟S你會說，主管有職位的權(quán)力，不管部下是否有意愿，他都必須要執(zhí)行。的確，部下懼于主管的職權(quán)，他必須要執(zhí)行，但有意愿下的執(zhí)行及沒意愿下的執(zhí)行，其執(zhí)行的結(jié)果會產(chǎn)生很大的差異。有意愿的部下，會盡全力把命令的工作做好；沒意愿的部下，心里只想能應(yīng)付過去就好。那么，如何提升部下執(zhí)行命令的意愿呢?你必須注意下列5個(gè)傳達(dá)命令的溝通技巧：1.態(tài)度和善，用詞禮貌就像在前面談到的問題一樣，在我們身邊，作為一名主管，你在與下屬溝通的時(shí)候可能會忘記使用一些禮貌用語，如“小張，進(jìn)來一下”，“小李，把文件送去復(fù)印一下”。這樣的用語會讓下屬有一種被呼來喚去的感覺，缺少對他們起碼的尊重。因此，為了改善和下屬的關(guān)系，使他們感覺自己更受尊重，你不妨使用一些禮貌的用語，例如:“小張，請你進(jìn)來一下”、“小李，麻煩你把文件送去復(fù)印一下?！币涀。晃皇苋俗鹁吹闹鞴?，首先應(yīng)該是一位懂得尊重別人的主管。2.讓部下明白這件工作的重要性下達(dá)命令之后，告訴部下這件工作的重要性，如：“小王，這次項(xiàng)目投標(biāo)是否能成功，將決定我們公司今年在總公司的業(yè)績排名，對公司來說至關(guān)重要。希望你能竭盡全力爭取成功?！蓖ㄟ^告訴部下這份工作的重要性，以激發(fā)部下的成就感。讓他覺得“我的領(lǐng)導(dǎo)很信任我，把這樣重要的工作交給了我，我一定要努力才不負(fù)眾望?！?.給部下更大的自主權(quán)一旦決定讓部下負(fù)責(zé)某一項(xiàng)工作，就應(yīng)該盡可能的給他更大的自主權(quán)，讓他可以根據(jù)工作的性質(zhì)和要求，更好的發(fā)揮個(gè)人的創(chuàng)造力。例如：“這次展示會交由你負(fù)責(zé)，關(guān)于展示主題、地點(diǎn)、時(shí)間、預(yù)算等請你作出一個(gè)詳細(xì)的策劃，下個(gè)星期你選一天我們要聽取你的計(jì)劃。”還應(yīng)該讓部下取得必要的信息，例如:“財(cái)務(wù)部門我已經(jīng)協(xié)調(diào)好了，他們會提供一些必要的報(bào)表?！?.共同探討狀況、提出對策即使命令已經(jīng)下達(dá)，下屬也已經(jīng)明白了他的工作重點(diǎn)所在，我們也已經(jīng)相應(yīng)的進(jìn)行了授權(quán)，但也切不可就此不再過問事情的進(jìn)展，尤其當(dāng)下屬遇到問題和困難，希望我們協(xié)助解決時(shí)，更不可以說“不是已經(jīng)交給你去辦了嗎？”我們應(yīng)該意識到，他之所以是你的下屬，就是因?yàn)樗拈啔v、經(jīng)驗(yàn)可能還不如你，那么這時(shí)候我們應(yīng)該和下屬一起共同分析問題，探討狀況，盡快提出一個(gè)解決方案。例如：“我們都了解了目前的狀況是這樣的，我們來討論一下該怎么做?”5.讓部下提出疑問可詢問部下有什么問題及意見，如：“小王，關(guān)于這個(gè)投標(biāo)方案，你還有什么意見和建議嗎？”你可采納部下好的意見，并稱贊他。例如：“關(guān)于這點(diǎn)，你的意見很好，就照你的意見去做。”上述這5個(gè)傳達(dá)命令的溝通技巧能提升部下接受命令、執(zhí)行命令的意愿，你的意圖才能被部下積極的執(zhí)行，你的部門才會被部下感覺到是一個(gè)開放、自由、受尊重的工作環(huán)境?！咀詸z】請回想一下你在贊美或批評你的部下時(shí)是否有以下的行為?你常常贊美你的部下嗎?你對他們的贊美是發(fā)自內(nèi)心的嗎?