《辦公室工作的原則》PPT課件

辦公室工作實(shí)務(wù),會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,第一章辦公室工作概述,學(xué)習(xí)目標(biāo)知識點(diǎn)：1、了解辦公室工作的性質(zhì)、作用和職能2、理解辦公室工作的原則性與靈活性3、認(rèn)識辦公室秘書應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)能力點(diǎn)：1、培養(yǎng)辦公室秘書的工作悟性2、完善辦公室秘書的能力結(jié)構(gòu)素質(zhì)點(diǎn)：1、培養(yǎng)并逐步具備組織系統(tǒng)宏觀管理眼光2、培養(yǎng)正確的秘書職業(yè)觀、事業(yè)觀,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,第二節(jié)辦公室工作講求原則性與靈活性的統(tǒng)一,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,情景案例,在公司的年終總結(jié)表彰大會上，辦公室趙主任受到了公司的嘉獎，這讓秘書小王欽佩不已。她想到自己在工作中經(jīng)常出現(xiàn)疏漏和失誤，領(lǐng)導(dǎo)的批評和指責(zé)也多，有時自認(rèn)為工作忙忙碌碌，很是努力，但總是得不到領(lǐng)導(dǎo)的肯定，而辦公室主任卻總是忙而不亂，井然有序，辦事得體，工作得到領(lǐng)導(dǎo)和公司員工的一致肯定。小王向趙主任請教其中的秘訣。趙主任笑著說：“其實(shí)，辦公室工作看起來忙亂紛繁，實(shí)際上要做好它還是要把握一些要領(lǐng)的，這就需要秘書有悟性，在工作中既要恪守原則，又要靈活操作，一切圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的需要展開服務(wù)和輔助性工作，這樣，辦公室工作就會有成效，存在的一些問題也容易迎刃而解?！苯又w主任又和小王一起，仔細(xì)分析了辦公室工作中原則性和靈活性如何進(jìn)行把握以及具體工作中的應(yīng)對辦法。小王針對趙主任的諄諄告誡，對照自己工作中的疏漏和失誤，發(fā)現(xiàn)很多都是對原則性和靈活性的把握不當(dāng)造成的，有的甚至造成了不良影響。如有時及時快捷地完成了工作，其結(jié)果卻不是領(lǐng)導(dǎo)所需要的，有時嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)的話去做，又被人說是缺乏靈活性等等。小王細(xì)心體會著趙主任的話，逐漸明白了，辦公室工作應(yīng)以企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)和有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率為出發(fā)點(diǎn)，在工作中講原則，顧大局，但也要根據(jù)實(shí)際工作需要講究變通，注重靈活操作，這樣就能符合領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，減少疏漏和失誤。不到一年，小王已成為了一名辦事得體，精明干練的秘書。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,項(xiàng)目任務(wù),如果你是公司秘書小王，在以后的辦公室工作中應(yīng)如何做到既能恪守工作原則，又能靈活操作？,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室工作的原則,會說會寫會做事會做人,1、準(zhǔn)確準(zhǔn)確，就是要求辦公室工作準(zhǔn)確無誤，沒有差錯和疏漏。它是對辦公室工作質(zhì)量的要求，也是衡量工作質(zhì)量的首要標(biāo)準(zhǔn)。2、迅速迅速，就是要求辦公室工作講究時效，做到用最少的時間、最小的花費(fèi)，取得最佳的辦公效果。它是對辦公室工作的效率要求，也是辦公室發(fā)揮重要作用的體現(xiàn)。3、嚴(yán)謹(jǐn)嚴(yán)謹(jǐn)，就是指在辦公室工作中要做到嚴(yán)密、周詳和謹(jǐn)慎。這是對辦公室工作的作風(fēng)要求。4、保密嚴(yán)守機(jī)密是辦公室秘書必備的觀念，是對辦公室工作的紀(jì)律要求。,CompanyLogo,小技法,朝思暮想的妙法辦公室工作雜事紛紜，有時難免會出現(xiàn)疏漏和失誤。有經(jīng)驗(yàn)的秘書常常采取早晚一想的辦法，不僅可以做到不忘事，還可以利用潛意識解決一些難題。晚上睡覺前，把一天所見、所聞、所干，過一遍“電影”，想一想：今天要辦的事辦完沒有，還有什么不周的地方明天要補(bǔ)辦，還有什么事情今天沒辦明天要辦的，明天要新辦什么事情。