公司ZD-采購(gòu)管理制度

1、采購(gòu)管理制度采購(gòu)管理制度文件編號(hào)：公司ZD-001發(fā)行版次：01修訂次數(shù)：0頁(yè)數(shù)：1/1編制人：供應(yīng)中心修訂人：制度建設(shè)小組批準(zhǔn)人：總經(jīng)理日期：2012-11-17日期：2012-11-18日期：2012-11-25、目的為加強(qiáng)公司物資采購(gòu)管理，建立完備的物資供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，把好物資采購(gòu)質(zhì)量和采購(gòu)成本，規(guī)范物資采 購(gòu)行為，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一計(jì)劃，統(tǒng)一采購(gòu)，更好服務(wù)于營(yíng)銷和生產(chǎn)，提高物資配件使用效率，減少庫(kù)存積壓， 提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司一切物資供應(yīng)（配送）鏈管理。三、職權(quán)和職責(zé)1. 供應(yīng)中心職責(zé)：1）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定。2）負(fù)責(zé)物資采

2、購(gòu)人員、計(jì)劃人員及檔案管理員的監(jiān)督與管理。3）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃的制定，采購(gòu)合同的簽訂及保管。4）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)。5）負(fù)責(zé)本部門按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成所需各項(xiàng)物資的采購(gòu)工作；6）負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。7）供應(yīng)中心做好各項(xiàng)檔案的管理工作，如采購(gòu)合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件。8）供應(yīng)中心建立采購(gòu)物資臺(tái)帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付帳款，定期與財(cái)務(wù)中心對(duì)帳。2. 采購(gòu)人員職責(zé)：1）負(fù)責(zé)組織公司所需產(chǎn)品的采購(gòu)。2）做好與供方之間的聯(lián)系工作。3）幫助技術(shù)員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。4）負(fù)責(zé)制定工作計(jì)劃，監(jiān)督工作計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況。5）提供及時(shí)準(zhǔn)確的貨物，做好后

3、勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確的了解貨物 的運(yùn)行狀態(tài)，即時(shí)登記信息，直至合同完成、存檔。6）對(duì)來(lái)料來(lái)貨及時(shí)入庫(kù)，儲(chǔ)放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。3. 財(cái)務(wù)中心、審計(jì)部有權(quán)對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。四、管理標(biāo)準(zhǔn)和管理要求1. 物資采購(gòu)遵守的原則1）未經(jīng)審批的物資一律不得采購(gòu)；2）倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的庫(kù)存物資應(yīng)優(yōu)先使用；3）建立合格供應(yīng)商名錄時(shí)，采購(gòu)遠(yuǎn)近搭配的原則；4）采購(gòu)物資時(shí)，應(yīng)盡量通過(guò)銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；5）在比價(jià)過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比服務(wù)的原則，擇優(yōu)確定 采購(gòu)單位；6）對(duì)于先試用的物資，必須由使用部門出具試驗(yàn)報(bào)告，并由審批后，方可采購(gòu)。2. 采購(gòu)

4、工作流程1）申購(gòu)計(jì)劃部門需按采購(gòu)物資的性質(zhì)，分類整理并詳細(xì)標(biāo)明其規(guī)格、數(shù)量、用途、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及要 求到貨的時(shí)間，部門負(fù)責(zé)人簽字后交與庫(kù)管人員統(tǒng)一整理。2） 庫(kù)管人員根據(jù)公司的庫(kù)存情況，編制周采購(gòu)計(jì)劃或月采購(gòu)計(jì)劃，由總經(jīng)理審核簽字后交 于供應(yīng)中心實(shí)施采購(gòu)。3） 采購(gòu)過(guò)程中，供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)的物資規(guī)格與申購(gòu)規(guī)格不同或?qū)俅闷返模少?gòu)人員應(yīng)送申購(gòu)部門 確認(rèn)。4）采購(gòu)?fù)戤?，倉(cāng)庫(kù)按規(guī)定進(jìn)行檢查和驗(yàn)收入庫(kù)工作，對(duì)物資質(zhì)量或價(jià)格有問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng) 中心更換或調(diào)整。5）供應(yīng)中心應(yīng)嚴(yán)格按公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)手續(xù)辦理及供應(yīng)商的付款工作。3. 采購(gòu)工作準(zhǔn)則1）為節(jié)約采購(gòu)成本，公司實(shí)行按月上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。供應(yīng)中

