八步法A3資料制作

1、1,A3資料制作技巧,2,部下,上司,問題解決的思考過程,有效并有針對性的指導(dǎo),A3,A3資料的特點,是人才培養(yǎng)（OJD）的重要工具,溝 通,為什么要“制作簡潔易懂的資料” （對資料使用者而言） 能夠盡快理解 能夠供每一位相關(guān)人員理解 即便意見不同，那什么地方不同。簡潔易懂的資料，能夠幫助引發(fā)有建設(shè)性的討論。 即便內(nèi)容有問題，也容易發(fā)現(xiàn)問題所在，便于進一步指導(dǎo)和修正 （對資料制作者而言） 自覺地意識并思考如何“制作簡潔易懂的資料”， 有助于對思路的自我檢測和整理。,3,什么是“什么是A3資料”,A3資料是強有力的溝通工具之一。 能夠?qū)栴}解決的8個步驟歸納在一張A3紙上 是贊成或是反對，對哪個

2、部分進行討論，論點明確。 通過視覺表達，使內(nèi)容一目了然 有助于盡快理解問題，將節(jié)省出來的時間用于對內(nèi)容的討論。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出決策。 A3資料是培養(yǎng)問題解決能力的交流工具 （問題出在哪一步，一目了然，便于指導(dǎo)和被指導(dǎo)）,4,今天學(xué)習(xí)的目的就是：盡一切可能排除上述危險，掌握將A3資料功效發(fā)揮到最大限度的技巧,什么是“A3資料”？,并非只在形式上滿足A3要求即可 一味的填充令資料不得要領(lǐng) 不知圖表為何而做 圖表、表格的表現(xiàn)內(nèi)容艱澀難懂 理解了每個項目的內(nèi)容，卻不能了解整篇資料的中心,5,1A3資料制作的步驟,資 料 的 撰 寫,5大步驟,順序,Step. 檢查校對資料,Step

3、. 撰寫資料內(nèi)容,Step. 確定版面設(shè)計,Step. 撰寫資料綱要,Step. 明確資料目的,（）確定綱要的主體 （）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容（）檢查綱要整體,（）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計（模板） （）確定各文本框的標(biāo)題,（）分別將各部分內(nèi)容填入模板（）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然,提 綱 的 制 作,（）最后檢查整體的效果,（）考慮是“面向誰”的資料 （）考慮要“如何使用”資料 （）考慮資料用于“何種用途” （）考慮要傳達“什么內(nèi)容”,重點,6,資 料 的 撰 寫,5大步驟,順序,Step. 檢查校對資料,Step. 撰寫資料內(nèi)容,Step. 確定版面設(shè)計,Step. 撰寫資料綱要,St

4、ep. 明確資料目的,（）確定綱要的主體 （）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容（）檢查綱要整體,（）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計（模板） （）確定各文本框的標(biāo)題,（）分別將各部分內(nèi)容填入模板（）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然,提 綱 的 制 作,（）最后檢查整體的效果,（）考慮是“面向誰”的資料 （）考慮要“如何使用”資料 （）考慮資料用于“何種用途” （）考慮要傳達“什么內(nèi)容”,Step1.明確資料目的,7,Step1.明確資料目的,資料是說明、傳達事情的工具。制作什么樣的資料要依其目的而定。 關(guān)于目的，首先要考慮“面向誰”“如何使用”“何種用途”，最后明確傳達“什么內(nèi)容” 。,公司外部,公司內(nèi)部,其他

5、部門,本部門,經(jīng)管會、部長或室長、課長,面向誰,資料的內(nèi)容,傳達 什么,分發(fā),開會,自己進行說明,上司進行說明,經(jīng)管會、部長或室長、課長,如何 使用,說明,自己進行說明,上司進行說明,經(jīng)管會、部長或室長、課長,用途 如何,報告,聯(lián)絡(luò),商談,決裁,決裁：決定是否批準(zhǔn)提案,8,資料所要傳達的內(nèi)容由制作資料的目的來決定,即使所涉及的內(nèi)容一樣，因資料的使用目的不一， 資料所傳達的內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)有所改變。,首先自問自答“資料的目的是什么？” 思考為達成這一目的應(yīng)當(dāng)在資料當(dāng)中傳達什么信息,從以下角度出發(fā)，明確目的 “面向誰” “如何使用” “用途如何” 此3點,Step1.明確資料目的技巧,9,Step2.撰

