印章管理規(guī)定

印章管理規(guī)定修改記錄0.1佛山集團(tuán)有限公司管理中心于2006年6月編制完成。0.2 2007年1月，佛山集團(tuán)有限公司行政中心首次修訂。0.3、2008年5月，佛山集團(tuán)有限公司行政中心第二次修訂。0.4天佑市物業(yè)管理有限公司于2009年3月第一次修訂。1.0目的為規(guī)范印章管理，保證印章使用，制定本規(guī)定。2.0適用范圍本規(guī)定適用于企業(yè)印章(公章)、各種業(yè)務(wù)印章和部門印章的保管、使用及其他相關(guān)事宜。3.0責(zé)任行政部門負(fù)責(zé)印章的刻制和管理。各部門負(fù)責(zé)管理本部門內(nèi)的各種業(yè)務(wù)章和部門章。4.0計(jì)劃要點(diǎn)4.1印章雕刻和收集4.1.1公司部門刻制和開啟印章必須經(jīng)過行政部門的法律審查和總經(jīng)理的批準(zhǔn)。行政部負(fù)責(zé)刻制和開啟，并報(bào)集團(tuán)公司行政中心備案。4.1.2接收：印章保管人應(yīng)按照本規(guī)定從管理部門接收自己保管的印章并簽字備案。4.1.3開標(biāo)：公司行政部向公司各部門發(fā)出啟封通知并加蓋公章。并報(bào)集團(tuán)管理中心備案。4.2印章的分類和保管4.2.1印章分為公司印章(公章)、部門印章、業(yè)務(wù)印章和個(gè)人簽名印章。4.2.2根據(jù)印章的使用功能，印章由各部門保管。各部門應(yīng)指定專人保管印章。董事會(huì)可授權(quán)專人保管印章。4.2.3董事會(huì)授權(quán)專人保管的印章包括：1)佛山市順德區(qū)天佑房地產(chǎn)有限公司法人章(公章)2)佛山市順德區(qū)天佑物業(yè)管理有限公司法人章(公章)3)佛山市順德區(qū)天佑金英互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)有限公司法人印章(公章)公司印章應(yīng)印有公司全稱，是公司的象征，代表公司的權(quán)力、責(zé)任和聲譽(yù)。4.2.4各部門保存的印章包括：1)財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章和工程圖紙確認(rèn)專用章(公司全稱和特殊用途名稱冠以代表公司或部門對(duì)某些特殊事項(xiàng)的確認(rèn))；2)部門章：公司和部門的全稱，代表部門的權(quán)力、責(zé)任和聲譽(yù)；3)個(gè)人簽名章：帶有員工的正式姓名，代表對(duì)所處理的數(shù)據(jù)、票據(jù)或事項(xiàng)的個(gè)人確認(rèn)。4)印章：皇冠有特殊用途或通用的特殊名稱，用于證明一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)項(xiàng)目的結(jié)束，也可用于通用的特殊名稱。例如：“已收”、“已付”、“原件”、“副本”等。4.2.5密封應(yīng)妥善保存。封條使用后，應(yīng)及時(shí)存放和上鎖。應(yīng)注意維護(hù)以防止損壞，并及時(shí)清潔以保持標(biāo)記清晰。4.3印章的使用范圍和批準(zhǔn)4.3.1法人印章(公章)的使用和審批范圍：1)外部使用和批準(zhǔn)的范圍：a .在集團(tuán)和公司以外，外部文件的公章必須經(jīng)總經(jīng)理或董事會(huì)批準(zhǔn)后方可使用；所有合同和協(xié)議在使用前都必須經(jīng)過手續(xù)。C.日常對(duì)外業(yè)務(wù)(年檢、年審、施工申請(qǐng)、投標(biāo)、項(xiàng)目數(shù)據(jù)等)使用公章。)和新的銀行賬戶，并遵循5.3.1和1)中的程序；d .所有財(cái)務(wù)和稅務(wù)登記報(bào)表(包括對(duì)外提供相關(guān)信息)應(yīng)由財(cái)務(wù)經(jīng)理統(tǒng)一審核和簽署，并由總經(jīng)理批準(zhǔn)蓋章申請(qǐng)。2)法人印章(公章)的使用范圍和審批：公司范圍內(nèi)重要文件的發(fā)布和重要人員的任免須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審查，總經(jīng)理或董事會(huì)批準(zhǔn)使用印章。