5、心編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要從實(shí)際工作出發(fā)， 避免盲目提報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃，避免物資積壓損失。2） 供應(yīng)中心應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，并對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保供應(yīng)商提供的物資能滿足公司的要求。3） 公司內(nèi)各部門要按程序報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃，在每月的23日前向供應(yīng)中心報(bào)下月的采購(gòu)計(jì)劃，然后 由供應(yīng)中心匯總后統(tǒng)一上報(bào)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審批。4）各部門提供的需采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)必須完整，如不完整所造成的損失由原物資清單提報(bào)人負(fù)責(zé) 50%的經(jīng)濟(jì)損失，所在部門承擔(dān) 30%同時(shí)，供應(yīng)中心有權(quán)拒絕采購(gòu)型號(hào)不完整的物資。5）根據(jù)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同，采購(gòu)人員原則上應(yīng)選擇至少三家符合 采購(gòu)條件的供貨商作為

6、詢價(jià)、比價(jià)對(duì)象。6）物資采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，做到不錯(cuò)訂、不漏訂，及時(shí)準(zhǔn)確地做好 物資貨源的落實(shí)工作。簽訂物資采購(gòu)合同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù) 量、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、 經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項(xiàng)。一般情況下，按照公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同，如有特殊情 況，與審計(jì)部法務(wù)科或公司法律顧問(wèn)聯(lián)系后，再簽定合同。7）物資采購(gòu)時(shí)，如研發(fā)中心出具的原物資出現(xiàn)短缺現(xiàn)象，供應(yīng)中心應(yīng)征求使用單位意見(jiàn)，在使用單 位同意，并簽字確認(rèn)后方可采購(gòu)使用單位愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由供應(yīng)中

7、心負(fù)直接責(zé)任。8） 公司所有員工均有權(quán)推薦優(yōu)秀的供應(yīng)商或物資價(jià)格信息，以便供應(yīng)中心比價(jià)參考， 供應(yīng)中心應(yīng)隨 時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)的浮動(dòng)依據(jù)，以便更好的把握市場(chǎng)。9）對(duì)于各部門提供的臨時(shí)急用計(jì)劃要在當(dāng)天供應(yīng)，除備品備件外，一般計(jì)劃要在三天內(nèi)供應(yīng)到貨。10）供應(yīng)中心采購(gòu)人員必須堅(jiān)持“三不購(gòu)”和“三比一算”的原則。即 ：沒(méi)有提供書(shū)面采購(gòu)計(jì)劃且未 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的不購(gòu)；物資、設(shè)備規(guī)格不符，質(zhì)量不合格，價(jià)格不合理的不購(gòu)；現(xiàn)場(chǎng)、倉(cāng)庫(kù)能夠替代 的物資不購(gòu)?！叭纫凰恪奔幢荣|(zhì)量、比價(jià)格、比售后服務(wù)、算成本。11） 采購(gòu)人員應(yīng)經(jīng)常到生產(chǎn)車間了解備品備件使用情況，及時(shí)掌握各項(xiàng)技術(shù)數(shù)據(jù)，便于比較和采購(gòu)。12）供應(yīng)中心未能及

8、時(shí)完成的采購(gòu)任務(wù)，應(yīng)及早報(bào)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)說(shuō)明原因，擬定補(bǔ)救措施。4. 物資驗(yàn)收入庫(kù)管理1） 物資到庫(kù)后，供應(yīng)中心送檢人員通知質(zhì)量管理部到貨物資的數(shù)量、及規(guī)格型號(hào)，按約定時(shí)間到達(dá) 對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)。2）驗(yàn)收中的不合格物資，由供應(yīng)中心及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，及時(shí)進(jìn)行退、換貨處理。3）凡對(duì)外調(diào)劑的物資必須由供應(yīng)中心確認(rèn)后，經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批后，方可對(duì)外調(diào)劑。4）驗(yàn)收合格的物資，由供應(yīng)中心送檢人員及時(shí)送至倉(cāng)庫(kù)，由倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)管人員對(duì)物資辦理入庫(kù)手續(xù)； 貨票同行的，由倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)管人員打印入庫(kù)單，并由送檢人員帶回入庫(kù)單，雙方做好交接手續(xù)。貨票不同 行的，等發(fā)票到后，再由倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)管人員打印入庫(kù)單。5） 供應(yīng)中心收到

