Office培訓(xùn)最新版

Office使用技巧基礎(chǔ)教程主講人：胡翠梅,主要內(nèi)容,通過快捷鍵來建立：在word中按ctrl+N鍵可以建立一個空白的word文檔。在word中使用“文件”菜單的“新建”命令來完成。使用右鍵菜單來建立：在桌面上空白處單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中單擊“新建”項，從彈出的子菜單中選擇“MicrosoftWord文檔”，給這個文檔起好名字，這個文檔就建立好了。,通過快捷鍵打開：在word中按“ctrl+O”鍵打開。在word中使用“文件”菜單的“打開”命令來完成。找到word的位置直接雙擊右鍵打開。,新建文檔,打開文檔,頁面視圖、大綱視圖、普通視圖。,文檔視圖方式,在word中使用“格式”菜單的“字體”命令中更改。在word中點擊工具欄的更改字形、字號、和顏色的按鈕更改。在word中鼠標右擊選擇“字體”命令更改。設(shè)置字體顏色和背景顏色（不要使用淺亮的字體顏色）。,保存文檔,字體的更改,在word中使用“文件”菜單中“保存”命令。在word中點擊工具欄中的來保存。,插入日期和時間，使用默認格式，在“語言”下拉列表框中選擇“中文”，單擊確定按鈕，在文檔中就出現(xiàn)了windows系統(tǒng)的中文日期。,插入符號,插入日期,插入特殊字符插入特殊符號；從列表中選擇要插入的特殊符號，單擊確定按鈕，選中的字符就插入到文件中。,查找和替換,編輯替換，出現(xiàn)這樣一個“替換”對話框，在查找內(nèi)容文本框中輸入要替換的內(nèi)容，可根據(jù)需要選擇“替換”或“全部替換”。編輯查找，在“查找”選項卡”查找內(nèi)容”輸入框中輸入要查找的內(nèi)容，單擊”查找下一處”按鈕即可。,快捷鍵是：查找是ctrl+F,替換是ctrl+H,段落間距,把光標定位在設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開段落對話框，可進行對齊方式、縮進和間距等的設(shè)置。,對齊方式,在word中我們通常用的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊，我們可以在“段落”菜單中常規(guī)選項卡中選擇對齊方式。,頁眉頁腳,視圖頁眉頁腳，可以鍵入“頁眉頁腳”的文字或者圖片。,打印,在word中單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕。在word中選擇“文件”菜單的“打印”命令?？旖萱I：ctrl+P組合鍵。,頁號,繪制和插入表格,繪制表格：在word中單擊工具欄上的“插入表格繪制表格”按鈕，鼠標的形狀好像是一只筆，在這個單元格的左上角按下左鍵，拖動鼠標到單元格的右下角，松開左鍵，就在單元格中加上一條斜線，還用這支筆在表格中添加橫線和豎線來拆分單元格。繪制斜線表頭：鼠標放在單元格里，布局-繪制斜線表頭。插入表格：打開“表格”菜單，單擊插入“選項，單擊”表格“命令，打開”插入表格對話框，設(shè)置要插入表格的列、行，單擊“確定按鈕，插入表格還可以使用”表格和邊框“工具欄中的”插入表格“按鈕，單擊”插入表格“按鈕拖動光標就可以插入表格了。,編號和符號,能夠使文檔更有條理符號應(yīng)使用比較常用的，比如、,多級編號,層次比較多的文檔，應(yīng)使用多級編號。從而是文檔的結(jié)構(gòu)更加明了。