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文檔簡介

1、1,煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔要求和整理方法,2011年3月5日,2,內(nèi) 容 提 要,建設(shè)項(xiàng)目文件的幾個(gè)基本概念 煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目文件的收集 煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理 煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔要求,3,煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、整理、立卷工作是沿用1994年原煤炭工業(yè)部印發(fā)煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則,該規(guī)則對煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集范圍和分類予以明確。1998年國家檔案局、原國家計(jì)委發(fā)布基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定對基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了規(guī)定。2002年國家檔案局頒布了國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T282002),再次修

2、改和明確了建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍和保管期限。,4,2006年國家檔案局、國家發(fā)改委印發(fā)了重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法,明確規(guī)定:“項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。這一系列的規(guī)則出臺,使項(xiàng)目檔案工作更加規(guī)范化、制度化,進(jìn)一步明確了檔案工作在項(xiàng)目建設(shè)中的職責(zé)和地位,也使項(xiàng)目檔案工作有章可循,有法可依。,5,第一章 建設(shè)項(xiàng)目文件的幾個(gè)基本概念,6,1.單項(xiàng)工程,指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件,可以獨(dú)立組織施工,建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。如:煤礦基建項(xiàng)目的礦井、洗煤廠、鐵路專用線、辦公樓、宿舍樓等。,2.單位工程,指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)

3、文件,可以獨(dú)立組織施工,但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。如:煤礦基建項(xiàng)目的巷道、峒室、井底車場等。(進(jìn)行檔案收集整理先確定單位工程數(shù)量),7,3.項(xiàng)目前期文件,指開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。煤礦基建前期項(xiàng)目文件重要的有:國家發(fā)改委的立項(xiàng)核準(zhǔn),國土資源部門采礦許可,煤炭部門的設(shè)計(jì)審批、設(shè)計(jì)勘查、安全專篇,屬地審批的征地、拆遷補(bǔ)償協(xié)議等。,8,4.項(xiàng)目施工文件,指項(xiàng)目施工過程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件。主要有開工報(bào)告,技術(shù)交底,原材料及構(gòu)建出廠證明質(zhì)量鑒定,設(shè)計(jì)變更通知,施工記錄等。,9,5.項(xiàng)目監(jiān)理文件,指監(jiān)理單位對項(xiàng)目工程質(zhì)量、

4、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件。主要有監(jiān)理協(xié)議,工程材料復(fù)查報(bào)告,工程質(zhì)量記錄、質(zhì)量事故處理記錄,監(jiān)理日志月報(bào)等。,6.項(xiàng)目竣工圖,指項(xiàng)目竣工后按照工程實(shí)際情況所繪制的圖紙。歸檔前要求加蓋竣工圖章和有關(guān)責(zé)任人簽字。,10,7.項(xiàng)目竣工文件,指項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工(指建筑、安裝)過程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的文件,主要由項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖和監(jiān)理文件組成。 (煤礦基本建設(shè)的礦、土、安單位工程都應(yīng)該有竣工資料和竣工圖。現(xiàn)在施工單位在竣工時(shí)移交的多是已裝訂成冊的竣工資料。),11,8.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件,指項(xiàng)目竣工后試運(yùn)行中以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件(有安全、工程質(zhì)量,環(huán)保、消防、勞保、檔案竣工驗(yàn)

5、收資料)。,9.項(xiàng)目文件歸檔,建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)單位或受委托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件;項(xiàng)目建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)將項(xiàng)目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報(bào)送檔案管理機(jī)構(gòu)。,12,10.項(xiàng)目檔案,指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。 項(xiàng)目文件資料經(jīng)過分類、整理、加蓋歸檔章、編制檔號、裝入檔案盒,在檔案盒上填寫案卷名、檔號、盒號,填寫備考表,編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄,形成的項(xiàng)目檔案。,13,第二章 煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目文件的收集,一、項(xiàng)目文件的收集 項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程,項(xiàng)目文件的形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn),并有相應(yīng)的檢查、控制

6、及考核措施。這段話表述意思是建設(shè)單位與施工單位、監(jiān)理單位簽訂工程合同時(shí)應(yīng)將項(xiàng)目文件收集整理移交作為合同條款一項(xiàng)內(nèi)容予以確定 (舉例)。,14,1.煤礦基建項(xiàng)目各階段文件收集與各方職責(zé),凡是反映煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要的職能活動(dòng),具有考查利用價(jià)值的各種載體的文件,都應(yīng)收集齊全,歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。 一般煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目主要涉及四方面單位,一是建設(shè)單位,二是設(shè)計(jì)單位,三是施工單位,四是監(jiān)理單位。按照這四方面職責(zé)進(jìn)行項(xiàng)目文件收集,15,(1)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期文件,應(yīng)由建設(shè)單位各承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累;勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的收集、積累,并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)

