談PPT在培訓(xùn)教學(xué)中的運(yùn)用

談PPT在培訓(xùn)教學(xué)中的運(yùn)用【摘要】本文對(duì)PPT制作在培訓(xùn)教學(xué)中的運(yùn)用進(jìn)行了深入思考，闡述了幻燈片版面設(shè)計(jì)對(duì)培訓(xùn)效果的影響，強(qiáng)調(diào)了文字與圖片在表現(xiàn)上的重要性，在此基礎(chǔ)上列舉了圖文混排的設(shè)計(jì)方法和素材搭配的典型范例，并對(duì)如何理解PPT在培訓(xùn)教學(xué)中的定位做了較為詳盡的敘述?！娟P(guān)鍵詞】PPT 培訓(xùn)培訓(xùn)，是基本的工作社會(huì)職業(yè)，也是PPT應(yīng)用最多的領(lǐng)域之一。十年前，如果你用PPT做培訓(xùn)，必定會(huì)讓人大吃一驚；今天，如果你不用PPT做培訓(xùn)，那會(huì)讓人更大吃一驚。但培訓(xùn)的本質(zhì)沒有變，需要傳授枯燥的知識(shí)，需要做好互動(dòng)與交流，需要讓學(xué)員感到新奇、興趣和收獲。用好PPT能夠幫助學(xué)員告別培訓(xùn)的辛苦、煩悶、勞累、無聊，感受到培訓(xùn)的快樂，培訓(xùn)效率也能加倍的提高。1 讓PPT與培訓(xùn)教學(xué)相結(jié)合1.1 文以載道。在廣大PPT制作者中流行這樣的說法：文字是PPT的天敵，文字越少越好，每頁最多7到9行，圖形更生動(dòng)，表達(dá)力更強(qiáng)，吸引眼球等等，可是如果PPT中全是所推崇的圖片圖形，那么制作者需要將大量的精力耗費(fèi)在文字到圖形的意義轉(zhuǎn)換上，制作時(shí)間會(huì)成倍的增長，即使培訓(xùn)師有時(shí)間和精力去這樣做，用此種方式去設(shè)計(jì)PPT，去匯報(bào)、去授課，仍無法保證培訓(xùn)學(xué)員真的能看懂課件要表達(dá)的內(nèi)容。依筆者看，文字才是PPT的點(diǎn)睛之筆，沒有文字的PPT意義表達(dá)是不流暢、不完整的、具有誤導(dǎo)學(xué)員思維的潛在缺陷。一個(gè)圖能夠給人許多種不同的理解，如果沒有文字的點(diǎn)睛之筆來注釋，學(xué)員想錯(cuò)想歪是完全有可能的。對(duì)于文字的重要性，筆者搜集了幾個(gè)只用文字進(jìn)行排版的范例。此頁幻燈片沒有圖片，也沒有可以算作圖形的東西，可是文字自身充當(dāng)了構(gòu)圖元素，整體排版既有張力又穩(wěn)固，而且比較吸引學(xué)員注意。這樣的排版并不在于技術(shù)，而在于對(duì)構(gòu)圖重心的把握，右邊傾斜的文字讓視覺產(chǎn)生了張力，但是左邊的文字則起到拉住右邊文字的效果，這樣就避免了傾斜所造成的失衡。在制作方法上，一是黑底白字的文本框是直接給文本框設(shè)置黑底的，并不是使用矩形來做黑底，二是黑底白字的文本框的傾斜不是簡單的用鼠標(biāo)旋轉(zhuǎn)調(diào)整的，而是使用了PPT設(shè)置形狀格式的功能菜單，如下圖。下圖的排版，除了使用色塊以外也沒有使用任何圖形、圖片，這個(gè)排版的風(fēng)格可以說是“你中有我，我中有你”，白中有藍(lán)，藍(lán)中也有白，形成對(duì)比、互補(bǔ)。 如下圖所示，主要的構(gòu)圖部分依然是文字，僅僅有一個(gè)箭頭圖形配合構(gòu)圖的思維導(dǎo)向，讓學(xué)員的思路能夠順著箭頭來跟進(jìn)。 