WI-FIN-10-A發(fā)貨收款管理制度

1、深圳市圖泰精密機器制造有限公司發(fā)貨收款管理制度制訂日期標題：發(fā)貨收款管理制度審核日期文件 編號W FIN10版本A標準化日期類型受控文件批準日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司共10頁1. 目的為進一步完善發(fā)貨收款管理，特制定本制度。2. 適用范圍適用于本公司銷售發(fā)貨、發(fā)出樣品、換貨、返修、補貨等。3. 責(zé)任人及職責(zé)3.1. 總經(jīng)理：3.1.1. 審核批準本文件。3.1.2. 不收款樣品發(fā)貨的批準。3.2. 總經(jīng)辦稽核員：檢查本制度的有效執(zhí)行。3.3 .財務(wù)部：3.3.1. 財務(wù)部經(jīng)理：3.3.1.1. 制定本制度。3.3.1.2. 落實并有效執(zhí)行本制度。3.3.1.3. 檢查往來會計、會計文員

2、的發(fā)貨管理、賬簿記錄是否有效執(zhí)行本制度。3.3.1.4. 審核外銷發(fā)貨及退貨、返修、需退回樣品的發(fā)出、補貨的審批。3.3.1.5. 審核應(yīng)收/應(yīng)付日報表、應(yīng)收賬款周報、應(yīng)收帳款月報表；分析收款情況；跟催收款 進度。3.3.2.往來會計：3.3.2.1. 檢查會計文員的發(fā)貨管理、賬簿記錄、送貨單、對賬單的跟催是否有效執(zhí)行本制度。3.3.2.2. 非外銷、非月結(jié)客戶的發(fā)貨管理。3.3.2.3. 審核對賬單、發(fā)票，跟催客戶確認的對賬單并歸檔。3.3.2.4. 根據(jù)商務(wù)文員的開立發(fā)票申請書審核需開票合同、對賬單后交開票員開票。3.3.2.5. 核對應(yīng)收/應(yīng)付日報表、應(yīng)收帳款月報表，編制應(yīng)收賬款周報。3

3、.3.3.會計文員：3.3.3.1. 將開立的訂貨合同按客戶分類歸檔.3.3.3.2. 根據(jù)訂貨合同及發(fā)貨單簽核送貨單，并在歸檔的銷貨合同上銷減.3.3.3.3. 及時跟催銷售部，將送貨單第四聯(lián)，按客戶按日期歸檔。3.3.3.4. 根據(jù)送貨單第二聯(lián)按客戶、按日期依序登記流水賬。3.3.4. 開票員：根據(jù)往來會計審核的已發(fā)貨合同、確認的對賬單開立發(fā)票。3.4. 銷售部：3.4.1. 銷售部經(jīng)理：3.4.1.1. 檢查商務(wù)文員、銷售外勤、送貨員是否有效執(zhí)行本制度。3.4.1.2. 檢查貨物發(fā)出。3.4.1.3. 跟催貨款的回收。4標題：發(fā)貨收款管理制度3文件WI FIN10版 本A2編號類 型受控

4、文件1制訂共10頁第2頁次數(shù)更改標記簽名日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司標題：發(fā)貨收款管理制度文件編號：WI FIN 10342.商務(wù)文員：3.421.開立訂貨合同后送交財務(wù)部一份歸檔。3.4.22 按訂貨合同填開送貨單，將客戶簽回的第四聯(lián)回單次日送交財務(wù)部歸檔。3.4.2.3. 每月末編制對賬單并同月結(jié)客戶對賬，次月7日前將客戶確認的對賬單送交一份財務(wù)部歸檔。3.4.2.4. 按訂貨合同的規(guī)定及完成情況以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單方式及時向財務(wù)部提出開立發(fā)票申請。3.425.按訂貨合同的收款規(guī)定及時將發(fā)票送達客戶，并讓客戶簽回發(fā)票收執(zhí)單后存檔。3426 根據(jù)訂貨合同和應(yīng)收帳款周報及時催收貨款，并在應(yīng)收帳款

