檔案的整理立卷PPT課件

內(nèi)容概覽 一 認識社保檔案二 社保檔案的立卷原則三 業(yè)務文件整理立卷的組織形式四 業(yè)務文件整理立卷的方法 一 認識社保檔案 什么是社會保險業(yè)務檔案中華人民共和國人力資源和社會保障部第3號令 社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定 試行 本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務檔案 是指社會保險經(jīng)辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中 直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料 電子文檔 圖表 聲像等不同載體的歷史記錄 一 認識社保檔案 社會保險業(yè)務檔案的特點社會性強專業(yè)性強數(shù)龐量大利用率高 一 認識社保檔案 充分認識做好社保檔案工作的重要意義做好社保檔案管理工作 是規(guī)范社會保險經(jīng)辦操作的重要抓手做好社保檔案管理工作 是經(jīng)辦機構服務參保對象的重要媒介做好社保檔案管理工作 是改善民生促進社會和諧的重要保證 二 社保檔案的立卷原則 檔案整理工作應遵循其形成特點和規(guī)律 充分利用原有基礎 在保持文件間歷史聯(lián)系的前提下 進行分門別類 使整理出的檔案能夠如實地反映立檔單位的活動面貌 便于保管和利用 遵循文件的形成規(guī)律 保持文件的有機聯(lián)系整理檔案要充分考慮到原有基礎區(qū)分不同的價值便于保管和利用 三 業(yè)務文件整理立卷的組織形式 立卷組織形式是指一個單位選擇何種方法組織立卷工作 一般來說有三種 集中立卷 部門立卷 復合立卷 河北省社會保險業(yè)務檔案管理辦法 試行 冀人社發(fā) 2012 33號 第八條第二款 經(jīng)辦機構各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務材料的收集 整理和立卷工作 并在規(guī)定時間內(nèi)將裝訂好的案卷向檔案管理部門歸檔 辦理歸檔手續(xù) 就社保檔案來說 檔案數(shù)量大 業(yè)務專一 可以采用部門立卷的方法 部門立好卷后統(tǒng)一交檔案室 由檔案室進行編制檔號 排列 上架及編制案卷目錄 三 業(yè)務文件整理立卷的組織形式 部門立卷的優(yōu)勢 檔案材料形成部門的同志比較了解和掌握本部門文件的形成過程 由他們承擔檔案的收集 整理 可以保證檔案材料的有機聯(lián)系 提高檔案的歸檔質(zhì)量由于案卷是由檔案形成部門的同志親自整理 組卷和移交 便于部門日后借閱使用 無形中也提高了檔案的利用率節(jié)省人力 提高工作效率 大量的檔案材料分散在經(jīng)辦中及時整理 不用耗費過多的人力集中整理有利于經(jīng)辦工作的內(nèi)控和考核 將檔案管理工作列入經(jīng)辦工作流程去 必然會加強經(jīng)辦工作的內(nèi)控和監(jiān)督 同時檔案材料也是對經(jīng)辦人員工作成績最直接的反映和記錄 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 一 分類 河北省社會保險業(yè)務檔案管理辦法 試行 冀人社發(fā) 2012 33號 第八條第一款 社會保險業(yè)務檔案分類應按照社會保險業(yè)務經(jīng)辦的規(guī)律和特點 以方便歸檔整理和檢索利用為原則 采用 年度 業(yè)務環(huán)節(jié) 的方法進行分類 整理 并及時編制歸檔文件目錄 卷內(nèi)目錄 備考表 案卷目錄等 所有的社保業(yè)務材料分9大類4個共有的基礎類 管理類 征繳類 統(tǒng)計類 稽核類5個分險種的待遇類 養(yǎng)老 工傷 失業(yè) 醫(yī)療 生育待遇類 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 二 收集按照 社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限 收集要求 齊全完整 保持文件的有機聯(lián)系文件是否真實有效 印章齊全 原件 指主文件 文件是否有破損 破損的要進行修裱文件中是否含有金屬物 曲別針 大頭針 訂書針等 大于A4紙的要進行折疊 小于A4紙的要粘貼在A4紙上文件制成材料 字跡是否符合耐久性要求 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 三 組卷組卷方法以 卷 為單位進行整理 先區(qū)分年度 再區(qū)分類別 第三區(qū)分保管期限 第四區(qū)同一保管期限下的屬類 即不同的表單或材料 社保業(yè)務文件材料 2013年度 2014年度 社會保險管理類 社會保險征繳類 社會保險統(tǒng)計類 社會保險稽核類 養(yǎng)老保險待遇類 工傷保險待遇類 失業(yè)保險待遇類 醫(yī)療保險待遇類 生育保險待遇類 