融資擔保公司業(yè)務檔案管理制度

業(yè)務檔案管理規(guī)程1.目的為了加強擔保公司業(yè)務檔案管理，確保公司資料的完整性，促進業(yè)務經(jīng)營的合法性和公司擔保資產(chǎn)的安全性。依據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國擔保法、中華人民共和國物權法以及檔案管理制度等有關規(guī)定，并結合公司實際，特制定本規(guī)程。2.適用范圍本規(guī)程適用于擔保公司業(yè)務類檔案的管理、歸檔。3.業(yè)務檔案管理總則3.1檔案管理遵循“明確職責、科學管理、有效利用、嚴禁損壞”的基本原則。3.2檔案管理的目標是“在收集中整理，在補充中完備”。3.3檔案管理將根據(jù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、人員交接等流程執(zhí)行，做到及時移交、分類科學、方便查閱，嚴防毀損散失，確保檔案完整與安全及相關法律手續(xù)完備、有效。 3.4檔案按擔?？蛻艋蝽椖拷?，分類編序管理。公司內(nèi)部管理資料實行集中管理。 4.業(yè)務檔案的分類 業(yè)務檔案按重要程度分為三級管理：4.1 一級檔案權證類 主要包括抵（質(zhì)）押物的權屬證書及相關抵（質(zhì)）押反擔保物的文件、清單、證明、保險單、評估書等，該類檔案業(yè)務結清后需要退還給客戶的，檔案管理人員應留存復印件入檔，以備日常查用。4.2二級檔案要件類： 辦理融資業(yè)務過程中產(chǎn)生的能夠證明融資業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件，包括產(chǎn)品說明書、與客戶簽訂的委托擔保合同、反擔保合同以及股東會決議、承諾函、公證書等補充性文本；與銀行等金融機構簽訂的合作協(xié)議、保證合同、保證金質(zhì)押等合同以及公司對外簽訂的各種業(yè)務類合同文本等。4.3三級檔案管理類：公司對客戶基本情況、財務狀況、生產(chǎn)經(jīng)營情況、信用信譽等方面形成的基本資料，包括：客戶身份證明、營業(yè)執(zhí)照、公司章程、客戶融資業(yè)務盡職調(diào)查報告、調(diào)查表、業(yè)務審批表、擔保意向書、征信報告以及保后管理資料等。5.業(yè)務檔案的保管期限一級檔案、二級檔案要求永久保存，三級檔案在項目結清之日起保存2年。6.業(yè)務檔案的管理部門6.1一級檔案對融資業(yè)務的順利履行起著至關重要的作用，在融資擔保業(yè)務放款之日起10個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將項目的一級檔案交由風險管理部進行保管。6.2二級檔案是業(yè)務合法性存在的前提，在融資擔保業(yè)務放款之日起10個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將項目的二級檔案交由風險管理部合規(guī)專員進行保管。6.3三級檔案是公司對業(yè)務開展與否進行判斷的基礎，由各資料所屬部門分別保管。6.4一級檔案、二級檔案在保管紙質(zhì)資料的同時須留存電子版本，三級檔案由各業(yè)務部門視檔案的重要性選擇紙質(zhì)或電子版本保存。7.業(yè)務檔案的歸檔7.1擔保項目解除后，業(yè)務部門提取項目的一級檔案，并留存復印件后退還給客戶。業(yè)務部門將復印件連同擔保項目解除相關證明資料一并交由風險管理部合規(guī)專員處。7.2風險管理部合規(guī)專員對項目一級、二級檔案整理，完成項目檔案統(tǒng)一裝訂，并將解除擔保責任或履行期限屆滿的檔案不定期移交財務綜合管理部進行歸檔。8.業(yè)務檔案存放地點要求8.1一級檔案等有價單據(jù)必須存放于保險柜中，由專人保管。8.2二級檔案須存放于檔案柜中，由專人保管。檔案柜需達到防水、防火、防潮等要求。8.3三級檔案可由各資料歸屬部門存放于檔案盒、檔案袋或其他電子資料存放媒介。9.業(yè)務檔案管理要求 9.1保密性要求涉及國家、公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。9.2 專門性要求一級、二級業(yè)務檔案資料必須由專人、專柜、專門用具進行保管。9.3業(yè)務檔案歸檔要求9.3.1歸檔的業(yè)務檔案原則必須為原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響擔保公司權益的前提下，可以存放復印件或掃描件。存放復印件的，信貸專員應將復印件與原件進行核實，在復印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。風險管理部合規(guī)專員需依照一定的順序排列資料，并制作目錄放在卷首，以便查閱； 9.3.2.同一筆業(yè)務的原件及附件形成同一檔案，應放在一起組卷； 10. 檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀10.1檔案的調(diào)閱：相關人員調(diào)閱檔案應進行登記，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本部門經(jīng)理簽字同意。10.2檔案的外借：業(yè)務檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報總經(jīng)理批準才能外借，并詳細登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等， 權證類檔案一律不得外借。10.3檔案的保管：檔案管理人員需對業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定期檢查擔保檔案的保管情況。11.責任 對未按規(guī)定履行職責，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔保業(yè)務信息的行為，視情節(jié)輕重對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。12.附