物質(zhì)采購管理程序

物質(zhì)采購管理程序青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序目錄目錄1目的32適用范圍33工作內(nèi)容34采購管理及機構(gòu)職責(zé)341采購管理模式442采購管理原則443采購管理機構(gòu)及職責(zé)744采購策略及要求115ECP服務(wù)項目物資采購工作程序1851ECP服務(wù)方的采購組織機構(gòu)1852采購進度網(wǎng)絡(luò)控制計劃1853供應(yīng)商名錄的確定1854國內(nèi)外物資分交1855物資需求計劃1856物資采購1957物資的驗收、保管及發(fā)放2058資金支付2359完工總結(jié)及資料歸檔246EPC項目物資采購工作程序2561采購進度網(wǎng)絡(luò)控制計劃的編制2562供應(yīng)商名錄的確定2563國內(nèi)外物資分交和長周期設(shè)備材料分交2564物資需求計劃的編制和審批2565物資采購2666物資的驗收、保管及發(fā)放2667資金支付2968完工總結(jié)及資料歸檔30附表1引進主要設(shè)備材料分交清冊31附表2物資集中分交清冊32附表3設(shè)備需求月度計劃33附表4材料需求月度計劃34附表5設(shè)備需求追加計劃351青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序附表6材料需求追加計劃36附表7物資采購超概請示表37附表8物資需用計劃材料代用單38附表9工程項目設(shè)備合同臺帳39附表10工程項目材料合同臺帳40附表11長周期及進口物資合同執(zhí)行情況周報41附表12物資到貨驗收發(fā)放單42附表13開箱檢驗記錄43附表14物資報驗單44附表15物資結(jié)算月報表45附表16項目采購情況周（月）報表462青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序青島大煉油工程物資采購管理程序1目的根據(jù)青島大煉油工程的特點及其全新的項目管理模式，為了能在計劃的時間、地點獲得滿足工程質(zhì)量及進度要求、且價格合理的設(shè)備材料，特制定本管理程序。按照ERP管理原則規(guī)范采購行為，針對ECP服務(wù)和EPC工程管理的不同特點劃分采購管理權(quán)限、設(shè)計采購工作程序，建立健全物資供應(yīng)物料及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)資料，實現(xiàn)采購管理從工程建設(shè)到生產(chǎn)經(jīng)營的無縫銜接。2適用范圍本程序適用于青島大煉油工程項目所有設(shè)備、材料的采購活動，包括ECP服務(wù)和EPC各類子項目。3工作內(nèi)容采購管理的主要內(nèi)容如下對采購程序的管理；對供應(yīng)商的管理；對合同的管理；對質(zhì)量的管理；對進度的管理；對采購成本的控制；對資金預(yù)算的管理；對包裝運輸?shù)墓芾?；對采購和施工界面的管理?采購管理及機構(gòu)職責(zé)青島大煉油工程采用IPMT施工監(jiān)理ECP服務(wù)的管理模式，工程項目建設(shè)實行ECP服務(wù)和EPC兩種方式。青島煉化與中國石化股份公司物資裝備部聯(lián)合對ECP服務(wù)和EPC項目工程物資采購進行管理。3青島大煉油工程41采購管理模式項目管理手冊第十部分物資采購管理程序中石化物資裝備部組織成立青島大煉油項目采購工作協(xié)調(diào)小組，對青島大煉油工程項目的物資采購工作進行全面的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，定期組織召開采購工作協(xié)調(diào)會，對采購工作進行總體部署、安排，協(xié)調(diào)處理采購過程出現(xiàn)的問題。青島煉化和各ECP服務(wù)方成立工程項目物質(zhì)采購管理部門，執(zhí)行相應(yīng)的采購實施和管理工作。411ECP服務(wù)項目青島煉化采購管理部按照ECP服務(wù)合同對供應(yīng)商名錄組織審批，簽訂采購合同，向供應(yīng)商直接付款，對ECP服務(wù)方執(zhí)行采購的全過程進行管理和監(jiān)督；ECP服務(wù)方嚴(yán)格按照業(yè)主要求提供采購服務(wù)，作為買方代表參與合同全過程并對物資采購工作（付款除外）負(fù)全部責(zé)任。412EPC項目由青島煉化采購管理部負(fù)責(zé)采購工作。413總部集中采購和進口物資（1）屬于總部直接集中采購的物資，委托中石化物資裝備部實施采購；（2）屬于總部組織集中采購的物資，供應(yīng)商的選擇、產(chǎn)品價格等執(zhí)行關(guān)于總部組織集中采購的有關(guān)規(guī)定；（3）需要進口的物資，委托中國石化國際事業(yè)公司（以下簡稱國際事業(yè)公司）進行采購。國際事業(yè)公司、青島煉化、ECP服務(wù)方三方簽訂委托代理協(xié)議。42采購管理原則依據(jù)中國石化股份公司物資裝備部關(guān)于加強工程項目物資采購管理、發(fā)揮集中采購優(yōu)勢、嚴(yán)格控制采購物資的質(zhì)量和價格等文件的精神和要求，青島大煉油工程項目的物資采購要嚴(yán)格按照總部的有關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行，以降低成本，保證裝置在開車期間穩(wěn)定運行。421嚴(yán)格遴選的原則供應(yīng)商名錄原則上從中石化資源市場范圍內(nèi)產(chǎn)生，青島煉化采購管理部嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商名單的準(zhǔn)入和淘汰制度，控制供應(yīng)商的范圍和資質(zhì)，選擇技術(shù)先進、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，加強供應(yīng)商的動態(tài)管理，以保證供貨質(zhì)量和使用性能。422集中采購的原則4青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序為了加強對供應(yīng)商售后產(chǎn)品的追蹤管理，防止生產(chǎn)裝置的設(shè)備材料出現(xiàn)“萬國博物館”的現(xiàn)象，以便于生產(chǎn)裝置運行維護的集中管理，降低備品備件的儲備規(guī)模和采購成本，同類同型物資的采購，要按照供應(yīng)商的規(guī)模、實力、產(chǎn)能水平等，將工程項目按裝置劃分成若干采購單元，每個單元的同類同型物資原則上由一家供貨商供貨。423分級管理的原則根據(jù)工程所需物資的性質(zhì)、對裝置運行的影響程度、批量大小等，進行分級管理，主要分為關(guān)鍵重要性設(shè)備材料（含引進設(shè)備材料）、大宗通用性設(shè)備材料、一般性物資。（1）關(guān)鍵重要設(shè)備材料（含引進設(shè)備材料）影響到裝置安全運行的物資作為關(guān)鍵重要性設(shè)備材料進行管理，按照總部有關(guān)規(guī)定程序進行分交、采購。石化專用設(shè)備（特別是高壓加氫設(shè)備）、壓縮機組、電站設(shè)備及特殊材質(zhì)的金屬材料等訂貨周期在12個月以上的設(shè)備材料采購工作難度大、制造周期長，要嚴(yán)格按照總部的規(guī)定進行分交，提前啟動訂貨程序。按總部要求，物資裝備部、國際事業(yè)公司分別負(fù)責(zé)長周期設(shè)備材料的國內(nèi)、國外招標(biāo)采購工作，商務(wù)談判以物資裝備部、國際事業(yè)公司為主，青島煉化、ECP服務(wù)方參加；技術(shù)談判以各ECP服務(wù)方為主，青島煉化參加。