檔案綜合管理制度匯編

1、中山市 XXXX 局檔案綜合管理制度匯編中山市 XXXX 局綜合檔案室二OO七年六月目錄1、中山市XX局檔案綜合管理實施辦法2、中山市XX局檔案分類編號方案3、中山市XX局各類檔案歸檔制度4、中山市XX局各類檔案保管期限表5、中山市XX局檔案保管和庫房管理制度6、中山市XX局檔案保密制度7、中山市XX局檔案利用制度8、中山市XX局檔案鑒定銷毀制度9、中山市XX局綜合檔案室職責10、中山市XX局檔案員崗位職責及考核辦法中山市 XX 局檔案綜合管理實施辦法第一條 為加強我局檔案的科學管理，充分發(fā)揮檔案的 作用，更好地為我局各項工作服務，根據(jù)中華人民共和國 檔案法、廣東省機關檔案工作業(yè)務建設實施辦法

2、等有關 法律法規(guī)，結(jié)合我局檔案工作的實際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱檔案，是指本局在各項工作中形成 的具有保存價值的各種文書、基建、會計、聲像、實物、業(yè) 務等不同載體和內(nèi)容的文件材料，它是本機關在各項工作活 動中形成的歷史記錄，反映本機關不同時期的歷史面貌，是 本局工作查考、制定決策的重要依據(jù)。第三條機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高 機關工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關歷史面貌 的一項重要工作，必須加強對檔案工作的領導，將其列入本 局的工作計劃，統(tǒng)籌安排，保障檔案工作的順利進行。第四條 本局檔案工作堅持統(tǒng)一領導、綜合管理的原 則，由分管辦公室工作的局領導負責主管全局檔案工作

3、；辦 公室下設綜合檔案室，并負責管理綜合檔案室的日常工作； 綜合檔案室配備專（兼）職檔案管理人員，負責具體檔案業(yè) 務工作。第五條 本局檔案工作接受同級檔案行政管理部門的 監(jiān)督和指導。第六條 本局在各項工作中形成的所有檔案，包括文 書、基建、會計、聲像、實物、業(yè)務等檔案，均由本局綜合 檔案室統(tǒng)一保管，任何部門和個人不得擅自留存，以確保檔 案的完整和安全。第七條 本局在各項工作中形成的各種門類、載體的檔 案材料，由各部門初步整理后，及時向綜合檔案室移交；業(yè) 務檔案則由業(yè)務部門整理完畢之后，再向綜合檔案室移交。 歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確。第八條綜合檔案室負責檔案材料接收后的歸檔、管理 工作

4、，對各門類、載體的檔案，都要進行系統(tǒng)化整理，保持 歸檔材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于利用管理， 并編制各類檔案的檢索工具，積極主動提供檔案利用，開發(fā) 檔案信息資源，為本單位各項工作服務。第九條 綜合檔案室要建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的 收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定準確編 制檔案工作統(tǒng)計報表，及時上報檔案行政管理部門。第十條綜合檔案室要定期對已超過保管期限的檔案 進行鑒定，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經(jīng)檔案鑒 定領導小組審核、分管檔案領導批準后方可銷毀，任何人不 得擅自銷毀檔案。第一條機關的檔案庫房應做到有防盜、防火、防蟲、 防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫高濕等設

5、施。要定期檢查 檔案保管狀況、對破損的檔案應及時修補、復制或作其他技 術(shù)處理。第十二條綜合檔案室要建立健全檔案的借閱制度，根 據(jù)檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批 權(quán)限。第十三條 檔案人員要忠于職守，遵紀守法，具備檔案 管理的有關專業(yè)知識，熟悉業(yè)務技能，能勝任本職工作。檔 案工作崗位人員要相對穩(wěn)定，確因工作需要調(diào)動時，應在離 職前辦好交接手續(xù)。第十四條 綜合檔案室應按時向市檔案館移交由本局 制發(fā)的、或由本局收到的省級以上（含省級）政府及政府部 門頒發(fā)的正在執(zhí)行的非秘密現(xiàn)行文件；在本單位保管已超過10 年的永久、 長期文書檔案， 連同檔案目錄和有關的檢索工 具一并向市檔案館移交。

