ExcelXP“單元格”合并與拆分的技巧

1、Excel XP“單元格”合并與拆分的技巧所謂合并數(shù)據(jù)是指將兩列中的數(shù)據(jù)合并到一列中，拆分?jǐn)?shù)據(jù)是指將一列中的數(shù)據(jù)拆分到兩列中，圖1為“畢業(yè)院?！焙汀皩I(yè)”兩列的拆分及合并的效果圖。合并數(shù)據(jù)要將“畢業(yè)院?！焙汀皩I(yè)”兩列中數(shù)據(jù)合并為“畢業(yè)院校及專業(yè)”，有“真”、“假”兩種合并方法，所謂真合并就是將兩列數(shù)據(jù)真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并為一列了，實(shí)際數(shù)據(jù)還是存在于兩列中，具體操作跟我一起來(lái)看看吧。1、真合并如果將一列中的數(shù)據(jù)通過(guò)再輸入合并到另一列中，那不是我們希望看到的解決辦法，快捷而準(zhǔn)確的操作方法是：(1)將需要合并的“畢業(yè)院?！焙汀皩I(yè)”兩列數(shù)據(jù)通過(guò)“剪切”、“粘貼”移動(dòng)到一個(gè)新工作

2、表中，如命名為“合并”工作表。(2)在“合并”工作表中將XLS文件另存為TXT文件，單擊“文件另存為”，保存類型選擇“文本文件(制表符分隔)”，單擊保存按鈕后根據(jù)提示連續(xù)單擊兩次確定按鈕即可。(3)在Execl中單擊打開按鈕，重新打開TXT文件，在“文本導(dǎo)入向?qū)Р襟E之1”中采用默認(rèn)設(shè)置，單擊下一步按鈕，在“步驟之2”分隔符號(hào)中，去掉“Tab鍵”前復(fù)選框的選擇，單擊完成按鈕，這時(shí)兩列中數(shù)據(jù)合并到一列中。圖1(4)將合并后的數(shù)據(jù)再通過(guò)“剪切”、“粘貼”操作移動(dòng)到原工作表的原位置處，合并操作完成。提示：合并后的數(shù)據(jù)在原來(lái)兩列數(shù)據(jù)(如畢業(yè)院校和專業(yè))之間會(huì)有一個(gè)空格，而有時(shí)根據(jù)實(shí)際需要去掉或加寬空格，

3、可采取如下措施：方法一：對(duì)TXT文件進(jìn)行編輯XLS文件中列與列之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為TXT文件后是以制表符分隔的，此時(shí)合并后的數(shù)據(jù)在原來(lái)兩列數(shù)據(jù)之間會(huì)有一個(gè)空格，改變TXT文件中兩列之間距離(即改變空格的大小)，對(duì)應(yīng)的XLS文件中原兩列數(shù)據(jù)之間的距離也會(huì)隨之發(fā)生改變，若TXT文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離增大或減小為零，則合并的XLS文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離也會(huì)隨之增大或減小為零。如果你要將兩列數(shù)據(jù)無(wú)縫合并，建議應(yīng)用下面兩種方法。方法二：利用函數(shù)ConcateName中-5-31 15:43:04圖2ConcateName函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，語(yǔ)法為：ConcateName (tex

4、t1,text2,)，text1, text2,為1到30個(gè)將要合并成單個(gè)文本項(xiàng)的文本項(xiàng)，這些文本項(xiàng)可以為文本字符串、數(shù)字或?qū)蝹€(gè)單元格的引用，如圖2所示。方法三：利用“&”運(yùn)算符利用“&”運(yùn)算符也可將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，“&”運(yùn)算方式同“+”、“-”等運(yùn)算方式一樣，如圖2所示。2、假合并我們也來(lái)一個(gè)“瞞天過(guò)?！卑?，呵呵，在對(duì)單元格設(shè)置邊框時(shí)，利用工具欄中的“外部框線”將兩個(gè)單元格框在一起，這樣兩個(gè)單元格中數(shù)據(jù)就在一個(gè)表格中了，打印出來(lái)后保證不留一點(diǎn)“作假”痕跡。此招對(duì)付較少單元格效果不錯(cuò)，要應(yīng)付大量的單元格，奉勸你還是來(lái)點(diǎn)“真”的吧！否則夠你忙的了。拆分?jǐn)?shù)據(jù)合并方法掌握了，拆