關(guān)鍵重要設(shè)備材料簽訂采購合同時，根據(jù)需要附帶簽訂一攬子備品備件儲備協(xié)議，以保證生產(chǎn)運行期備品備件的儲備和供應(yīng)。（2）大宗通用性設(shè)備材料工程建設(shè)需求量大，批次多，采購金額大的設(shè)備和材料（主要包括通用設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，常用的管材、板材、型鋼、管道配件、閥門、緊固件、建筑材料、砼混凝土、鋼筋、電纜、電纜橋架、表箱、電工材料、保溫保冷材料等）作為大宗通用設(shè)備材料管理，按照總部物資裝備部有關(guān)規(guī)定實施采購。根據(jù)中石化物資裝備部關(guān)于發(fā)揮集中采購優(yōu)勢、降低采購成本的精神和要求，為確保全廠各裝置大宗通用設(shè)備材料質(zhì)量和規(guī)格的統(tǒng)一，由青島煉化統(tǒng)一確定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一確定配置標(biāo)準(zhǔn)，5青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，擴大框架協(xié)議采購物資的品種和范圍，以縮短采購流程，加快采購進度。（3）一般性設(shè)備材料的采購工程項目需求批量小、價格隨市場波動較大、規(guī)格型號雜，對裝置運行影響小的物資品種作為一般性設(shè)備材料管理。由于價格隨市場波動較大、規(guī)格型號雜、批量小，一般性設(shè)備材料的采購要嚴(yán)格控制供貨商的資質(zhì)和范圍，保證采購物資的價格、性能和質(zhì)量。424與進度匹配的原則采購合同的履行應(yīng)與工程建設(shè)的進度相匹配，ECP服務(wù)方要根據(jù)工程總體統(tǒng)籌計劃和長周期設(shè)備的到貨時間，制訂切實可行的項目采購進度控制計劃，采購管理部對采購進度進行動態(tài)監(jiān)控，控制影響采購進度的各項因素，通過提前啟動訂貨程序、催交催運等各種手段和措施，合理安排工程需用物資的到貨，確保工程進度的需要，為工程施工進度計劃的實施創(chuàng)造良好的條件。采購物資原則上不得超前或滯后工程建設(shè)的需用期到貨，以保證施工現(xiàn)場有序整齊和施工進度按計劃進行。425控制價格的原則充分發(fā)揮總部集中采購、集中供貨的總體優(yōu)勢，努力優(yōu)化采購方案降低采購成本，對物資采購全過程實現(xiàn)成本的有效控制。426確保質(zhì)量的原則認(rèn)真執(zhí)行項目質(zhì)量計劃，按照主合同和項目質(zhì)量計劃的有關(guān)要求和規(guī)定，堅持質(zhì)量保證原則，對設(shè)備、材料供貨商進行優(yōu)選，嚴(yán)把監(jiān)造、檢驗和驗收等質(zhì)量控制環(huán)節(jié)，確保供貨質(zhì)量。427資料齊全、規(guī)范的原則為了及時掌握工程需用物資需求狀況，了解物資采購情況，加強采購檔案和信息資料檔案管理，ECP服務(wù)方應(yīng)根據(jù)采購管理部要求對青島煉化所需留存的采購資料歸檔管理，并按時提交齊全規(guī)范資料。同時，為便于實施網(wǎng)上采購和適應(yīng)ERP管理需要，ECP服務(wù)方按青島煉化采購管理部要求提交的書面資料，須一并提供能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)接入的可編輯電子版資料。6青島大煉油工程43采購管理機構(gòu)及職責(zé)431IPMT職責(zé)項目管理手冊第十部分物資采購管理程序?qū)徟こ添椖课镔Y采購管理程序、供應(yīng)商名單，以及重大采購問題的決策等。432青島煉化采購管理部職責(zé)（1）全面負(fù)責(zé)工程項目國內(nèi)外物資供應(yīng)的組織、管理、監(jiān)督工作，制定工程項目物資采購管理程序；（2）負(fù)責(zé)組織ECP服務(wù)項目物資采購的管理、監(jiān)督工作，對ECP服務(wù)方物資采購P服務(wù)的全過程進行管理和監(jiān)督；（3）負(fù)責(zé)EPC項目物資采購的實施和管理；（4）負(fù)責(zé)審核ECP服務(wù)方編制的工程項目物資采購網(wǎng)絡(luò)計劃以及相應(yīng)建立的采購物資質(zhì)量控制體系和采購管理程序；（5）負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績的考察、評審和管理，組織確定供應(yīng)商名錄，報IMPT批準(zhǔn)；（6）參加總體設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計審查會，協(xié)助中石化物裝部組織物資集中分交會；（7）負(fù)責(zé)物資需求計劃接收、確認(rèn)、下發(fā)，參加技術(shù)談判和商務(wù)談判；（8）簽訂采購合同，辦理貨款支付手續(xù)；（9）市場行情的分析及價格的管理；（10）對工程項目物資采購的質(zhì)量、進度和費用進行監(jiān)督和控制；（11）負(fù)責(zé)建立健全物資管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；（12）負(fù)責(zé)組織工程項目物資供應(yīng)工作會議，對工程物資供應(yīng)過程出現(xiàn)的問題進行協(xié)調(diào)和決策；（13）負(fù)責(zé)組織工程項目采購文件資料及隨機物品的驗收移交和歸檔管理；（14）負(fù)責(zé)督促、協(xié)調(diào)辦理引進物資海關(guān)備案、免稅手續(xù)和報關(guān)、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作，負(fù)責(zé)許可證辦理；（15）負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和管理到貨物資的接收、存放、領(lǐng)用過程、物資檢驗、保管、防護、搬運的程序和措施；（16）負(fù)責(zé)完工資料的審核，組織物資采購檔案、資料移交驗收；（17）負(fù)責(zé)工程物資采購?fù)旯た偨Y(jié)報告的審核。433ECP服務(wù)方職責(zé)7青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（1）負(fù)責(zé)完成ECP服務(wù)合同范圍內(nèi)的采購服務(wù)工作，作為買方代表參與采購合同全過程并對物資采購工作（付款除外）負(fù)全部責(zé)任；（2）按照工程總體統(tǒng)籌計劃編制工程物資采購進度網(wǎng)絡(luò)控制計劃，建立物資采購質(zhì)量控制體系和采購管理體系，報青島煉化采購管理部審核后組織實施；（3）編寫引進主要設(shè)備材料分交清冊和物資集中分交清冊，經(jīng)采購管理部審核后，并配合好物資分交工作；（4）負(fù)責(zé)推薦工程物資采購供應(yīng)商名單，報采購管理部；（5）負(fù)責(zé)詢價書、采購說明書等采購文件的編制和報審；（6）負(fù)責(zé)發(fā)詢價、接收報價管理，組織評審；（7）負(fù)責(zé)組織物資采購的技術(shù)談判和商務(wù)談判；（8）負(fù)責(zé)合同文本及條款的擬訂，作為買方代表參與合同的簽訂；（9）負(fù)責(zé)依據(jù)合同條款的規(guī)定執(zhí)行采購合同，對采購質(zhì)量、制造進度進行監(jiān)督、檢查和控制；（10）負(fù)責(zé)監(jiān)造、催交催運、質(zhì)量的檢查和驗收；（11）負(fù)責(zé)組織采購物資的到貨驗收和開箱檢驗、接收、保管、存儲、發(fā)放工作及質(zhì)量問題的處理，使用過程的協(xié)調(diào)等；（12）負(fù)責(zé)物資采購過程文件資料（包括可編輯電子版）歸檔管理及移交，按規(guī)定要求定期向協(xié)調(diào)小組和青島煉化采購管理部匯報采購工作的進展情況；（13）負(fù)責(zé)資金支付計劃的編制；（14）負(fù)責(zé)工程項目物資采購?fù)旯た偨Y(jié)報告的編制。