6、第十五條 根據(jù)中華人民共和國檔案法有關條款及 其它法規(guī)的規(guī)定，對在檔案工作中做出貢獻的檔案工作人員 和有關人員給予適當?shù)莫剟?。對違反國家檔案法規(guī)和本局有 關規(guī)定的，應依法給予處罰和通報批評。第十六條 本辦法自文件下達之日起執(zhí)行，由中山市XX 局辦公室負責解釋。中山市XX局檔案分類編號方案為了加強我局檔案工作業(yè)務建設， 提高檔案綜合管理水平， 實現(xiàn) 檔案分類整理、排列、管理的標準化和規(guī)范化，促進檔案業(yè)務管理水 平的提高，以更好地為我局各項工作服務，根據(jù)廣東省機關檔案分 類辦法，結(jié)合我局的實際情況，特制定本方案。一、分類原則1、檔案分類原則是以本局所形成的全部檔案為對象， 依據(jù)職能， 結(jié)合檔案內(nèi)容

7、和載體形態(tài)特點，便于科學管理和開發(fā)利用。2、分類后的檔案，分別用英文字母按順序編大類代字。3、本辦法適用于對本局全部檔案進行實體分類、組卷和排架管 理。二、類別設置本局檔案共分六大類：文書檔案（A）、基建檔案（E）、會計 檔案（D）、聲像檔案（F）、實物檔案（H）、業(yè)務檔案（G）, 大類用英文字母作代字，大類以下的屬類用阿拉伯數(shù)字作代號。大類及屬類設置如下：A 文書檔案E基建檔案D會計檔案D1 報表D2賬簿D3憑證D4其他F聲像檔案F1錄音帶F2錄像帶F3照片F(xiàn)3 .1會議接待類F3 .2文體活動類F3 .3實物照片類F3 .4其他類注：從 20XX 年開始，照片檔案不再分屬類F4光盤及其他H

8、實物檔案H1錦旗類H2獎杯獎牌類H3紀念品類H4其他類G 業(yè)務檔案G1XX類G2XX類三、編號方法1、文書檔案的編號：（1）2000年以前，文書檔案采用立卷歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模 式為：大類代字+保管期限代號+目錄順序號+案卷號。 其中保管期 限代號永久為1,長期為2，短期為3，永久長期合編為12，永久長 期短期合編為0。例：A 0 . 1 1I案卷號（第1個案卷）目錄順序號（第1條目錄）保管期限代號（永久、長期、短期合編）大類代字（2）2000-20XX年文書檔案采用單件歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+保管期限代號+目錄順序號+件號。其中保管期限代號永久為1，長期為2，短期為3。例：A

9、 1. 1 1!件號（第1件）目錄順序號（第1條目錄）代號（永久） 代字（文書檔案）（3）20XX年開始，文書檔案仍采用單件歸檔方法，但其編號 結(jié)構(gòu)模式改變?yōu)椋捍箢惔?保管期限代號+年度+件號。 保管期限 代號永久為1，長期為2，短期為3。例：A 1.2004 11件號（第1件）-年度代號（永久） 代字（文書檔案）2、基建檔案按工程項目組卷，其編號的結(jié)構(gòu)模式為：大類代字 +工程項目代號+案卷號例：B 1 1案卷號（第1個案卷工程項目代號（第一1項工程）大類代字（基建檔案）3、會計檔案的編號，其結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類代號+目 錄順序號+案卷號。例：會計憑證的編號D 3 .1 1個案卷）1案

10、卷號（第目錄順序號4、聲像檔案的編號（1）錄音帶、錄像帶的編號，其結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類 代號+案卷號。例：錄音帶案卷號（第1盒錄音帶 屬類代號（錄音帶 大類代字（聲像檔案）（2）照片檔案的編號20XX年之前的照片檔案在整理時，一個照片檔案冊為一個案卷, 其編號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+ 級屬類代號+二級屬類代號+案卷例：F3.1-11本照片冊）舌動類照片案卷號（第二級屬類代號（活一級屬類代號（照片檔案）大類代字（20XX年開始，照片檔案不再分屬類，其編號的結(jié)構(gòu)模式為：大 類代字+屬類代號+保管期限代號+年度+組號+張?zhí)枴?一次活動形 成的照片為一組，每個年度的組號均從1開始編，每組照片的張?zhí)?/p>