9、入庫(kù)單后，盡快到財(cái)務(wù)中心辦理抽欠條手續(xù)。每月25日前，將欠款壓縮到20萬(wàn)元 限額內(nèi)。五、管理規(guī)定1. 采購(gòu)人員行為規(guī)范：1）采購(gòu)是一項(xiàng)重要、系統(tǒng)、嚴(yán)肅的工作，各級(jí)管理人員和采購(gòu)人員必須具備高度的責(zé)任心和職業(yè)道 德觀念，時(shí)刻維護(hù)公司利益。2）采購(gòu)人員代表公司形象，工作中應(yīng)有禮、有利、有節(jié)，不允許有傲慢的舉止和不公平的對(duì)待。3） 采購(gòu)人員不允許私自接收或向供應(yīng)商索取財(cái)、物，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得接受供應(yīng)商的宴請(qǐng)和其他商 務(wù)活動(dòng)。4）采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，杜絕任何有意或無(wú)意的泄密行為。2. 采購(gòu)人員廉潔規(guī)定：1 ）為加強(qiáng)廉政建設(shè)，杜絕違法亂紀(jì)行為，保持采購(gòu)人員隊(duì)伍的清正廉潔；2 ）全體采購(gòu)人員要認(rèn)真

10、學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行公司廉潔自律的規(guī)定以及有關(guān)規(guī)章制度辦事，嚴(yán)禁不按規(guī)定流 程操作；3 ）堅(jiān)持公開(kāi)辦事制度，公開(kāi)辦事流程、辦事結(jié)果，自覺(jué)接受監(jiān)督；4 ）大宗設(shè)備、物資采購(gòu)一律實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)或議標(biāo)，擇優(yōu)選擇供貨方；5）發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗、勤儉節(jié)約精神，反對(duì)講排場(chǎng)、擺闊氣，搞鋪張浪費(fèi)；對(duì)外接待要嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；6 ）勤奮廉潔，嚴(yán)禁利用職權(quán)“索、拿、卡、要”，不得擅自接受當(dāng)事人的宴請(qǐng)或高檔娛樂(lè)消費(fèi)等活動(dòng)。 外單位請(qǐng)柬，一律交總經(jīng)理辦公室由主管領(lǐng)導(dǎo)酌情處理；7 ）嚴(yán)禁利用工作之便為自己或親友謀利，未經(jīng)批準(zhǔn)不得公車私用；8）公務(wù)活動(dòng)中，不得以任何名義接受禮金、信用卡、有價(jià)證券以及各種貴重物品。如因特殊原因難 以謝絕而接受的，禮金禮物必須如數(shù)交財(cái)務(wù)中心登記，并按有關(guān)規(guī)定酌情處理。3. 獎(jiǎng)懲管理規(guī)定：1） 采購(gòu)人員應(yīng)按申報(bào)計(jì)劃購(gòu)買，若出現(xiàn)漏買每次扣罰50元/次；2） 采購(gòu)人員在購(gòu)買物資時(shí)，若不按申報(bào)時(shí)的物資質(zhì)量及要求購(gòu)買，每次扣罰50元/次3） 采購(gòu)人員在購(gòu)買物資時(shí)，個(gè)別物資發(fā)生延期時(shí)，一定要及時(shí)通知申報(bào)單位，一定要得到申報(bào)單位的認(rèn)可。若違規(guī)操作，每次扣罰50元/次，若未能及時(shí)購(gòu)買造成車間損失的按情節(jié)輕重處罰。4） 采購(gòu)人員一定