5、分也不難，拆分的方法與前面介紹的合并方法相似，先將XLS文件另存為TXT文件，再對(duì)TXT文件進(jìn)行編輯，將需要拆分的數(shù)據(jù)用“Tab”鍵或空格分開，然后再用Excel重新打開編輯后的TXT文件，這樣原來(lái)在一起的數(shù)據(jù)就被拆分開了。在Excel單元格中設(shè)置“斜線”效果表格中出現(xiàn)斜線是經(jīng)常的事(如圖1)，以前遇到這種情況，要么把表格導(dǎo)入到WPS Office或Word中處理，要么就是打印好了之后再用筆加上去。經(jīng)過(guò)一番摸索，終于發(fā)現(xiàn)了在Excel中設(shè)置斜線的方法。圖1圖21、實(shí)現(xiàn)在單元格中分行的效果：我們首先在單元格中輸入“性別”，這時(shí)候按回車鍵的話，光標(biāo)就會(huì)轉(zhuǎn)到其他單元格中去了，所以必須按住“Alt”鍵

6、的同時(shí)按回車鍵，光標(biāo)轉(zhuǎn)到下一行，接著輸入“姓名”，然后再在“性別”前加入若干空格鍵，即可達(dá)到如圖2的效果。圖32、在單元格中設(shè)置斜線：選擇單元格，在右鍵菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“邊框”標(biāo)簽，進(jìn)行斜線的設(shè)置(如圖3)。讓數(shù)據(jù)與EXCEL的單元格相匹配眾所周知，Excel單元格的寬度并非固定不變的，它可根據(jù)用戶的需要任意進(jìn)行調(diào)整，如某個(gè)單元格中的內(nèi)容較多以至于無(wú)法完全顯示出來(lái)時(shí)，我們通常就會(huì)拓寬該單元格的寬度，以便使其能完整地顯示單元格中的所有內(nèi)容。當(dāng)然，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些相反的情況，如用戶有時(shí)可能因?yàn)槟承┨厥庠蚨Ｍ麑卧竦膶挾缺３植蛔?，此時(shí)為了使單元格中所有的內(nèi)容都

7、能顯示出來(lái)，就必須縮小單元格內(nèi)文字的字號(hào)，這通常是一件十分令人頭痛的事情為達(dá)到即可顯示出單元格內(nèi)所有的內(nèi)容，又能盡可能地利用單元格的寬度的目的，我們必須對(duì)各種字號(hào)逐一進(jìn)行測(cè)試，以選擇最合適的字號(hào)大小，此舉麻煩不說(shuō)，還很難達(dá)到盡善盡美的地步。不過(guò)Excel 97用戶大可不必這么麻煩，Excel 97具備有“縮小字體填充”功能，它可自動(dòng)讓單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)與單元格的寬度相匹配，我們只需利用這一功能即可實(shí)現(xiàn)由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)節(jié)單元格內(nèi)的字號(hào)大小、并實(shí)現(xiàn)與單元格的寬度相適應(yīng)的目的，十分方便。為利用Excel 97的這一功能，我們可執(zhí)行如下步驟： 1 將希望具備有該功能的單元格定義為塊。 2 執(zhí)行Excel“格式

8、”菜單的“單元格”命令，系統(tǒng)彈出“單元格”對(duì)話框。 3 在“單元格”對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡。 4 復(fù)選“文體控制”框中的“縮小字體填充”選項(xiàng)。 5 單擊“確定”按鈕。Excel就會(huì)自動(dòng)縮小它們的字號(hào)，使它們能恰好在該單元格內(nèi)顯示下為止。這樣就實(shí)現(xiàn)了即可顯示所有數(shù)據(jù)，又可充分利用單元格已有寬度的目的，達(dá)到了兩全其美，效果非常好。另外，我們?cè)谑褂么斯δ軙r(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：Excel工作簿中各個(gè)單元格內(nèi)字號(hào)的大小可能就不完全一樣了，有些內(nèi)容較少的單元格中的字號(hào)可能要大一些，而另外一些內(nèi)容較多的單元格中的字號(hào)可能要小一些，這正是Excel自動(dòng)對(duì)字號(hào)大小進(jìn)行了調(diào)節(jié)的表現(xiàn)。廣大用戶若不喜歡這種字號(hào)不統(tǒng)

