如何巧用EXCEL表格功能PPT演示文稿

1、1,如何巧用EXCEL表格功能,4.1 認(rèn)識 Excel2000系統(tǒng) 4.2 工作表中數(shù)據(jù)的輸入與編輯 4.3 工作表的編輯和格式化 4.4 創(chuàng)建圖表 4.5 Excel 2000 的數(shù)據(jù)處理 4.6 建立和編輯數(shù)據(jù)透視表 4.7 頁面設(shè)置和打印,2,認(rèn)識 Excel2000系統(tǒng),1.1 Excel 2000的特點 1.2 Excel2000的啟動與關(guān)閉 1.3 EXCEL 2000 的窗口界面 1.4 打開與保存工作簿 1.5 選擇工作表、單元格,3,11 Excel 2000的特點,（1）簡單、方便的表格制作功能； （2）強(qiáng)大的圖形、圖表處理功能； （3）方便、快捷的數(shù)據(jù)處理與數(shù)據(jù)分析功能

2、； （4）豐富的宏命令和函數(shù)等,4,1.2 Excel2000的啟動與退出,Excel2000的啟動 : （1）單擊“開始”按鈕，在“程序”選項的子菜單中單擊Microsoft Excel 選項。 （2）單擊已存在的電子表格文件啟動Excel，同時也打開了該文件。 （3）如果桌面有Excel 2000快捷方式圖標(biāo)，雙擊快捷圖標(biāo)。,5,1.2 Excel2000的啟動與退出,Excel2000的退出 （1）單擊應(yīng)用程序標(biāo)題欄最右端的（關(guān)閉）按鈕。 （2）單擊【文件】/【退出】命令。,6,1.3 初識Excel 2000 的窗口界面,7,8,1.4 打開與保存工作簿,1新建工作簿 2打開已有的工作

3、簿文件 3保存工作簿,9,新建工作簿,（1）啟動Excel 2000時，系統(tǒng)將自動產(chǎn)生一個新工作簿，名稱為“BOOK1”，工作簿名就是excel的文件名，擴(kuò)展名為.xls。個工作簿在默認(rèn)設(shè)置下有三張工作表，每一張表由65536行256列個單元格構(gòu)成。 （2）在已起動Excel的情況下，單擊常用工具欄中“新建”按鈕或單擊【文件】/【新建（N）】命令。,10,打開已有的工作簿文件,單擊常用工具欄中“打開”按鈕（）或單擊【文件】/【打開】命令，系統(tǒng)會打開“打開文件”對話框，選擇你要打開的文件名后單擊“打開”按鈕。,11,保存工作簿,(1) 單擊【文件】/【保存】或【文件】/【另存為】命令?！傲泶鏋椤?/p>

4、即以新的文件名保存，第一次保存工作簿時，“保存”和“另存為”的功能相同，都會打開“保存”對話框，如圖4-3所示。在對話框中可以選擇保存文件位置，在“文件名”編輯框中輸入文件名，然后單擊“保存”按鈕。如果想將工作簿保存為HTML格式，以便于在INTERNET上發(fā)布，只須在保存文件對話框中的“保存類型”下拉列表中選擇“WEB頁”。 （2）單擊常用工具欄中“保存”按鈕。 （3）關(guān)閉應(yīng)用程序窗口或關(guān)閉工作簿窗口，系統(tǒng)提示“是否保存修改的內(nèi)容”，選擇“是”。,12,1.5 選擇工作表、單元格,1單個單元格的選擇 2選擇連續(xù)的多個單元格 3選擇不連續(xù)的多個單元格 4選擇局部連續(xù)總體不連續(xù)的單元格 5選定整

5、行 6選定列 7選定工作表的所有單元格,示例,13,4.2 工作表中數(shù)據(jù)的輸入與編輯,4.2.1 Excel 2000 數(shù)據(jù)輸入 4.2.2 輸入公式與函數(shù) 4.2.3 數(shù)據(jù)編輯,14,2.1 Excel 2000 數(shù)據(jù)輸入,1. 文本類型 選定單元格后，可以直接輸入文本數(shù)據(jù) 。 2. 數(shù)值類型 數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)可以直接輸入，分?jǐn)?shù)應(yīng)先輸“0”和一個空格再輸入具體分?jǐn)?shù)。否則作為日期處理。當(dāng)數(shù)字有效位過長時，顯示“#”，需調(diào)整單元格列寬。 把數(shù)字做文本處理，數(shù)字前需加半角單引號。負(fù)數(shù)的輸入方法有兩種。 3. 邏輯類型 只有兩個值,True和False 。,15,4. 出錯值 單元格中顯示#DIV/0！出錯