將文字原有的線條、造型進(jìn)行一定程度的擴(kuò)大、增強(qiáng)，立刻就有不同的構(gòu)圖效果。下圖運(yùn)用延伸文字原有線條的方式使靜止的畫面頗具動(dòng)感?？梢姡琍PT中的文字并非天敵，而是PPT的點(diǎn)睛之筆，利用好文字排版可以有效達(dá)成文字與構(gòu)圖的完美結(jié)合，這對(duì)于一時(shí)找不到合適圖片，或備課時(shí)間緊張的培訓(xùn)師來說，具有很好的利用價(jià)值。PPT中的文字本身就可以成為構(gòu)圖的元素，字即是圖！所以，在舍近求遠(yuǎn)的尋找圖片來使用時(shí)，可以先考慮應(yīng)該怎么使用文字。1.2 讓你的圖片會(huì)說話。圖片在PPT版式設(shè)計(jì)中占有很大的比重，視覺沖擊力比文字強(qiáng)；選定一張適合的圖片勝于千字。但這并非文字表現(xiàn)力弱，而是說圖片在視覺傳達(dá)上能輔助文字，幫助理解。以上幾幅圖片的共同特點(diǎn)是：充分利用了圖片里一些特別細(xì)節(jié)來吸引眼球，以及恰當(dāng)、合理地運(yùn)用留白，增加了想象的空間，使版面整體通透清晰，給人在視覺上造成愉快的刺激。所以，培訓(xùn)師在平時(shí)應(yīng)當(dāng)多積累一些比較醒目具有意義的圖片，并多注意圖片的特點(diǎn)和細(xì)節(jié)，在制作中利用圖片中的某個(gè)姿態(tài)、色彩、形狀等來合理搭配精短的文字，這樣在課件設(shè)計(jì)和制作的時(shí)候?qū)?huì)節(jié)省大量的時(shí)間。此外需要強(qiáng)調(diào)的是，圖片雖然很重要，但是仍需要節(jié)約使用，除非培訓(xùn)師是為了某種特別的目的或者效果，否則會(huì)分散學(xué)員注意力產(chǎn)生相反的效果。1.3 文字與圖片的融合。PPT中文字與圖片結(jié)合形式多種多樣，為文字內(nèi)容找一幅好圖，并且圖片的含義和需要表達(dá)的意思完美結(jié)合是圖文并茂的至高追求。下面列舉了幾個(gè)常用的PPT文字和圖片融合的表現(xiàn)形式，讓普通的圖文混排顯得更美觀。如下圖所示，傳統(tǒng)的文字與圖片結(jié)合形式，將圖片和文字羅列，采用簡單的對(duì)齊方式，顯得中規(guī)中矩，較為死板。如果將圖片中的顏色作為文字的背景，并擴(kuò)大背景色塊的面積，作為整張或者PPT中圖片和文字的背景，則會(huì)使整張PPT顯得協(xié)調(diào)統(tǒng)一。如下圖。利用PPT中“圖片工具”，改變圖片的顯示形式，讓版面整體顯得活潑，與主題更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一。如下圖。在課件制作中也可嘗試借鑒新聞報(bào)道形式，在圖片上插入矩形色塊，設(shè)置透明色參數(shù)，配上文字。整版的圖片視覺沖擊力更強(qiáng)，文字起到內(nèi)容說明作用，且文字透明的背景色不破壞整個(gè)版面。如下圖所示。1.4 盡量精美。在信息時(shí)代，審美就像駕照、計(jì)算機(jī)、外語一樣成為現(xiàn)代人的必備技能，做培訓(xùn)師更是如此。如果培訓(xùn)師本人的審美出現(xiàn)問題，做出來的課件跟“丑”連接在一起，一定會(huì)被學(xué)員唾棄，這樣的培訓(xùn)效果當(dāng)然會(huì)一塌糊涂了。