,多級標題,使文檔的結(jié)構(gòu)更直觀，對于比較長的文件是十分必要的。,文檔結(jié)構(gòu)圖,與多級標題配合使用，可快速找到所需內(nèi)容。,目錄,篇幅較長的文檔應(yīng)使用目錄。,小標題或主題句,先用小標題或主題句明確本段文字的主題，后面在展開描述。,插入圖片,插入圖片來自文件，選擇要插入的圖片，單擊“插入”按鈕，圖片就插入到文檔中。選中這個圖片，界而還會出現(xiàn)一個“圖片工具欄”。插入圖片單擊“圖片”工具欄上的“插入圖片”按鈕，可以打開“插入圖片”對話框。,特別注意的幾個問題,使用正式嚴格的描述文字，文檔中避免出現(xiàn)口語化的句子。文檔寫完后，最少要自己讀兩遍，切記不要出現(xiàn)錯別字或句子不通順的情況。拷貝使用文字，需要仔細檢查，避免內(nèi)容不符合當前文件要求。提交文檔前，務(wù)必要調(diào)整格式，“調(diào)整格式是文件編寫過程中投入產(chǎn)出比最大的一部分工作”,村民筒子們，我給嫩說啊，這個東南風今兒刮、明兒刮、后兒還刮。,主要內(nèi)容,打開新的工作簿在EXCEL中選擇“文件新建”，顯示“新建工作簿”任務(wù)窗格，根據(jù)需要選擇空白工作簿或根據(jù)現(xiàn)有工作簿。打開一個現(xiàn)有的工作簿在EXCEL中選擇“文件”菜單的“打開”命令，允許我們從我最近的文檔、桌面、我的電腦和網(wǎng)上鄰居進行選擇。添加工作表單擊要添加新的工作表處的工作表標簽，然后選擇“插入”菜單的“工作表”命令。一次可以添加多個工作表。刪除工作表：右擊工作表的標簽，在彈出的菜單中選擇“刪除”命令。,工作表和工作簿,移動和復(fù)制工作表：可以把工作表移動到同一個工作簿的另一個位置，也可以移動到另一個工作簿中。在同一個工作簿中移動工作表，單擊這個工作表標簽，然后拖動到適當?shù)奈恢?，松開鼠標鍵即可。復(fù)制工作表過程是一樣的，只是在拖動工作表之前要按住ctrl鍵，并且是在釋放工作表之后松開ctrl鍵。移動復(fù)制到另一個打開的工作簿：右擊要移動的工作表標簽選擇“移動和復(fù)制工作表”命令，從下拉菜單中選取工作簿、移至最后或者前面、要復(fù)制工作表就選擇“建立副本”選項框。,工作表和工作簿,合并單元格：選定想要合并的單元格區(qū)域，右擊選定區(qū)域選擇設(shè)置單元格格式命令，單擊對齊選項卡，選中合并單元格，或者在工具欄中點擊合并按鈕。單元格批注：右擊單元格選擇插入批注命令，輸入我們想要批注的內(nèi)容。管理批注：選擇“工具”菜單的選項命令，視圖選項卡中有一個標有“批注”的列表框，這個列表框中的三個選項控制批注的顯示。,EXCEL有連續(xù)填充的性質(zhì)，允許我們填充一連串的標簽，而不需要一個個輸入，單擊單元格按住鼠標左鍵拖動單元格。,自動填充連續(xù)標簽,合并單元格和添加單元格批注,、改變列寬：把指針放在兩個列表標簽中間的分界線上，單擊鼠標左鍵，向左或者向右拖動分界線。或者在“格式”菜單中”列“命令中選擇“列寬”，打開對話框，輸入你要調(diào)整的列寬，單擊確定。改變行高：把指針放在兩個列表標簽中間的分界線上，單擊鼠標左鍵，向左或者向右拖動分界線?；蛘咴诟袷讲藛沃小靶小泵钪羞x擇“行高”，打開對話框，輸入你要調(diào)整的行高，單擊確定。,、隱藏列:單擊列中任一單元格，選擇“格式”菜單中的“列”命令中選擇隱藏。隱藏行：單擊行中任一單元格，選擇“格式”菜單中的“行”命令中選擇隱藏。