淺談會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制制度論文

1、淺談會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制制度摘要：隨著電子信息技術的普及，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多，文章就如何建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度進行了初步探討。關鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制內(nèi)部控制是企業(yè)單位為保護其資產(chǎn)安全、保證信息的完整和正確、促進經(jīng)營管理政策得以有效實施、提高經(jīng)營效率、控制經(jīng)營風險、防止舞弊行為發(fā)生進而制定的各項規(guī)章制度、組織措施、業(yè)務處理手續(xù)等控制措施的總稱。電子信息技術日益普及，企業(yè)建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和財務管理環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算

2、失誤造成的差錯；另一方面，會計電算化的實施，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊。一、內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了變化企業(yè)使用計算機處理會計和財務數(shù)據(jù)后，企業(yè)會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧铡媽I(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務活動，如銷售預測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠程通訊技術的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作

3、，原先應由會計人員處理的有關業(yè)務事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成；原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。二、內(nèi)部控制的內(nèi)容也更加廣泛在電算化方式下，內(nèi)部控制的內(nèi)容在傳統(tǒng)方式的基礎上，又出現(xiàn)了許多新的問題，主要有以下幾個方面：（一）確保原始數(shù)據(jù)操作的準確性在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的原始數(shù)據(jù)自動進行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的，這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持

4、準確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準確性。（二）嚴格控制操作人員的權限授權、批準控制是一種常見的、基礎的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強內(nèi)部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行個性操縱處理結(jié)果，加大出現(xiàn)錯誤的風險。（三）要避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟

5、業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。如計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等。三、加強電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設的具體措施（一）操作程序控制制度化為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定嚴格的操作規(guī)程。操作

6、規(guī)程主要指計算機業(yè)務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：（1）各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；（2）數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應及時核對，不能擅自修改；（3）發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正；（4）開機后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場；（5）要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。當然，這些制度還必須隨著企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。（二）必須制定相應的組織

7、和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。會計核算軟件正式投入使用后，原有會計機構(gòu)必須做相應調(diào)整，對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。不相容職責的恰當分離可以為避免單獨一人從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證，但

8、是，合伙即可避開這類控制，況且控制措施發(fā)揮作用的有效程度關鍵還要取決于執(zhí)行人員的實際行動。因此，在考察對發(fā)生故意錯弊行為的意圖進行控制的策略方面，可以考慮增加施行這種行為的難度，增加被逮住或結(jié)果失敗的可能性，并加大對此類行為的懲罰力度。實施這一策略的兩種有代表性的方法就是實行職責輪流制和內(nèi)部審計制度。除部分組織程序有特別規(guī)定以及不能實行職責輪流制的崗位外，員工應該輪換工作。（三）加強系統(tǒng)與網(wǎng)絡的安全控制，嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理加強系統(tǒng)安全控制主要應從防止未經(jīng)授權的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源。保護程序和數(shù)據(jù)的安全，減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內(nèi)部操作制度，禁

9、止非電腦操作人員操作財務專用電腦；（2）設置操作權限限制；（3）操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；（4）數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構(gòu)和快速恢復的功能。網(wǎng)絡安全指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術，主要包括：數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，U盤專用及防病毒感染，數(shù)據(jù)加密技術，訪問控制技術，認證技術等。網(wǎng)絡傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內(nèi)部網(wǎng)絡及外部網(wǎng)絡傳

10、輸中的安全性。（四）加強內(nèi)部審計內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。加強內(nèi)部審計能檢查出發(fā)生的錯誤，打消作弊或犯罪的意圖。內(nèi)審人員應定期規(guī)則地檢查與計算機有關的控制目標、過程以及遵照情況，核實數(shù)據(jù)和程序的完整性。對會計資料定期進行審計，審查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照會計法及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合有關內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調(diào)整；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止

11、存在漏洞。（五）做好電算化會計檔案管理工作在實行會計電算化之后，隨著存儲介質(zhì)的改變，對會計檔案管理的要求也比較嚴格。同時，對會計檔案的概念也就有所發(fā)展。在會計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇。另外，對存有會計數(shù)據(jù)的有關介質(zhì)也應妥善保管。企業(yè)已有的控制措施一般都是為重復發(fā)生的業(yè)務類型而設計的，因此會對不正常的或未能預料到的業(yè)務類型失去控制的能力。企業(yè)處在經(jīng)常變化的環(huán)境之中，這就會導致原有的控制程序?qū)π略龅膬?nèi)容失去控制作用，在變化過程中可能會發(fā)生差錯和不合規(guī)行為。應建立一種例行過程的反饋機制，監(jiān)督控制的功能。此外，控制所尋求的保證水平有必要根據(jù)其成本而定，一般來說，控制程序的成本不能超過風險或錯誤可能造成的損失和浪費。當避免損失的努力不符合成本效益原則時，商業(yè)保險是免遭過大損失或者是可能性小的發(fā)生不頻繁損失的最好方式。購買承保保險總額大小取決于管理者偏好以及企業(yè)能夠承受系