《秘書的含義等》PPT課件

,秘書的定義、涵義秘書的職業(yè)特征秘書的作用與特點(diǎn),秘書學(xué)是一門研究秘書活動及其規(guī)律的科學(xué)。從人類有了社會組織和文字，就形成了文牘性很強(qiáng)的秘書工作；有了國家，便出現(xiàn)了為統(tǒng)治者服務(wù)的國家秘書工作。秘書，在我國是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一種行政職位；在世界范圍內(nèi)是最廣泛的社會職業(yè)之一，對社會的發(fā)展起著不可缺少的作用。所以，研究秘書工作的規(guī)律，研究秘書人員的任職要求，就成為現(xiàn)代社會發(fā)展的一種必要。,社會流傳的說法：端個茶，遞個水，開開車門，跑跑腿。眼觀六路，耳聽八方；膽大心細(xì)，遇事不慌；腿勤嘴緊，頭腦靈光；能掐會算，亦文亦商；端茶遞水，樣樣擅長。,一、秘書的涵義,在我國，“秘書”一詞歷史久遠(yuǎn)。在不同的歷史時期，“秘書”的內(nèi)涵也有所不同。就世界范圍來看，關(guān)于“秘書”的說法也各有不同。有從字面上解釋的：秘密文字工作者；也有用比喻說明的：領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。這些說法都有一定的止確性，但又不夠科學(xué)和確切。從秘書學(xué)研究的角度來說，秘書的涵義在學(xué)術(shù)界有較普遍的四種說法。,宮中秘藏之書輔臣與書記行政職位社會職業(yè),關(guān)于“秘書”定義發(fā)展過程的補(bǔ)充關(guān)于秘書的定義，在我國20世紀(jì)80年代以后，大體出現(xiàn)了這樣一些具有代表性的提法：一是秘書助手說，二是秘書參謀說，三是工作人員說，四是職務(wù)說，五是職業(yè)說。,“秘書是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項。在黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為秘書?！保ㄍ跚Ч貢鴮W(xué)與秘書工作1984）,張金安、常崇宜在秘書學(xué)概論（1983年出版）中認(rèn)為：“秘書是一種職務(wù)、也應(yīng)當(dāng)是一種職稱”，“是領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀”。,“秘書是身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員。”（張家儀也談秘書的定義1986）,“秘書是在管理系統(tǒng)決策者近身，以溝通信息、參謀決策、處理事務(wù)的綜合職能，輔助決策者有效控制全局的工作人員。”（張清明等的關(guān)于秘書定義的思考1986）,“秘書是領(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時的輔助人員。”（楊永清領(lǐng)導(dǎo)秘書智囊1986）,“秘書，在我國現(xiàn)代主要指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、管理會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等工作?！保ㄔS國主編秘書學(xué)1990）,“秘書：專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員?！眲趧硬课募瑫r規(guī)定其“適用范圍：本標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用于在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)、涉外機(jī)構(gòu)等組織中，從事秘書工作的人員，也適用于有志從事秘書工作的人員”。（秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)勞動部1997）2003年修訂時將“領(lǐng)導(dǎo)”改為“上司”。,二、秘書的類別和層次,秘書作為一個職業(yè)大類，如同教師、醫(yī)生等一樣，在橫向上有類別，在縱向上有層次之分。1、秘書的類別。秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。服務(wù)于政府機(jī)關(guān)的通稱為“機(jī)關(guān)秘書”，服務(wù)于工礦企業(yè)的統(tǒng)稱為“企業(yè)秘書”：服務(wù)于私人的則稱“私人秘書”，另外，還有“商業(yè)秘書”、“涉外秘書”等的分法。,同在政府機(jī)關(guān)和某種企事業(yè)單位工作的秘書，則又因其工作內(nèi)容或?qū)I(yè)不同而有更細(xì)的劃分。主要從事日常事務(wù)行政工作的被稱為“行政秘書”，主要管理機(jī)密文件的被稱為“機(jī)要秘書”，主要從事撰文擬稿的被稱為“文字秘書”。高等院校則有“教學(xué)秘書”、“科研秘書”、“行政秘書”之分。這些分類，基本上符合我國的實(shí)際情況。,2、秘書的層次。秘書人員因其所在服務(wù)機(jī)關(guān)、單位的層次和規(guī)模不同，引起工作的職務(wù)、性質(zhì)以及學(xué)歷、能力、資歷不同，在縱向上有層次之分。,我國政府機(jī)關(guān)的秘書，因其職務(wù)、職責(zé)而有相應(yīng)的行政級別。如中央的秘書可達(dá)正部級，省部級的秘書可達(dá)正廳級，地市廳局的秘書可達(dá)正處級，縣團(tuán)處的秘書可達(dá)科級。有的職務(wù)名稱反映其級別：如各級機(jī)關(guān)秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、秘書科長。,通常的分法是省、廳兩級的秘書人員成為“高級秘書”，處、科兩級的秘書人員成為“中級秘書”，科員級以下的秘書人員則成為“初級秘書”。