當(dāng)天這種回憶，不是事無巨細(xì)，而是選其要者，想其主要的事情。早上起床或上班前，把今天要辦的事、昨日遺留的事想一下，特別是對易忘的事和時間性比較強(qiáng)的事，例如幾點(diǎn)開會，幾點(diǎn)接人，領(lǐng)導(dǎo)幾點(diǎn)有什么活動等，要在腦子里過一下，排一下計(jì)劃。這樣一般就不會忘事了。要做到天天能“朝思暮想”不容易，初時要“強(qiáng)迫”自己早晚一想，時間一久，形成習(xí)慣就自然了。辦公室秘書要真正做到“情不自禁”的朝思暮想，是需要有責(zé)任心的。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室工作的原則性和靈活性,會說會寫會做事會做人,辦公室秘書職位是一個非常關(guān)鍵的職位。為了本單位工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)或領(lǐng)導(dǎo)工作的順利進(jìn)行，秘書在處理各項(xiàng)事務(wù)中必須堅(jiān)持一貫的工作原則，按相應(yīng)的原則辦事，這樣才有利于提高工作的質(zhì)量和效率，增強(qiáng)工作的規(guī)范性，克服隨意性，有利于避免或減少疏漏和失誤。但是任何原則性都有相對的靈活性，辦公室工作的原則也不例外。由于秘書是處在一個協(xié)調(diào)者的位置上，其工作的方式方法就不能過分呆板，工作中既要恪守原則，又要靈活操作，講究策略，發(fā)揮思維的機(jī)敏性和靈活性，一切圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的需要展開服務(wù)和輔助性工作，這樣，能把事情辦得既遵章守法，又能使領(lǐng)導(dǎo)滿意、各方認(rèn)同，辦公室工作中存在的一些棘手問題也容易迎刃而解。這需要秘書具有一定的工作悟性。,CompanyLogo,辦公室工作的原則性和靈活性,1、準(zhǔn)確與寬泛2、迅速與暫緩3、謹(jǐn)慎與果斷4、保密與宣傳,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,秘書要學(xué)會“委曲求全”委曲求全，也叫“自虧處理”。說白了，就是自己吃點(diǎn)虧，把事辦了。秘書有時很需要自己（單位、個人）受點(diǎn)委屈，求得問題的解決。這種方法，需要有點(diǎn)精神，不怕丟面子。當(dāng)事情涉及本單位和外單位利益關(guān)系，一時難以調(diào)整時，在不違背大原則的前提下，從有利于解決問題出發(fā)，說服本單位領(lǐng)導(dǎo)吃點(diǎn)虧，讓一分。如果是在“火頭上”，則應(yīng)做降溫工作，切不可“火上加油”，越弄越僵，不僅壞了兩個單位之間的關(guān)系，而且還耽誤了工作。當(dāng)事情涉及秘書本人和他人的利益關(guān)系時，更應(yīng)該胸懷寬一點(diǎn)，姿態(tài)高一點(diǎn)，切不可賭氣、死活不讓步，“一夫當(dāng)關(guān)，萬夫莫開”，影響事情的順利進(jìn)行。委曲求全既是工作方法，也是思想修養(yǎng)，沒有不計(jì)個人（單位）得失的精神，沒有整體效益觀念，是做不到的。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,相關(guān)鏈接,秘書如何提高工作悟性悟性，就是領(lǐng)悟能力。秘書工作的悟性，是指秘書在辦文、辦會和辦事過程中體現(xiàn)出來的能充分領(lǐng)悟工作事理，能充分發(fā)揮自己的才能，能把事情辦得既遵章守法又使領(lǐng)導(dǎo)滿意、大家認(rèn)同的一種良好的內(nèi)在素質(zhì)。辦公室秘書要求從事務(wù)型向智力型、智能型發(fā)展，從“動手”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皠邮忠矂幽X”，“以動腦帶動動手”，這就提出了秘書的工作悟性問題。堅(jiān)持辦公室秘書工作的原則性和靈活性的統(tǒng)一，更是說明了秘書工作悟性的重要性。秘書的工作悟性首先來自于工作閱歷和工作經(jīng)驗(yàn)。在工作中善于摸索規(guī)律、找竅門、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)就是領(lǐng)悟能力強(qiáng)的表現(xiàn)。秘書的悟性主要表現(xiàn)在秘書對領(lǐng)導(dǎo)工作中的難處、痛處的認(rèn)識和理解。秘書處理的一切事務(wù)，蘊(yùn)涵著很強(qiáng)的原則性、政策性、法規(guī)性，也有很強(qiáng)的靈活性、機(jī)動性。處理哪些事要講究原則，哪些事可以靈活，哪些事剛性強(qiáng)，哪些事可以軟處理，這就要秘書在工作中學(xué)會明辨事物。