11、也從1開始編。保管期限代號永久為1，長期為2，短期為3。例：F 3 /2 / 2006 / 1 /11張?zhí)枺ǖ?張）組號（第1組，即第1個活動）年度保管期限代號（長期）屬類代號（照片檔案）大類代字（聲像檔案）5、實物檔案的編號，其結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類代號+件號例：H 1 - 1件號（第1件）屬類代號（錦旗類6、業(yè)務檔案采用立卷歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類代號+案卷號。例：G 1 - 1案卷號（第1個案卷屬類代號（XX類 大類代字（業(yè)務檔案四、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，由本局檔案室負責解釋。中山市XX局各類檔案歸檔制度一、文書檔案歸檔制度（一）歸檔范圍凡是本局黨務、群團、行政管

12、理活動中形成的，具有查 考利用價值的文件材料均屬文書歸檔范圍，具體范圍按文 書檔案保管期限表所列條款執(zhí)行。（二）歸檔要求1、歸檔的文件材料要齊全、完整、準確、系統(tǒng)。2、按照歸檔原則和本鎮(zhèn)制定的檔案分類編號方案進科 學規(guī)范化的歸檔，確保文件材料之間的有機聯(lián)系，真實地反 映本局歷史面貌，便于查找利用。3、從200?年開始采用單件歸檔方法。所有文件材料按 年度歸檔，并根據(jù)文書檔案保管期限表的規(guī)定，準確劃 分檔案材料的保管期限。4、歸檔文件材料應逐件在文件首頁上方空白處加蓋檔 號章，并填寫各項目內(nèi)容。 每份文件單獨裝訂，單獨編頁號 永久、長期保存的檔案在裝訂時應去除金屬物。5、歸檔的永久、長期檔案應編

13、有歸檔文件目錄一 式三份，并附上年度歸檔說明，其中一份隨相應的文件放在 檔案盒內(nèi)， 其余用于制作檔案目錄； 短期文件目錄一式二份， 其中一份隨相應的文件放在檔案盒內(nèi)，一份用于制作檔案目 錄。（三）歸檔時間每年的 6 月底前完成上一年度形成的文書檔案歸檔任 務。二、基建檔案歸檔制度（一）歸檔范圍 本局各個基建項目從醞釀、決策到建成使用的全過程中 形成的有查考利用價值的文件材料均屬基建檔案歸檔范圍， 具體范圍按本鎮(zhèn)基建檔案保管期限表所列條款執(zhí)行。（二）歸檔要求 歸檔的基建檔案必須完整、準確、系統(tǒng)，以保障管理、 維護、改擴建的需要。基建文件材料按工程項目組卷，卷內(nèi) 文 件 要 進 行 系 統(tǒng) 排 列

14、 、 編 號 和 編 目 ， 并 按 A4 （ 297mmX210mm ）的規(guī)格折疊成統(tǒng)一的幅面。（三）歸檔份數(shù) 比較重要的一式二份，一般的一份，并編制基建檔案目 錄一式二份。（四）歸檔時間工程竣工后，在三個月內(nèi)將全套竣工圖和全部文件材料向綜合檔案室移交。（五）歸檔手續(xù) 基建材料歸檔時，必須履行交接手續(xù)，填寫移交清單一 式二份，交接雙方在交接清單上簽字。三、會計檔案歸檔制度（一）歸檔范圍本局在會計工作中形成的各種會計報表、帳簿、憑證等 會計材料均屬會計檔案歸檔范圍，具體范圍按會計檔案保 管期限表所列條款執(zhí)行。（二）歸檔要求1、歸檔的會計檔案必須齊全完整。2、歸檔的各類憑證的規(guī)格基本一致，折疊整