434青島煉化采購管理部崗位及職責(zé)采購管理部設(shè)綜合管理組、采買組。具體分工如下8青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（1）綜合管理組綜合管理組全面負(fù)責(zé)采購程序的管理，監(jiān)督檢查采購程序的實施，對工程物資采購全過程進行追蹤、管理。9青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序1計劃統(tǒng)計人員職責(zé)負(fù)責(zé)各類工作（采購）計劃（監(jiān)造、質(zhì)量檢驗、資金支付等）、需求計劃、報表、完工資料等的接收匯總整理，按照裝置、專業(yè)進行分類后移交項目部協(xié)調(diào)代表、采買與控制各專業(yè)崗位；組織工程物資供應(yīng)工作會議，對工程物資供應(yīng)過程出現(xiàn)的問題進行協(xié)調(diào)和處理，物資供應(yīng)工作總結(jié)；計劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計分析和上報；項目的創(chuàng)建、編碼和維護；物料主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和維護；2合同、供應(yīng)商管理人員職責(zé)組織確定合格的供應(yīng)商，辦理IPMT報批手續(xù)；合同文件的整理、歸檔工作；供應(yīng)商名錄的管理，供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和維護；3進口業(yè)務(wù)人員職責(zé)參加進口物資的相關(guān)工作；協(xié)助進口物資招標(biāo)、機電審、減免稅等申請手續(xù)辦理，督促、協(xié)調(diào)辦理引進物資海關(guān)備案、報關(guān)、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作；負(fù)責(zé)許可證辦理；（2）采買組崗位職責(zé)1項目采購代表職責(zé)代表采購管理部參加各項目部會議，負(fù)責(zé)項目部物資供應(yīng)過程全部事務(wù)的信息反饋和協(xié)調(diào)；EPC項目，組織（到現(xiàn)場后）物資質(zhì)量、技術(shù)問題的評定、處理方案的制定等；計劃核銷；2采買與控制人員職責(zé)參加項目部采購物資總體設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計審查會；參加工程項目物資分交；參加供應(yīng)商的考察、考核、評審；參加工程項目物資供應(yīng)工作會議；10青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序參加技術(shù)談判、商務(wù)談判、合同簽約等工作；根據(jù)工程項目施工進展情況，做出各專業(yè)物資采購情況報表和物資供應(yīng)總結(jié)；負(fù)責(zé)ECP服務(wù)項目物資采購全過程的管理和監(jiān)督；負(fù)責(zé)EPC項目物資采購過程的實施和管理；負(fù)責(zé)資金支付計劃的編制和報批，以及資金支付申請手續(xù)的辦理；項目資料、物資采購過程文件的收集整理、錄入及移交；3物流管理人員職責(zé)對ECP服務(wù)項目物流進行監(jiān)督管理；負(fù)責(zé)組織EPC項目物流管理工作；4倉儲人員職責(zé)對ECP服務(wù)項目倉儲進行監(jiān)督管理；負(fù)責(zé)組織EPC項目倉儲管理工作。44采購策略及要求441供應(yīng)商名錄管理ECP服務(wù)方推薦工程項目物資采購供應(yīng)商名單報采購管理部，采購管理部根據(jù)總部及青島煉化公司有關(guān)供應(yīng)商管理的規(guī)定，組織有關(guān)部門對供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績等進行考察、評審，確定的供應(yīng)商名錄必須報IPMT批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。供應(yīng)商名錄原則上在中石化資源市場、青島煉化資源市場范圍內(nèi)產(chǎn)生。442分交按照中石化固定資產(chǎn)投資項目物資采購管理辦法的規(guī)定，由中石化物資裝備部牽頭組織國內(nèi)外分交和國內(nèi)采購物資集中分交工作。（1）分交清冊的編制審核服務(wù)方按照IPMT、物資集中分交清冊采購管理部審核確認(rèn)后，報中國石化股份公司物資裝備部。（2）分交會議中國石化股份公司物資裝備部牽頭組織國內(nèi)外設(shè)備材料分交會和國內(nèi)采購物資集中分交會議，青島煉化采購管理部、ECP服務(wù)方參加，確定擬選供應(yīng)商、采購模11青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監(jiān)造等內(nèi)容，由中國石化股份公司物資裝備部下發(fā)會議紀(jì)要執(zhí)行。443提前采購在基礎(chǔ)設(shè)計批復(fù)前需要提前采購的關(guān)鍵重要性設(shè)備材料，由設(shè)計單位提供設(shè)備材料圖紙和技術(shù)規(guī)格書并蓋設(shè)計單位公章報青島煉化規(guī)劃設(shè)計部，青島煉化規(guī)劃設(shè)計部負(fù)責(zé)編制提前采購申請報告報中石化發(fā)展計劃部審批。444物資需求計劃的編制、審批及接收、下達（1）ECP服務(wù)項目需求計劃由ECP服務(wù)方編制，報青島煉化控制部審批；采購管理部對控制部審批的物資需求計劃進行接收、登記、確認(rèn)后，國內(nèi)物資采購下達ECP服務(wù)方采購部門實施采購，進口物資采購下達國際事業(yè)公司實施采購；（2）EPC項目需求計劃由控制部組織設(shè)計等單位編制并進行審批；采購管理部對控制部審批的物資需求計劃進行接收、登記、確認(rèn)后，國內(nèi)物資采購下達采購管理部采買組實施采購，進口物資采購下達國際事業(yè)公司實施采購。445關(guān)鍵重要性設(shè)備材料采購（1）采購計劃1ECP服務(wù)項目，由ECP服務(wù)方依據(jù)分交會議紀(jì)要制定關(guān)鍵重要性設(shè)備材料的采購計劃，報送青島煉化采購管理部審核；EPC項目，由采購管理部依據(jù)分交會議紀(jì)要制定關(guān)鍵重要性設(shè)備材料的采購計劃；2關(guān)鍵重要性設(shè)備材料采購計劃每月更新一次；3關(guān)鍵重要性設(shè)備材料采購計劃內(nèi)容至少應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，擬選供應(yīng)商，采購方式，需求計劃（含請購文件、詢價書）提交審核及發(fā)出時間，供應(yīng)商響應(yīng)文件收到時間，訂貨時間，交貨時間等。（2）發(fā)詢價及接收報價1ECP服務(wù)項目ECP服務(wù)方采購部門編制詢價書、詢價方案等文件，報采購管12青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序理部備案；ECP服務(wù)方按照中國石化股份公司物資裝備部組織的分交會議紀(jì)要和IPMT審批的供應(yīng)商名錄，向確定的供應(yīng)商發(fā)詢價書及接收報價；ECP服務(wù)方須將供應(yīng)商對詢價書的回應(yīng)文件即報價文件（包括書面和電子版）提交青島煉化采購管理部；2EPC項目采購管理部采買組組織設(shè)計部門編制詢價書、詢價方案等文件；采購管理部采買組按照中國石化股份公司物資裝備部組織的分交會議紀(jì)要和IPMT審批的供應(yīng)商名錄，向確定的供應(yīng)商發(fā)詢價書及接收報價。