辦公用品管理辦法(試用

1、辦公用品管理辦法（試用版）一、目的為規(guī)范公司及各直辦公用品的管理，在滿足分部工作需要、保障公司及各直營店各項業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展的同時，為杜絕辦公用品的浪費現(xiàn)象，降低辦公費用支出，特制定本管理辦法。二、范圍 適用范圍：公司總部；開發(fā)區(qū)廬山路店、膠南珠海路店、膠南人民路店（簡稱公司各直營店） 發(fā)布范圍：公司總部；開發(fā)區(qū)廬山路店、膠南珠海路店、膠南人民路店（簡稱公司各直營店）三、職責(zé)3.1 辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管，并指定保管人，按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。3.2 人事行政部門負責(zé)辦公用品綜合采購計劃的申報、保管、發(fā)放和費用核算等管理工作；3.2 辦公用品暫由工程中心根據(jù)公司以及各直營店的采購

2、計劃申請進行統(tǒng)一采購。四、作業(yè)內(nèi)容4.1 管理原則4.1.1 統(tǒng)一標準量化管理的原則：公司及各直營店辦公用品品種具有相同性特點，再加上辦公用品易購、易耗特性，為其進行量化管理提供可能。4.1.2 集中購買和分月領(lǐng)用的原則：由于辦公用品價值低、品種多、使用部門分布范圍廣、計劃性不強等 特 點，為了降低采購運作成本，獲得價格優(yōu)勢可采用集中采購、分月領(lǐng)用的原則，即暫由工程中心集中 批量采購，各使用部門按照規(guī)定按月領(lǐng)用。部分耐用辦公用品原則上不再增補，若破損、殘舊需更換 的實行以舊換新原則。事務(wù)專員每月中旬以騰訊通方式公布各直營店辦公用品領(lǐng)用明細及金額，提醒 各直營店勿超預(yù)算。年底根據(jù)公司及各直營店領(lǐng)

3、用情況，與部門預(yù)算進行對比，節(jié)省則給予部門獎勵 200元，反之則罰款200元。4.2 領(lǐng)用要求4.2.1辦公用品申購實行費用預(yù)算制度，各直營店根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前編制 辦公用品申領(lǐng)單（附表一）提報下月辦公用品，部門負責(zé)人審批簽字后報行政人事部。事務(wù)專員 在核對辦公用品領(lǐng)用申請表單與辦公用品臺賬庫存后，編制辦公用品申請購置計劃表(附表二)， 經(jīng)行政經(jīng)理、財務(wù)中心、總經(jīng)理批準后，在預(yù)算額度內(nèi)統(tǒng)一購買、管理辦公用品，辦公用品購置實行 定點采購管理。4.2.2各直營店指定專人申領(lǐng)辦公用品，辦公用品領(lǐng)用必須由部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)用。領(lǐng)用物品遵循以舊 換新原則。若因無法繼續(xù)使用需

4、要報廢，無法以舊換新的，必須由部門經(jīng)理批準后方可領(lǐng)用。各直營店指定人根據(jù)公司規(guī)定的辦公用品配發(fā)標準進行申領(lǐng)（詳見附表九）。辦公用品領(lǐng)用時間為每月1-3號，逢節(jié)假日順延，其他時間不辦理辦公用品類領(lǐng)用業(yè)務(wù)。4.3 辦公用品的發(fā)放及領(lǐng)用4.3.1 個人辦公用品的發(fā)放4.3.1.1公司新入職的員工，由本部門負責(zé)人以及人力資源部簽字后按照標準一次領(lǐng)用。具體標準為：文件 夾三 個、圓珠筆一支、中性筆兩支，筆記本一本，以后按照規(guī)定按需領(lǐng)用。4.3.1.2各直營店管理人員領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實填寫個人辦公用品申領(lǐng)單，經(jīng)部門總監(jiān)審核并簽字后， 交綜合辦公室審批同意，由事務(wù)專員負責(zé)辦公用品的發(fā)放。（附件： 附表三個人