你能針對部下的具體行為及時(shí)加以贊美嗎?你喜歡當(dāng)眾贊美或批評你的部下嗎?當(dāng)部下不在場的時(shí)候，你還會贊美他嗎?你常常因?yàn)楹ε掠绊懪c部下的關(guān)系而不愿當(dāng)面批評他嗎?你的批評常常令你的部下難堪嗎?你在批評部下的時(shí)候能做到對事不對人嗎?【參考答案】是；是；是；否；是；否；否；是如果你的答案正確率在80%以上，那么恭喜你，你已經(jīng)很好的掌握了贊美和批評部下的方法，你和他們的溝通應(yīng)該是很融洽的；如果你的答案正確率在50%以下，那么我們建議你應(yīng)認(rèn)真的學(xué)習(xí)以下內(nèi)容，以改善你與部下之間的溝通效果。贊揚(yáng)部下的技巧(一)贊美的作用贊美他人，是我們在日常溝通中常常碰到的情況。要建立良好的人際關(guān)系，恰當(dāng)?shù)馁澝浪耸潜夭豢缮俚?。美國一位著名社會活?dòng)家曾推出一條原則：“給人一個(gè)好名聲，讓他們?nèi)ミ_(dá)到它?！笔聦?shí)上被贊美的人寧愿作出驚人的努力，也不愿讓你失望。贊美能使他人滿足自我的需求。心理學(xué)家馬斯洛認(rèn)為，榮譽(yù)和成就感是人的高層次的需求。一個(gè)人具有某些長處或取得了某些成就，他還需要得到社會的承認(rèn)。如果你能以誠摯的敬意和真心實(shí)意的贊揚(yáng)滿足一個(gè)人的自我，那么任何一個(gè)人都可能會變得更令人愉快、更通情達(dá)理、更樂于協(xié)作。因此，作為領(lǐng)導(dǎo)者，你應(yīng)該努力去發(fā)現(xiàn)你能對部下加以贊揚(yáng)的小事，尋找他們的優(yōu)點(diǎn)，形成一種贊美的習(xí)慣。贊揚(yáng)部下是對部下的行為、舉止及進(jìn)行的工作給予正面的評價(jià)，贊揚(yáng)是發(fā)自內(nèi)心的肯定與欣賞。贊揚(yáng)的目的是傳達(dá)一種肯定的訊息，激勵(lì)部下。部下有了激勵(lì)會更有自信，想要做得更好。(二)贊美的技巧贊美部下作為一種溝通技巧，也不是隨意說幾句恭維話就可以奏效的。事實(shí)上贊揚(yáng)部下也有一些技巧及注意點(diǎn)，提醒你留意。1贊揚(yáng)的態(tài)度要真誠贊美部下必須真誠。每個(gè)人都珍視真心誠意，它是人際溝通中最重要的尺度。英國專門研究社會關(guān)系的卡斯利博士曾說過：“大多數(shù)人選擇朋友都是以對方是否出于真誠而決定的”。如果你在與下屬交往時(shí)不是真心誠意，那么要與他建立良好的人際關(guān)系是不可能的。所以在贊美下屬時(shí)，你必須確認(rèn)你贊美的人的確有此優(yōu)點(diǎn)，并且要有充分的理由去贊美他。2贊揚(yáng)的內(nèi)容要具體贊揚(yáng)要依據(jù)具體的事實(shí)評價(jià)，除了用廣泛的用語如:“你很棒!”“你表現(xiàn)得很好!”“你不錯(cuò)!”最好要加上具體事實(shí)的評價(jià)。例如:“你的調(diào)查報(bào)告中關(guān)于技術(shù)服務(wù)人員提升服務(wù)品質(zhì)的建議，是一個(gè)能針對目前問題解決的好方法，謝謝你提出對公司這么有用的辦法。”“你處理這次客戶投訴的態(tài)度非常好，自始至終婉轉(zhuǎn)、誠懇，并針對問題解決，你的做法正是我們期望員工能做的標(biāo)準(zhǔn)典范。”3注意贊美的場合在眾人面前贊揚(yáng)部下，對被贊揚(yáng)的員工而言，當(dāng)然受到的鼓勵(lì)是最大的，這是一個(gè)贊揚(yáng)部下的好方式；但是你采用這種方式時(shí)要特別的慎重，因?yàn)楸毁潛P(yáng)的表現(xiàn)若不是能得到大家客觀的認(rèn)同，其他部下難免會有不滿的情緒。