、顯示列和行：選擇隱藏單元格兩側(cè)的列和行，在列表中右擊，從彈出的菜單中選擇“取消隱藏命令。,改變行高和列寬,隱藏列和行、顯示行和列,選擇想要設(shè)置的單元格，選擇格式菜單中的單元格命令選擇字體，在字體對話框中選擇。,設(shè)置單元格字體,按下Alt，再按回車鍵。,單元格中換行,在選定單元格或單元格區(qū)域右擊，從彈出的菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開單元格對話框選擇對齊選項。單擊想要應(yīng)用邊框的單元格右擊選擇單元格格式命令，單擊邊框選項，選擇想應(yīng)用邊框類型的按鈕，要選擇線型，在邊框選項卡右面的樣式框中選中一種線條，想給邊框加個顏色，單擊樣式框下面的顏色下拉列表框，單擊確定。,數(shù)據(jù)格式對齊和應(yīng)用邊框,創(chuàng)建一個公式創(chuàng)建一個公式必須用“=”開始，選擇要填入公式的單元格輸入“=”，輸入一個具體的數(shù)值或者單元格引用，輸入一個操作符和另外一個數(shù)值或者單元格應(yīng)用，例如在單元格中編輯“=3*A1”,按回車鍵，公式就會出現(xiàn)在單元格中。理解操作符優(yōu)先權(quán)EXCEL并非對所有的操作符一視同仁，有一部分會在其他操作符之前先行執(zhí)行，這就是優(yōu)先權(quán)。其中有一些操作符的優(yōu)先權(quán)是一樣的，例如（+和-）、（*和/）、比較符號（=、=和）有著相同的優(yōu)先級。例如：=B3+B4*B5，因為乘號優(yōu)先級比加號高，乘號會比加號優(yōu)先處理。如果要改變操作符的處理順序可以使用括號，因為在括號內(nèi)部的任何符號優(yōu)先級比括號外面的高，例=(B3+B4)*B5，當遇到同等優(yōu)先級的操作符號的，執(zhí)行順序應(yīng)該是按從左到右的順序，例如=B3/B4*B5,公式和函數(shù),選擇想要放置公式結(jié)果的單元格，單擊“插入函數(shù)”按鈕，或者選擇插入菜單中的函數(shù)命令，打開插入函數(shù)對話框。,插入函數(shù),選擇想顯示求和結(jié)果的單元格，最好是在單元格所有求和數(shù)字的單元格的結(jié)尾，單擊自動求和按鈕。EXCEL默認要求和的單元格緊挨在選定單元格的左方和上方，并且自動把這個區(qū)域放入函數(shù)公式中，這個區(qū)域就用不停閃動的虛線標出來，如果所選單元格的左方和上方都有數(shù)據(jù)，EXCEL默認選擇上方的區(qū)域。如果EXCEL默認的區(qū)域并非我們所要的區(qū)域，可以通過單擊要選定區(qū)域的第一單元格并且拖動鼠標到區(qū)域結(jié)尾的單元格，來改變區(qū)域。單擊回車。,選擇所要求平均的單元格，單擊插入函數(shù)按鈕菜單選擇AVERAGE函數(shù)，選擇你想要求平均的數(shù)值，單擊確定。,使用自動求和,使用求平均值,MAX函數(shù)返回一系列單元格中最大值，MIN函數(shù)相反，從一系列單元格中選取最小值。我們可以在單元格中輸入MAX、MIN公式，例如：=MAX(B7,50)、MIN(B32:032).,求最大值和最小值,數(shù)據(jù)排序,選定數(shù)據(jù)庫中的任意單元格，選擇數(shù)據(jù)菜單中的排序命令，在排序?qū)υ捒蛑心J的排序方式是按升序根據(jù)活動單元格所在的字段進行排序，可以單擊下拉列表選取數(shù)據(jù)庫中的任一字段，通過單擊選擇區(qū)域右邊的適當單選框，為這個字段選擇升序排列或者降序排列。