會(huì)議管理實(shí)務(wù)(項(xiàng)目四).ppt

項(xiàng)目四會(huì)議評(píng)估與會(huì)后工作 任務(wù)一送別與會(huì)人員能力目標(biāo) 能夠妥善 有序地安排和組織與會(huì)人員離場(chǎng) 做好外地與會(huì)人員送站工作知識(shí)目標(biāo) 熟悉送別與會(huì)人員的工作要點(diǎn) 掌握送別與會(huì)人員的相關(guān)禮儀會(huì)后工作與會(huì)前 會(huì)中工作一樣重要 一般人員 引導(dǎo)并送至?xí)?chǎng)門(mén)口 酒店門(mén)口 單位門(mén)口和停車(chē)場(chǎng)身份特殊 職位較高人員 主辦方應(yīng)派領(lǐng)導(dǎo)送別安排交通工具和專(zhuān)門(mén)人員送至車(chē)站或機(jī)場(chǎng)對(duì)于需要短暫停留人員 妥善安排 任務(wù)一送別與會(huì)人員 送別與會(huì)人員工作要點(diǎn) 1 結(jié)清參會(huì)費(fèi)用 主辦方與參會(huì)者如有相關(guān)費(fèi)用 需結(jié)清 另一方需提供規(guī)范的發(fā)票2 發(fā)放回程票 需要代訂返程車(chē)票 機(jī)票的人員 秘書(shū)人員幫其代購(gòu) 會(huì)中或離會(huì)時(shí)分發(fā) 回程票不得代領(lǐng)3 引導(dǎo)與會(huì)人員離場(chǎng) 主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)退場(chǎng)后 與會(huì)人員再離場(chǎng) 引導(dǎo)車(chē)輛迅速 有序離場(chǎng)4 安排車(chē)輛送站 合理安排車(chē)輛 合理安排線(xiàn)路 任務(wù)一送別與會(huì)人員 5 安排人員送客本地客人 一般客人 禮儀小姐或?qū)ｉT(mén)工作人員將人員歡送至?xí)?chǎng)門(mén)口 酒店門(mén)口 單位大門(mén)口 停車(chē)場(chǎng)門(mén)口職務(wù)高 特殊客人 領(lǐng)導(dǎo)送行特殊客人 領(lǐng)導(dǎo)送行至車(chē)站 碼頭 機(jī)場(chǎng) 有時(shí)需提前到下榻處進(jìn)行話(huà)別并贈(zèng)送禮物6 安頓暫留人員盡地主之誼 妥善安排住宿 飲食 旅游購(gòu)物及車(chē)輛需求方面盡可能協(xié)助 任務(wù)一送別與會(huì)人員 制定送站安排表指出送站時(shí)應(yīng)注意的禮儀禮節(jié) 實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目 能力目標(biāo) 能妥善清理會(huì)場(chǎng) 歸還租賃設(shè)備物品和結(jié)清會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用知識(shí)目標(biāo) 掌握會(huì)場(chǎng)善后工作內(nèi)容及要點(diǎn)任務(wù)分析 做好會(huì)場(chǎng)善后工作是將會(huì)場(chǎng)歸還給酒店的前提 會(huì)場(chǎng)善后工作包括清理會(huì)場(chǎng) 歸還租賃物品和結(jié)清會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用 任務(wù)二會(huì)場(chǎng)善后工作 會(huì)場(chǎng)善后工作要點(diǎn) 1 清理會(huì)場(chǎng) 1 清理會(huì)場(chǎng)宣傳物品 通知牌 方向標(biāo)志 會(huì)標(biāo) 橫幅 展板一次性的宣傳物品予以銷(xiāo)毀 可重復(fù)利用的統(tǒng)計(jì) 歸類(lèi) 入庫(kù) 以便下次會(huì)議使用 節(jié)約材料 資源 節(jié)省人力 物力 財(cái)力 任務(wù)二會(huì)場(chǎng)善后工作 2 清理會(huì)場(chǎng)設(shè)備 租借設(shè)備調(diào)試好歸還借方 自帶設(shè)備收拾好拿回公司 設(shè)備搬動(dòng)應(yīng)該輕拿輕放 3 清理會(huì)議資料 會(huì)議都有保密性 會(huì)議結(jié)束后的剩余文件要注意避免無(wú)形中泄露公司機(jī)密 要收回所有應(yīng)該收回的會(huì)議資料 要將所有紙張進(jìn)行整理 清點(diǎn) 歸類(lèi) 找出有用的資料 不能利用的紙張要銷(xiāo)毀 4 清理會(huì)議其他物品 充氣氣球 充氣拱門(mén) 彩旗 植物花卉等 臺(tái)簽 簽到本和飲用水等物品 礦泉水及時(shí)清理 未啟封者妥善裝箱保存 以備下次使用 任務(wù)二會(huì)場(chǎng)善后工作 5 發(fā)現(xiàn)遺失物品 盡快與失主聯(lián)系 距離遙遠(yuǎn) 快遞回物品2 歸還租借物品及時(shí)歸還租金物品 損壞按約定賠償 不需要賠償?shù)?