6、寫資料綱要,資 料 的 撰 寫,5大步驟,順序,Step. 檢查校對資料,Step. 撰寫資料內(nèi)容,Step. 確定版面設(shè)計,Step. 撰寫資料綱要,Step. 明確資料目的,（）確定綱要的主體 （）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容（）檢查綱要整體,（）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計（模板） （）確定各文本框的標(biāo)題,（）分別將各部分內(nèi)容填入模板（）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然,提 綱 的 制 作,（）最后檢查整體的效果,（）考慮是“面向誰”的資料 （）考慮要“如何使用”資料 （）考慮資料用于“何種用途” （）考慮要傳達“什么內(nèi)容”,10,制作簡明易懂的說明綱要是使資料通俗易懂的前提。沒有好的綱要， 無論

7、任何版面設(shè)計或講求視覺效果都沒用。 簡明易懂的綱要，就是要簡潔、遵循問題解決的步驟、合理、符合邏輯。,綱要主體 每個步驟的信息都表述簡單、符合 邏輯整體的長度以口頭表述秒到 分鐘為佳,綱要補充內(nèi)容 簡潔地整理出個左右的理由或數(shù)據(jù)， 以從邏輯上支持各步驟所給出的信息,各個步驟所傳達信息的 理由和補充數(shù)據(jù),Step8鞏固成果,Step7評價結(jié)果和過程,Step6貫徹實施,Step5制定對策,Step4把握真因,Step3設(shè)定目標(biāo),Step2分解問題,Step1明確問題,Step2.撰寫資料綱要,11,（1）確定綱要的主體 將每一步所要傳達的信息用至多1句話表述類似報紙 上的新聞標(biāo)題口頭念一下，長度

8、以從30秒到1分鐘為 最佳 （2）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容 為每條信息找出3個左右的理由或數(shù)據(jù) （3）檢查綱要整體 比照資料的目的反復(fù)通讀 （思考“面向誰”“如何使用”“何種用途”）,Step2.撰寫資料綱要順序,12,資料不可能一次制作成功,思路尚未理順，或觀察到的各個要素尚未 具備整體的整合性,首先考慮每個文本框的主題信息， 檢查這些信息的組合是否具備邏輯上的關(guān)聯(lián)性,制作綱要的要點在于： 掌握對制作一份資料有用的信息的量（適中） 語言是否簡明易懂 各項主題的串聯(lián)是否合乎邏輯 此3點,Step2.撰寫資料綱要技巧,13,資 料 的 撰 寫,5大步驟,順序,Step. 檢查校對資料,Ste

9、p. 撰寫資料內(nèi)容,Step. 確定版面設(shè)計,Step. 撰寫資料綱要,Step. 明確資料目的,（）確定綱要的主體 （）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容（）檢查綱要整體,（）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計（模板） （）確定各文本框的標(biāo)題,（）分別將各部分內(nèi)容填入模板（）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然,提 綱 的 制 作,（）最后檢查整體的效果,（）考慮是“面向誰”的資料 （）考慮要“如何使用”資料 （）考慮資料用于“何種用途” （）考慮要傳達“什么內(nèi)容”,Step3.確定版面設(shè)計,14,根據(jù)做好的綱要，確定資料的版面設(shè)計（模板） 。 順著思路進行版面設(shè)計，應(yīng)當(dāng)將較多版面分給需要強調(diào)的重點和步驟。,標(biāo)題,順

10、著思路展開！,Step3.確定版面設(shè)計,15,初稿,論據(jù),論據(jù),論據(jù),想強調(diào)的重點,結(jié) 論,初稿,論據(jù),論據(jù),把想強調(diào)的重點放在正中間,先提結(jié)論,其它參考,Step3.確定版面設(shè)計,16,資 料 的 撰 寫,5大步驟,順序,Step. 檢查校對資料,Step. 撰寫資料內(nèi)容,Step. 確定版面設(shè)計,Step. 撰寫資料綱要,Step. 明確資料目的,（）確定綱要的主體 （）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容（）檢查綱要整體,（）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計（模板） （）確定各文本框的標(biāo)題,（）分別將各部分內(nèi)容填入模板（）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然,提 綱 的 制 作,（）最后檢查整體的效果,（）考慮是