1.4.1 字體的選用。在前面的敘述中，已經(jīng)明確了文字是PPT最基本的組成元素，是學(xué)員注意的焦點(diǎn)，也決定了PPT的主題和版式。同樣，文字的字體、大小、顏色也直接影響著PPT課件的美觀和實(shí)用效果。如圖所示。襯線字體和非襯線字體是針對(duì)歐美字母文字提出的概念，實(shí)際上這個(gè)也適用漢字。襯線字體是指有些偏藝術(shù)設(shè)計(jì)的字體，在每筆的起點(diǎn)和終點(diǎn)總會(huì)有很多修飾效果。襯線字體一般會(huì)很漂亮，但因?yàn)檠b飾過多，文字稍小就不容易辨認(rèn)。所以，只適合用來做大標(biāo)題，采用大字號(hào)。非襯線字體是指粗細(xì)相等、沒有修飾的字體。筆畫簡潔，不太漂亮，但很有沖擊力，容易辨認(rèn)，所以很適合用來做PPT，適合正文采用。根據(jù)廣大PPT制作者和課件展示者的經(jīng)驗(yàn)，微軟雅黑字體兼具襯線字體的飽滿和非襯線字體的醒目，用來做PPT比較合適，主要用作正文字體。如圖所示。此外，若需要把重點(diǎn)呈現(xiàn)的內(nèi)容突出，在注意間距和換行設(shè)置的同時(shí)，改變字體顏色放大字體也是種不錯(cuò)的排版方式。1.4.2 配色的考慮。在培訓(xùn)當(dāng)中，常會(huì)發(fā)現(xiàn)PPT中的重點(diǎn)信息不夠突出，許多重點(diǎn)信息的定位閱讀需要培訓(xùn)教師向?qū)W員反復(fù)誦讀或多次解釋才能達(dá)成，所以在編排PPT版面的過程中，應(yīng)該重視色彩搭配，即使是在制作者使用了標(biāo)準(zhǔn)的模板的情況下，仍應(yīng)注意協(xié)調(diào)配色，使PPT不會(huì)顯得“雜亂無章”。合理的運(yùn)用配色，即便頁面的設(shè)計(jì)成分不大，卻也能達(dá)到理想的效果。如下圖所示，因?yàn)轭伾南嗨菩?，學(xué)員需要花更多時(shí)間識(shí)別字體并閱讀字體，造成一定的視覺障礙，并使得整體畫面暗淡。應(yīng)強(qiáng)化明暗對(duì)比。如下圖所示，課件的版面內(nèi)容信息量較大，顏色過于統(tǒng)一，雖然會(huì)顯得十分整體，但難以區(qū)分層級(jí)關(guān)系。需要花費(fèi)更多的時(shí)間來理解圖示并閱讀圖示，造成視覺閱讀上的障礙。應(yīng)強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容。如下圖所示，培訓(xùn)師在單獨(dú)介紹其中一個(gè)題目時(shí)，應(yīng)該削弱其它標(biāo)題對(duì)學(xué)員視覺所帶來的直接干擾，降低其顏色，而將重點(diǎn)突出顯示。1.5 邏輯是PPT的生命。沒有邏輯的PPT，特別是大圖少字型的，只能稱之為“相冊(cè)”，堆砌而已。在PPT課件制作中，邏輯可以簡單理解成一種順序。筆者的定義是：學(xué)員可以理解的順序。因此，在開始PPT設(shè)計(jì)的時(shí)候，首先要想到的是學(xué)員是哪些人，屬于哪類群體，他們能理解的順序是什么。