（3）技術(shù)談判1ECP服務(wù)項目技術(shù)交流日程安排需要進行技術(shù)交流、技術(shù)談判的由青島煉化采購管理部和ECP服務(wù)方共同確定；ECP服務(wù)方組織技術(shù)談判、技術(shù)澄清及簽技術(shù)協(xié)議；采購管理部組織青島煉化有關(guān)部門參加技術(shù)談判、技術(shù)澄清并在技術(shù)協(xié)議上簽字；2EPC項目采購管理部組織技術(shù)談判、技術(shù)澄清；設(shè)計單位、青島煉化有關(guān)部門參加技術(shù)談判、技術(shù)澄清并簽訂技術(shù)協(xié)議。（4）商務(wù)談判及簽訂合同1關(guān)鍵重要性設(shè)備材料中的長周期設(shè)備材料由中石化物裝部與青島煉化及ECP服務(wù)方共同商定商務(wù)談判計劃，中石化物裝部下發(fā)國內(nèi)長周期設(shè)備材料商務(wù)談判計劃并組織商務(wù)談判，青島煉化及ECP服務(wù)方全程參加。屬于總部物資裝備部直接集中采購的物資，由中石化物資裝備部分別與供應(yīng)商、青島煉化簽訂供貨合同。中石化物裝部與青島煉化的供貨合同由ECP服務(wù)方起草并對商務(wù)談判過程記錄（參加會議人員、報價、談判意見及結(jié)果等），ECP服務(wù)方作為13青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序買方代表在中石化物裝部與青島煉化的供貨合同上簽字，青島煉化負(fù)責(zé)供貨合同審查、確認(rèn)，作為買方在合同上簽字。屬于總部物資裝備部組織集中采購的物資，按照總部物資裝備部組織集中采購的規(guī)定實施采購。青島煉化與供應(yīng)商的供貨合同由ECP服務(wù)方起草并對商務(wù)談判過程記錄（參加會議人員、報價、談判意見及結(jié)果等），ECP服務(wù)方作為買方代表在青島煉化與供應(yīng)商的供貨合同上簽字，青島煉化負(fù)責(zé)供貨合同審查、確認(rèn)，作為買方在合同上簽字。合同簽訂后，采購合同及有關(guān)資料由ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)整理齊全移交青島煉化采購部。2其他關(guān)鍵重要性設(shè)備材料按照總部物資裝備部相關(guān)會議要求和有關(guān)規(guī)定，青島煉化及ECP服務(wù)方共同商定談判計劃并組織實施；青島煉化及ECP服務(wù)方共同組織商務(wù)談判，ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)訂貨合同的起草及商務(wù)談判過程記錄（參加會議人員、報價、談判意見及結(jié)果），作為買方代表在合同上簽字；青島煉化負(fù)責(zé)合同審查、確認(rèn)，作為買方在合同上簽字；合同簽訂后，采購合同及有關(guān)資料由ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)整理齊全移交青島煉化采購部。（5）合同執(zhí)行1ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，要求供應(yīng)商按照約定全面履行合同，對設(shè)備材料的制造進度、監(jiān)造、催交催運、到貨驗收、保管、發(fā)放、資金計劃提報等工作進行管理和控制；2采購管理部對合同執(zhí)行全過程進行監(jiān)督管理。446大宗通用性設(shè)備材料采購（1）總部物資裝備部直接集中采購的大宗通用物資，由總部物資裝備部統(tǒng)一集中采購、集中供貨；（2）其他大宗設(shè)備材料，由青島煉化與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議進行采購，ECP服務(wù)方作為買方代表在框架協(xié)議上簽字。1框架協(xié)議按青島煉化合同管理規(guī)定辦理審簽，采購實施以采購訂單方式執(zhí)行，采購訂單以框架協(xié)議為依據(jù)。14青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序2ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)按市場管理部下達的需求計劃編制采購訂單，采購訂單報青島煉化采購管理部批準(zhǔn)后，由ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)采購訂單的執(zhí)行；3ECP服務(wù)方對訂單采購物資的制造進度、監(jiān)造、催交催運、到貨驗收、保管、發(fā)放、提報資金計劃等工作進行管理和控制；4采購管理部對合同執(zhí)行全過程進行監(jiān)督管理。447一般性設(shè)備材料采購（1）青島煉化采購管理部作為買方、ECP服務(wù)方作為買方代表與供應(yīng)商簽訂采購合同（2）ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，要求供應(yīng)商按照約定全面履行合同，對設(shè)備材料的制造進度、監(jiān)造、催交催運、到貨驗收、保管、發(fā)放、資金計劃提報等工作進行管理和控制；（3）采購管理部對合同執(zhí)行全過程進行監(jiān)督管理。448引進設(shè)備材料采購（1）進口委托青島煉化委托國際事業(yè)公司進行引進設(shè)備材料的采購工作，ECP服務(wù)方提供采購服務(wù)，青島煉化、國際事業(yè)公司、ECP服務(wù)方共同簽訂進口委托代理協(xié)議。（2）進口采購方式1按照中華人民共和國招投標(biāo)法和國家有關(guān)部門的規(guī)定，青島大煉油工程項目的引進物資采購采取國際公開招標(biāo)的方式進行。青島煉化出具國際招標(biāo)委托書，并督促、協(xié)調(diào)國際事業(yè)公司和ECP服務(wù)方的引進物資采購工作。2不滿足公開招標(biāo)條件的采購物資，須由ECP服務(wù)方提供詳細(xì)技術(shù)說明并行文，詳細(xì)說明不招標(biāo)理由，報青島煉化確認(rèn)，青島煉化上報中國石化股份公司發(fā)展計劃部，同時抄送國際事業(yè)公司和中國石化股份公司物資裝備部，由中國石化股份公司發(fā)展計劃部行文上報國家發(fā)改委。在辦理完上述批復(fù)手續(xù)后，國際事業(yè)公司方可采用詢比價的方式進行采購。（3）招投標(biāo)及發(fā)詢價ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)編寫中/英文技術(shù)標(biāo)書或技術(shù)詢價文件（包括電子版），國際事業(yè)公司負(fù)責(zé)編寫中/英文商務(wù)標(biāo)書或商務(wù)詢價文件（包括電子版），編寫單位負(fù)責(zé)根15青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序據(jù)專家意見2天內(nèi)完成標(biāo)書或詢價文件的更改后，由國際事業(yè)公司按時上網(wǎng)招標(biāo)或?qū)ν獍l(fā)詢價。（4）技術(shù)談判1需要進行技術(shù)交流及簽訂技術(shù)協(xié)議的進口物資，由國際事業(yè)公司組織技術(shù)交流、技術(shù)談判；2ECP服務(wù)方作為設(shè)計代表參加并主談，ECP服務(wù)方對引進物資的全部技術(shù)內(nèi)容負(fù)責(zé)，提供技術(shù)及相關(guān)文件的支持；3ECP服務(wù)方和青島煉化在技術(shù)協(xié)議上簽字。