如何使用Google Docs(組圖).docx

如何使用Google DocsGoogle Docs是一個(gè)基于Web的工具，它有跟Word相近的編輯界面，有一套簡(jiǎn)單易用的文檔權(quán)限管理，而且它還記錄下所有用戶對(duì)文檔所做的修改。Google Docs的這些功能令它非常適用于網(wǎng)上共享與協(xié)作編輯文檔。Google Docs甚至可以用于監(jiān)控責(zé)任清晰，目標(biāo)明確的項(xiàng)目進(jìn)度。對(duì)于簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，它使用起來(lái)直接了當(dāng)，不像dotProject那般復(fù)雜。從Writely開(kāi)始，我就一直在使用這個(gè)網(wǎng)上文檔編輯工具。Writely被Google買(mǎi)去之后，整個(gè)工具跟Google的其它系統(tǒng)如Gmail，Google Spreadsheets等結(jié)合在一起，并且更名為Google Docs & Spreadsheets。這個(gè)教程講的只是其中的Docs那部分，因此我這里只叫它Google Docs了。另外，跟其它很多Google的產(chǎn)品一樣，Google Docs在Firefox上有最好的顯示效果，因此，這個(gè)教程引用的所有例子都是在Firefox上實(shí)現(xiàn)的。登陸Google Docs我一直很納悶為什么國(guó)內(nèi)的朋友很少知道Google Docs，因?yàn)镚oogle Docs的鏈接如下圖，就在Gmail主頁(yè)的左上角上，一點(diǎn)就進(jìn)去了。后來(lái)我才知道，如果Gmail的顯示語(yǔ)言是設(shè)成中文的話，這個(gè)鏈接現(xiàn)在是沒(méi)有的，相信Google Docs的中文版出來(lái)來(lái)后應(yīng)該會(huì)加上去吧。圖1：從英文版的Gmail進(jìn)到Google Docs不過(guò)那也問(wèn)題不大，可以直接從這個(gè)網(wǎng)址進(jìn)去：如果有Gmail帳號(hào)的話，可以用Gmail帳號(hào)登陸。如果你用習(xí)慣了原來(lái)的電郵地址，還不想體驗(yàn)Gmail的超級(jí)功能的話，你也可以點(diǎn)擊登陸頁(yè)面上的“Create a new Google Account”鏈接，用你的電郵地址來(lái)建立一個(gè)Google帳號(hào)。2、創(chuàng)建文檔在Google創(chuàng)建一個(gè)文檔非常簡(jiǎn)單。圖2：在Google Docs上創(chuàng)建文檔如上圖，你可以A. 點(diǎn)擊“New Doccument”直接創(chuàng)建文檔，或是B. 點(diǎn)擊“Upload”上傳文檔。A. 點(diǎn)擊“New Doccument”直接創(chuàng)建文檔的文件名為“Untitled”，改文件名如下圖，圖3：更改文件名B. 點(diǎn)擊“Upload”上傳文檔a. 用戶可以從本地電腦把文檔直接上傳到Google Docs。目前Google Docs支持以下幾種文檔的上傳Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) 及StarOffice (.sxw)一次最大可以上傳500k大的文件。具體操作跟一般網(wǎng)站上傳文件沒(méi)有大的區(qū)別，如下圖，圖4：從本地電腦上傳文件b. 每個(gè)Google Docs上的文檔都有一個(gè)特定的電郵地址，用戶也可以向指定的地址電郵創(chuàng)建文檔。如下圖，圖5：電郵上傳文件可以用兩種方式電郵創(chuàng)建文檔沒(méi)有附件的電郵。這時(shí)電郵的標(biāo)題就變成文檔的標(biāo)題，電郵的內(nèi)容變成文檔內(nèi)容。有附件的電郵。這時(shí)每個(gè)附件文件名轉(zhuǎn)為文檔標(biāo)題，附件內(nèi)容轉(zhuǎn)成文檔內(nèi)容。3、編輯文檔Google Docs的編輯界面跟Word相似，當(dāng)然少了很多功能。用戶在Google Docs上可以編輯簡(jiǎn)單的文字格式，表格，圖片等。這些功能對(duì)一般用戶來(lái)說(shuō)已經(jīng)夠用了。我這里主要講一下添加與修改文字鏈接，用戶可以直接從其它網(wǎng)頁(yè)或是文檔上復(fù)制帶鏈接的文字到Google Docs上，但有的時(shí)候，用戶還是要自己添加和修改文字鏈接的。如下圖，首先用戶選擇了要加鏈接的文字后，點(diǎn)擊工具欄上的“Link”圖標(biāo)，圖6：創(chuàng)建文字鏈接然后在彈出的窗口中填入相應(yīng)的信息，再點(diǎn)“OK”就行了。