因此，公開贊揚(yáng)最好是能被大家認(rèn)同及公正評價(jià)的事項(xiàng)。例如：業(yè)務(wù)競賽的前三名、獲得社會大眾認(rèn)同的義舉、對公司產(chǎn)生重大的貢獻(xiàn)、在公司服務(wù)25年的資深員工等，這些值得公開贊揚(yáng)的行為都是公平公開競爭下產(chǎn)生的，或是已被社會大眾或公司全體員工認(rèn)同的。4適當(dāng)運(yùn)用間接贊美的技巧所謂間接贊美就是借第三者的話來贊美對方，這樣比直接贊美對方的效果往往要好。比如你見到你下屬的業(yè)務(wù)員，對他說：“前兩天我和劉總經(jīng)理談起你，他很欣賞你接待客戶的方法，你對客戶的熱心與細(xì)致值得大家學(xué)習(xí)。好好努力，別辜負(fù)他對你的期望。“無論事實(shí)是否真的如此，反正你的業(yè)務(wù)員是不會去調(diào)查是否屬實(shí)的，但他對你的感激肯定會超乎你的想象。間接贊美的另一種方式就是在當(dāng)事人不在場的時(shí)候贊美，這種方式有時(shí)比當(dāng)面贊美所起的作用更大。一般來說，背后的贊美都能傳達(dá)到本人，這除了能起到贊美的激勵(lì)作用外，更能讓被贊美者感到你對他的贊美是誠摯的，因而更能加強(qiáng)贊美的效果。所以，作為一名項(xiàng)目主管，你不要吝惜對部下的贊美，尤其是在面對你的領(lǐng)導(dǎo)或者他的同事時(shí)，恰如其分的夸獎(jiǎng)你的部下，他一旦間接的知道了你的贊美，就會對你心存感激，在感情上也會與你更進(jìn)一步，你們的溝通也就會更加卓有成效?？傊?，贊美是人們的一種心理需要，是對他人敬重的一種表現(xiàn)。恰當(dāng)?shù)馁澝绖e人，會給人以舒適感，同時(shí)也會改善與下屬的人際關(guān)系。所以，在溝通中，我們必須掌握贊美他人的技巧?！咀詸z】你在贊揚(yáng)下屬時(shí)是否方法得當(dāng)?贊揚(yáng)下屬的要點(diǎn)是 否改進(jìn)計(jì)劃贊揚(yáng)的態(tài)度真誠贊揚(yáng)的內(nèi)容具體贊美的場合適當(dāng)適當(dāng)運(yùn)用間接贊美的技巧俗話說：金無足赤，人無完人。在我們的溝通活動(dòng)中，往往會發(fā)現(xiàn)部下的缺點(diǎn)和錯(cuò)誤，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)部下錯(cuò)誤時(shí)，及時(shí)地加以指正和批評，是很有必要的。有人說贊美如陽光，批評如雨露，二者缺一不可，這是很有哲理的。我們在與下屬的溝通中，既需要真誠的贊美，也需要中肯的批評。下面我們就一起來探討一下指責(zé)和贊美部下的技巧。批評部下的方法俗話說：良藥苦口，忠言逆耳。有人認(rèn)為，批評就是“得罪人”的事。所以有些主管從不當(dāng)面指責(zé)部下，因?yàn)樗麄儾恢廊绾翁幚碇肛?zé)部下后彼此的人際關(guān)系，因而造成部下的不當(dāng)行為，一直無法得到糾正。有些主管指責(zé)部下后，不但沒有達(dá)到改善部下的目的，反而使部下產(chǎn)生更多的不平和不滿。事實(shí)上，之所以會產(chǎn)生這樣的后果，恐怕還在于我們在批評他人的時(shí)候缺乏技巧的緣故。醫(yī)藥發(fā)展至今，許多良藥已經(jīng)包上了糖衣，早已不苦口了；那么我們?yōu)槭裁床荒苎芯恳幌屡u他人的技巧，變成忠言不逆耳呢？“指責(zé)部下”的是教育部下的一種方法。因此，管理者指責(zé)部下時(shí)，要講究一些技巧，下列是一些指責(zé)部下的技巧與注意點(diǎn)，請你留意。