北京有一種通俗的說法：高級秘書是動腦子出點(diǎn)子的，中級秘書是動手搖筆桿子的，初級秘書是跑腿辦事的。人們對秘書工作的粗淺認(rèn)識：端個茶，遞個水，開開車門，跑跑腿。應(yīng)該指的就是“初級秘書”。,西方國家的政府機(jī)關(guān)的秘書均屬文官系統(tǒng)，有明確的層級劃分，對職責(zé)、學(xué)歷、資歷各有要求，如英國就分為四個等級：行政級：政府首腦和各省部長的主要助手和顧問。多數(shù)出身于名牌大學(xué)并受過專業(yè)培訓(xùn)，而且被規(guī)定不得參與政黨活動。,執(zhí)行級：處理日常事務(wù)，一般畢業(yè)于文官學(xué)院或行政學(xué)院。文書級：記錄、撰寫，處理日常行政事務(wù)，一般為大專畢業(yè)生。助理文書：打字、速記、繕印、接待等工作人員，女性居多，一般為高中畢業(yè)經(jīng)過短期職業(yè)培訓(xùn)者。,三、秘書的職業(yè)特征,秘書既是行政人員的一部分，又是一種社會職業(yè)，與其他職業(yè)相比，有他自己的特征。,l、服務(wù)的直接性。分兩種情況：群體為群體服務(wù)，“一對一服務(wù)”。服務(wù)的直接性體現(xiàn)在：秘書的工作內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)是一致的，領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的，秘書也向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報；秘書做工作直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，其結(jié)果成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)。,2、工作的穩(wěn)定性。3、知識化、年輕化、女性化。,四、秘書工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用,l、秘書工作的內(nèi)容。美國把秘書工作用“文書、事務(wù)、一般管理”來概括，這在世界上是有一定代表性的。許多西方公司在錄用新秘書之后，人事部門會給秘書一份“職位說明表”，逐一列出秘書應(yīng)做的工作。有的公司從大到“文件擬稿、會議安排”，小到“給客人送咖啡，購買文具”等不下20項。,結(jié)合我國實(shí)際情況，尤其是近20年來秘書工作有所發(fā)展，與國際上越來越接近的現(xiàn)實(shí)狀況，我國政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書工作大致有以下15項：文書撰寫（上司口述或會議記錄、整理，文件起草、修改、潤色等）文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂）文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷）,檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供）會議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后）調(diào)查研究（計劃、實(shí)施、分析、研究）信息資料工作（收集、整理、提供、儲存）,信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理）接待工作（日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)）協(xié)調(diào)工作（政策研究，工作、地區(qū)、部門人事關(guān)系等）督察工作（政策推行或決議實(shí)施的監(jiān)督、檢查）,日程安排（為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜）日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理）辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)）其他臨時交辦事項,2、秘書的工作要求。四個轉(zhuǎn)變：由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策；由單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)；由憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理六個強(qiáng)調(diào)：強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作；強(qiáng)調(diào)信息工作：強(qiáng)調(diào)信訪工作：強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作；強(qiáng)調(diào)督察工作：強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作。,3、秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)輔助性?！拜o助”是相對“主導(dǎo)”而言的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。地位再高的秘書官員也終究是逼他更高一級的領(lǐng)導(dǎo)的助手。即使是聯(lián)合國秘書長，他也是為執(zhí)行聯(lián)合國決議、推行聯(lián)合國工作而存在的，也可以說是聯(lián)合國所有首腦的工作助手。各級秘書長必須認(rèn)清工作的輔助性質(zhì)。,