（5）商務(wù)談判及簽訂合同1在有關(guān)各方取得一致意見確定供貨方，并得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，方可簽約。2國際事業(yè)公司負(fù)責(zé)訂貨合同的起草及商務(wù)談判過程記錄（參加會議人員、報價、談判意見及結(jié)果），青島煉化、ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)合同審查、確認(rèn)；3國際事業(yè)公司作為買方在商務(wù)合同上簽約，青島煉化作為最終用戶在技術(shù)協(xié)議、商務(wù)合同上簽約，ECP服務(wù)方作為最終用戶代表在技術(shù)協(xié)議、商務(wù)合同上簽約；4國外長周期設(shè)備材料采購合同及有關(guān)資料由國際事業(yè)公司負(fù)責(zé)整理齊全移交青島煉化采購部。（6）相關(guān)進口手續(xù)辦理1青島煉化公司規(guī)劃設(shè)計部配合中石化發(fā)展計劃部辦理國家鼓勵的內(nèi)外資項目確認(rèn)書，ECP服務(wù)方協(xié)助；2青島煉化采購管理部依據(jù)引進委托代理協(xié)議，組織、督促、協(xié)調(diào)辦理引進物資海關(guān)備案、進口許可證、免稅手續(xù)和報關(guān)、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作；3ECP服務(wù)方依據(jù)引進委托代理協(xié)議提供采購服務(wù)，編制辦理許可證及各種報關(guān)手續(xù)的相關(guān)技術(shù)文件，協(xié)助青島煉化采購管理部辦理進口許可證、檢驗交付、接收、保管、發(fā)放等工作；4國際事業(yè)公司辦理引進物資在目的港口岸的海關(guān)備案、減免、報關(guān)、報驗和運輸、提報資金支付計劃等使進口物資到達施工現(xiàn)場的一切事宜；16青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序5青島煉化、國際事業(yè)公司、ECP服務(wù)方和代理商共同到現(xiàn)場開箱驗收；6青島煉化、ECP服務(wù)方與國際事業(yè)公司之間的權(quán)利義務(wù)及其他未盡事宜詳見引進委托代理協(xié)議。449國產(chǎn)可退稅設(shè)備材料ECP服務(wù)方應(yīng)在國產(chǎn)設(shè)備分交的同時向發(fā)包人提交所有國產(chǎn)可退稅設(shè)備材料和不可退稅設(shè)備、材料的清冊，區(qū)別分開。4410備品備件（1）ECP服務(wù)方編制3年生產(chǎn)期間的備品備件清單；（2）ECP服務(wù)方對所有的轉(zhuǎn)動設(shè)備、重要設(shè)備、重要電氣、儀表設(shè)備詢價時要求報價方帶三年備件，并分項報價，事故件由ECP服務(wù)方在詢價前提供方案，根據(jù)青島煉化采購管理部意見發(fā)出詢價；（3）買賣合同簽訂時設(shè)備價格、聯(lián)動試車備件、事故件和三年備件價格分列。1ECP服務(wù)方協(xié)助青島煉化采購管理部與供貨方簽訂附加備品備件的服務(wù)協(xié)議。2中間交接及試車期間的備品備件按如下原則執(zhí)行ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)中間交接之前的易損件、單機試車（按照中國石化集團公司工程建設(shè)管理的相關(guān)規(guī)定）的備品備件、專用工具的供應(yīng)，并保管專用工具中間交接時，專用工具按質(zhì)（滿足使用需要為準(zhǔn)）按量移交，若損壞丟失ECP服務(wù)方應(yīng)再次按質(zhì)按量提供隨機備品備件要按質(zhì)并按使用后的剩余量（即除去在安裝、調(diào)試、單機試車過程中使用了的部分）移交。4411貨款的支付（1）ECP交青島煉化采購管理部；（2）物資采購合同付款遵照QRC項目管理手冊“第6部分物資采購付款程序”執(zhí)行；（3）ECP17青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序5ECP服務(wù)項目物資采購工作程序51ECP服務(wù)方的采購組織機構(gòu)511各ECP服務(wù)方成立專門的采購部門承擔(dān)ECP服務(wù)項目物資采購全過程的P服務(wù)工作；512ECP服務(wù)方采購部門設(shè)置及專業(yè)人員的配備報青島煉化采購管理部備案。52采購進度網(wǎng)絡(luò)控制計劃ECP服務(wù)方根據(jù)工程總體統(tǒng)籌計劃編制工程項目物資采購網(wǎng)絡(luò)計劃，報青島煉化審批后，作為整個工程ECP服務(wù)項目物資采購指導(dǎo)文件。53供應(yīng)商名錄的確定ECP服務(wù)方按照中國石化股份公司物資裝備部規(guī)定和要求推薦合格供應(yīng)商名單，青島煉化采購管理部負(fù)責(zé)組織確定供應(yīng)商名錄，集中報IPMT批準(zhǔn)后執(zhí)行。54國內(nèi)外物資分交541分交清冊的編制和上報ECP服務(wù)方采購部門按照IPMT批準(zhǔn)的供應(yīng)商名錄編制引進主要設(shè)備材料分交清冊和物資集中分交清冊，經(jīng)青島煉化采購管理部審核確認(rèn)后，報中國石化股份公司物資裝備部。542分交會議中石化物資裝備部負(fù)責(zé)組織國內(nèi)外物資及長周期設(shè)備材料分交會，青島煉化、ECP服務(wù)方參加，確定擬選供應(yīng)商、采購模式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監(jiān)造等內(nèi)容，由中石化物資裝備部下發(fā)會議紀(jì)要執(zhí)行。55物資需求計劃551ECP服務(wù)方按照青島煉化建設(shè)期物資需求計劃管理辦法的要求，根據(jù)設(shè)計文件編制工程項目設(shè)備、材料的月度或追加需求計劃（附件3、4、5、6）。（1）設(shè)備需求計劃主要內(nèi)容包括項目名稱（分解到裝置單元）、項目編號、計劃編號、制表日期、設(shè)備位號、物資編碼（ERP編碼模式）、設(shè)備名稱、規(guī)格型號18青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序材質(zhì)、單位、數(shù)量、需用日期、概算等。（2）材料需求計劃主要內(nèi)容包括項目名稱（分解到裝置單元）、項目編號、計劃編號、制表日期、物資編碼（ERP編碼模式）、物資名稱、規(guī)格型號材質(zhì)、單位、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、需用日期、價格等。552ECP服務(wù)方將物資需求計劃報控制部審批，控制部（裝置項目部）組織對ECP服務(wù)方采購部門提報的需求計劃進行審批，并納入工程項目資金預(yù)算。553采購管理部對控制部審批的物資需求計劃進行接收確認(rèn)，并下達ECP服務(wù)方采購部門組織實施采購。56物資采購ECP服務(wù)方采購部門在青島煉化采購管理部的監(jiān)督、管理下根據(jù)采購管理部下達的物資需求計劃提供采購服務(wù)。