9、一的形式，則必須禁止Excel的“縮小字體填充”功能，當(dāng)然，此后拓寬調(diào)節(jié)單元格寬度也就成了我們解決此類問(wèn)題的唯一辦法了。(Excel自動(dòng)將字號(hào)縮小，此后又自動(dòng)恢復(fù)到原有大小除外)，這點(diǎn)務(wù)必引起廣大用戶的注意.這樣，被選定單元格即具備了自動(dòng)調(diào)節(jié)字號(hào)大小的能力，當(dāng)這些單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)較多、采用原有字號(hào)無(wú)法完整地進(jìn)行顯示時(shí)，會(huì)自動(dòng)調(diào)節(jié)字號(hào)大小與單元格相匹配。 巧用快捷鍵輕松設(shè)置Eexel單元格格式 Ctrl + Shift + ：應(yīng)用“常規(guī)”數(shù)字格式“常規(guī)”格式不包含特定的數(shù)字格式，相當(dāng)于在“單元格格式”對(duì)話框中的“數(shù)字”選項(xiàng)卡中選擇“常規(guī)”。比如原來(lái)的數(shù)字格式為“貨幣”或“百分比”形式，使用該快捷鍵

10、可以將這些格式清除掉，恢復(fù)到常規(guī)的格式。Ctrl + Shift + $：應(yīng)用帶兩個(gè)小數(shù)位的“貨幣”數(shù)字格式，(負(fù)數(shù)在括號(hào)中)Ctrl + Shift + %：應(yīng)用不帶小數(shù)位的“百分比”格式Ctrl + Shift + ：應(yīng)用帶兩位小數(shù)位的“科學(xué)記數(shù)”數(shù)字格式Ctrl + Shift + !：應(yīng)用帶兩位小數(shù)位、使用千位分隔符且負(fù)數(shù)用負(fù)號(hào) (-) 表示的“數(shù)字”格式Ctrl + Shift + &：對(duì)選定單元格應(yīng)用外邊框Ctrl + Shift + _：取消選定單元格的外邊框Ctrl + B：應(yīng)用或取消加粗格式Ctrl + I：應(yīng)用或取消字體傾斜格式Ctrl + U：應(yīng)用或取消下劃線Ctrl +

11、 5：應(yīng)用或取消刪除線Ctrl + 1：顯示“單元格格式”對(duì)話框Ctrl + 0：隱藏單元格所在列Ctrl + 9：隱藏單元格所在行Ctrl + -：刪除選定的單元格，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框供選擇 巧妙切換固定區(qū)域內(nèi)的單元格 學(xué)生們放假了，可是作為教師卻不能馬上放假，我們還需要用Excel錄入學(xué)生成績(jī)并進(jìn)行處理，但在Excel表格中輸入完一個(gè)數(shù)據(jù)后按回車鍵，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一行同列的單元格中，若要輸入其它列的數(shù)據(jù)，只能手動(dòng)將光標(biāo)移至其它列的單元格中。如果想在同一行中連續(xù)錄入數(shù)據(jù)，當(dāng)光標(biāo)到了表格中一行末尾的單元格時(shí)，按回車鍵能自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一行需要輸入數(shù)據(jù)的起始單元格中，這樣不就能大大地提高數(shù)據(jù)錄入的

12、效率了嗎？很多朋友可能想這需要通過(guò)加載宏或用VBA編程來(lái)實(shí)現(xiàn)吧，其實(shí)通過(guò)簡(jiǎn)單的設(shè)置就可以實(shí)現(xiàn)這一操作了。下面來(lái)看看吧。 通過(guò)設(shè)置，我們就可以實(shí)現(xiàn)在一行中連續(xù)錄入數(shù)據(jù)了。接下來(lái)來(lái)看看如何才能使按回車鍵，光標(biāo)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一行需要輸入數(shù)據(jù)的起始單元格中。我們以錄入某班學(xué)生成績(jī)?yōu)槔?，（如圖2）選中成績(jī)統(tǒng)計(jì)表中需要錄入數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，其中“總分”和“均分”列用公式計(jì)算，不需要手工錄入，因此不需要選中，此時(shí)就可以向成績(jī)統(tǒng)計(jì)表中錄入數(shù)據(jù)了，當(dāng)光標(biāo)到了J6單元格時(shí)按回車鍵，此時(shí)光標(biāo)就自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到C7單元格中了。在錄入過(guò)程中，按“Shift+Tab”組合鍵或向左的方向鍵“”可以實(shí)現(xiàn)光標(biāo)反向移動(dòng)，便于修改錄入錯(cuò)誤