6、值。,16,輸入時期,日期的輸入格式為：年-月-日或年/月/日。時間的輸入格式為：時：分 （AM/PM），AM代表上午，PM代表下午，分鐘數(shù)字與AM/PM之間要有空格。例如要輸入2004年3月5日可以輸入：2004/3/5或輸入2004-3-5；要輸入時間“下午5：30”，可以輸入：5：30 PM。,17,自動輸入序列數(shù)據(jù),1填充柄 2用戶自定義序列 ：“工具”-“選項”-“自定義序列” 3.利用“編輯填充序列”命令 4.在一組單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)，可以用以下方法： 選擇所有要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格，在唯一激活的單元格中輸入數(shù)據(jù)后，按Ctrl+Enter鍵。,示例,18,2.2 輸入公式與函數(shù)

7、,1使用公式 2使用函數(shù) 3單元格的引用,19,(1)使用公式,公式中的運算符有以下四類： （1）算術(shù)運算符 （2）比較運算符 （3）文本運算符（&） （4）引用運算符（：）,20,(2).公式的輸入：,公式一般可以直接輸入。其操作方法如下： 選擇要輸入公式的單元格。 在編輯欄或直接在單元格內(nèi)部輸入“=”，接著輸入運算表達(dá)式。公式中引用的單元格可以直接輸入，也可以用鼠標(biāo)選擇要引用的單元格。,示例,21,(3).公式的復(fù)制, 選擇要復(fù)制的公式所在單元格。 拖曳所選單元格的“填充句柄”到其他使用公式的單元格。 或者： 選擇要復(fù)制的公式所在單元格。在該單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇【復(fù)制】選

8、項（或用Ctrl+C）。 選擇要粘貼公式的單元格。在該單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇【粘貼選項】(或用Ctrl+V),22,圖4-13 輸入公式,輸入公式示例,23,2使用函數(shù),（1）函數(shù)的輸入 （2）函數(shù)復(fù)制 （3）常用函數(shù)的使用,24,（1）函數(shù)的輸入 函數(shù)的輸入有兩種方法： 一為直接輸入 一為粘貼函數(shù)法（即使用函數(shù)向?qū)В?示例,25,（2）自動求和,圖4-19 自動求和,26,（3）自動計算,計算結(jié)果顯示,功能菜單,選擇的區(qū)域,圖4-20 自動計算功能,27,(4).函數(shù)的復(fù)制,函數(shù)復(fù)制方法與公式復(fù)制方法相同，請參考公式復(fù)制,28,(5).常用函數(shù)的使用, SUM（參數(shù)表）:求

9、和函數(shù) AVERAGE（參數(shù)表）：求平均值函數(shù) IF （邏輯表達(dá)式，返回值1，返回值2）：條件函數(shù)，執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計算的真假值，返回不同結(jié)果。 =IF(I260,不合格,合格) 可以使用函數(shù) IF 對數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測。,示例,29, COUNTA（參數(shù)表）：計數(shù)函數(shù)，返回參數(shù)列表中非空值的單元格個數(shù)。利用函數(shù) COUNTA 可以計算單元格區(qū)域中包含數(shù)據(jù)的單元格個數(shù)。參數(shù)值可以是任何類型，它們可以包括空字符 ()，但不包括空白單元格。如果參數(shù)是單元格引用，則引用中的空白單元格將被忽略。如果不需要統(tǒng)計邏輯值、文字或錯誤值，請使用函數(shù) COUNT。 COUNT（參數(shù)表）：計數(shù)值函數(shù)

10、MAX（參數(shù)表） ：最大值函數(shù) MIN（參數(shù)表）：最小值函數(shù),30,3. 單元格引用,1相對引用:例如公式=A5*A6 2絕對引用:例如公式=125*$B$2 3混合引用:例如公式=$B3+A$2 4三維地址引用: 工作薄名+工作表名+！+單元格引用 5引用名字:名字引用為絕對引用,示例,31,1）名稱的第一個字符必須是字母或下劃線。名稱中的字符可以是字母、數(shù)字、句號和下劃線； 2）名稱不能與單元格引用相同，例如 Z$100 或 R1C1； 3）名稱中不能有空格?？梢杂孟聞澗€和句號作單詞分隔符，例如： Sales_Tax 或 First.Quarter； 4）名稱最多可以包含 255 個字符；