(一)以真誠的贊美做開頭俗話說：尺有所短，寸有所長。一個(gè)人犯了錯(cuò)誤，并不等于他一無是處。所以在批評部下時(shí)，如果只提他的短處而不提他的長處，他就會感到心理上的不平衡，感到委屈。比如一名員工平時(shí)工作頗有成效，偶爾出了一次質(zhì)量事故，如果批評他的時(shí)候只指責(zé)他導(dǎo)致的事故，而不肯定他以前的成績，他就會感到以前“白干了”，從而產(chǎn)生抗拒心理。另外，據(jù)心理學(xué)研究表明，被批評的人最主要的障礙就是擔(dān)心批評會傷害自己的面子，損害自己的利益，所以在批評前幫他打消這個(gè)顧慮，甚至讓他覺得你認(rèn)為他是“功大于過”，那么他就會主動(dòng)放棄心理上的抵抗，對你的批評也就更容易接受。(二)要尊重客觀事實(shí)批評他人通常是比較嚴(yán)肅的事情，所以在批評的時(shí)候一定要客觀具體，應(yīng)該就事論事，要記住，我們批評他人，并不是批評對方本人，而是批評他的錯(cuò)誤的行為，千萬不要把對部下錯(cuò)誤行為的批評擴(kuò)大到了對部下本人的批評上。比如說，你作為一名編輯去校對清樣，結(jié)果發(fā)現(xiàn)版面上有一個(gè)標(biāo)題字錯(cuò)了而校對人員卻沒有發(fā)現(xiàn)，這時(shí)你應(yīng)該對他進(jìn)行批評，你可以說：“這個(gè)字你沒有校出來?！蹦阋部梢哉f：“你對工作太不負(fù)責(zé)任了，這么大的錯(cuò)誤都沒有校正出來?！焙茱@然，后者是難以被對方接受的，因?yàn)槟愕脑捳Z讓他很難堪，也許他只是一次無意的過失，你卻上升到了責(zé)任心的高度去批評他，很可能把他推到你的對立面去，使你們的關(guān)系惡化，也很可能導(dǎo)致他在今后的工作中出更多的紕漏。(三)指責(zé)時(shí)不要傷害部下的自尊與自信不同的人由于經(jīng)歷、知識、性格等自身素質(zhì)的不同，接受批評的能力和方式也會有很大的區(qū)別。在溝通中，我們應(yīng)該根據(jù)不同的人采取不同的批評技巧。但是這些技巧又一個(gè)核心，就是不損對方的面子，不傷對方的自尊。指責(zé)是為了讓部下更好，若傷害了部下的自尊與自信，部下勢難變得更好，因此指責(zé)時(shí)要運(yùn)用一些技巧。例如：“我以前也會犯下這種過錯(cuò)”、“每個(gè)人都有低潮的時(shí)候，重要的是如何縮短低潮的時(shí)間”、“像你這么聰明的人，我實(shí)在無法同意你再犯一次同樣的錯(cuò)誤”、“你以往的表現(xiàn)都優(yōu)于一般人，希望你不要再犯這樣的錯(cuò)誤。(四)友好的結(jié)束批評正面的批評部下，對方或多或少會感到有一定的壓力。如果一次批評弄得不歡而散，對方一定會增加精神負(fù)擔(dān)，產(chǎn)生消極情緒，甚至對抗情緒，這會為以后的溝通帶來障礙。所以，每次的批評都應(yīng)盡量在友好的氣氛中結(jié)束，這樣才能徹底解決問題。在會見結(jié)束時(shí)，你不應(yīng)該以“今后不許再犯”這樣的話作為警告，而應(yīng)該對對方表示鼓勵(lì)，提出充滿感情的希望，比如說“我想你會做得更好”或者“我相信你”，并報(bào)以微笑。讓部下把這次見面的回憶當(dāng)成是你對他的鼓勵(lì)而不是一次意外的打擊。這樣會幫他打消顧慮，增強(qiáng)改正錯(cuò)誤、做好工作的信心。(五)選擇適當(dāng)?shù)膱鏊灰?dāng)著眾人面指責(zé)，指責(zé)時(shí)最好選在單獨(dú)的場合。你的獨(dú)立的辦公室、安靜的會議室、午餐后的休息室，或者樓下的咖啡廳都是不錯(cuò)的選擇