5、周報上填寫催款信息反饋給財務(wù)部。3.4.3 .銷售外勤、送貨員：3.4.3.1. 按財務(wù)簽核的送貨單到倉庫提貨。3.4.3.2. 將送貨單所送貨物安全送達客戶倉庫或指定場所。3.4.3.3. 讓客戶簽收送貨單，并將客戶簽回的送貨單交商務(wù)文員。3.5. PMC3.5.1. PMC經(jīng)理：3.5.1.1. 落實本制度并有效執(zhí)行。3.5.1.2. 檢查倉管員的發(fā)貨管理、賬簿記錄是否有效執(zhí)行本制度。3.5.2. 倉管員：3.5.2.1. 根據(jù)財務(wù)部簽核的送貨單發(fā)貨。3.5.2.2. 根據(jù)財務(wù)部簽核的送貨單按類、按日期依序登記存貨日記賬。3.6. 綜合部：3.6.1. 綜合部經(jīng)理：3.6.1.1. 落實本

6、制度并有效執(zhí)行。3.6.1.2. 檢查門衛(wèi)是否有效執(zhí)行本制度。3.6.2. n衛(wèi)：根據(jù)財務(wù)部簽核的送貨單對照貨物簽字放行。4.流程圖4標題：發(fā)貨收款管理制度3文件 編號W FIN10版 本A2類 型受控文件1制訂共10頁第3頁次數(shù)更改標記簽名日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司4.1.合同備案流程圖訂貨合同備案人 任 責(zé)求 要 業(yè) 作完成 時限一 當財 或合臨 的於 單式溯 同份 訂格亠攻 合一 的司 訂份 戶公份 簽備 客我備 子可 將可 應(yīng)合 宓作一 員貨 員并件 文訂 文一附 務(wù)將部務(wù)同的 商日務(wù)商合同份 1 2合同簽訂日,#是 章 確簽 正同 否合 額獨 金期 核款 審付 、廠 、 O

7、會式全 來方齊 往款否合同簽訂日戶 客 按同檔 合歸 貨類 訂分 的期 格日 合立 核訂 審?fù)?將合合同簽訂日4標題：發(fā)貨收款管理制度3文件W FIN10版 本A2編號類 型受控文件1制訂共10頁第4頁次數(shù)更改標記簽名日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司責(zé)任人作業(yè)要求完成時限商務(wù)文員根據(jù)訂貨合冋、發(fā)貨單或客戶付款憑證正確填開送貨 單（一式六聯(lián)），且送貨單不得涂改。財務(wù)人員1.會計文員簽核月結(jié)客戶的送貨單，審核要點：有 正式月結(jié)合冋或正式發(fā)貨單方可簽核；2 .往來會計核簽非月結(jié)客戶的送貨單，審核要點：貨款已到位，客戶無欠款方可核簽；3 .財務(wù)經(jīng)理核簽外銷客戶的送貨單，審核要點：貨款已到位或有正式發(fā)

8、貨單方可核簽。財務(wù)人員1 .核簽送貨單一式六聯(lián)，留第二聯(lián)銷減合冋然后交會計文員裝訂保存、登流水賬、做日報表；2 .銷減合同須注明送貨日期、送貨單號碼。3 .如有客戶付款憑證，需注明日期、票據(jù)類型、號碼、金額。倉管員按送貨單發(fā)貨并簽一式五聯(lián)，留第五聯(lián)裝訂保存并登 存貨日記賬。商務(wù)文員要求客戶、運輸公司簽收送貨單回單，如為運輸單位簽收，須將運輸協(xié)議復(fù)印一份作為送貨單回單的附 件。商務(wù)文員:要求送貨人在送貨單上送貨人處簽字。送貨員將送貨單所列之貨物安全送達客戶倉庫或指疋地點。門衛(wèi)按送貨單所列貨物查驗放行，簽一式四聯(lián)，留第六聯(lián)存檔。銷售外勤 送貨員當日須將客戶簽收的送貨單回單交商務(wù)文員 處，如為運輸單

9、位簽收，須將運辦理協(xié)議復(fù)印 一份作為回單的附件。當 日商務(wù)文員當日將送貨單回單交財務(wù)部， 最遲不超過三天當 日會計文員三日內(nèi)跟催送貨單回單并按客戶按日期存檔次 日32文件編號W FIN10版 本類 型共10頁次數(shù)更改標記簽名日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司退貨、返修貨退回、換貨退回責(zé)任人作業(yè)要求完成時限商務(wù)文員跟催辦理退貨入庫手 續(xù)2個工 作日倉管員倉管員將退回貨物放 置待檢區(qū)并立即通知 品質(zhì)部QA檢驗.收貨 當日QA將客戶退回產(chǎn)品檢驗 并出具客戶退回產(chǎn)品 檢驗報告半個 工作 日工程部工程師根據(jù)品質(zhì)部出具的檢 驗報告計算損失，開具 客戶產(chǎn)品報價單半個 工作 日商務(wù)文員填開紅字送貨單；填開 返