561ECP服務(wù)方采購關(guān)鍵重要性設(shè)備材料的工作程序（包括計劃編制、發(fā)詢價及接收報價、技術(shù)談判、商務(wù)談判和合同簽訂等）執(zhí)行本采購管理程序“44采購策略及要求”中有關(guān)關(guān)鍵重要性設(shè)備材料采購的內(nèi)容要求；562ECP服務(wù)方采購大宗通用性設(shè)備材料的工作程序（包括計劃編制、發(fā)詢價及接收報價、技術(shù)談判、商務(wù)談判和合同簽訂等）執(zhí)行本采購管理程序“44采購策略及要求”中有關(guān)大宗通用性設(shè)備材料采購的內(nèi)容要求；563ECP服務(wù)方采購一般性設(shè)備材料的工作程序（包括計劃編制、發(fā)詢價及接收報價、技術(shù)談判、商務(wù)談判和合同簽訂等）執(zhí)行本采購管理程序“44采購策略及要求”中有關(guān)一般性設(shè)備材料采購的內(nèi)容要求；564超過概算金額的物資采買，ECP服務(wù)方采購部門填寫物資采購超概請示表（附件7）報控制部，控制部審批后方能實施采購；565材料代用，工程項目材料需用計劃的物資，需要變更規(guī)格型號或材質(zhì)，由ECP服務(wù)方采購部門填寫物資需求計劃材料代用單（附件8）報控制部，控制部審批后實施；566采購物資的監(jiān)造、檢驗及催交催運ECP服務(wù)方根據(jù)物資采購合同，對采購物資的制造進度、質(zhì)量和催交催運負(fù)責(zé)（1）制造廠提交質(zhì)量計劃、制造計劃（含進度計劃）、檢驗計劃報ECP服務(wù)方，ECP服務(wù)方審核后編制監(jiān)造管理大綱、監(jiān)造計劃一并提交采購管理部組織審批后，ECP服務(wù)方按已批準(zhǔn)的監(jiān)造計劃、質(zhì)量計劃開展制造的檢驗活動；19青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（2）檢驗工作應(yīng)從原材料進貨開始，包括材料檢驗、制造加工、工序檢驗、組裝、中間產(chǎn)品試驗、強度試驗、致密性試驗、整機試驗、表面處理檢驗、包裝檢驗等直至運輸包裝檢驗；（3）ECP服務(wù)方按計劃定期提供進度報告和檢驗報告，對于控制部希望參加的檢驗，ECP服務(wù)方在檢驗前及時通知控制部參加；（4）對于重要設(shè)備，ECP服務(wù)方必須進行全程駐廠監(jiān)造；（5）對ECP服務(wù)方提供的重要檢驗點，控制部組織派員參加；（6）控制部根據(jù)計劃參加階段性檢驗，也可以根據(jù)計劃安排隨時進入制造廠檢查質(zhì)量和進度，并對制造廠及ECP服務(wù)方的工作進行評估；（7）ECP服務(wù)方根據(jù)采購訂單條款進行催交催運。57物資的驗收、保管及發(fā)放ECP服務(wù)方對設(shè)備、材料的驗收、運輸、保管、發(fā)放負(fù)全面責(zé)任，青島煉化采購管理部予以監(jiān)督，并進行不定期檢查，對存在問題青島煉化采購管理部將以整改通知單形式反饋，ECP服務(wù)方進行整改后書面回復(fù)青島煉化采購管理部。571到貨驗收（1）物資到貨后，由ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)接收并辦理物資交接手續(xù)，到貨物資要及時錄入到貨物資臺帳，每天以電子版和書面兩種形式報青島煉化采購管理部專業(yè)人員。（2）ECP服務(wù)方組織相關(guān)人員對到貨物資進行驗收，認(rèn)真核對物資名稱、規(guī)格、材質(zhì)（型號）、數(shù)量、隨機資料、隨機備件等，確認(rèn)無誤后，放入規(guī)定的存放區(qū)；（3）需要檢驗、試驗的物資，要存放在待驗區(qū)，并進行標(biāo)識，ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)辦理檢驗、試驗的委托手續(xù)，及時將檢驗、試驗的結(jié)果通知青島煉化采購管理部專業(yè)采購員。572設(shè)備、材料的現(xiàn)場檢驗直接進入施工現(xiàn)場的物資，ECP服務(wù)方及時組織驗收并做好標(biāo)識。573不合格品的處置當(dāng)設(shè)備、材料出現(xiàn)不合格品時，ECP服務(wù)方應(yīng)將不合格品另行存放，并做好不合格品標(biāo)識,并及時通知青島煉化采購管理部專業(yè)采購員，按不合格品的控制程序的規(guī)定進行處理。（1）當(dāng)設(shè)備、材料出現(xiàn)不合格品時，應(yīng)按合同有關(guān)條款處理，嚴(yán)格執(zhí)行不合格20青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序品的控制程序。當(dāng)需要青島煉化采購管理部確認(rèn)的處置方案時，應(yīng)填寫不合格品的處置報審表，經(jīng)ECP服務(wù)方項目經(jīng)理與采購管理部經(jīng)理簽字認(rèn)可后報青島大煉油工程項目經(jīng)理部審批；（2）對采購材料不合格品一律采用退貨、更換處理的方式，不允許返工、修復(fù)、降級使用；（3）經(jīng)過評定的不合格產(chǎn)品不能驗收入庫，應(yīng)另行存放，并做好不合格品標(biāo)識；（4）直接進入施工現(xiàn)場的物資出現(xiàn)不合格品時，應(yīng)及時清出現(xiàn)場，以免誤用。574倉儲保管（1）庫存物資應(yīng)根據(jù)不同物資的材質(zhì)（型號）、屬性和要求，按規(guī)定存放；（2）設(shè)立待驗區(qū)，懸掛或張貼明顯標(biāo)識；（3）擺放物資的貨架要在相應(yīng)的位置設(shè)置料簽等標(biāo)識，庫區(qū)露天貨場設(shè)立固定標(biāo)牌等標(biāo)識，存放的物資要做到標(biāo)識醒目、名稱統(tǒng)一、計量規(guī)范、規(guī)格不串、材質(zhì)（型號）不混、數(shù)量準(zhǔn)確；（4）物資的質(zhì)量狀態(tài)按待檢、已檢待判斷、合格、不合格四種狀態(tài)進行標(biāo)識，發(fā)放時要確認(rèn)物資質(zhì)量狀態(tài)；（5）ECP服務(wù)方要按照物資存放要求，進行經(jīng)常性的維護保養(yǎng)，監(jiān)控存放環(huán)境，保證存放的物資完好無損。575保管現(xiàn)場的要求（1）保管場所應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防水、防曬等措施；（2）物品擺放整齊、界區(qū)明顯、標(biāo)識清楚；（3）危險品、有毒有害品、易燃易爆品的分類分區(qū)隔離擺放，及安全防護、保衛(wèi)措施齊備；（4）露天料場堆放設(shè)備及材料應(yīng)作到上蓋下墊，應(yīng)有防雨、防風(fēng)、和防水淹措施；（5）庫區(qū)內(nèi)道路布局合理，便于收發(fā)材料作業(yè)，并保證在發(fā)生火情時，消防通道暢通無阻；（6）貴重物品的加強保管措施；（7）庫用起吊機具、車輛、消防器具應(yīng)完好可用；（8）根據(jù)物品的特性，配制適量的防護用具，保證人員的安全；青島煉化采購管理部不定期的對ECP服務(wù)方的物資保管現(xiàn)場進行檢查，當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在問題時，青島煉化采購管理部向ECP服務(wù)方發(fā)出整改通知單，由ECP服21青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序務(wù)方進行整改，并將整改結(jié)果報青島煉化采購管理部，青島煉化采購管理部跟蹤整改過程。