11、“面向誰”的資料 （）考慮要“如何使用”資料 （）考慮資料用于“何種用途” （）考慮要傳達“什么內(nèi)容”,Step4.撰寫資料內(nèi)容,17,標(biāo) 題,需要強調(diào)的部分用粗體字、大字,文章要 【簡明扼要】 【具體的】 【主動語態(tài)】,使用的表和圖，圖表，給予他人【視覺性】,遵循文體和書寫格式的基礎(chǔ)，通過框格的上下左右進行合并,Step4.撰寫資料內(nèi)容,確定版面設(shè)計后，接下去就要填寫各文本框中的內(nèi)容。行文要盡量簡明扼要， 并使用圖表、表格，使資料具有較強的視覺效果。 修飾資料，使資料更簡潔明了，使著重強調(diào)的部分一目了然。關(guān)鍵技巧在于 統(tǒng)一文體和書寫格式，只強調(diào)需要強調(diào)的要點。,18,（1）各框內(nèi)容的書寫,1

12、）文章要【簡明扼要】、【具體的】、【主動語態(tài)】,【簡明扼要】,盡可能用一行文字表達,一句話表達一個內(nèi)容,【開門見山】的表現(xiàn),不重復(fù)使用相同的詞語, 【具體的】避免抽象的表達, 【主動語態(tài)】盡可能避免被動的表達,2）使用的表和圖、圖表要給予他人【視覺性】,（2）內(nèi)容要采取一目了然的布局和修飾,遵循文體和書寫格式的基礎(chǔ)，通過框格的上下左右進行內(nèi)容的排版。,需要強調(diào)的框格和文字要使用粗體字和大字（盡可能選擇3種以下的 顏色和字體，對想強調(diào)的部分進行強調(diào)和標(biāo)注。）,Step4.撰寫資料內(nèi)容,19,20,Step4.撰寫資料內(nèi)容,（1）撰寫各文本框的內(nèi)容,【簡明扼要】,盡可能用一行文字表達,兩行以上無法

13、讓人一目了然,一句話表達一個內(nèi)容,不好的例子：,由于6月份起新研制的汽車上線，與原有汽車并行生產(chǎn)，目前的狀況無法對應(yīng)，因此必須對車間的布置和作業(yè)方法進行改革。,好的例子：,6月份起新研制的汽車上線，實行與原有汽車并行生產(chǎn)。 需要改善車間布置和作業(yè)方法。,【開門見山】的表現(xiàn),不好的例子：,安全問題并不是不比數(shù)量問題重要（雙重否定）,好的例子：,安全問題比數(shù)量問題重要,不好的例子：,質(zhì)量不合格的事件，去年發(fā)生了34起，今年又發(fā)生了18起。,好的例子：,今年發(fā)生質(zhì)量不合格的事件18起。（去年34起）,不重復(fù)使用相同的詞語,1）文章要【簡明扼要】、【具體的】、【主動語態(tài)】,Step4.撰寫資料內(nèi)容,“

14、具體”：避免抽象的表達方式,不好的例子：,今年的銷售情況還可以。,好的例子：,今年的銷售完成了目標(biāo)的98%。, 【具體的】, 【主動語態(tài)】,“主動語態(tài)”：盡量避免被動的表達方式,不好的例子：,業(yè)績受下屬的干勁兒所影響。,好的例子：,下屬的干勁極大影響著業(yè)績。,2）使用的表和圖、圖表要給予他人【視覺性】,參照“資料作成的有效工具”（后續(xù)）,（1）撰寫各文本框的內(nèi)容,1）文章要【簡明扼要】、【具體的】、【主動語態(tài)】,Step4.撰寫資料內(nèi)容,（2）內(nèi)容要采取一目了然的布局和修飾,不好的例子：,好的例子：,1）統(tǒng)一文體和書寫格式，文本框的上下左右對齊,不好的例子（促銷方法的現(xiàn)狀和改善方向）,好的例子