5、辦公用品申領(lǐng)單）4.3.1.3事務(wù)專員根據(jù)個人領(lǐng)取情況做出詳實登記，負責(zé)建立個人用品領(lǐng)取檔案，根據(jù)申請單對應(yīng)詳實填寫 個人物品領(lǐng)取登記表。（附表四個人辦公用品領(lǐng)取登記表）4.3.2 部門辦公用品的發(fā)放4.3.2.1剪刀、固體膠、橡皮擦、回形針、直尺、訂書機、涂改液、美工刀按區(qū)域分配，公司每辦公區(qū)分配 一套（至少兩人一套）。4.3.2.2計算器除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。4.3.2.3事務(wù)專員根據(jù)各直營店已編制簽批的部門辦公用品申領(lǐng)單建立檔案，制部門辦公用品領(lǐng)取登 記表，據(jù)表單如實發(fā)放所列物品，部門負責(zé)人領(lǐng)取后需簽字確認。（附件：附表五部門辦公用品 領(lǐng)取登記表）4.4 會議期間辦公用品管理規(guī)

6、定4.4.1 公司會議期間會務(wù)組按需填寫會務(wù)組用品申領(lǐng)單，由會務(wù)組負責(zé)人審核簽字后交綜合辦公室審批 同意后方可進行領(lǐng)用。（附表六會務(wù)組用品申領(lǐng)單）4.4.2 事務(wù)專員認真核實申領(lǐng)單后方可發(fā)放物品，同時要做好會議期間物品領(lǐng)取登記表，注明會議主題、 時間、各會務(wù)組名稱、負責(zé)人、所領(lǐng)物品品名等等，以備核查。（附表七會議期間物品領(lǐng)取登記表）4.5 辦公用品購置4.5.1事務(wù)專員根據(jù)審批簽字后的辦公用品申請購置計劃表交由工程中心實施購買，并于月底完成。4.5.2事務(wù)專員須經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和質(zhì)量。4.5.3各直營店臨時急需的辦公用品，由部門負責(zé)人提出申請，并由運營中心總監(jiān)確

7、認，交由工程中心購置。4.6 管理要求4.6.1事務(wù)管理專人負責(zé)辦公用品統(tǒng)計、采購、入庫、分發(fā)、結(jié)算工作，采購和入庫應(yīng)分別由兩人負責(zé)。辦4.6.2公用品入庫需根據(jù)入庫單嚴格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價是否相符，按手續(xù)驗收入庫，登記 上帳。凡質(zhì)量不合格的辦公用品不得接收，數(shù)量與送貨單不符的按照實際數(shù)量入庫。各類用品的入庫 驗收，事務(wù)專員應(yīng)仔細嚴格地核對質(zhì)量、數(shù)量進行檢查， 4.6.3辦公用品的庫房管理要做到帳目齊、數(shù)量清、擺放整齊，帳實相符，并且要日清月結(jié)。4.6.4各直營店指定專人每月對辦公用品費用進行統(tǒng)計，并對辦公費用使用情況進行綜合考評。4.6.5各直營店的辦公用品統(tǒng)計、領(lǐng)取、發(fā)放工作

8、按規(guī)定建立各門店辦公用品領(lǐng)用登記制度，對領(lǐng)回的辦公用品尤其是耐用辦公用品建立檔案卡，領(lǐng)取辦公用品者要簽字。耐用辦公用品若非正常損壞或人為丟失，當(dāng)事人要按價賠償。調(diào)離人員在離職前，要辦理物品交接手續(xù)(附表八辦公用品交接登記表)，行政人事部門要負責(zé)收回離職人員的辦公用品并簽字確認后方可辦理調(diào)離人員的離職手續(xù)。4.6.7行政管理部及各直營店指定人員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。事務(wù)專員須 防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。事務(wù)專員須根據(jù)辦公用品的消 耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。4.7 管理實施辦法4.7.