576設(shè)備、材料的標(biāo)識管理規(guī)定ECP服務(wù)方應(yīng)制定設(shè)備、材料的標(biāo)識管理規(guī)定，其包含范圍有（1）設(shè)備、材料的出廠標(biāo)識1容器設(shè)備出廠標(biāo)識、名牌標(biāo)識、預(yù)制件交貨現(xiàn)場組裝的壓力容器標(biāo)識、備品備件標(biāo)識；2機械設(shè)備出廠標(biāo)識、名牌標(biāo)識、表面色及標(biāo)志色、備品備件的標(biāo)識；3電氣、儀表、設(shè)備表面色和標(biāo)志色；4閥門類產(chǎn)品的表面色及標(biāo)識；5原材料標(biāo)識各種管材、配件、緊固件、密封件均應(yīng)有唯一性永久標(biāo)識；6其它標(biāo)識；（2）驗收標(biāo)識包括待驗收品、合格品、不合格品、修復(fù)品、降級品、退貨品、更換品等標(biāo)識；（3）包裝標(biāo)識1不同運輸要求的包裝標(biāo)識；2超大、超重設(shè)備包裝應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)出中心位置和起吊點；577設(shè)備、材料的現(xiàn)場運輸和防護措施為了確保設(shè)備、材料能安全無損運抵指定地點，ECP服務(wù)方做好以下工作（1）制定裝卸方案根據(jù)設(shè)備、材料外形、包裝尺寸和重量，選擇合適的車型及裝卸機械。確定擺放方位及合理的支承位置，盡量降低超限等級。（2）制定加固封車方案根據(jù)設(shè)備、材料裝載的實際情況，應(yīng)采取有效的加固措施，為了調(diào)整重心，可以配重或加長。（3）設(shè)備在裝卸運輸中，必須小心謹(jǐn)慎作業(yè)，不能碰撞，伸出體外的設(shè)備管口法蘭等附屬部件，必須有防損壞措施。（4）確定安全可靠的行車路線，減少行車風(fēng)險。（5）對于超大、超重設(shè)備的吊裝、搬運工作，應(yīng)做出具體方案報控制部、監(jiān)理公司，由控制部、監(jiān)理公司組織專家評審確認(rèn)。578物資的發(fā)放（1）ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)物資的發(fā)放管理，辦理發(fā)料手續(xù)；22青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（2）ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)將完成發(fā)貨的發(fā)貨單返青島煉化采購管理部，并將發(fā)貨清單以電子版（EXCEL表格）形式報煉化采購管理部。579工程物資管理日報、月報ECP服務(wù)方按時將工程物資管理日報、月報上報青島煉化采購管理部及工程監(jiān)理。（1）日報表于每日1600前上報，包括1計劃執(zhí)行情況表；2到貨臺帳；（2）月報于每月25日前上報，包括1項目材料的控制計劃；2材料采購計劃與實施情況；3設(shè)備、材料的檢驗情況；4設(shè)備、材料的現(xiàn)場交接情況；5庫存情況報告；6剩余材料的處理情況；7目前材料管理的問題及處理辦法；8填寫材料控制月報表、月份材料進料計劃表、月份材料進場統(tǒng)計表、采購計劃與實施情況表。5710每單項工程完成后，ECP服務(wù)方應(yīng)對整個工程的材料采購工作做出全面總結(jié)，報青島煉化采購管理部。5711每年12月20日ECP服務(wù)方應(yīng)對全年的材料采購工作做出全面總結(jié)，報青島煉化采購管理部。58資金支付物資采購款項的支付按QRC項目管理手冊第6部分投資控制管理程序“63物資采購款項的支付”工作流程及要求執(zhí)行。（1）ECP服務(wù)方根據(jù)物資采購情況每月25日前編制設(shè)備材料款資金支付計劃上報采購管理部；（2）ECP服務(wù)方根據(jù)合同付款（預(yù)付款、進度款、結(jié)算款、質(zhì)量保證金）和“物資采購款項的支付”工作流程及要求，將發(fā)票、合同、設(shè)備或材料驗收發(fā)放單23青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（包括開箱檢驗驗收單、物資報驗單、出入庫單等）、質(zhì)量保證金支付確認(rèn)單等相關(guān)有效文件整理齊全后，提交采購管理部辦理有關(guān)款項支付。59完工總結(jié)及資料歸檔591完工總結(jié)（1）ECP服務(wù)方負(fù)責(zé)編寫青島大煉油工程項目物資供應(yīng)總結(jié)和竣工資料的整理、歸檔、移交；（2）工程監(jiān)理負(fù)責(zé)審核完工總結(jié)報告，組織竣工資料的審查和移交工作；（3）青島煉化采購管理部負(fù)責(zé)接收竣工資料，進行歸檔管理；592資料管理（1）需保存資料（包括書面材料和電子版）1可研報告及批復(fù)；2引進主要設(shè)備材料、國內(nèi)物資集中分交清冊及批復(fù)；3集中分交會議紀(jì)要（包括長周期設(shè)備材料集中分交會議紀(jì)要）；4基礎(chǔ)設(shè)計文件及批復(fù)；5設(shè)計資料（包括圖紙、詢價書、規(guī)格書、變更單等）；6物資需用計劃；7合同管理資料（包括買賣合同、監(jiān)造合同、運輸合同、服務(wù)合同、技術(shù)協(xié)議、規(guī)格書、招標(biāo)的有關(guān)資料、商務(wù)談判記錄、報價單、框架協(xié)議書、委托采購批復(fù)、渠道外審批表、批復(fù)的超概算采購報告和合同臺帳等資料）；8會議紀(jì)要及記錄（包括項目部調(diào)度會、設(shè)計協(xié)調(diào)會、技術(shù)交流會、設(shè)計審查會和現(xiàn)場辦公會等）；9物資監(jiān)造資料、控制點檢查報告和出場驗收報告；10隨物資到貨的原始資料（包括隨機文件、材質(zhì)證書、合格證、說明書等）；11復(fù)驗單、收料驗收單；12重要活動的圖片，錄像；13其他資料。（2）ECP服務(wù)方應(yīng)將上述物資采購資料按裝置單元分類歸檔后移交。24青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序6EPC項目物資采購工作程序61采購進度網(wǎng)絡(luò)控制計劃的編制青島煉化采購管理部根據(jù)工程總體統(tǒng)籌計劃組織編制EPC項目物資采購進度網(wǎng)絡(luò)控制計劃，作為EPC項目物資采購指導(dǎo)文件。62供應(yīng)商名錄的確定供應(yīng)商名單原則上從中石化資源市場范圍內(nèi)產(chǎn)生。采購管理部根據(jù)工程項目需用物資的種類、數(shù)量，組織有關(guān)部門對供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績進行考察評審，確定供應(yīng)商名錄報IPMT批準(zhǔn)。63國內(nèi)外物資分交和長周期設(shè)備材料分交631分交設(shè)備材料清冊的編制審批和上報由設(shè)計單位編制引進主要設(shè)備材料分交清冊和項目物資集中分交清冊報采購管理部，采購管理部組織各有關(guān)部門進行確認(rèn)后，報中石化物資裝備部。632分交會中石化物資裝備部組織國內(nèi)外物資及長周期設(shè)備材料分交會，青島煉化參加，確定擬選供應(yīng)商、采購模式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監(jiān)造等內(nèi)容，由中石化物資裝備部下發(fā)會議紀(jì)要執(zhí)行。64物資需求計劃的編制和審批641設(shè)計單位按照青島煉化建設(shè)期物資需求計劃管理辦法的要求，根據(jù)設(shè)計文件編制EPC項目設(shè)備、材料的月度或追加需求計劃（附件3、4、5、6）。（1）設(shè)備需求計劃主要內(nèi)容包括項目名稱（分解到裝置單元）、項目編號、計劃編號、制表日期、設(shè)備位號、物資編碼（ERP編碼模式）、設(shè)備名稱、規(guī)格型號材質(zhì)、單位、數(shù)量、需用日期、概算等。