在對話框“次要關(guān)鍵字”區(qū)域選擇一個字段可以通過另一個字段進行排序，數(shù)據(jù)庫首先以頂端的字段排序，然后根據(jù)中間的字段，最后根據(jù)下面的字段進行排序，沒有必要三個關(guān)鍵字都使用，如果需要的話，我們可以執(zhí)行只在兩個字段上的排序，單擊確定。,1、選定數(shù)據(jù)庫中的任一單元格，選擇數(shù)據(jù)菜單的篩選命令，自動篩選為數(shù)據(jù)庫中的每個字段創(chuàng)建一套下拉菜單，在字段名的未端放置一個箭頭，單擊這些箭頭顯示菜單選項，除了數(shù)據(jù)庫中的字段列出所有的值以外，菜單還有選項、全部、前10個和自定義命令，從下拉菜單中選擇“前10個”命令，打開自動篩選前10個對話框。默認值是要在列表中顯示前10項，我們可以選擇最大或者最小，可以把數(shù)值10改為1到500中的任一值，也可以選擇百分比而不是項目，因此我們可以選擇顯示前80%，或者后5項，雖然我們可以選擇一個超過100的百分比，單是結(jié)果與選擇100是相同的。2、從下拉菜單中選擇自定義選項打開自定義自動篩選方式對話框，里面有顯示行菜單中選擇，單擊確定。,篩選數(shù)據(jù),主要內(nèi)容,PowerPoint視圖,普通視圖包含三個區(qū)：大綱區(qū)、幻燈片區(qū)和備注區(qū)。大綱區(qū)：可組織和開發(fā)演示文稿中的文本內(nèi)容?？涉I入演示文稿中的所有文本，然后重新排列項目符號、段落和幻燈片?；脽羝瑓^(qū)：只顯示一張幻燈片，可以查看單張幻燈片中的文本外觀?？梢栽趩螐埢脽羝刑砑訄D形、圖像、動畫、影片和聲音等，并能創(chuàng)建超級鏈接。備注區(qū)：使用戶可以添加與觀眾共享的演說者備注或信息?？稍诿繌埢脽羝旅娴膫渥趦?nèi)輸入文字，而它們不會出現(xiàn)在幻燈片上，但可以打印出來，作為講演者的講稿使用。,基礎(chǔ)知識,大綱視圖大綱視圖只顯示演示文稿的文本部分，不顯示圖形對象和色彩。當創(chuàng)作者暫時不考慮幻燈片的構(gòu)圖，而僅僅建立貫穿整個演示文稿的構(gòu)思時，通常采用大綱視圖。使用大綱視圖是整理、組織和擴充文字最有效的途徑。,基礎(chǔ)知識,PowerPoint視圖,幻燈片視圖為逐張幻燈片添加標題、正文使用繪圖工具畫出各種圖形，制作圖表、組織結(jié)構(gòu)圖對幻燈片的內(nèi)容進行編排與格式化操作在幻燈片中添加圖形、影片和聲音創(chuàng)建超級鏈接及添加動畫還可以改變幻燈片的顯示比例，放大幻燈片的某部分以便做細致的修改。,基礎(chǔ)知識,PowerPoint視圖,幻燈片瀏覽視圖在幻燈片瀏覽視圖中，屏幕上可以同時看到演示文稿的多幅幻燈片的縮略圖。這樣，就可以很容易地在幻燈片之間添加、刪除和移動幻燈片以及選擇幻燈片切換效果。幻燈片放映視圖以全屏幕方式放映幻燈片，能看到對幻燈片演示設(shè)置的各種放映效果。,基礎(chǔ)知識,PowerPoint視圖,制作幻燈片,創(chuàng)建和組織幻燈片,添加新幻燈片在演示文稿中創(chuàng)建新幻燈片選擇一張幻燈片單擊工具欄“新幻燈片”按鈕選擇一種版式單擊“確定”，可在當前幻燈片后創(chuàng)建一張新的幻燈片。