11、 5）名稱可以包含大、小寫字符。Microsoft Excel 在名稱中不區(qū)分大小寫。例如，如果已經(jīng)創(chuàng)建了名稱 Sales，接著又在同一工作簿中創(chuàng)建了名稱 SALES，則第二個名稱將替換第一個。,32,2. 3數(shù)據(jù)編輯,1數(shù)據(jù)修改 2數(shù)據(jù)刪除 3數(shù)據(jù)復(fù)制和移動 4單元格、行、列的插入和刪除 5查找與替換 6給單元格加批注,33,1數(shù)據(jù)修改,在Excel 2000中，修改數(shù)據(jù)有兩種方法： 一是在編輯欄中修改. 二是直接在單元格中修改 。,示例,34,2數(shù)據(jù)刪除,（1）數(shù)據(jù)清除 單擊【編輯】/【清除】命令 （2）數(shù)據(jù)刪除 單擊【編輯】/【刪除】命令,示例,35,3數(shù)據(jù)復(fù)制和移動,（1）數(shù)據(jù)復(fù)制、移

12、動 （2）選擇性粘貼 選擇性粘貼操作步驟為：先將數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板，再選擇待粘貼目標(biāo)區(qū)域中的第一個單元格，選擇“編輯”菜單的“選擇性粘貼”命令，出現(xiàn)如圖4-25所示的對話框。,示例,36,4. 單元格、行、列的插入和刪除,（1）插入單元格 （2）插入整行 （3）插入列 示例,37,5查找與替換,圖4-27 查找對話框,圖4-28 替換對話框, 單擊【編輯】/【查找】命令，彈出查找對話框，如圖4-23所示。 在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的信息。 單擊“查找下一個”按鈕，則查找下一個符合條件的單元格，而且這個單元格成為活動單元格。,38,6給單元格加批注,圖4-29 批注對話框,給單元格加批注的

13、操作步驟如下： （1）選擇需要加批注的單元格。 （2）單擊【插入】菜單中的【批注】命令，彈出批注對話框 （3）在批注對話框中輸入注釋文本,39,4.3 工作表的編輯和格式化,4.3.1 工作表的刪除、插入和重命名 4.3.2 工作表的復(fù)制與移動 4.3.3 隱藏和取消隱藏工作表 4.3.4 工作表窗口的拆分與凍結(jié) 4.3.5 工作表格式化,40,3.1 工作表的刪除、插入和重命名,1選取工作表 2插入工作表 3刪除工作表 4重命名工作表,示例,41,3.2 工作表的復(fù)制與移動,1使用菜單命令復(fù)制或移動工作表 2使用鼠標(biāo)復(fù)制或移動工作表,示例,42,3.3 隱藏和取消隱藏工作表,隱藏工作表的方法

14、如下： （1）選擇要隱藏的工作表。 （2）單擊“格式”菜單中“工作表”命令，在彈出的級聯(lián)菜單中單擊“隱藏”命令。 取消隱藏工作表的方法如下： （1）單擊“格式”菜單中的“工作表”命令，在彈出的子菜單中單擊“取消隱藏”命令。 （2）在彈出的“取消隱藏”對話框中選擇要取消隱藏的工作表。,43,3.4 工作表窗口的拆分與凍結(jié),1工作表窗口的拆分 拆分可分為三種：水平拆分、垂直拆分、水平和垂直同時拆分。 2工作表窗口的凍結(jié) 窗口凍結(jié)操作方法： （1）選擇凍結(jié)位置 （2）選擇“窗口”菜單中的“凍結(jié)窗口”命令。,44,工作表窗口拆分示例,45,窗口凍結(jié)示例,46,3.5單元格格式化,1. 設(shè)置數(shù)字格式 2

15、. 設(shè)置對齊格式 3. 設(shè)置字體 4. 設(shè)置邊框線 5. 設(shè)置單元格或單元格區(qū)域圖案和顏色 6. 設(shè)置列寬、行高 7. 條件格式,示例,47,4.4 創(chuàng)建圖表,4.4.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖表 4.4.2 圖表的編輯 4.4.3 圖表的移動、復(fù)制、縮放和刪除,48,4.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖表,（1）選擇所需數(shù)據(jù)區(qū)域。 （2）單擊【插入】【圖表】命令。,示例,49,42圖表的編輯,1圖表對象 2圖表中數(shù)據(jù)的編輯 3修改圖表選項 4圖表格式化,50,1圖表對象,一個圖表中有許多圖表項即圖表對象，它們可以單獨進(jìn)行編輯。編輯圖表前選選擇要編輯的對象，圖表對象的選擇有二種方法： 單擊【圖表】工具欄中的【圖表對象】下拉

