企業(yè)行政管理.ppt

企業(yè)行政管理（程瀟逸）,崗位職責(zé),日常辦公事務(wù)管理包括：日常事務(wù)的計劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括：辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定；文書資料管理包括：印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括：會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后工作；其他事務(wù)視各公司具體情況而定。,溝通,溝通包括：縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為：與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這就需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部，與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時，務(wù)必真誠、謙虛。與外界溝通需要強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。,信息的收集和整理,信息包括：企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定；社會習(xí)慣、風(fēng)俗、時尚變化；市場需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化；競爭企業(yè)信息；科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息；突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財務(wù)狀況；生產(chǎn)狀況；產(chǎn)銷狀況；采購、庫存信息；設(shè)備的使用和管理；人才資源等。,良好的執(zhí)行力,良好執(zhí)行力表現(xiàn)在：（1）應(yīng)該做什么，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。（4）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個員工,行政人員應(yīng)具備素質(zhì)、能力,-13-,6W2H,PDCA,SWOT,常用工作方法,-14-,2H,6W,1WWhy目的2WWhat內(nèi)容3WWho人4WWhom對象5WWhen何時6WWhere地點(diǎn),1HHow方法2HHowmuch或Howmany費(fèi)用,-15-,PDCA,1、P（Plan）-計劃，確定方針和目標(biāo)，確定活動計劃；2、D（Do）-執(zhí)行，實(shí)地去做，實(shí)現(xiàn)計劃中的內(nèi)容；3、C（Check）-檢查，總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，注意效果，找出問題；4、A（Action）-行動，對總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)。,-16-,1、S：Strength，優(yōu)勢、強(qiáng)項2、W：Weakness，弱勢、缺點(diǎn)3、O：Opportunity，機(jī)會4、T：Threatness，威脅,SWOT,SWOT是一種分析方法關(guān)于企業(yè)：用來確定企業(yè)本身的競爭優(yōu)勢，競爭劣勢，機(jī)會和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機(jī)結(jié)合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢和缺陷，了解公司所面臨的機(jī)會和挑戰(zhàn)，對于制定公司未來的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關(guān)重要的意義。關(guān)于個人：職業(yè)規(guī)劃經(jīng)營自己的長處,-17-,行政部,工,作,流,程,辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理,檢查驗(yàn)收,部門申請,出入登記,月末盤存,帳物相符,監(jiān)督檢查,物品采購,主管審批,請購計劃單,查看庫存,定期詢價議價,第一條每月25日，各部門負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品應(yīng)及時上報行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據(jù)實(shí)際工作需要有計劃的于次月10日分發(fā)給各部門;第二條公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;第三條負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字;第四條因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經(jīng)理簽字、報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購買。發(fā)票除本部門經(jīng)理簽批外，需由上級領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報銷;第五條領(lǐng)用辦公用品的部門，應(yīng)將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實(shí)急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫相應(yīng)的部門辦公用品領(lǐng)用表，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號0901、第二張流水號0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫；第六條日常領(lǐng)用文具需填寫文具領(lǐng)用登記表；第七條辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房;第八條對于離開公司的員工，按照入職時所領(lǐng)的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）第九條每月月底，行政助理統(tǒng)計各部門費(fèi)用，與財務(wù)部共同盤點(diǎn)庫存.,辦公用品購發(fā)管理辦法,固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理,資產(chǎn)分類,建立臺帳清單,每月盤存,核對帳物,各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理,維修申請,安排維修,維修結(jié)束,檢查驗(yàn)收,記錄備案,文件檔案的歸檔管理,文件、資料收集,分類整理編號,立卷歸檔,裝訂成冊存放,使用、傳閱控制,文件資料收發(fā)、傳真管理,文件資料的收發(fā),行政審閱,上傳下達(dá),準(zhǔn)確記錄,傳真往來,各種費(fèi)用的支付、控制,統(tǒng)計各項所要交納費(fèi)用,申請審批資金,部門主管審批,領(lǐng)導(dǎo)審批簽字,支付各項費(fèi)用,歸類登記管理,對外關(guān)系建立維護(hù),關(guān)系建立,溝通協(xié)調(diào),檔案,情況匯報,合理調(diào)整,處理突發(fā)事件,突發(fā)事件出現(xiàn),主要情況收集,妥善解決處理,及時匯報領(lǐng)導(dǎo),減少不利影響,處理結(jié)果匯報,后勤服務(wù)保障,擬定制度,加強(qiáng)檢查,收集建議,員工滿意,提高質(zhì)量,安撫員工,反饋,后勤服務(wù)保障,熟悉安全制度,明確安全目標(biāo),組織實(shí)施檢查,提高防范意識,規(guī)劃教育培訓(xùn),確保整體安全,安全,執(zhí)行上級交辦事務(wù),接受上級交辦任務(wù),匯報結(jié)果,及時完成,保質(zhì)保量,確實(shí)了解、記錄工作要求,行政經(jīng)理,-30-,行政部崗位架構(gòu),前臺接待,前臺接待管理一、來客接待1、來客接待流程（預(yù)約/未預(yù)約）2、接待禮儀二、來電轉(zhuǎn)接1、來電接入/轉(zhuǎn)接流程2、電話禮儀三、函件收發(fā)1、信函與快件簽收/寄送流程,前臺接待,五、文件收發(fā)1、傳真發(fā)文/收文工作流程六、涉及表單1、來客登記表2、接待來訪登記表3、信函與快件簽收/寄送登記表4、傳真記錄清單,內(nèi)部事務(wù)管理,一、辦公用品管理1、辦公用品申購流程2、辦公用品購買/領(lǐng)用流程3、使用表單辦公用品訂購審批單辦公用品臺賬報廢物品清單辦公用品領(lǐng)用表,內(nèi)部事務(wù)管理,二、辦公設(shè)備管理辦公設(shè)備購買審批流程辦公設(shè)備詢價流程辦公設(shè)備比價流程辦公設(shè)備采購流程使用表單：辦公設(shè)備配備登記表辦公設(shè)備更換登記表辦公設(shè)備性能狀態(tài)一覽表辦公設(shè)備維修記錄表,內(nèi)部事務(wù)管理,三、文書檔案管理發(fā)文/收文管理流程檔案歸檔流程檔案借閱/歸還流程檔案銷毀流程使用表單：文書檔案借閱審批表文書檔案借閱登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,四、印章管理制刻申請流程使用審批流程：印章使用審批表印章使用登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,五、證照管理證照年審流程證照使用審批/驗(yàn)證流程證照使用審批表證照使用登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,六、會議管理會議安排流程會議紀(jì)要會議工作評估表,外部事務(wù)管理,值班登記日志表保安執(zhí)勤日志表外出員工登記表來賓出入登記表安全狀況檢查表防火設(shè)施檢查表,安全事故報告書突發(fā)事故報告表事故統(tǒng)計匯總表電梯設(shè)備巡視/維修/保養(yǎng)記錄表,一、安全保密管理人員出入管理流程消防安全管理流程安全檢查管理流程突發(fā)事件處理/應(yīng)對流程使用表單：,外部事務(wù)管理,二、車輛管理車輛使用流程車輛加油管理流程車輛安全管理流程事故處理流程使用表單：,車輛檢查表用車申請表派車記錄單車輛請修表保養(yǎng)記錄表車輛加油申請/記錄表,車輛使用日志表車輛使用狀況月報表車輛事故現(xiàn)場記錄單車輛事故報告單,外部事務(wù)管理,三、后勤管理員工宿舍管理流程員工食堂管理流程清潔衛(wèi)生管理流程企業(yè)綠化管理流程使