永久 100年 50年 30年 10年 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 三 組卷卷內(nèi)文件排列 按形成的時間順序排列 一般主表在前 附件在后 審核結果在前 審核依據(jù)在后 重要憑證在前 次要憑證在后 案卷厚度一般控制在三公分左右 不宜太厚或太薄卷內(nèi)文件編碼 卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后 為了固定其順序 要編排頁號 用打號機在文件的右上角 背面在左上角打上頁碼 每卷從001開始編號 凡有圖文的均要編寫頁號 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 四 編制卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄由順序號 文號或社保代碼 責任者 題名 日期 頁號 備注等組成 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 五 填寫卷內(nèi)備考表備考表項目包括 本卷情況說明 立卷人 檢查人 立卷時間 檢查時間 置于卷尾 與業(yè)務檔案合并裝訂 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 六 編制檔號 填寫案卷封面檔號 由全宗號 年度 類別號 案卷號組成例如 1153 2013 Ygl 1全宗號 立檔單位的代號類別號 保管期限代碼 檔案分類代碼組成 保管期限代碼 Y 永久 H 100年 C 50年 Z 30年 D 10年 檔案分類代碼 gl 管理類 zj 征繳類 tj 統(tǒng)計類 jh 稽核類 yl 養(yǎng)老保險待遇類 gs 工傷保險待遇類 yb 醫(yī)療保險待遇類 sb 失業(yè)保險待遇類 sy 生育保險待遇類 例如 Ygl表示保管期限為永久的管理類的文件材料 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 社保業(yè)務文件材料 2013年度 2014年度 社會保險管理類 社會保險征繳類 社會保險統(tǒng)計類 社會保險稽核類 養(yǎng)老保險待遇類 工傷保險待遇類 失業(yè)保險待遇類 醫(yī)療保險待遇類 生育保險待遇類 永久 100年 50年 30年 10年 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 六 編制檔號 填寫案卷封面案卷封面填寫內(nèi)容全宗名稱 類別名稱 案卷題名 起止年月 件數(shù) 頁數(shù) 保管期限類別名稱即九大類的名稱案卷題名 管理類 征繳類 待遇類時間 縣名 街道鄉(xiāng)村代碼 材料名稱如 2013年某鄉(xiāng) XXXX 某村 XXXX 待遇核定表2013年某縣服務協(xié)議材料統(tǒng)計類時間 制表單位 XX統(tǒng)計報表如 2013年某縣農(nóng)保中心新農(nóng)保月統(tǒng)計表稽核類時間 本單位名稱 文件材料名稱 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 六 編制檔號 填寫案卷封面案卷封面填寫內(nèi)容 XX社會保險事業(yè)管理局 社會保險管理類 2013年某鄉(xiāng)某村參保登記表 100年 2080 11532013Hgl2 2013120132 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 七 編制案卷目錄案卷目錄即案卷名冊 案卷目錄要裝訂成冊 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 八 裝盒 填寫卷盒盒脊案卷裝訂完成后應裝入卷盒 裝入數(shù)量視卷盒的厚度和案卷的厚度而定 盒脊內(nèi)容一般包括 全宗號 年度 保管期限 類別號 起始卷號 根據(jù)實際填寫 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 九 案卷排列上架排架原則 先上后下 從左至右 四 業(yè)務文件整理立卷的方法 九 案卷排列上架可參照 河北省新型農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案整理方法 冀人社發(fā) 2013 33號 按年度 先排年代久的 如先排2012年 再排2013年同一年度下按類別 九大類同一類別下按保管期限降級排列 永久 100年 50年 最后按案卷流水號排列 2012GLY1 2012GLH1 2012ZJY1 2012GL 2012ZJH1 2013GLY1 2013GLH1 2013ZJY1 2013GL 2013ZJH1 2012 1 2013 1 回顧檔案整理立卷的流程 1 區(qū)分年度 2013年度文件 管理類 征繳類 永久 100年 3 區(qū)分保管期限 2 區(qū)分類別 4 區(qū)