事實(shí)上是，在授課過程中，穿插講些故事佐證課程內(nèi)容會(huì)特別容易受學(xué)員歡迎，其實(shí)，整個(gè)課程設(shè)計(jì)也是個(gè)編故事的過程，既然是講故事，那就要按故事的邏輯展開，在PPT制作上，可以預(yù)先設(shè)置一個(gè)情節(jié)一個(gè)問題，之后觸發(fā)一個(gè)故事一個(gè)案例，形式可以是多樣的，才能讓學(xué)員覺得：“嗯，不錯(cuò)”。因此，在設(shè)計(jì)PPT課件的時(shí)候，一般是先設(shè)定大邏輯，即整個(gè)課程的邏輯，然后考慮每個(gè)板塊的小邏輯。還要特別注意的是，PPT軟件本身的演繹方式是直線型的，假如內(nèi)容及邏輯層次教多，應(yīng)當(dāng)在每個(gè)板塊后總結(jié)一下，以免迷航。1.6內(nèi)容的把握。PPT這種工具，很容易造成形式大于內(nèi)容，而學(xué)員更關(guān)心的是課程內(nèi)容。所以在關(guān)注如何將PPT做得精美的同時(shí)，同樣應(yīng)當(dāng)關(guān)注內(nèi)容。一個(gè)很簡單但有用的方法就是：設(shè)計(jì)每一頁要展示的東西時(shí)，都會(huì)問自己一個(gè)問題：這和學(xué)員有什么關(guān)系？這是因?yàn)閷W(xué)員只會(huì)對(duì)和他們有關(guān)系的東西感興趣。PPT的最終目的是演示、展示，無論是選擇素材還是動(dòng)作設(shè)置，都應(yīng)該為這個(gè)最終目的服務(wù)。無論是簡潔還是華美，無論是媲美Flash的動(dòng)作設(shè)置還是藝術(shù)品一樣的插圖、色調(diào)，這種精心準(zhǔn)備的PPT都會(huì)讓觀看演示的對(duì)象感覺到你的用心。形式為內(nèi)容服務(wù)，最重要的不是PPT漂亮與否，而是培訓(xùn)者是不是明確了教學(xué)重點(diǎn)，并且在授課演示的過程中尊重這一重點(diǎn)。2 理解PPT在培訓(xùn)教學(xué)中的定位對(duì)未入門的制作者來說，給PPT下一個(gè)定義是很難的。在他們眼中，PPT是大號(hào)講稿，把Word里的文字復(fù)制進(jìn)去就完全可以了。對(duì)于大多數(shù)停留在搜集海量模板，3D小人，圖標(biāo)，動(dòng)畫，看到硬盤里一大堆東西心里很有滿足感的制作者來說，也許通過若干次的練習(xí)，知道了視覺化的概念，懂得PPT不過是多媒體的一種手段，開始知道圖片、動(dòng)畫、文字、圖表都不過是信息的載體，甚至發(fā)現(xiàn)自己看到一切都是PPT素材。但PPT只是一種工具，僅此而已。如果只是需要漂亮的PPT來裝點(diǎn)門面，或是能夠被領(lǐng)導(dǎo)、同事、學(xué)員夸獎(jiǎng)PPT做得好的層面上，那說明授課教師還遠(yuǎn)沒有準(zhǔn)備好。培訓(xùn)者可能會(huì)有這樣的經(jīng)驗(yàn)，辛苦制作的PPT讓自己洋洋得意，但課程卻沒有得到學(xué)員的普遍認(rèn)可，為什么？這是因?yàn)樽龊肞PT需要三種能力：一是熟練使用PowerPoint的能力，二是設(shè)計(jì)PPT的能力（包括排版、模板設(shè)計(jì)、文字、圖片、圖表的處理及信息的視覺化），三是溝通的能力（如何精彩的講授、如何與學(xué)員溝通、如何準(zhǔn)備案例使其更具說服力、如何巧妙的達(dá)到培訓(xùn)目標(biāo)）。前兩種能力屬于“硬能力”，是做好PPT的硬件條件；第三種能力是“軟能力”，是PPT