（2）材料需求計劃主要內(nèi)容包括項目名稱（分解到裝置單元）、項目編號、計劃編號、制表日期、物資編碼（ERP編碼模式）、物資名稱、規(guī)格型號材質(zhì)、單位、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、需用日期、價格等。642控制部組織對需求計劃進行審批，并納入工程項目資金預(yù)算。25青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序643采購管理部對控制部審批的物資需求計劃進行接收確認(rèn)，并下達采購業(yè)務(wù)員組織實施采購65物資采購651青島煉化采購管理部采買組根據(jù)物資需求計劃，按照本采購管理程序“44采購策略及要求”中有關(guān)關(guān)鍵重要性、大宗通用性、一般性設(shè)備材料采購程序要求（包括計劃編制、發(fā)詢價及接收報價、技術(shù)談判、商務(wù)談判和合同簽訂等）實施采購；652超過概算金額的物資采買，采購管理部填寫物資采購超概請示表報控制部，控制部審批后方能實施采購；653材料代用，工程項目材料需用計劃的物資，需要變更規(guī)格型號或材質(zhì)，由采購管理部填寫物資需求計劃材料代用單報控制部，控制部審批后實施；654采購物資的監(jiān)造、檢驗及催交催運采購管理部采買組根據(jù)物資采購合同，對采購物資的制造進度、質(zhì)量和催交催運負(fù)責(zé)（1）制造廠提交質(zhì)量計劃、制造計劃（含進度計劃）、檢驗計劃報采購管理部，采購管理部組織第三方編制監(jiān)造管理大綱、監(jiān)造計劃并開展物資制造過程中的監(jiān)造、檢驗活動；（2）檢驗工作應(yīng)從原材料進貨開始，包括材料檢驗、制造加工、工序檢驗、組裝、中間產(chǎn)品試驗、強度試驗、致密性試驗、整機試驗、表面處理檢驗、包裝檢驗等直至運輸包裝檢驗；（3）第三方按計劃定期提供進度、監(jiān)造和檢驗報告，對制造廠的工作進行評估，對于控制部希望參加的檢驗，第三方在檢驗前及時通知控制部參加；（4）對第三方提供的重要檢驗點，控制部組織派員參加；（5）采購管理部根據(jù)采購訂單條款進行催交催運。66物資的驗收、保管及發(fā)放661到貨驗收（1）物資到貨后，由采購管理部接收并辦理物資交接手續(xù)，到貨物資及時錄入到貨物資臺帳（包括電子版和書面兩種形式）；（2）采購管理部組織相關(guān)人員對到貨物資進行驗收，認(rèn)真核對物資名稱、規(guī)格、26青島大煉油工程項目管理手冊第十部分物資采購管理程序材質(zhì)（型號）、數(shù)量、隨機資料、隨機備件等，確認(rèn)無誤后，放入規(guī)定的存放區(qū)；（3）需要檢驗、試驗的物資，要存放在待驗區(qū)，并進行標(biāo)識，采購管理部辦理檢驗、試驗的委托手續(xù)，收集檢驗、試驗的結(jié)果。662設(shè)備、材料的現(xiàn)場檢驗直接進入施工現(xiàn)場的物資，采購管理部及時組織驗收并做好標(biāo)識。663不合格品的處置當(dāng)設(shè)備、材料出現(xiàn)不合格品時，采購管理部將不合格品另行存放，并做好不合格品標(biāo)識,按不合格品的控制程序的規(guī)定進行處理。（1）當(dāng)設(shè)備、材料出現(xiàn)不合格品時，應(yīng)按合同有關(guān)條款處理，嚴(yán)格執(zhí)行不合格品的控制程序，采購管理部填寫不合格品的處置報審表，報青島大煉油工程項目經(jīng)理部審批；（2）對采購材料不合格品一律采用退貨、更換處理的方式，不允許返工、修復(fù)、降級使用；（3）經(jīng)過評定的不合格產(chǎn)品不能驗收入庫，應(yīng)另行存放，并做好不合格品標(biāo)識；（4）直接進入施工現(xiàn)場的物資出現(xiàn)不合格品時，應(yīng)及時清出現(xiàn)場，以免誤用。664倉儲保管（1）庫存物資應(yīng)根據(jù)不同物資的材質(zhì)（型號）、屬性和要求，按規(guī)定存放；（2）設(shè)立待驗區(qū)，懸掛或張貼明顯標(biāo)識；（3）擺放物資的貨架要在相應(yīng)的位置設(shè)置料簽等標(biāo)識，庫區(qū)露天貨場設(shè)立固定標(biāo)牌等標(biāo)識，存放的物資要做到標(biāo)識醒目、名稱統(tǒng)一、計量規(guī)范、規(guī)格不串、材質(zhì)（型號）不混、數(shù)量準(zhǔn)確；（4）物資的質(zhì)量狀態(tài)按待檢、已檢待判斷、合格、不合格四種狀態(tài)進行標(biāo)識，發(fā)放時要確認(rèn)物資質(zhì)量狀態(tài)；（5）按照物資存放要求，進行經(jīng)常性的維護保養(yǎng)，監(jiān)控存放環(huán)境，保證存放的物資完好無損。665保管現(xiàn)場的要求（1）保管場所應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防水、防曬等措施；（2）物品擺放整齊、界區(qū)明顯、標(biāo)識清楚；（3）危險品、有毒有害品、易燃易爆品的分類分區(qū)隔離擺放，及安全防護、保衛(wèi)措施齊備；（4）露天料場堆放設(shè)備及材料應(yīng)作到上蓋下墊，應(yīng)有防雨、防風(fēng)、和防水淹措27青島大煉油工程施；項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（5）庫區(qū)內(nèi)道路布局合理，便于收發(fā)材料作業(yè)，并保證在發(fā)生火情時，消防通道暢通無阻；（6）貴重物品的加強保管措施；（7）庫用起吊機具、車輛、消防器具應(yīng)完好可用；（8）根據(jù)物品的特性，配制適量的防護用具，保證人員的安全。666設(shè)備、材料的標(biāo)識管理規(guī)定（1）設(shè)備、材料的出廠標(biāo)識1容器設(shè)備出廠標(biāo)識、名牌標(biāo)識、預(yù)制件交貨現(xiàn)場組裝的壓力容器標(biāo)識、備品備件標(biāo)識；2機械設(shè)備出廠標(biāo)識、名牌標(biāo)識、表面色及標(biāo)志色、備品備件的標(biāo)識；3電氣、儀表、設(shè)備表面色和標(biāo)志色；4閥門類產(chǎn)品的表面色及標(biāo)識；5原材料標(biāo)識各種管材、配件、緊固件、密封件均應(yīng)有唯一性永久標(biāo)識；6其它標(biāo)識；（2）驗收標(biāo)識包括待驗收品、合格品、不合格品、修復(fù)品、降級品、退貨品、更換品等標(biāo)識；（3）包裝標(biāo)識1不同運輸要求的包裝標(biāo)識；2超大、超重設(shè)備包裝應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)出中心位置和起吊點；667設(shè)備、材料的現(xiàn)場運輸和防護措施（1）制定裝卸方案根據(jù)設(shè)備、材料外形、包裝尺寸和重量，選擇合適的車型及裝卸機械。確定擺放方位及合理的支承位置，盡量降低超限等級。（2）制定加固封車方案根據(jù)設(shè)備、材料裝載的實際情況，應(yīng)采取有效的加固措施，為了調(diào)整重心，可以配重或加長。（3）設(shè)備在裝卸運輸中，必須小心謹(jǐn)慎作業(yè)，不能碰撞，伸出體外的設(shè)備管口法蘭等附屬部件，必須有防損壞措施。（4）確定安全可靠的行車路線，減少行車風(fēng)險。（5）對于超大、超重設(shè)備的吊裝、搬運工作，應(yīng)做出具體方案報控制部、監(jiān)理公司，由控制部、監(jiān)理公司組織專家評審確認(rèn)。28青島大煉油工程668物資的發(fā)放項目管理手冊第十部分物資采購管理程序（1）采購管理部負(fù)責(zé)組織和管理物資的發(fā)放；（2）完成發(fā)貨的發(fā)貨單和發(fā)貨清單（電子版EXCEL表格）報青島煉化采購管理部。669工程