15、：,文體不一致 主語、賓語不同 填寫內(nèi)容不同,2）須強調(diào)的文本框和文字用主題，加大字號,整篇資料使用的語言及表達方式是否具有一致性（句末表現(xiàn)方面 / 整體內(nèi)容方面） 符號和編號是否注意保持了同整體統(tǒng)一 避免無謂的修飾（過度的修飾，反而會讓讀者無法區(qū)分哪里是修飾過的，哪里是未修飾過的。）,Step4.撰寫資料內(nèi)容,技巧,23,Step. 檢查校對資料,資 料 的 撰 寫,5大步驟,順序,Step. 撰寫資料內(nèi)容,Step. 確定版面設(shè)計,Step. 撰寫資料綱要,Step. 明確資料目的,（）確定綱要的主體 （）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容（）檢查綱要整體,（）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計（模板） （

16、）確定各文本框的標(biāo)題,（）分別將各部分內(nèi)容填入模板（）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然,提 綱 的 制 作,（）最后檢查整體的效果,（）考慮是“面向誰”的資料 （）考慮要“如何使用”資料 （）考慮資料用于“何種用途” （）考慮要傳達“什么內(nèi)容”,Step5.檢查校對資料,24,標(biāo) 題,很容易明白整體的思路嗎？,能快速看清初稿的大綱嗎？,想說的話有遺漏嗎？,頁邊距與文體內(nèi)容的整體布局是否合宜？（合理布局）,Step5.檢查校對資料,25,26,問題解決A3資料的特點,1張紙展現(xiàn)8個步驟, 用一張紙表達所要表達的事物的情節(jié)。, 根據(jù)資料的目的、用途的不同，寫法 也是不同的。最佳的表現(xiàn)方法還是A3 資料

17、。, A4資料和A3資料一樣，也是將情節(jié)進 行理論地展開，以讓對方更加容易理解。, 寫報告時，要根據(jù)所要報告的人的職位， 將要點總結(jié)在3頁A4紙內(nèi)（盡可能1頁紙） 為好。作為報告的依據(jù)或數(shù)據(jù)等，以附 件的形式附在報告的后面，更容易使人 理解。,2A4資料制作,何謂A4資料？,27,干,思 路,關(guān)于,的決裁,1. 目的,2. 現(xiàn)狀的問題點（背景）,3. 改善設(shè)想,A案,B案,C案,（方案對比）,4. 建議選擇的方案,5. 結(jié)論,年 月 日 姓名,A4資料（樣式）,28,3資料作成的有效工具, 柱狀圖比較絕對值的大小,（1）圖（圖表）的種類及用途,Ex., 折線圖隨著時間的推移有變化,Ex.,年度

18、不良發(fā)生件數(shù)推移,29, 圓環(huán)圖比較整體比例（構(gòu)成比）,Ex., 條形圖各項目的構(gòu)成比,Ex.,修理工數(shù) 設(shè)備區(qū)別、地點,Total 7650個,零部件生產(chǎn)實際,3資料作成的有效工具,30, 兩軸線柱狀圖重點指向,Ex.,粗材加工不良項目件數(shù),年16月實際 N250, 散點圖復(fù)數(shù)數(shù)據(jù)的相關(guān)關(guān)系,Ex.,溫度和不良發(fā)生件數(shù),不 良 件 數(shù),溫度,濕度和不良發(fā)生件數(shù),不 良 件 數(shù),濕度,3資料作成的有效工具,31,（2）圖（圖表）的寫法,Ex.,（圖1）零部件不良率推移,（技術(shù)室提供資料）, 根據(jù)目的，選擇合適的圖表, 醒目的標(biāo)題, 編號, 數(shù)據(jù)的出處、調(diào)查方法等特殊事項的標(biāo)注, 必須表明單位, 刻度和刻度線要清晰,很多線的時候，考慮如何更能使人看得清楚。,3資料作成的有效工具,32,（3）制作圖（圖表）時的注意事項, 不同單位的事物在同一張圖表上表現(xiàn)，容易產(chǎn)生誤斷,Ex.,單價上漲了嗎？,單價降低了嗎？,3資料作成的有效工具,33, 刻度設(shè)定的方法，會引起判斷的差異,Ex.,大的變化有 回復(fù)的基調(diào)嗎？,沒有特殊的變化？,Ex.,A:B2：1,A:B3：2