15、齊，裝訂 牢固。3、裝訂時應注意調(diào)節(jié)案卷的厚薄，利于保管和查閱， 每冊封面要書寫工整、編號清楚、加蓋經(jīng)辦人印章。（三）歸檔份數(shù) 憑證、帳簿、年報表一式一份。（四）歸檔時間 當年的會計檔案，在會計年度終了之后，可暫由會計部 門保存一年。期滿后，向綜合檔案室移交。（五）歸檔手續(xù)會計檔案移交時，由會計人員列出清單一式兩份，交接 雙方在交接清單上簽字，雙方各持一份備查。四、聲像檔案歸檔制度（一）歸檔范圍本局在各項工作活動中形成的具有查考利用價值的聲 像圖片材料，包括光盤、錄音帶、錄像帶、照片、底片等， 均屬聲像檔案歸檔范圍，具體范圍按本局聲像檔案保管期 限表所列條款執(zhí)行。（二）歸檔要求1、歸檔的聲像檔

16、案必須詳細說明攝錄時間、地點、人 物、主要事由和攝錄人。2、聲像檔案必須清晰、完整。3、對有保存價值的聲像檔案，由攝錄人在攝錄工作完 成后及時整理，照片檔案要將照片、說明與底片對應夾好， 錄音、錄像檔案要將音、像帶與說明對應夾好。4、歸檔的聲像檔案必須是原版原件，按類分組。（三）歸檔份數(shù)一般為一式一份。（四）歸檔時間 聲像檔案應在拍攝錄制完成后一個月內(nèi)，向綜合檔案室 移交。五）歸檔手續(xù)聲像檔案歸檔時，必須履行交接手續(xù)，填寫移交清單，一式二份，交接雙方在交接清單上簽字。五、實物檔案歸檔制度（一）歸檔范圍1、本局獲得的獎狀、獎杯、獎旗、牌匾、證書等；2、本局已停止使用的印章；3、上級領導或名人、相

17、關友好單位在檢查、交流活動 中題寫、贈送的字畫、紀念品等。（二）歸檔要求1、應歸檔的實物材料必須齊全、完整、集中存放。 2、實物材料分屬類并按時間順序排列、編號、編目。（三）歸檔時間 實物檔案在其形成后一個月內(nèi)，由經(jīng)辦人說明有關情 況，交綜合檔案室登記歸檔。（四）歸檔手續(xù) 實物檔案歸檔時，必須履行移交手續(xù)，填寫移交清單一 式二份， 雙方在清單上簽字， 各留一份備查。 如有特殊情況， 經(jīng)綜合檔案室登記后，可暫由經(jīng)辦人單位或經(jīng)辦人保管。注：如本單位還有其他類別檔案，其歸檔制度請按以上 格式擬出，跟在本份制度后面。（請各單位根據(jù)自身實際情況擬出各類檔案的保管期限表，建議用表格式方法列出 ）例：會計檔

18、案保管期限表序號一級類目二級類目保管期限一會計 憑證1、原始憑證和記帳憑證2、涉外會計憑證15年永久二會計 賬簿1、總帳、日記帳、明細帳2、現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳3、輔助帳簿4、固定資產(chǎn)明細帳15年25年15年5年三會計 報表1、單位會計預算、決算年報2、單位會計預算、決算月、季報永久5年四其它1、會計移父清冊2、會計檔案保管清冊3、會計檔案銷毀清冊4、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單15年永久 永久5年實物檔案保管期限表序號類目保管期限1本局獲得省級（含）以上的榮譽證書、獎狀、獎旗、獎 牌永久2本局獲得市級（含）以下的榮譽證書、獎狀、獎旗、獎 牌長期3本局以前使用過，現(xiàn)已停止使用的印章長期4上級領

19、導、名人重要的題寫字畫永久5上級領導人一般的題寫字畫長期6本局與其他單位在友好往來活動中接受的贈品、 紀念品長期中山市XX局檔案保管和庫房管理制度一、檔案是黨和國家的寶貴財富，必須堅持集中統(tǒng)一管 理的原則。為了科學的管理本單位全部檔案，切實保證檔案 的完整與安全，特制定本制度二、管理人員應對移交進檔案室的檔案材料進行認真審 查、鑒定、清點，力求齊全、完整、準確，并做好加工整理、 科學分類、編目、著錄、裝盒、上架等工作。三、檔案室實行專人負責，庫存檔案堅持誰保管誰負責 的原則，管理人員要嚴格執(zhí)行各項制度，忠于職守，確保檔 案實體安全和秘密安全。四、切實做好檔案庫房的防盜、防光、防高溫、防火、 防