16、按鈕，單擊對象名； 在圖表中單擊某對象，將選中該對象，同時【圖表】工具欄中的【圖表對象】文本框中將顯示選中的對象名。,51,2圖表中數(shù)據(jù)的編輯,（1）修改表中數(shù)據(jù) （2）添加數(shù)據(jù) （3）刪除數(shù)據(jù),示例,52,3修改圖表選項,（1）單擊圖表區(qū)選擇圖表。 （2）選擇【圖表】【圖表選項】命令，可以重新打開 “圖表選項”對話框。在該對話框中，用戶可以各標(biāo)簽頁重新設(shè)置。,53,4. 圖表格式化,要對圖表對象進(jìn)行格式化可以有三種方法： （1）選擇要編輯的對象，單擊“格式”菜單中增加的該對象選項。 （2）在圖表中直接雙擊要進(jìn)行編輯的對象。 （3）在要進(jìn)行格式化的對象上點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇對象格式命

17、令。,示例,54,4圖表格式化,圖表格式化是指對圖表中各對象的格式化，格式化前先選擇要格式化的對象,圖區(qū)格式化示例,55,4.3 圖表的移動、復(fù)制、縮放和刪除,實際上，對選定的圖表的移動、復(fù)制、縮放和刪除操作與任何圖形操作相同，拖動圖表進(jìn)行移動；Ctrl+拖動對圖表進(jìn)行復(fù)制；拖動8個方向句柄之一進(jìn)行縮放；按Delete鍵為刪除。當(dāng)然也可以通過“編輯”菜單中“復(fù)制”、“剪切“和”粘貼“命令對圖表在同一工作表或不同工作表間進(jìn)行移動和復(fù)制。,示例,56,4.5 Excel 2000 的數(shù)據(jù)處理,4.5.1 建立數(shù)據(jù)清單 4.5.2 使用記錄單 4.5.3 篩選數(shù)據(jù)表 4.5.4 數(shù)據(jù)排序 4.5.5

18、 分類匯總,57,5.1 建立數(shù)據(jù)清單,在建立和使用數(shù)據(jù)清單時，用戶應(yīng)注意以下幾個問題： 1.避免在一張工作表中建立多個數(shù)據(jù)清單。 2.數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個空行和空列。 3.避免在數(shù)據(jù)清單的各條記錄或各個字段之間放置空行和空列。 4.最好使用列名，而且把列名作為字段的名稱。 5.字段名的字體，對齊方式等格式最好與數(shù)據(jù)表中其他數(shù)據(jù)相區(qū)別,58,數(shù)據(jù)清單行列示意圖,59,5.2 使用記錄單,1.使用記錄單瀏覽數(shù)據(jù) 2.使用記錄單添加數(shù)據(jù) 3.使用記錄單修改和刪除記錄 4.使用記錄單搜索條件匹配的記錄,60,1使用記錄單添加數(shù)據(jù),（1）單擊要添加數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)清單的任意單元格。 （2

19、）單擊【數(shù)據(jù)】/【記錄單】命令，彈出記錄單對話框， （3）單擊“新建”按鈕，可添加一條新記錄,61,2使用記錄單修改和刪除記錄,（1）單擊數(shù)據(jù)表的任意單元格。然后單擊【數(shù)據(jù)】/【記錄單】命令，彈出記錄單對話框。 （2）單擊“下一條”按鈕或用鼠標(biāo)拖動垂直滾動條到要修改的記錄，然后對該記錄中要修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,62,3使用記錄單搜索條件匹配的記錄,輸入查詢條件,查找到滿足條件的第一條記錄,63,5.3 篩選數(shù)據(jù)表,1自動篩選 2自定義篩選 3高級篩選,64,1自動篩選,（1）單擊數(shù)據(jù)表的任意單元格。 （2）單擊【數(shù)據(jù)】/【篩選】/【自動篩選】命令。 （3）在每個字段名的右邊都有一個下拉箭頭按鈕