7、計(jì)文件。,16,前期資料(F.11)主要有可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評估、環(huán)境預(yù)測、立項(xiàng)審批文件。煤礦立項(xiàng)審批文件主要有國家發(fā)改委審核的立項(xiàng)核準(zhǔn)文件,國土資源部門審批的采礦許可文件,環(huán)境保護(hù)部門審批的環(huán)境影響報(bào)告批復(fù),煤炭部門的審批的礦井設(shè)計(jì),安全專篇,礦長資格證、礦長安全資格證,工商管理部門注冊的企業(yè)名稱核準(zhǔn),屬地審批的征地批復(fù),拆遷補(bǔ)償協(xié)議,前期與施工、監(jiān)理單位簽訂的招投標(biāo)合同,工程管理文件,以及竣工驗(yàn)收后取得的煤炭生產(chǎn)許可證等。,17,勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集礦井設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)批復(fù)文件及資料(項(xiàng)目概算、機(jī)電設(shè)備概算、設(shè)計(jì)圖紙等)。煤田地質(zhì)(E.12)煤田地質(zhì)地形圖、煤田地質(zhì)勘探圖、煤田地質(zhì)儲

8、量圖等,煤礦地質(zhì)(E.13 )井筒柱狀圖、井底車場、運(yùn)輸巷道、通風(fēng)巷道、采區(qū)等地質(zhì)剖面圖,水文地質(zhì)(E.14),礦區(qū)測繪(E.23 ) 地形測量、三角測量、高程測量等 ,礦井測繪(E.24) 井上下對照圖、采區(qū)測繪等,工程測量(E.25)設(shè)備安裝測量、貫通測量、建筑物沉降測量等資料。,18,(2)項(xiàng)目施工階段形成的文件,凡項(xiàng)目實(shí)行總承包的,由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理,并提交總包單位匯總;凡由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的,由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件。 施工階段: 礦建工程(F.12)資料,主要有主、付井井筒、巷道、井底車場、各類硐室、采區(qū)的施工、竣工

9、資料;,19,工業(yè)建筑(F.13)主要有主、付井井口、絞車房、皮帶走廊、煤倉、洗煤廠、通風(fēng)機(jī)房、壓風(fēng)機(jī)房、排矸系統(tǒng)、變電所、機(jī)修車間、安全監(jiān)測調(diào)度中心等施工、竣工資料; 民用建筑(F.14)有辦公樓、宿舍樓、浴池、沖燈房、鍋爐房、食堂、給排水管網(wǎng)、污水處理、礦區(qū)廣場等施工、竣工資料。,20,安裝工程(F.15)主要有主、付井架安裝,井口設(shè)備安裝,井筒、井底機(jī)械設(shè)備安裝,提升機(jī)房設(shè)備安裝,排矸設(shè)備安裝,井上下變電所設(shè)備安裝,地面空氣壓縮機(jī)房、通風(fēng)機(jī)房設(shè)備安裝,消防泵房、井上、下排水設(shè)備安裝等資料。 除有其他約定,施工單位負(fù)責(zé)編制竣工資料和竣工圖;項(xiàng)目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累,并負(fù)責(zé)審核施工單

10、位項(xiàng)目檔案收集情況。,21,(3)項(xiàng)目調(diào)試及試運(yùn)行階段形成的文件,由試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累;項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理資料的收集、積累由項(xiàng)目器材供應(yīng)部及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收集。 設(shè)備儀器(H)主要是開箱資料,有合格證書,質(zhì)量證書、使用說明,設(shè)備圖紙,裝箱目錄等,按照采掘、運(yùn)輸、提升、通風(fēng)、壓風(fēng)、排水、安全監(jiān)測等系統(tǒng)由設(shè)備科進(jìn)行收集。,22,財(cái)務(wù)資料主要有財(cái)務(wù)憑證(K.11)、賬簿(K.12)、報(bào)表(K.13)、工資(K.14)等,財(cái)務(wù)資料可分種類按年度順序收集。 (4)職工檔案(L) 有職工名冊,勞動(dòng)合同,健康體檢檔案等。 (5)特殊載體類(M)有照片、光盤、錄像帶、實(shí)物。,23,2.項(xiàng)目文件收集時(shí)間,

11、各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集;凡是引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先登記歸檔,再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。項(xiàng)目檔案收集工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。如:設(shè)計(jì)審批完成后及時(shí)向檔案部門移交設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。每一階段工程完成后移交竣工資料,購置設(shè)備到貨開箱時(shí)移交隨機(jī)資料。,24,3.項(xiàng)目文件質(zhì)量要求,(1)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字認(rèn)可手續(xù)完備。 (2)需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。,25,(3)復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合存檔質(zhì)量的要求。 (4)錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。 (