秘書應(yīng)能設(shè)身處地從宏觀角度思考全局工作，從大的方面理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這就要求秘書能局部利益服從全局利益，兼顧公平與效益，實(shí)事求是地研究問題，以人文精神滲透輔助管理的過程，這就要求秘書有優(yōu)秀的品質(zhì)和高尚的思想。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,相關(guān)鏈接,社會崗位對秘書的要求和評價，第一步是看其辦理事務(wù)的規(guī)矩和程序，進(jìn)一步就要看其辦事的熟練程度。更高的要求，則是思想水平和工作悟性。悟性的心理基礎(chǔ)一是思維敏捷，懂事理；二是有原則又善解人意，會辦事；三是有覺悟，有人品，辦事有水平。所以秘書首先要充分認(rèn)識“辦文”、“辦會”、“辦事”中的事理，學(xué)會“懂事”，明白“事在人為”。其次是認(rèn)識社會、認(rèn)識人際關(guān)系和公共關(guān)系，樹立高尚的人生觀和世界觀；為人暢快，辦事通達(dá)。最后還要注重提高思想水平和知識水平，掌握正確的思維邏輯和科學(xué)的思維模式。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實(shí)踐訓(xùn)練,1、班級討論：有人說，秘書既要學(xué)會做事，也要學(xué)會做人。你是如何理解這句話的？2、案例分析某外賓即將光臨工廠參觀訪問，秘書小鄭擬了一份接待計(jì)劃奉呈辦公室主任審批。主任仔細(xì)閱讀了全文，眼光落在接待計(jì)劃的第五大點(diǎn)第三小點(diǎn)第四小小點(diǎn)上：“備面包一兩”。主任忍俊不禁：“一兩面包就把肚子填滿了？這些外國人凈提這些稀奇古怪的要求?！敝魅尾灰詾槿坏貙⒔哟?jì)劃呈報(bào)廠長批示。廠長審閱時也被第五大點(diǎn)第三小點(diǎn)第四小小點(diǎn)吸引住了：“備面包一兩也許這個外國人有胃病吧！”他對自己的推理很滿意。接待計(jì)劃迅速送到市政府辦公廳。幾天后，市政府辦公廳秘書長打電話給公司經(jīng)理：“請問備面包一兩究竟是什么意思？”經(jīng)理答道：“外國人可能有胃病吧。”“你真能肯定是這個意思么？”秘書長追問，經(jīng)理語塞。本是猜度，未經(jīng)核實(shí)，怎敢肯定？只得三分歉意地說：“我再了解了解?！庇谑?，廠長接到了經(jīng)理的電話：,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實(shí)踐訓(xùn)練,“請問備面包一兩究竟是什么意思？”廠長答道：“據(jù)說外國人不大吃飯?！薄笆沁@么回事么？”經(jīng)理追問，廠長卻疑惑起來。他沒出國考察過，怎敢肯定？于是只得十分歉意地說：“再了解了解?！庇谑?，主任接到了廠長的電話：“請問備面包一兩究竟是什么意思？”主任答道：“這可能是外國人自己提出的要求吧?！薄翱赡埽抗ぷ鬟@么粗！”廠長吼了起來，主任一聽話頭不對，馬上萬分內(nèi)疚地說：“我再了解了解?！庇谑牵瑪M稿人小鄭被叫到辦公室主任的辦公室。主任問小鄭：“你那個接待計(jì)劃中寫的備面包什么的，是不是外國人自己提出的要求？”小鄭答道：“不是。”“不是？那你怎么能自作主張地給人家吃這么少？”主任質(zhì)問，小鄭搞懵了：“主任，你怎么扯起吃的來了？”主任吃驚地問：“面包一兩不是吃的，那干什么用？”他把接待計(jì)劃復(fù)本擲過去，小鄭一看便叫苦起來：“主任，備面包一兩是指面包車一輛，我，我不應(yīng)該這樣隨便簡寫，我，我?！?會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實(shí)踐訓(xùn)練,會說會寫會做事會做人,分析與討論：秘書小鄭違備了秘書工作的哪些原則？談?wù)勀阌纱税咐艿降膯l(fā)。,CompanyLogo,實(shí)踐訓(xùn)練,某縣委劉書記外出辦公，臨上車前突然囑托送行的秘書小張，說他愛人明天從海南旅游回來，要他同行政科的李科長聯(lián)系，派一部小車去機(jī)場把她接回來。劉書記走后，小張有點(diǎn)左右為難，明知劉書記是用公車辦私事，又無出車費(fèi)的意思，與單位用車制度不合，何況劉書記還在機(jī)關(guān)大會上批評了公車私用現(xiàn)象，若按劉書記的交待辦了，會在單位造成不良影響，不辦吧，后果不堪設(shè)想。小張應(yīng)該怎么辦呢？為什么？,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實(shí)踐訓(xùn)練,某公司吳經(jīng)理在工作時間應(yīng)朋友之邀去打高爾夫球，當(dāng)然不瞞秘書小陳。經(jīng)理走后半小時，總經(jīng)理來電話找吳經(jīng)理，小陳應(yīng)怎樣回答總經(jīng)理呢？為什么？葉秘書正在辦公，總經(jīng)理突然氣沖沖地走進(jìn)來，要求他立即起草一份關(guān)于將公司質(zhì)檢員李明除名的決定。理由是他