檔案管理規(guī)定

1、.檔案管理規(guī)定一、總則1、為加強公司檔案管理工作，有效地保護和使用檔案，特制訂本規(guī)定。2、本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統(tǒng)一管理。二、歸檔范圍1、行政類：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、會議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組

2、織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復(fù)印件；在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄。2、工程類：設(shè)計文件、圖紙、招投標(biāo)文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法等。3、合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等4、財務(wù)類

3、：申請單、報賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、統(tǒng)計報表、基礎(chǔ)資料等有參考價值的原始資料和電子文檔。5、人事類：員工基礎(chǔ)資料、照片、崗位證書、考評、晉升、獎懲記錄、員工培訓(xùn)、工作總結(jié)、考勤資料、保險資料、住房公積金、人事任命、勞動糾紛、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、操作規(guī)程、員工手冊、員工合同等。6、其他類：供應(yīng)商檔案；各種領(lǐng)貨單、入庫單、盤點表等單據(jù)、登記本及上級領(lǐng)導(dǎo)交代需要歸檔的資料等。3、 歸檔時間1、 公司所有原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；2、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。四、歸檔份數(shù)1、原件或復(fù)印件全部歸檔，并

4、注明份數(shù)、出處。2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。五、檔案的收集1、由各部門指派專人，每周對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。3、收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。六、檔案的整理1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。2、檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。3、電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備

5、份。七、檔案使用與歸還1、檔案使用：公司員工需要使用檔案時在檔案使用登記薄上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準(zhǔn)使用。2、檔案歸還：檔案使用者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檔案管理人檢查無誤后在檔案使用登記薄登記。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的由使用人承擔(dān)全部責(zé)任）。八、檔案保管與檢查1、公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)按要求分類歸檔管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。2、公司行政辦公室在每年12月對公司檔案進行一次檢查。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。九、檔案的銷毀1、對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫檔案銷毀清冊，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)