9、1分類管理：根據(jù)本公司辦公用品實際使用情況，及辦公用品的使用和收回方式不同，分為五大類，對 不同類別采取差異管理。4.7.1.1小辦公用品包括：筆、膠帶、復(fù)寫紙、印泥/油、文件夾、訂書針、三聯(lián)收據(jù)、訂書機、回形針、軟面抄、皮筋、牙膏、風(fēng)油精、紙杯、計算器、垃圾袋、POP筆、補充液、報銷單、氣球、毛巾、拖把、掃帚、紙簍、衛(wèi)生紙、洗潔精等。4.7.1.2辦公用紙： A4紙、A3紙、電腦打印紙、（傳真紙）熱敏紙等。4.7.1.3辦公耗材：色帶、墨盒、添加粉等。4.7.1.4工服：總部及各直營店服務(wù)員工裝、收銀員工裝、駐店人員（保安、庫工）工裝、后廚人員工裝、 保潔人員工裝等。關(guān)于工服的管理參照公司關(guān)

10、于工服管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；4.7.1.5辦公家具：辦公桌、辦公椅、更衣柜、憑證柜、排椅、上下床等，由財務(wù)部門進行固定資產(chǎn)建帳管 理，并對各類家具進行編號造冊，由其領(lǐng)用人保管使用。4.8 辦公用品的使用與保管4.8.1使用辦公用品應(yīng)以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提 倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。4.8.2辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用 品隨意丟棄廢置。4.8.3精心使用辦公設(shè)備，認真遵守操作規(guī)程，及時關(guān)閉電源。定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設(shè)備、 用品使用壽命。

11、4.8.4辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印，不得用做草紙、 包裝紙；大頭針、曲別針等要反復(fù)使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張打印等，充分 發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。4.8.5印制文件材料要有科學(xué)性和計劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略有余富，避免不必要的浪 費。電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、美工刀、直尺、起釘器、鼠標、 鍵盤等耐用辦公用品，已按標準發(fā)放的，原則上不再增補，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以 舊換新，杜絕虛報冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由個人負責(zé)賠償。4.8.6對于高檔耐用辦公用品，部門間應(yīng)

12、盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障， 由原采購人員負責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直 接責(zé)任人應(yīng)負賠償責(zé)任。五、流程圖時間標準關(guān)鍵流程動作標準責(zé)任人監(jiān)督/審核申請時上報辦公用品采購計劃 匯總公司上報情況報財務(wù)及總經(jīng)理審批內(nèi)容審核準確配發(fā)建立臺帳財務(wù)入帳保管領(lǐng)用單根據(jù)門店上報情況填寫辦公用品申報計劃，并經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，上報綜合辦公室各直營店指定專人部門經(jīng)理/運營中心受理時根據(jù)公司上報情況匯總后制定采購計劃事務(wù)專員綜合辦公室審核時根據(jù)庫存，合理制定辦公用品采購統(tǒng)一購買工程中心財務(wù)預(yù)算審核/總經(jīng)理簽字發(fā)放時根據(jù)申請計劃配發(fā)至公司

13、（按申報計劃定期發(fā)放各直營店）事務(wù)專員直接上級發(fā)放時文字工整，表述準確、詳細，以部門為單位遞交領(lǐng)用人直接上級入庫、入帳物資入庫，登記入帳（差異協(xié)調(diào)調(diào)整）事務(wù)專員直接上級統(tǒng)計并保管統(tǒng)計并保管領(lǐng)用單，以備查詢（外發(fā)或修正出庫單）事務(wù)專員直接上級結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)記帳結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)記入公司、各直營店辦公費科目事務(wù)專員直接上級 附件附表一辦公用品申領(lǐng)單附表二辦公用品申請購置計劃單附表三：個人辦公用品申領(lǐng)單附表四：個人辦公用品領(lǐng)取登記表附表五：部門辦公用品領(lǐng)取登記表附表六：會務(wù)組用品申領(lǐng)單附表七：會議期間物品領(lǐng)取登記表附表八：辦公用品交接登記表附表九：辦公用品配發(fā)標準附表一辦公用品申領(lǐng)單 申請部門： 年 月 日編號名