見(jiàn)下圖，圖7：添加與修改文字鏈接4、協(xié)同編輯Google Docs有很容易使用的文檔權(quán)限管理，因此，Google Docs非常適合用于網(wǎng)上協(xié)同編輯文檔。在Google Docs上有很多種方法進(jìn)入到文檔權(quán)限管理的頁(yè)面。比如，A. 用戶可以在Google Doc的第一頁(yè)文件列表上點(diǎn)擊相應(yīng)的“Share Now”鏈接。如下圖，圖8：點(diǎn)擊“Share Now”鏈接進(jìn)入到文檔權(quán)限管理的頁(yè)面B. 或者，用戶可以在編輯文檔的時(shí)候點(diǎn)擊右上方的“Collaborate”標(biāo)簽進(jìn)入到文檔權(quán)限管理的頁(yè)面。見(jiàn)下圖，圖9：點(diǎn)擊“Collaborate”標(biāo)簽進(jìn)入到文檔權(quán)限管理的頁(yè)面Google Docs的文檔只有兩種權(quán)限：協(xié)作者。協(xié)作者擁有對(duì)此文檔的可讀寫(xiě)權(quán)限。協(xié)作者也可以修改此文檔的權(quán)限。但協(xié)作者不能刪除此文檔。讀者。讀者擁有此文檔的只讀權(quán)限。用戶進(jìn)入到文檔權(quán)限管理的頁(yè)面，填上相應(yīng)受邀用戶的電郵地址。見(jiàn)下圖：圖10：邀請(qǐng)協(xié)作者或讀者點(diǎn)擊“Invite these people”的按鈕后，Google Docs會(huì)提示相應(yīng)的信息如填入邀請(qǐng)信內(nèi)容等。用戶全部點(diǎn)擊“OK”就可以了。當(dāng)同時(shí)有多于一個(gè)用戶在網(wǎng)上編輯文檔時(shí)，用戶可以看到Google Docs提示同時(shí)在線編輯協(xié)作者的名單。見(jiàn)下圖，圖11：在線編輯的協(xié)作者5、修改歷史記錄Google Docs記錄下各個(gè)用戶所有的修改記錄。用戶在編輯文檔的時(shí)候，可以點(diǎn)擊左上方的“Revisions”標(biāo)簽進(jìn)入修改歷史記錄的頁(yè)面。見(jiàn)下圖，圖12：“Revisions”標(biāo)簽在修改歷史記錄的頁(yè)面上，用戶可以看到各個(gè)協(xié)作者所做的修改。Google Docs對(duì)修改的地方用不同顏色高亮顯示。見(jiàn)下圖，圖13：高亮顯示的修改記錄并且，Google Docs也列出了對(duì)文檔做過(guò)修改的各個(gè)協(xié)作者。如下圖，圖14：對(duì)文檔做過(guò)修改的各個(gè)協(xié)作者名單在這個(gè)頁(yè)面下，用戶還可以選擇把文檔回復(fù)到某個(gè)指定的歷史狀態(tài)，比較各條修改歷史記錄及列出所有修改歷史記錄。6、保存文檔用戶在編輯文檔時(shí)，點(diǎn)擊頁(yè)面右上方的“Save”或“Save & Close”按鈕就可以保存文檔了。如果用戶想放棄所做的修改，可以點(diǎn)擊“Discard changes”按鈕。見(jiàn)下圖，圖15：保存文檔或放棄修改按鈕7、發(fā)布文檔用戶可以把寫(xiě)好文檔發(fā)布到網(wǎng)上。發(fā)布與協(xié)作都能讓其它人看到文檔。協(xié)作可以設(shè)定權(quán)限，也就是限定什么人可以做什么事。而發(fā)布文檔就沒(méi)有這些設(shè)定了。文檔一旦發(fā)布，任何知道已發(fā)布網(wǎng)址的人都可以看到文檔，當(dāng)然，是只能看，不能修改。在Google Docs上發(fā)布文檔也很簡(jiǎn)單。用戶在編輯文檔的頁(yè)面右上方點(diǎn)擊”P(pán)ublish“標(biāo)簽，就可以進(jìn)入發(fā)布頁(yè)面。見(jiàn)下圖，圖16：”P(pán)ublish“標(biāo)簽在發(fā)布頁(yè)面里，點(diǎn)擊”P(pán)ublish document“的按鈕就可以直接發(fā)布文檔；點(diǎn)擊”P(pán)ost to blog“按鈕就可以把文檔發(fā)布到自己的博客上。見(jiàn)下圖。圖17：直接發(fā)布或發(fā)布到自己的博客上Google Docs的發(fā)布到博客功能支持市面上很多博客系統(tǒng)，如WordPress，Typo，PLog等等。用戶把文檔發(fā)布后Google Docs會(huì)給出文檔鏈接。見(jiàn)下圖，圖18：直接發(fā)布后的鏈接發(fā)布后，其它人就可以通過(guò)這個(gè)鏈接看到文檔。如果發(fā)布后用戶對(duì)文檔做了修改，用戶必須把文檔重新發(fā)布，其它人才能看到文檔的改動(dòng)。另外，用戶也可以隨時(shí)取消發(fā)布。我在新加坡使用Google Docs的體驗(yàn)還不錯(cuò)。速度，及系統(tǒng)穩(wěn)定性都可以。但據(jù)國(guó)內(nèi)朋友反映，Go