13、的數(shù)據(jù)。通過(guò)上面簡(jiǎn)單的設(shè)置，我們?cè)谟肊xcel錄入大量數(shù)據(jù)時(shí)就不需要使用鼠標(biāo)或方向鍵了，從而能大大地提高我們數(shù)據(jù)錄入的效率，怎么樣，非常簡(jiǎn)單吧，還不趕快去試一試。首先，設(shè)置如何才能使按回車鍵時(shí)光標(biāo)在同一行中移動(dòng)。方法是單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，從彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“編輯”選項(xiàng)卡，在“按Enter鍵后移動(dòng)”右側(cè)的“方向”下拉列表中選擇“向右”即可。（如圖1） 如何在一個(gè)單元格中輸入多行數(shù)據(jù)有時(shí)，我們經(jīng)常需要在一個(gè)Excel單元格中輸入多行數(shù)據(jù)。您可不要以為這個(gè)問(wèn)題很簡(jiǎn)單，其實(shí)，當(dāng)我們準(zhǔn)備在單元格中換行時(shí)，只要按下回車鍵Excel便肯定轉(zhuǎn)到下一個(gè)單元格了。那么如何做才能在同一個(gè)單元

14、格中輸入多行數(shù)據(jù)呢？筆者這里就給大家介紹兩個(gè)小技巧?！咀ⅰ?本文所述技巧已于Excel 2003下測(cè)試通過(guò)方法一. 臨時(shí)設(shè)置法如果我們只是臨時(shí)需要在一個(gè)單元格中輸入多行數(shù)據(jù)，那么就可以在輸入完單元格內(nèi)容的第一行后，按住Alt鍵再打回車，這時(shí)，繼續(xù)輸入的字符便自動(dòng)出現(xiàn)在了當(dāng)前單元格的下方了。方法二. 批量設(shè)置法如果我們需要在大批單元格中都輸入多行數(shù)據(jù)時(shí)，上例這樣的方法就顯得比較麻煩了。其實(shí)，只要我們事先對(duì)這些單元格做一下統(tǒng)一設(shè)置，那么在這些單元格中就可以直接輸出多行數(shù)據(jù)了。具體設(shè)置方法如下：1. 選中需要設(shè)置自動(dòng)換行的單元格。2. 右擊這些單元格，執(zhí)行“設(shè)置單元格格式”命令，并在“對(duì)齊”標(biāo)簽下勾

15、選“自動(dòng)換行”復(fù)選框。3. 這時(shí)當(dāng)我們?cè)佥斎胍恍┏L(zhǎng)字符時(shí)，超長(zhǎng)部分便被Excel自動(dòng)分配到下一行了。 格式的應(yīng)用快速套用格式 如果想將Excel XP工作表中的格式套用到其他位置，除使用“格式刷”外，“選擇性粘貼”在特定場(chǎng)合下更加快捷。操作方法是：選中作為樣本的單元格或區(qū)域，按Ctrl+C鍵將其放入剪貼板。然后按下Ctrl鍵選中要套用格式的全部單元格，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中“粘貼”下的“格式”并“確定”，則所菜單元格就會(huì)使用你復(fù)制的格式。樣式復(fù)制技巧 Excel允許用戶將某個(gè)工作簿的樣式復(fù)制到其他工作簿使用，從而擴(kuò)大樣式應(yīng)用范圍，打開包含樣式的源工作簿和目標(biāo)工作簿，單擊“格式”“樣式

16、”打開對(duì)話框。單擊其中的“合并”按鈕打開“合并樣式”對(duì)話框，在“合并樣式來(lái)源”框中選擇包含待復(fù)制樣式的工作簿并“確定”，源工作簿中包含的樣式就會(huì)復(fù)制到目標(biāo)工作簿中?？焖僭O(shè)置字型號(hào)、字體 按下Ctrl+Shift+P組合鍵，則可快速定位到字型號(hào)設(shè)置窗口。按下Ctrl+Shift+F組合鍵，則可快速定位到字體設(shè)置窗口。重復(fù)使用格式刷 Excel中單擊“格式刷”按鈕時(shí)，可以將選定單元格的格式應(yīng)用到其余的單元格中，但每一次只能應(yīng)用一次“格式刷”，如需要重復(fù)使用，只要雙擊“格式刷”按鈕，然后單擊要改變其格式的多個(gè)單元格。完成操作后，按Esc鍵或再次單擊“格式刷”按鈕，就可以關(guān)閉“格式刷”。樣式功能快速定

17、義工作簿格式 選定需要定義格式的工作簿范圍。執(zhí)行“格式”“樣式”，打開“樣式”對(duì)話框，用戶可以從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，也可以從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對(duì)齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容。最后按下“確定”按鈕，工作簿的格式就會(huì)按照用戶指定的樣式發(fā)生變化了。增加新的樣式或修改已有樣式的內(nèi)容 選擇“格式”“樣式”，在“樣式名”列表框輸入新建樣式的名稱（或者選中已有的樣式名），單擊“更改”按鈕，就會(huì)打開“單元格格式”對(duì)話框，在對(duì)該種樣式的各項(xiàng)具體格式進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整后，連續(xù)單擊兩次“確定”按鈕就可以關(guān)閉所有對(duì)話框。這樣就完成了新增（或修改）指定樣式具體內(nèi)容的