20、潮、防塵、 防鼠、 防蟲等措施， 定期檢查檔案的保管狀況， 維護檔案資料的完整、 安全、 整齊、 美觀，室內(nèi)布局要整齊、 美觀，保持清潔，及時調(diào)節(jié)通風和溫濕度，并做好記錄（適 當溫度14 C24 C、濕度45%65%為宜），庫房內(nèi)嚴禁吸 煙、存放易燃、易爆品及其他雜物等。五、管理人員發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、鼠咬等情況要及時采取 措施，并做好處理工作。六、管理人員每天下班前， 要鎖好庫房門窗， 切斷電源。七、管理人員因工作調(diào)動離開檔案工作崗位的，離崗前 要對所保管的檔案進行清點，履行交接手續(xù)。中山市XX局檔案保密制度、檔案工作人員要認真學習、 遵守國家 保密法、保密法實施辦法及上級和本單位制定的各種保密

21、條例和制 度，嚴守國家秘密，確保檔案的安全。二、認真執(zhí)行保密守則，不斷增強保密觀念。三、不在公共場所和家屬、親人、朋友面前談論檔案材 料中的一切內(nèi)容。四、借閱檔案資料必須履行借閱手續(xù)，未經(jīng)有關領導批 準，不得將檔案材料借給任何無關人員查閱， 不得擅自拍照、 復印或?qū)n案帶出檔案室。五、不得在檔案庫房接待來訪人員，不得與無關人員談 論檔案工作中的秘密事項。六、發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，應及時報告辦公室領導、分 管單位領導、及本單位保密委員會。中山市XX局檔案利用制度一、設置檔案利用登記簿，根據(jù)檔案的秘密等級，嚴格 履行不同的借出登記、 歸還注銷、 反饋利用效果登記等手續(xù)。二、凡調(diào)閱有密級的檔案資料需經(jīng)

22、有關領導批準，并且 一般情況下只限于在檔案室內(nèi)閱讀，未經(jīng)批準不得帶離檔案 室。三、利用者借閱檔案時，要愛護檔案，注意維護檔案的完整與安全，嚴禁在檔案資料上涂改、勾（圈）劃、污損、增刪、剪裁甚至拆卷撕換，否則追究其責任。四、本單位工作人員因工作需要，可借閱本部門歸檔的 檔案。本單位工作人員因工作需要借閱非本部門的檔案，需 要經(jīng)過該部門領導同意。五、外單位查閱本單位檔案，應有單位介紹信，并經(jīng)本 單位有關領導人批準，方可查閱。六、經(jīng)批準抄錄、復制、復印的檔案材料，由檔案部門 核對無誤后， 加蓋檔案部門證明專用章， 可與檔案原件同效。七、利用者歸還調(diào)閱案卷時，應親自交回檔案室，經(jīng)檔 案室管理人員檢查無

23、誤后，辦理注銷借閱手續(xù)及反饋利用效 果。中山市XX局檔案鑒定銷毀制度一、為了充分、合理、有效的保護檔案，提高本單位檔 案的質(zhì)量，特制定本制度。二、本單位成立專門的檔案鑒定小組，負責檔案鑒定工 作。鑒定小組由分管單位領導、辦公室主任、檔案部門和業(yè) 務部門有關人員組成，并在有關人員崗位變動后及時進行調(diào) 整。三、檔案鑒定工作應堅持全面、歷史的觀點，根據(jù)本單 位制定的各類檔案保管期限表，結(jié)合實際情況，對過期檔案進行及時清理鑒定，對案卷的存毀提出意見。四、鑒定工作中應遵循“保存從寬、 銷毀從嚴、 本機關文 件從寬，上級文件和其他機關文件從嚴”的原則。五、對保管期限已滿和確定再無保存價值的檔案，經(jīng)鑒 定小組鑒定之后，提出處理意見，經(jīng)單位領導審批后可進