10、修費、損失費送貨 單2個工 作日財務(wù)經(jīng)理根據(jù)退回產(chǎn)品的檢驗 報告、產(chǎn)品報價單核 簽當日會計文員根據(jù)核簽的送貨單登賬、做報表次日倉管員根據(jù)核簽的送貨單辦理入庫手續(xù)、登賬、做報表當日商務(wù)文員將核核簽的送貨單知 會客戶當日32文件編號W FIN10版 本類 型共10頁次數(shù)更改標記簽名日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司編制對賬單財務(wù)審核同客戶對賬收回客戶確認的對賬單財務(wù)存檔責(zé)任人作業(yè)要求完成 時限商務(wù)文員月末編制所負責(zé)的月結(jié) 客戶、未結(jié)清貨款客戶的 當月對賬單。月末往來會計審核對賬單與會計文員 的流水賬是否一致。次月2 個工作 日商務(wù)文員次月七個工作日內(nèi)完成 同客戶對賬工作并收回 客戶確認的對賬單，對

11、賬 單的確認必須要求客戶 蓋章（公章或財務(wù)章）回 傳次月7 個工作 日會計文員次月七個工作日內(nèi)跟催 客戶確認的對賬單，并將 客戶確認的對賬單按客 戶類別存檔次月7 個工作 日4標題：發(fā)貨收款管理制度3文件W FIN10版 本A2編號類 型受控文件1制訂共10頁第7頁次數(shù)更改標記簽名日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司4.5.開票流程圖責(zé)任人作業(yè)要求完成 時限商務(wù)文員根據(jù)訂貨合冋的收款要求 及完成情況書面提出開立 發(fā)票申請并由其主管確認按要求往來會計審核開票申請、已發(fā)貨合 同及已確認的對賬單，如 果合格交開票員開票，如 果不合格退回商務(wù)文員1 | * rH-t 口 開票員根據(jù)往來會計審核的開票 資

12、料開立發(fā)票，在訂貨合 同上或?qū)~單上做標記（日期、發(fā)票號碼、發(fā)票 金額）往來會計開立發(fā)票當日審核所開立 的發(fā)票與開票資料的要求 是否一致開立發(fā)票當日1 | * rH-t 口 開票員開立發(fā)票當日通知商務(wù)文 員領(lǐng)出發(fā)票并在發(fā)票登記 簿上登記商務(wù)文員接開票員通知后領(lǐng)出發(fā)票領(lǐng)出發(fā)票當日并在發(fā)票登記簿上簽字商務(wù)文員領(lǐng)出發(fā)票當日內(nèi)辦妥發(fā)票 安全送達手續(xù)商務(wù)文員讓客戶簽回發(fā)票收執(zhí)單并 存檔領(lǐng)出 發(fā)票 三日 內(nèi)4標題：發(fā)貨收款管理制度3文件W FIN10版 本A2編號類 型受控文件1制訂共10頁第8頁次數(shù)更改標記簽名日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司4.6 收款流程圖責(zé)任人作業(yè)要求完成 時限往來會計每周六編制

13、下周收款周報每周六財務(wù)經(jīng)理審核應(yīng)收賬款周報每周六銷售部經(jīng)理簽收應(yīng)收賬款周報并發(fā)放給商務(wù)文員每周一商務(wù)文員催收帳款，填寫反饋信息每周銷售部經(jīng)理審核商務(wù)文員的反饋信息每周六財務(wù)經(jīng)理每周六往來會計每周一4標題：發(fā)貨收款管理制度3文件W FIN10版 本A2編號類 型受控文件1制訂共10頁第9頁次數(shù)更改標記簽名日期深圳市圖泰精密機器制造有限公司標題：發(fā)貨收款管理制度文件編號：WI FIN 105. 相關(guān)文件5.1. 購、銷、收支核數(shù)作業(yè)指導(dǎo)書52商務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書53成品倉作業(yè)指導(dǎo)書6. 品質(zhì)記錄6.1. 訂貨合同6.2. 送貨單6.3. 應(yīng)收/應(yīng)付日報表6.4. 應(yīng)收帳款周報6.5. 應(yīng)收帳款月報6.6. 流水日記