18、任務(wù)。自定義數(shù)據(jù)格式 選中要設(shè)置自定義格式的單元格或區(qū)域，然后單擊“分類”下的“自定義”，即可在下面的列表框內(nèi)選擇現(xiàn)有的數(shù)據(jù)格式，或者在“類型”框中輸入你定義的一個(gè)數(shù)據(jù)格式（原有的自定義格式不會(huì)丟失）即可。在后一種情況下，只要自行定義的數(shù)據(jù)格式被使用，它就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入列表框像內(nèi)置格式那樣調(diào)用。使用格式表達(dá)式 Excel的自定義格式很像一種數(shù)學(xué)公式，提供了正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本四種基本的格式代碼，這些格式代碼（稱為“節(jié)”）是以分號(hào)來(lái)分隔的。其中正數(shù)的格式代碼為“#，#0.00”，其中“#”表示只顯示有意義的零（其他數(shù)字原樣顯示），逗號(hào)為千分位分隔符，“0”表示按照輸入結(jié)果顯示零，其中“0.00”小數(shù)

19、點(diǎn)后的零的個(gè)數(shù)表示小數(shù)位數(shù)；負(fù)數(shù)的格式代碼為“Red-#，#0.00”。其中“-”表示負(fù)數(shù)，可選項(xiàng)Red定義負(fù)數(shù)的顏色，可以輸入“黑色”、“藍(lán)色”、“青色”、“綠色”、“洋紅”、“紅色”、“白色”或“黃色”，其他字符的意義和正數(shù)相同；零的格式代碼為“0.00”，其中小數(shù)點(diǎn)后面的“0”的個(gè)數(shù)表示小數(shù)位數(shù)；文本的格式代碼為“TEXT”（或“TEXT”），TEXT是要在輸入文本的前面或后面顯示的字符串，代表輸入單元格的文本，它的位置決定TEXT在輸入文本前面還是后面顯示。 上述四種格式代碼可以單獨(dú)使用，也可以聯(lián)合起來(lái)使用。例如格式為“#0.0”的單元格內(nèi)輸入“12345.987”會(huì)顯示為“12346

20、.0”；而“盈利#0.00元;虧損-#0.00元”則會(huì)輸入“3689.28”會(huì)顯示“盈利3689.28元”，而輸入“-3689.28”則顯示“虧損-3689.28元”。小提示 代碼前后添加的文本可以在類型框中直接輸入，需要的雙引號(hào)Excel能夠自動(dòng)添加。四種格式代碼聯(lián)合使用時(shí)，代碼應(yīng)按正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本的順序排列。給數(shù)據(jù)帶上單位 假設(shè)計(jì)算糧食的產(chǎn)量需要帶上單位“千克”，可以在“單元格格式”的“自定義”窗口中輸入“#0.00千克”這種數(shù)值格式。它的意義是數(shù)字部分不帶千位分隔符，保留二位小數(shù)并顯示單位千克。 如果要在輸入的姓名后面加上“老師”二字，只須將單元格設(shè)置為“老師”或“;老師”格式。此后

21、只要在單元格內(nèi)輸入姓名（或其他字符），Excel自動(dòng)在它們后面加上“老師”字樣，顯示“封老師”或“安老師”等。刪除自定義格式 在“單元格格式”的“自定義”窗口中可以選中自定義格式，再按下“刪除”按鈕可以刪除自定義的格式工。如果“刪除”按鈕不可用，說(shuō)明它不是系統(tǒng)內(nèi)置的格式。讓序號(hào)原地不動(dòng) 有時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時(shí)，序號(hào)全亂了。如果在序號(hào)列與正文列之間插入一個(gè)空列，再排序時(shí)，序號(hào)就不會(huì)亂了。位于序號(hào)前面的列中的內(nèi)容均不發(fā)生改變；為了不影響顯示美觀和正常打印，可將這一空列隱藏起來(lái)。給表格添加頁(yè)眉頁(yè)腳 用Excel打開要設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳的表格，然后選擇菜單欄中的“文件”下面的“頁(yè)面設(shè)置”，彈出頁(yè)面設(shè)置，再選擇“頁(yè)眉頁(yè)腳” 標(biāo)簽。設(shè)置頁(yè)眉時(shí)，大家可以選擇頁(yè)眉下面的下拉箭