特別說(shuō)明或修好后再歸還3 結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用結(jié)清會(huì)議費(fèi)用 主要包括 會(huì)場(chǎng)租用費(fèi) 設(shè)備租用費(fèi) 其他相關(guān)服務(wù) 并及時(shí)與酒店方交接會(huì)場(chǎng) 任務(wù)二會(huì)場(chǎng)善后工作 能力目標(biāo) 能妥善進(jìn)行會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算知識(shí)目標(biāo) 熟悉會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法 掌握會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作程序任務(wù)分析 會(huì)議費(fèi)用結(jié)算要根據(jù)會(huì)前經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行 首先 了解會(huì)議經(jīng)費(fèi)手指項(xiàng)目 其次 熟悉會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法 最后掌握經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作程序經(jīng)費(fèi)結(jié)算以預(yù)算為基礎(chǔ) 籌備期間要做好預(yù)算 會(huì)議過(guò)程中做好開(kāi)支記錄 會(huì)議結(jié)束及時(shí)結(jié)算 結(jié)算完畢及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo) 報(bào)銷(xiāo) 任務(wù)三會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算 一 會(huì)議經(jīng)費(fèi)收支項(xiàng)目會(huì)議收入主要來(lái)源于 上級(jí)撥款 向與會(huì)人員收取的相關(guān)費(fèi)用支出主要包括 會(huì)長(zhǎng)租用 設(shè)備租賃 會(huì)場(chǎng)布置 郵電通訊 培訓(xùn) 交通參觀 住宿費(fèi) 餐飲費(fèi) 會(huì)議資料費(fèi) 紀(jì)念品購(gòu)置 會(huì)議宣傳交際 勞務(wù)費(fèi)以及其他費(fèi)用二 會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法 一 會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法 任務(wù)三會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算 會(huì)議經(jīng)費(fèi)的來(lái)源 會(huì)議主辦方承擔(dān) 經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議 公司內(nèi)部會(huì)議向與會(huì)人員收取 學(xué)術(shù)研討會(huì) 行業(yè)交流會(huì)收取費(fèi)用注意事項(xiàng) 1 會(huì)議通知中即詳細(xì)說(shuō)明收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和方法2 注明支付方式3 信用卡收費(fèi)需要問(wèn)清楚姓名 卡號(hào) 有效期4 發(fā)票開(kāi)具正確 任務(wù)三會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算 付款方法和時(shí)間 公司應(yīng)該支付的費(fèi)用及時(shí)支付給對(duì)方 各類(lèi)支出項(xiàng)目的付款方式和付款時(shí)間不同 場(chǎng)地租賃和設(shè)備租賃 住宿餐飲一般需要交付一定金額的定金 有些較小的支出項(xiàng)目直接用現(xiàn)金支付 二 會(huì)議付費(fèi)的要求1 支出費(fèi)用名稱(chēng)要規(guī)范2 遵守公司財(cái)務(wù)制度 任務(wù)三會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算 三 會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作程序1 統(tǒng)計(jì)會(huì)議實(shí)際收支項(xiàng)目2 理清各項(xiàng)費(fèi)用結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)3 與相關(guān)部門(mén)做好對(duì)接4 核實(shí)發(fā)票5 填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單6 清點(diǎn)費(fèi)用支出清單7 領(lǐng)導(dǎo)簽字8 財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)9 結(jié)清費(fèi)用 任務(wù)三會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算 能力目標(biāo) 掌握會(huì)議紀(jì)要擬寫(xiě)格式 要求和發(fā)文流程 制發(fā)會(huì)議紀(jì)要知識(shí)目標(biāo) 掌握會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)作格式 