12、3-5年應(yīng)重新翻錄以防消磁) (5)長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。,26,4.收集過程中存在的問題,(1)煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目單位多是新組建單位,各項(xiàng)檔案制度尚未建立,缺乏項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)和收集整理意識,給檔案驗(yàn)收工作造成一定困難。(瑤嶺煤礦) (2)煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目周期長,從勘查、申報(bào)、審批到竣工驗(yàn)收少則三、五年,多則十余年,文件收集跨度時(shí)間長,中間多有變更,給檔案收集造成一定困難。,27,(3)煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目要求工程進(jìn)行招投標(biāo),單項(xiàng)工程多、標(biāo)段多、合同協(xié)議多,參加施工單位多,給項(xiàng)目資料收集造成一定困難。 (4)檔案工作沒有與項(xiàng)目建設(shè)同步管理,檔案收集整理滯后。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí),才知道

13、有項(xiàng)目檔案驗(yàn)收,驗(yàn)收前突擊收集整理,缺少施工單位、監(jiān)理單位把關(guān),缺少驗(yàn)收前工程圖紙資料審查把關(guān),收集的材料圖紙全面性、準(zhǔn)確性不確定。,28,(5)項(xiàng)目檔案收集不完整,不規(guī)范,項(xiàng)目檔案缺項(xiàng)缺材料。容易缺項(xiàng)的檔案有:文書檔案,財(cái)務(wù)檔案,合同協(xié)議,設(shè)備資料、聲像檔案等。檔案內(nèi)容不規(guī)范情況有:請示與批復(fù)不符,目錄與檔案內(nèi)容不符,標(biāo)題與材料不符,圖紙與實(shí)物不符,缺少設(shè)計(jì)變更通知等。 (6)收集存檔的無效文件。重要材料收集的是復(fù)印件,缺少原件,缺少檔案法律效力。收集到原件但缺少責(zé)任人簽字、蓋章,造成存檔無效文件。例如:竣工圖、竣工資料缺少竣工圖章和責(zé)任人簽字等。,29,二、項(xiàng)目竣工文件的編制(一般了解)

14、項(xiàng)目施工及調(diào)試完成后,施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項(xiàng)目竣工文件。,30,1.竣工文件編制要求 (1)竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制,監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。主要內(nèi)容有:施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質(zhì)量評定文件、材料(構(gòu)、配件)質(zhì)量保證書及復(fù)試文件、測量(調(diào)試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報(bào)告等。,31,(2)根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表及項(xiàng)目實(shí)際情況,進(jìn)一步收集所缺少的重要文件;文件數(shù)量未滿足合同或協(xié)議規(guī)定份數(shù)的,應(yīng)按要求復(fù)制補(bǔ)齊。 (3)對施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)

15、,并按要求修改或補(bǔ)充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。,32,(4)與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起,也可以單獨(dú)組卷,但應(yīng)由項(xiàng)目主管部門或建設(shè)單位作出統(tǒng)一規(guī)定。 (5)凡為易褪色材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件,應(yīng)附一份復(fù)印件。,33,2.竣工圖編制要求 各項(xiàng)新建、改擴(kuò)建、技術(shù)改造項(xiàng)目,在項(xiàng)目竣工時(shí)要編制竣工圖。項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工單位(包括總包和分包單位)負(fù)責(zé)編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的,應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任。,34,(1)竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位,真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收

16、時(shí)的實(shí)際情況。 (2)按施工圖施工沒有變動(dòng)的,由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。 (3)一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更,可在原圖上更改,加蓋并簽署竣工圖章。,35,(4)涉及結(jié)構(gòu)形式、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更面積超過35的,應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號,末尾加注“竣”字,或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。 (5)同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中,但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號,指明該圖所在位置并在編制說明中注明;不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。,36,(6)建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。 (

17、7)竣工圖圖幅應(yīng)按GB/T 10609.3要求統(tǒng)一折疊(手風(fēng)琴式)。 (8)編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明,敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況。,37,3.竣工圖章的使用 (1) 竣工圖章的內(nèi)容、尺寸如下圖所示,圖章長80毫米寬60毫米。,38,(2)所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章??⒐D章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚,不得代簽。 (3)行業(yè)主管部門規(guī)定由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的,可在新圖中采用竣工圖標(biāo),并按要求簽署竣工圖標(biāo)??⒐D標(biāo)的內(nèi)容格式由行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。 (4)竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥,蓋在標(biāo)題欄附近空白處。,39,4.竣工圖的審核 (1)竣工圖編制完成后,監(jiān)理單位應(yīng)督促和