14、稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門負責(zé)人簽字 綜合辦簽字注：部門人員填寫部門領(lǐng)導(dǎo)審核綜合辦公室簽批事務(wù)專員建檔后如實發(fā)放附表二：辦公用品申請購置計劃單 日期： 年 月 日申請部門預(yù)計購置時間編號品 名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實際金額備 注事務(wù)專員簽字綜合辦簽字財務(wù)中心簽字總經(jīng)理簽批注：事務(wù)專員編制購買清單綜合辦簽字財務(wù)預(yù)算員簽字總經(jīng)理簽批采購。附表三：個人辦公用品申領(lǐng)單 日期： 年 月 日所在部門申請人編號申請物品規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)取備注部門負責(zé)人簽字領(lǐng)取時間 注：部門人員填寫部門負責(zé)人審核事務(wù)專員建檔后如實發(fā)放。附表四：個人辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門領(lǐng)取人領(lǐng)取時間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價總金額備注 注

15、：此表由辦公用品事管專員負責(zé)登記、建檔。附表五：部門辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門部門負責(zé)人領(lǐng)取時間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價總價備注/使用人注：此表由辦公用品事務(wù)專員負責(zé)登記、建檔。附表六：會務(wù)組用品申領(lǐng)單會議主題：會議時間：申請人：申請日期：編號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)到備注部門負責(zé)人簽字總經(jīng)理簽字注：會務(wù)組人員按需申請會務(wù)組負責(zé)人審核總經(jīng)理簽批事務(wù)專員發(fā)放。附表七：會議期間物品領(lǐng)取登記表會議主題會議時間領(lǐng)取人/日期物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價總價備注附表八： 辦公用品交接登記表 年 月 日日期物品名稱單位數(shù)量移交人所在部門接收人所在部門備注 注：此表由事務(wù)專員登記，如若辦公用品回收，則事務(wù)專員為

16、接收人，并負責(zé)登記入庫附表九：辦公用品配發(fā)標準類別品名單位領(lǐng)有標準標準量最低使用壽命備注個人辦公用品文件夾（雙夾）個所有人員3永久入職發(fā)放、按需發(fā)放中性筆（黑）支所有人員2一月入職發(fā)放、按需發(fā)放筆記本本所有人員1一月入職發(fā)放、按需發(fā)放水性筆/水性筆芯支所有人員1兩個月入職發(fā)放、按需發(fā)放圓珠筆/圓珠筆芯支所有人員1兩個月入職發(fā)放、按需發(fā)放工作牌個所有人員1永久入職發(fā)放長尾夾個所有人員3永久按需求發(fā)放筆筒個所有人員1永久按需求發(fā)放電話機個所有人員13年以上允許以舊換新按需求發(fā)放鉛筆支所有人員1三個月按需求發(fā)放名片盒所有人員1三個月按需求發(fā)放紅水筆支所有人員1一個月按需求發(fā)放水筆芯（0.38）支所有

17、人員1一個月按需求發(fā)放鐵票夾個所有人員3永久按需求發(fā)放直尺根所有人員1永久按需求發(fā)放部門公用辦公用品剪刀把部門13年以上允許以舊換新按需求發(fā)放紙簍個部門13年以上允許以舊換新按需求發(fā)放紙杯包部門1兩個月按需求發(fā)放衛(wèi)生紙捆部門1一個月行政管理部放置垃圾袋卷部門1一個月按需求發(fā)放回形針、大頭針盒部門1一個月根據(jù)實際需求訂書機個部門13年以上允許以舊換新按需求發(fā)放訂書針盒部門1一個月根據(jù)實際需求固體膠支部門2一個月根據(jù)實際需求雙面膠卷 部門1一個月根據(jù)實際需求光敏油瓶部門1一個月根據(jù)實際需求插線板塊部門1永久根據(jù)實際需求計算器個部門1永久以舊換新A4紙包部門實際消耗一個月按實際需求發(fā)放墨盒個部門實際消耗實際消耗按實際需求發(fā)放碳粉次部門實際消耗實際消耗按實際需求發(fā)放色帶條部門實際消耗實際消耗按實際需求發(fā)放復(fù)寫紙盒部門16個月按實際需求發(fā)放會計憑證類本部門實際消耗實際消耗按實際需求發(fā)放日記帳本本部門實際消