將已有演示文稿的幻燈片復(fù)制到當前演示文稿中打開目標演示文稿選擇一張幻燈片選擇“插入”菜單的“幻燈片（從文件）”命令在“搜索演示文稿”選項卡中選定要復(fù)制的幻燈片單擊“插入”按鈕或者單擊“全部插入”按鈕。,瀏覽和組織幻燈片瀏覽幻燈片選擇幻燈片刪除幻燈片4）復(fù)制幻燈片復(fù)制方式有兩種：使用幻燈片副本，另使用“復(fù)制”和“粘貼”命令。用幻燈片副本復(fù)制：選擇需要復(fù)制的幻燈片，單擊“插入”菜單的“幻燈片副本”命令。“復(fù)制”和“粘貼”命令：選擇需要復(fù)制的幻燈片，單擊“編輯”菜單的“復(fù)制”命令，再將指針移到要粘貼的位置，最后單擊“編輯”菜單的“粘貼”命令。5）移動幻燈片移動幻燈片可以用“剪切”和“粘貼”命令來改變順序，其操作步驟與使用“復(fù)制”和“粘貼”命令相似，只不過用“剪切”命令代替“復(fù)制”命令。另一種快速移動幻燈片的方法是：切換到幻燈片瀏覽視圖選擇要移動的幻燈片后，按住鼠標左鍵，拖動幻燈片到需要的位置松開鼠標左鍵，即可將幻燈片移到新位置。,制作幻燈片,創(chuàng)建和組織幻燈片,1在幻燈片中添加文字1）制作標題幻燈片標題幻燈片常用于演示文稿的首頁，即第一張幻燈片。標題幻燈片含兩個占位符，分別是演示文稿的標題和副標題。2）插入文本框,制作幻燈片,編輯幻燈片,2移動和復(fù)制幻燈片中的文本,移動和復(fù)制幻燈片中的文本與在Word中移動和復(fù)制文本基本相似，只是需要區(qū)分移動和復(fù)制的文本是整個文本框還是其中的一部分。如果移動或復(fù)制整個文本框，在選擇時要單擊文本框的邊框，選中整個文本框，否則需要在文本框內(nèi)選擇文本，這與Word中在正文區(qū)選擇文本的操作相同。在大綱區(qū)的文本編輯操作與Word的大綱視圖下的操作相同。,制作幻燈片,編輯幻燈片,1設(shè)置字體格式選定文本選擇“格式”菜單中的“字體”命令需要特殊說明的是“新對象默認值”復(fù)選框，如果選中該選項，則此后添加文本框時，其中字體的格式就采用該對話框中的設(shè)置。,制作幻燈片,格式化幻燈片,2設(shè)置文本的段落格式1）設(shè)置段落的縮進格式可以通過標尺來設(shè)置段落的縮進格式。如果窗口沒有顯示標尺，則可以通過選擇“視圖”菜單中的“標尺”命令顯示標尺。操作方法與Word相同。2）設(shè)置行距和段落前后的空間3）設(shè)置段落的對齊格式3使用項目符號和編號操作方法同Word,制作幻燈片,格式化幻燈片,1插入聲音和影像對象1）插入聲音文件在幻燈片視圖中選擇幻燈片“插入”菜單“影片和聲音”聲音插入完成后，可根據(jù)需要選擇是自動播放還是單擊時播放。2）插入影像文件在幻燈片視圖中選擇幻燈片“插入”菜單“影片和聲音”；插入視頻文件后，將會出現(xiàn)相應(yīng)的圖標，用戶可根據(jù)需要選擇是自動播放還是單擊時播放。,制作幻燈片,使用對象,2.插入圖片或自選圖形組織結(jié)構(gòu)圖的形式不免有些簡單和呆板，我們可以利用“繪圖”工具欄，描繪出更加生動的組織結(jié)構(gòu)圖。,制作幻燈片,使用對象,4.插入表格用插入菜單插入導(dǎo)入word中的表格純表格的文件導(dǎo)入單擊“插入”“對象”打開“插入對象”對話框“由文件創(chuàng)建”，找到所需的word表格文件，單擊確定（效果有時不好，表格不清）。插入文檔中所含的表格打開表格所在的文檔，選中表格，單擊“復(fù)制”命令。返回到演示文稿中，使用“粘貼”命令。