eh程序文件 1、文件控制程序

1、 1 目的為確保環(huán)境/職業(yè)健康管理體系所要求的文件受到有效控制，以使其適用、有效和不 致被誤用。2 適用范圍本程序適用于與環(huán)境/職業(yè)健康管理體系有關(guān)的文件，包括：環(huán)境/職業(yè)健康手冊(cè)、程序文件、各種規(guī)范、制度、工作流程等，與環(huán)境/健康管理相關(guān)的內(nèi)部紅頭文件和外來文件（如有關(guān)環(huán)境、衛(wèi)生、安全方面的規(guī)章制度、政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）。3 職責(zé)3.1 環(huán)境/職業(yè)健康管理體系文件和外來文件由行政人事部歸口管理。3.2 各部門的文件，由各部門自行負(fù)責(zé)管理。3.3 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批環(huán)境/職業(yè)健康手冊(cè)，管理者代表負(fù)責(zé)審批程序文件和第三層次文件。4 措施和方法4.1 文件審批在文件發(fā)布前，應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人審查其適用

2、性，并由經(jīng)授權(quán)的主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.2 文件評(píng)審應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，參加評(píng)審的范圍取決于文件的重要性、復(fù)雜性，凡跨部門的文件均 由文件管理的部門負(fù)責(zé)，在所涉及的范圍內(nèi)組織評(píng)審。必要時(shí)，應(yīng)根據(jù)評(píng)審意見對(duì)文件加以 修改。對(duì)修改后的文件，應(yīng)重新批準(zhǔn)。4.3 有效版本為了有效地控制文件版本的統(tǒng)一性，公司文件發(fā)放采用電子版形式，流程如下:（1）公司文件在企業(yè)郵箱網(wǎng)盤共享發(fā)布，員工需要時(shí)可以在上面找到最新版本。（2）行政人事部會(huì)給每個(gè)部門經(jīng)理發(fā)放部門相關(guān)的電子版文件，部門經(jīng)理在收到受控文件后在“文件發(fā)放/回收登記表”上登記確認(rèn)收到。（3）文件更改時(shí)，由運(yùn)作管理部在企業(yè)網(wǎng)盤上發(fā)放新的版本，文件名不變，同時(shí)發(fā)送

3、給各部門經(jīng)理。（4）員工不允許保留舊版本的質(zhì)量文件電子版。有參考價(jià)值時(shí)，由運(yùn)作管理部打印舊版質(zhì)量文件并加蓋“作廢”章保存。浙江明訊網(wǎng)絡(luò) 文件編號(hào)：MX/CX4.4.5標(biāo)題 文件控制程序 版次：A/0頁(yè)次：1/4 4.4 文件更改文件應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)加以更改，以保持文件的有效性和文件管理的嚴(yán)肅性。對(duì)文件更改的審批，一般應(yīng)由原審批人進(jìn)行審批。若因機(jī)構(gòu)、人員發(fā)生變化或調(diào)動(dòng)，原審批人不 適于審批時(shí)，可以由相應(yīng)職務(wù)的人員進(jìn)行審批，但應(yīng)獲得必要的審批背景材料。如發(fā)生重大 修改，則應(yīng)進(jìn)行文件評(píng)審，評(píng)估這種修改對(duì)全局的影響。文件評(píng)審按 4.2 的規(guī)定進(jìn)行。4.5 文件標(biāo)識(shí)（5）凡受控文件一律加蓋“受控”標(biāo)識(shí)

4、，無標(biāo)識(shí)者即為非受控文件。（6）臨時(shí)性文件應(yīng)加蓋“臨時(shí)”標(biāo)識(shí)并注明有效期，以便及時(shí)處理。（7）如對(duì)文件僅進(jìn)行編輯性修改，可增加“編輯性修改”標(biāo)識(shí)，對(duì)這類文件的批準(zhǔn)可降低一個(gè)層次：如原來是總經(jīng)理批準(zhǔn)的，現(xiàn)在只需管理者代表批準(zhǔn)即可。如原來由管理者代表批準(zhǔn)的，現(xiàn)在只需行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)即可。（4）難以區(qū)分時(shí)，應(yīng)對(duì)外來文件適當(dāng)標(biāo)識(shí)。4.6 、編號(hào)規(guī)則 4.6.1 管理手冊(cè)編號(hào) MX/SC2015MX企業(yè)代號(hào)SC手冊(cè)代號(hào)2015分布年代號(hào) 4.6.2 程序文件編號(hào) MX/CX-XXMX企業(yè)代碼CX程序文件代號(hào)XX標(biāo)準(zhǔn)號(hào) 如: 文件控制程序 4.6.3 記錄編號(hào) JLXXX0.1JL記錄代號(hào)XXX程序文件

5、編號(hào) MX/CX-4.4.501記錄順序號(hào)如：文件發(fā)放/回收登記表JL-4.4.5-01JL-記錄代號(hào) 4.6.4 管理性文件編號(hào)4.4.5-文件控制程序編號(hào)01-記錄順序號(hào)MX/GLXXXXXX浙江明訊網(wǎng)絡(luò) 文件編號(hào)：MX/CX4.4.5標(biāo)題 文件控制程序 版次：A/0頁(yè)次：2/4 如： 文件編碼規(guī)則 MX/GL012015GL管理性文件01文件順序號(hào)2015發(fā)布年號(hào)4.6.5 技術(shù)性文件編號(hào) MX/JSXXXXXX如： 檢驗(yàn)規(guī)定XZB/JS0120144.6.6 外來文件編號(hào) WLXX注：凡是有發(fā)布年號(hào)的須寫年代號(hào)如：產(chǎn)品質(zhì)量法WL-01WL外來文件01順序號(hào)4.6.7 其他文件 MX/QTXXXXXX4.7 對(duì)文件的要求 （1）文件應(yīng)保持清晰。對(duì)多次修改不夠清晰的文件應(yīng)換版。文件持有人應(yīng)愛護(hù)文件，保持清晰。如文件已破損、丟失，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)調(diào)換。（2）易于識(shí)別和檢索。文件編號(hào)應(yīng)保證并保持唯一性，并標(biāo)注在顯見的位置。管理應(yīng)按文件分類號(hào)、流水號(hào)貯存文件，以便于檢索。5 相關(guān)/支持文件5.1記錄控制程序6 記錄6.1文件簽發(fā)單6.2文件發(fā)放/回收登記表6.3文件更改申請(qǐng)/審批/書6.4有效文件一覽表6.5文件銷毀浙江明訊網(wǎng)絡(luò) 文件編號(hào)：MX/CX4.4.5標(biāo)題 文件控制程序 版次：A/0頁(yè)次：3/4