檔案管理制度2018年0822.doc

檔案管理制度2018年0822 e TNThouse酒館檔案管理制度為加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理，理順管理程序，明確工作職責(zé)，提高工作效率，保證企業(yè)檔案的系統(tǒng)性與完整性，充分發(fā)揮檔案對(duì)各項(xiàng)工作及效益的推進(jìn)及保障作用，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，特制定本制度。 一、管理范圍凡是反映企業(yè)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、錄音、錄像等）均屬檔案管理范圍。 二、管理職責(zé)（一）企業(yè)檔案管理由人力資源部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理。 人力資源部由文員作為檔案管理人員，負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案管理工作及對(duì)各部門檔案管理工作監(jiān)督和指導(dǎo)；各部門設(shè)立檔案管理兼職人員，負(fù)責(zé)本部門的檔案管理。 （二）人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)各種資料原件進(jìn)行收集、歸檔、保管，建立原始檔案，作為備查的原始依據(jù)。 各部門負(fù)責(zé)對(duì)所涉及的工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行收集、歸檔，建立備查的工作檔案，原件移交人力資源部入檔，本部門視情況留存原件或復(fù)印件。 （三）簽訂的各類合同要預(yù)留兩份，人力資源部、財(cái)務(wù)部各留一份合同原件。 運(yùn)營(yíng)中心代表企業(yè)簽定的各類合同要預(yù)留三份，人力資源部、財(cái)務(wù)部、運(yùn)營(yíng)中心各留一份合同原件。 （四）鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部依法獨(dú)立建檔管理，保證財(cái)務(wù)檔案完整保存有序存放，嚴(yán)禁毀損、散失和泄密。 財(cái)務(wù)檔案除現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳由出納員管理外，其余檔案由會(huì)計(jì)管理。 （五）企業(yè)所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密原則。 三、檔案分類（一）檔案分類原則1檔案分類是以全部檔案為對(duì)象，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。 2檔案分類要依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。 3檔案分類要清晰明了，方便查找。 （二）檔案分類方法1應(yīng)視文件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按檔案存放柜、部門檔案分類，和大類中區(qū)分若干小類的順序分類入檔。 2檔案各級(jí)分類須注明名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，不籠統(tǒng)含混。 3檔案盒的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案盒內(nèi)資料的名稱及序號(hào)，以便查檔。 4檔案盒內(nèi)應(yīng)填制“文件目錄表”，所有文件要以阿拉伯?dāng)?shù)字編制目錄號(hào)，并與“文件目錄表”的順序一一對(duì)應(yīng)，從上到下依次排列。 （三）各部門檔案主要分類A人力資源部檔案主要分為以下幾個(gè)大類1合同資料；2企業(yè)資料；3項(xiàng)目資料；4員工資料；5藥品資料；6政府及各部門文件；7企業(yè)文件；8企業(yè)制度資料；9其他資料。 B運(yùn)營(yíng)中心檔案主要分為以下幾個(gè)大類1銷（預(yù)）售合同資料；2協(xié)作合同資料；3市場(chǎng)調(diào)研資料；4代理往來(lái)資料；5銷售證照資料；6客戶檔案；7其他資料。 C財(cái)務(wù)部檔案主要分為以下幾個(gè)大類1合同資料；2企業(yè)資料；3項(xiàng)目資料；4現(xiàn)金日記帳資料；5銀行存款日記帳資料；6會(huì)計(jì)票據(jù)資料；7會(huì)計(jì)憑證資料；8會(huì)計(jì)賬簿資料；9財(cái)務(wù)分析及報(bào)表資料；10對(duì)外資料；11其他資料。 其他部門資料根據(jù)要求自行建立檔案分類。 四、檔案的借閱1.各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門管理人員同意，借閱其他部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意，方可借閱。 2.借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。 3.借閱的檔案，不得隨意涂改、損毀和遺失，涉密檔案資料的借閱、復(fù)制、攜帶外出都須企業(yè)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天，如延時(shí)借閱必須重新辦理借閱手續(xù)。 五、檔案的移交移交檔案要填寫檔案移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。 歸檔的文件資料必須完整，真實(shí)，準(zhǔn)確。 六、檔案的銷毀1企業(yè)任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀企業(yè)檔案資料。 2對(duì)于要求銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部主任共同驗(yàn)證確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷毀。 3銷毀文件必須在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并指定專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將文件作為它用。 TNThouse酒館2018年8月22日附件 1、檔案借閱登記表 2、檔案移交目錄