特點(diǎn)和寫(xiě)作要求 熟悉會(huì)議紀(jì)要發(fā)文程序會(huì)議紀(jì)要是傳遞會(huì)議信息 傳達(dá)會(huì)議精神的公文一 擬寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要 一 會(huì)議紀(jì)要的概念 記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄和其他會(huì)議材料基礎(chǔ)上加工整理出來(lái)的 反映會(huì)議基本情況 會(huì)議成果 會(huì)議議定事項(xiàng) 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 二 會(huì)議紀(jì)要的格式會(huì)議紀(jì)要由標(biāo)題和正文組成 不用寫(xiě)主送單位和落款 成文時(shí)間多寫(xiě)在標(biāo)題下方 也可寫(xiě)在文章最后 1 標(biāo)題 1 單行標(biāo)題 2 雙行標(biāo)題2 正文 1 開(kāi)頭 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要正文 開(kāi)頭概括介紹會(huì)議情況 包括會(huì)議的意義 開(kāi)會(huì)的時(shí)間 地點(diǎn) 名稱(chēng) 主持人 出席人 列席人及會(huì)議的主要議題 2 主體會(huì)議紀(jì)要核心部分 包括會(huì)議討論的具體問(wèn)題 會(huì)議形成的意見(jiàn)或決定 安排好結(jié)構(gòu) 條理清晰 會(huì)議正文寫(xiě)法 一是條文式 大中型會(huì)議常用 將會(huì)議內(nèi)容分成幾個(gè)大的問(wèn)題 然后加上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題 分項(xiàng)來(lái)寫(xiě) 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 二是綜述式 又稱(chēng)概述式 小型會(huì)議適用 將討論研究的問(wèn)題與會(huì)人員的認(rèn)識(shí)議定的有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行整體闡述和說(shuō)明 多用 會(huì)議指出 會(huì)議認(rèn)為 會(huì)議提出 等字眼 三是發(fā)言記錄式 按照發(fā)言的順序 把每個(gè)人的主要觀點(diǎn)和意見(jiàn)摘要出來(lái) 能夠如實(shí)反應(yīng)會(huì)議進(jìn)程和各種觀點(diǎn) 便于如實(shí)反應(yīng)發(fā)言人不同看法和會(huì)議原貌 多用于座談會(huì)和高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議 3 結(jié)尾可寫(xiě)可不寫(xiě) 可寫(xiě)執(zhí)行要求 可對(duì)會(huì)議提出希望 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 三 會(huì)議紀(jì)要特點(diǎn)1 內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性 會(huì)議結(jié)束之后制發(fā) 記錄性公文 忠實(shí)于會(huì)議原貌 客觀 扼要的反映會(huì)議中心議題和議定事項(xiàng) 不得隨意添加修改與會(huì)者觀點(diǎn)及會(huì)議內(nèi)容 不得任意發(fā)揮 不得評(píng)論 2 表達(dá)的提要性 如實(shí)記載 提綱挈領(lǐng)的反映會(huì)議精神和成果 條理清晰 避免記流水賬 3 功能的指導(dǎo)性 會(huì)議紀(jì)要具有指示工作的作用 要傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議精神 要求與會(huì)單位以此為依據(jù)展開(kāi)工作 落實(shí)會(huì)議的議定事項(xiàng) 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 4 稱(chēng)謂的特殊性 常用 會(huì)議認(rèn)為 會(huì)議指出 會(huì)議決定 等字眼 四 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文流程可以上報(bào) 可以下發(fā) 但是發(fā)放范圍特別窄 只發(fā)給與會(huì)議紀(jì)要相關(guān)的單位 發(fā)文流程 起草 編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要 確定印發(fā)范圍 接收者確認(rèn) 領(lǐng)導(dǎo)簽字 打印成文 印制 分發(fā)或歸檔保存 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 思考 會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的區(qū)別和聯(lián)系會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的聯(lián)系 