,制作幻燈片,使用對象,導(dǎo)入excel表格單擊“插入”“對象”打開“插入對象”對話框“由文件創(chuàng)建”，找到所需的電子表格文件，單擊確定。,制作幻燈片,使用對象,5.插入圖表用“插入”菜單中的“圖表”命令打開保存的工作薄，選中已創(chuàng)建的圖表，單擊“復(fù)制”，回到幻燈片中，單擊“選擇性粘貼”,制作幻燈片,使用對象,利用超級鏈接技術(shù)和動作設(shè)置，可以制作具有交互功能的演示文稿。選中用作超級鏈接標志的文本、圖形等對象單擊“插入”“超級鏈接”在“鏈接到”選擇區(qū)選擇鏈接指向的類型選定對象后單擊“確定”按鈕退出，超級鏈接就創(chuàng)建好了。編輯或刪除已建立的超級鏈接：用鼠標右單擊用作超鏈接的文本或?qū)ο螅趶棾龅目旖莶藛沃羞x擇“超級鏈接”命令，再從其子菜單中選擇“編輯超級鏈接”命令或選擇“刪除超級鏈接”命令。在文稿演示過程中，把鼠標指針移到鏈接標志上時，指針就會變成手形，此時單擊鼠標就可以實現(xiàn)跳轉(zhuǎn)或者打開文檔或網(wǎng)頁。,超級鏈接,制作幻燈片,1.在幻燈片中添加和更改幻燈片編號、日期、時間或頁腳文本“視圖”菜單頁眉和頁腳彈出“頁眉和頁腳”對話框選擇“幻燈片”選項卡選中“日期和時間”復(fù)選框時同時要在“自動更新”和“固定”之間單選其一，在選擇固定日期時，還需要在文本框中輸入固定的日期，這樣頁腳上就會顯示選擇的日期和時間；選中“幻燈片編號”復(fù)選框，幻燈片的頁腳將顯示幻燈片的編號；選中“頁腳”復(fù)選框，將在頁腳顯示對話框中“頁腳”復(fù)選框下面單行文本編輯框中的文本；選中“標題幻燈片中不顯示”復(fù)選框，則標題幻燈片不顯示頁眉和頁腳。,制作幻燈片,幻燈片中的其他信息,2.更改頁眉頁腳的位置和外觀“視圖”菜單“母版”“幻燈片母版”選擇頁眉或頁腳，將其拖動到新位置或更改其文本屬性，即可方便地更改它們的位置或外觀。修改完畢，單擊工具欄的“關(guān)閉”按鈕，切換到普通視圖，PowerPoint即可將所做的改變反映到幻燈片中。3.更改幻燈片的起始編號和大小“文件”菜單“頁面設(shè)置”彈出“頁面設(shè)置”對話框在“幻燈片起始編號”數(shù)值框中指定一個數(shù)值，即可以改變幻燈片的起始編號。通過該對話框，還可以設(shè)置幻燈片的大小。,制作幻燈片,幻燈片中的其他信息,母板用于設(shè)置文稿中每張幻燈片的預(yù)設(shè)格式，這些格式包括每張幻燈片標題及正文文字的位置和大小、項目符號的樣式、背景圖案等。最常用的母版就是幻燈片母版。“視圖”菜單“母版”“幻燈片母版”，進入“幻燈片母版”視圖。幻燈片母版上有五個“占位符”，分別用來更改文本格式、設(shè)置頁眉、頁腳、日期及幻燈片編號、向母版插入對象以確定幻燈片母版的版式。,演示文稿的外觀設(shè)計,使用幻燈片母版,切換是一些特殊效果，可用于在幻燈片放映中引入幻燈片。選擇“幻燈片切換”命令打開“幻燈片切換”對話框在“效果”列表框中，選擇切換效果；在“速度”區(qū)中可選擇切換速度在“換頁方式”區(qū)中選擇換頁方式可以在“聲音”列表框選擇所需的聲音要將切換效果應(yīng)用到所選擇的幻燈片上，可單擊“應(yīng)用”按鈕；要將切換效果應(yīng)用到所有的幻燈片上，可單擊“全部應(yīng)用”按鈕。,動畫效果和動作設(shè)置,設(shè)置切換效果,在幻燈片視圖下，顯示要設(shè)置動畫的幻燈片單擊“幻燈片放映”菜單中“自定義動畫”命令打開