20、單擊“筆試”右邊的下拉箭頭，在下拉列表中選擇“70”，結(jié)果如圖4-57所示,示例,65,2自定義篩選,（1）單擊數(shù)據(jù)表的任意單元格。 （2）單擊【數(shù)據(jù)】/【篩選】/【自動篩選】命令。 （3）單擊“機(jī)試”右邊的下拉箭頭，在下拉列表中單擊【自定義】選項，彈出“自定義自動篩選方式”對話框，。,示例,66,3高級篩選,如果用戶要使用高級篩選，一定要先建立一個條件區(qū)域。條件區(qū)域用來指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。,空二行,條件區(qū)域,67,5.4 數(shù)據(jù)排序,1按一列排序 2按多列排序,68,2按一列排序,主關(guān)鍵字排列順序,（1）單擊數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)區(qū)域中任意單元格。 （2）單擊【數(shù)據(jù)】/【排序】命令，彈出“排序

21、”對話框。 （3）在“排序”對話框中進(jìn)行設(shè)主關(guān)鍵字置,69,2按多列排序,單擊數(shù)據(jù)區(qū)域的任意單元格。 單擊【數(shù)據(jù)】菜單中的【排序】選項，彈出【排序】對話框。 （3）分別設(shè)置【主要關(guān)鍵字】和【次要關(guān)鍵字】對應(yīng)的字段和排序方式,示例,70,5.5 分類匯總,1簡單的分類匯總 2創(chuàng)建多級分類匯總 3分級顯示數(shù)據(jù) 4清除分類匯總,71,1簡單的分類匯總,（1）按分類字段排序 。 (2)單擊【數(shù)據(jù)】/【分類匯總】命令，彈出“分類匯總”對話框 。 （3）在“分類字段”下拉列表中選擇分類 字段 （3）在“匯總方式”下拉列表中選擇方式 （4）在“選定匯總項”列表框中選擇匯總字段。,示例,72,2創(chuàng)建多級分類匯

22、總,在一級分類匯總的基礎(chǔ)上進(jìn)行嵌套的分類匯總 注意：要先按多級分類匯總的字段進(jìn)行多列排序。,示例,73,3分級顯示數(shù)據(jù),下面介紹分級視圖中的各個按鈕的功能： 一級數(shù)據(jù)按鈕： 只顯示數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題和匯總結(jié)果，該級為最高級。 二級數(shù)據(jù)按鈕： 顯示分類匯總結(jié)果即二級數(shù)據(jù)。 三級數(shù)據(jù)按鈕： 顯示所有的詳細(xì)數(shù)據(jù)即三級數(shù)據(jù)。 分級顯示按鈕： 表示高一級向低一級展開顯示。 分級顯示按鈕： 表示低一級折疊為高一級數(shù)據(jù)顯示。,74,4清除分類匯總,（1）選中分類匯總后的數(shù)據(jù)清單中任意單元格。 （2）單擊【數(shù)據(jù)】/【分類匯總】命令。 （3）單擊“分類匯總”對話框中的“全部刪除”按鈕。,75,4.6 建立和編輯

23、數(shù)據(jù)透視表,4.6.1 建立簡單的數(shù)據(jù)透視表 4.6.2 編輯數(shù)據(jù)透視表,76,6.1 建立簡單的數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)透視表一般由7部分組成，它們是： (1)頁字段 (2)頁字段項 (3)數(shù)據(jù)字段 (4)數(shù)據(jù)項 (5)行字段 (6)列字段 (7)數(shù)據(jù)區(qū)域,77,數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源,數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源是透視表的數(shù)據(jù)來源。數(shù)據(jù)源可以是Excel的數(shù)據(jù)清單，也可以是外部數(shù)據(jù)表和Internet上的數(shù)據(jù)源，還可以是經(jīng)過合并計算的多個數(shù)據(jù)區(qū)域以及另一個數(shù)據(jù)透視表。,78,數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟:選擇數(shù)據(jù)來源,79,數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之2”對話框選擇數(shù)據(jù)區(qū)域,一般情況下它會選擇整個工作表,80,數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之3”對話框選擇數(shù)據(jù)透視圖的位置,如果數(shù)據(jù)透視表要顯示在新工作表中，單擊“新建工作表”單選按鈕；否則選中“有工作表”,81,數(shù)據(jù)透視表”工具欄,根據(jù)需要用鼠標(biāo)分別將“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的字段拖放到透視表的相應(yīng)位置，作為頁字段，行字段，列字段和數(shù)據(jù)項,82,創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表,83,用頁字段篩選數(shù)據(jù)示例,單擊B1的下拉箭頭選擇2001-3-15,84,用列字段篩選之后的數(shù)據(jù),選擇列字段項,85,6.2 編輯數(shù)據(jù)透視表,1添加和刪除字段 2設(shè)置數(shù)據(jù)透視表選項