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)中 階段性總結(jié) 非正式 僅是會(huì)議的概述會(huì)議紀(jì)要 會(huì)后 整體總結(jié) 較為正式 含有對(duì)下一步行動(dòng)的指示 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 p151會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別 1 性質(zhì)不同 會(huì)議紀(jì)要是法定行政公文 會(huì)議記錄是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部用于記錄會(huì)議發(fā)言的事務(wù)文書(shū) 屬于記載性的文書(shū)資料2 內(nèi)容要求不同 會(huì)議記錄是有言必錄 錄音機(jī) 會(huì)議紀(jì)要是經(jīng)過(guò)整理加工的會(huì)議上達(dá)成的一致認(rèn)識(shí) 是會(huì)議通過(guò)的有關(guān)事項(xiàng) 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 3 格式寫(xiě)法不同 會(huì)議紀(jì)要是行政公文 會(huì)議記錄較隨意4 作用不同 會(huì)議記錄僅僅是保存資料所用 相當(dāng)于文字記錄 會(huì)議紀(jì)要要有溝通情況 統(tǒng)一認(rèn)識(shí) 布置工作和記載憑證作用 總之 會(huì)議記錄是檔案資料 會(huì)議紀(jì)要是公文資料 項(xiàng)目四制發(fā)會(huì)議紀(jì)要 能力目標(biāo) 能認(rèn)真收集和整理文件資料 并妥善保管知識(shí)目標(biāo) 掌握會(huì)議文件資料收集范圍和會(huì)議文件歸檔的方法有用的資料歸檔 沒(méi)有利用價(jià)值的資料銷(xiāo)毀確定會(huì)議資料收集 整理范圍 包括根據(jù)會(huì)議流程會(huì)前 會(huì)中和會(huì)后產(chǎn)生的文件 根據(jù)會(huì)議文件收集的要求做好相關(guān)工作 立卷歸檔 任務(wù)五會(huì)議文件資料的收集和整理 一 了解會(huì)議的規(guī)模和類(lèi)型重要會(huì)議or一般事務(wù)會(huì)議大型會(huì)議or小型會(huì)議重要的 大型的會(huì)議需要收集與會(huì)議相關(guān)的文件 資料其他會(huì)議確保手機(jī)重要文件資料就可以 二 會(huì)議文件資料收集的范圍1 會(huì)前資料2 會(huì)中資料3 會(huì)后資料 任務(wù)五會(huì)議文件資料的收集和整理 三 會(huì)議文件資料收集渠道1 向全體與會(huì)人員收集2 向領(lǐng)導(dǎo)人 召集人和發(fā)言人收集3 向會(huì)議有關(guān)工作人員收集 如會(huì)議記錄人員 文書(shū)起草人員 四 收集 整理會(huì)議文件資料的要求1 確定會(huì)議文件資料收集范圍2 及時(shí) 收集齊全 任務(wù)五會(huì)議文件資料的收集和整理 3 選擇文件資料收集渠道 運(yùn)用收集文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全4 收集會(huì)議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)5 收集整理過(guò)程注意保密 五 會(huì)議文件資料的歸檔同一次會(huì)議的文件組織在一起 分類(lèi)組合 定期歸檔資料齊全 包括與會(huì)議有關(guān)的一切資料 任務(wù)五會(huì)議文件資料的收集和整理 能力目標(biāo) 能夠設(shè)計(jì)會(huì)議評(píng)估表 能夠擬寫(xiě)會(huì)議總結(jié)知識(shí)目標(biāo) 了解會(huì)議評(píng)估的意義 熟悉會(huì)議評(píng)估的方法和內(nèi)容 掌握會(huì)議工作總結(jié)的寫(xiě)法一 會(huì)議評(píng)估 一 會(huì)議評(píng)估的意義會(huì)議評(píng)估是一個(gè)收集有關(guān)會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的信息的過(guò)程 任務(wù)六會(huì)議評(píng)估和總結(jié) 評(píng)估作用 發(fā)現(xiàn)會(huì)議實(shí)施與策劃之間的關(guān)系了解會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)核算會(huì)議成本與效益情況看與會(huì)者是否滿(mǎn)意明確會(huì)議的成功與不足之處 為以后提高回憶效果尋找經(jīng)驗(yàn) 任務(wù)六會(huì)議評(píng)估和總結(jié) 二 會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容人流程及安排會(huì)議資料后勤服務(wù)總體 任務(wù)六會(huì)議評(píng)估和總結(jié) 三 會(huì)議評(píng)估的方法1 問(wèn)卷