18、協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況,發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時(shí)要及時(shí)修改和補(bǔ)齊。 (2)竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。 (3)竣工圖按單位工程、裝置或?qū)I(yè)編制,并配有詳細(xì)編制說明和目錄。,40,(4)竣工圖應(yīng)使用新的或干凈的施工圖,并按要求加蓋并簽署竣工圖章。 (5)一張更改通知單涉及多圖的,如果圖紙不在同一卷冊的,應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊中,或在備考表中說明。 (6)國外引進(jìn)項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目,外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。,41,第三章 煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理,一、項(xiàng)目文件的整理 1.項(xiàng)目文件整理的職責(zé) ()建設(shè)項(xiàng)目所形成的全

19、部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位(建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等)進(jìn)行整理。,42,()建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度整理。設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行(生產(chǎn))文件及驗(yàn)收文件,按項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理。 ()勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。,43,()施工文件、檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評定按單位工程整理。 ()監(jiān)理文件按建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)、階段進(jìn)行整理。 ()設(shè)備資料、招投標(biāo)資料應(yīng)由建設(shè)單位整理;竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。,44,2.項(xiàng)

20、目文件的組卷 組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué),組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,符合檔案管理要求。,45,()管理性文件按問題、時(shí)間組卷;項(xiàng)目施工文件、竣工文件按單項(xiàng)工程、單位工程組卷,按照礦建工程、工業(yè)建筑、民用公用建筑、設(shè)備布置安裝各個(gè)單位工程順序組卷,項(xiàng)目竣工圖放在各工程竣工資料的后面;設(shè)備文件按采掘、運(yùn)輸、提升、通風(fēng)、壓風(fēng)、排水、安全監(jiān)測等系統(tǒng)設(shè)備的臺件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料實(shí)驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。 ()案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該卷保管期限從長。,46,3.案卷與卷內(nèi)文件的排列 ()管理性文件按問題、時(shí)

21、間或重要程度排列。 ()施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實(shí)驗(yàn)記錄、評定、驗(yàn)收排列。,47,()設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。 ()竣工圖按專業(yè)、圖號排列。 ()卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;批復(fù)在前,請示在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。,48,4.案卷編目 ()卷內(nèi)文件頁號的編寫 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號;頁號編寫位置,單面書寫文件在右下角;雙面背面在左下角;圖樣的頁號編寫在右下角;成套圖樣或印刷成冊文件,不必重新編寫頁號;各卷之間不連續(xù)編頁號。,49,()卷內(nèi)目錄的編制 卷內(nèi)目錄由序號、文件編號

22、、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號和備注等組成。 序號:應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從起依此標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序,一個(gè)文件一個(gè)號; 文件編號:應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號,或設(shè)備項(xiàng)目代號;,50,責(zé)任者:應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者; 文件題名:應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱; 日期:應(yīng)填寫文件形成日期; 頁號:應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號; 備注:根據(jù)需要填寫。,51,()案卷封面和脊背的編制 案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式,主要內(nèi)容如下: 案卷題名,應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等;項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)(包括代號)相符;歸檔外文資料的

23、題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文;,52,立卷單位,應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門; 起止日期,應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期; 保管期限,應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限; 密級,應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級;,53,檔號,應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位提供的項(xiàng)目檔案分類編號方案,填寫檔案的項(xiàng)目代號、分類號和案卷流水號。 案卷脊背,應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞。 案卷封面及脊背地檔號,暫用鉛筆填寫;移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。,54,()卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù),不同載體文件的數(shù)量(見示例),說明組卷情況,如立卷人,檢查人,立卷時(shí)間等; 示例: 文字材料20件,10

24、0頁,照片10張,附圖1張。 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后;,55,5.案卷裝訂要求 ()文件材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式;圖紙可不裝訂,但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。 ()卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。 ()單份文件裝訂時(shí),應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有:檔號、序號。 ()外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。,56,6.卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料 ()卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規(guī)格為310mm220mm,厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm,用牛皮紙板雙裱壓制。 ()案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為297mm210mm,A

25、4紙。 ()卷盒和卷內(nèi)表格印制應(yīng)清晰端正。,57,7.聲像材料整理 聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明,對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。,58,二、項(xiàng)目文件的歸檔 1.項(xiàng)目文件歸檔要求 ()建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后,將經(jīng)整理、編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。 ()根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn),歸檔可按階段分期進(jìn)行,也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。,59,()歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程;真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況,圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求。,60,2.項(xiàng)目文件的歸檔審查 施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集、編制和整理后,應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)

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