4.3.3業(yè)務(wù)章的使用和批準(zhǔn)范圍：1)業(yè)務(wù)章的使用范圍：A.財(cái)務(wù)專用章代表公司辦理相關(guān)銀行業(yè)務(wù)；B.發(fā)票專用章用于代表公司開具發(fā)票；2)業(yè)務(wù)章使用的批準(zhǔn)：A.財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票專用章必須由部門第一負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。4.3.4當(dāng)發(fā)行人發(fā)行和使用相關(guān)正式文件時(shí)，可以使用公文發(fā)文表或送閱審批表申請(qǐng)印章代替證照/公章使用審批表申請(qǐng)印章。4.3.5本部門自行保存的部門章(業(yè)務(wù)章)應(yīng)在本規(guī)定規(guī)定的范圍內(nèi)使用。超出本條例規(guī)定范圍使用的，經(jīng)辦人員和部門主要負(fù)責(zé)人必須承擔(dān)責(zé)任和連帶責(zé)任。4.4章節(jié)使用說明4.4.1印章的使用必須嚴(yán)格按照公司印章審批的相關(guān)程序進(jìn)行，手續(xù)不全的嚴(yán)禁使用。4.4.2對(duì)于所有正式文件，必須填寫證照/公章使用審批表以使用公章。公章須經(jīng)審批機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后方可使用。簽訂經(jīng)濟(jì)合同無需填寫證照/公章使用審批表。4.4.3印章使用前，印章管理人員應(yīng)認(rèn)真審核，清楚了解印章的內(nèi)容和用途以及文件的份數(shù)，確認(rèn)符合印章申請(qǐng)程序后，經(jīng)辦人應(yīng)在印章使用前在印章申請(qǐng)登記簿上逐項(xiàng)登記。4.4.4所有符合集團(tuán)和公司規(guī)定并有完整會(huì)簽程序的合同、協(xié)議、文件和資料，一經(jīng)核實(shí)，應(yīng)立即密封，不得延誤。4.4.5各級(jí)印章管理人員不得對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)的文件擅自使用印章。4.4.6空白憑證和票據(jù)不得加蓋印章。如果文件和材料被錯(cuò)誤地加蓋或加蓋一個(gè)以上的印章，應(yīng)及時(shí)用碎紙機(jī)銷毀。如使用公章，有錯(cuò)誤或多處公章的數(shù)據(jù)應(yīng)移交給行政部文件管理人員，并退回印章管理員加蓋無效印章銷毀。4.4.7如急需郵票，部門負(fù)責(zé)人外出時(shí)，可傳真簽名。如果無法通過傳真簽字，印章必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能使用。4.5印章借出和檢查4.5.1正常情況下，印章不得帶出辦公室使用。確因工作需要，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并建立登記手續(xù)后，印章管理人員應(yīng)將印章帶到現(xiàn)場(chǎng)封存或監(jiān)督封存。4.5.2封存貸款完成后，應(yīng)及時(shí)辦理歸還手續(xù)。印章管理人員負(fù)責(zé)督促印章借用人員按時(shí)歸還借用的印章。4.5.3行政部門將定期檢查各部門使用郵票的情況。4.6其他4.6.1印章管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保印章使用的安全。4.6.2印章管理人員應(yīng)確保集團(tuán)公司可以隨時(shí)與他們聯(lián)系，以確保及時(shí)使用印章，不得延誤。如需請(qǐng)假或外出，必須事先征得部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理印章臨時(shí)保管手續(xù)。4.6.3印章經(jīng)理離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理印章交接手續(xù)。4.6.4印章丟失或被盜后，應(yīng)立即向上級(jí)報(bào)告，并依法宣布無效。4.6.5當(dāng)印章因機(jī)構(gòu)變動(dòng)或其他原因停止使用時(shí)，應(yīng)銷毀印章