有效的會議管理

1、有效的會議管理,大 綱,主持人與參會者的守則與責(zé)任； 會前的準(zhǔn)備工作； 會議中的反饋技巧； 會議記錄； 會后跟進(jìn)； 會議面面觀； 成功會議的五種策略,主持人與參會者的守則與責(zé)任 主持人的守則與責(zé)任； 參會者的守則與責(zé)任； 如何處理會議中的沖突,主持人的守則與責(zé)任,營造和諧氣氛； 按照會議議程進(jìn)行； 正確總結(jié)討論內(nèi)容； 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言； 幫助與會者理清不假思索的想法； 尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況； 減少與議題無關(guān)的爭辯和討論； 保持中立態(tài)度,主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)： 聽完陳述后，就沒詞了； 向雙方之一表示贊同； 阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談； 認(rèn)為雙方都有錯(cuò)

2、誤，指出兩者各自存在的問題； 建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求估方法會議； 引導(dǎo)雙方攻擊你； 縮小問題的嚴(yán)重性； 換話題（如要求幫助解決你自己的問題）； 當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒,參會者十大守則 1、會前充分準(zhǔn)備； 2、會中積極投入貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意 與意見； 3、以解決問題為己任； 4、開放的心態(tài)，摒除部門之見； 5、盡可能的獲取信息； 6、耐心聆聽，尊重他人的意見； 7、勇于發(fā)言，言之有物； 8、不隱惡揚(yáng)善，不人身攻擊； 9、避免不當(dāng)?shù)闹w語言； 10、會后總結(jié),參會者的責(zé)任,請將下列命題歸類，分別放入各自所屬的圈內(nèi),1)營造和諧氣氛 (2)積極發(fā)表自己的見解 (3)尊重別人，避免出現(xiàn)會

3、中意見一邊倒的情況 (4)依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料 (5)根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題 (6)保持中立態(tài)度,主持人責(zé)任,與會者責(zé)任,如何處理會議中的沖突,暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。 遷就型。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。 回避型?；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。 協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。 妥協(xié)

4、型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬,會前的準(zhǔn)備工作 是否要開會； 準(zhǔn)備工作的作用； 會前準(zhǔn)備工作核對單； 主持人的準(zhǔn)備工作,無需開會的“五個(gè)如果,必須開會的“五個(gè)如果,準(zhǔn)備工作的作用,準(zhǔn)備工作的作用： 選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摲桨福?使與會者能對討論有清楚的方向可循； 清楚的告知與會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)； 節(jié)省時(shí)間與減少沖突,5W1H Why：會議的目的； What：討論的話題； Who：參加者（確認(rèn)與否/事先準(zhǔn)備） When：日期及開始/結(jié)束時(shí)間 Where：地點(diǎn)及設(shè)備 How：規(guī)章制度，如：準(zhǔn)時(shí)、關(guān)閉手機(jī)等,會議準(zhǔn)備工作核對單,1、了解會議的目的2、是否一定要開會 3、確定會議的形式4、安排會議

5、的議程 5、決定會議的時(shí)間6、確定會議的主持人 7、決定會議的地點(diǎn)8、研究會場如何布置 9、確定出席人數(shù)10、安排出席者座位 11、是否準(zhǔn)備會議名簽12、是否安排交通工具 13、是否安排與會者住宿14、是否發(fā)出了會議通知 15、確定視聽教材16、確定輔助教材 17、準(zhǔn)備會場周邊位置圖18、是否要求與會者準(zhǔn)備資料 19、確定自己人的相關(guān)資料20、是否安排會后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知,容易忽略因素 了解與會人員中是否有少數(shù)民族及其相關(guān)的風(fēng)俗習(xí)慣； 了解與會人員中有沒有人吃素，要為這些人單獨(dú)做準(zhǔn)備； 了解是否有外賓出席會議，是否需要配備翻譯人員； 了解是否有媒體字者出席會議，要為其準(zhǔn)備單獨(dú)的座位； 與

6、會者超過10個(gè)，會場最好布置成“U”字型； 如果是全體會議，可以布置成階梯教室型； 5-7人的會議，安排成圓桌型,主持人的準(zhǔn)備工作,主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作： 設(shè)定溝通目標(biāo)； 制定行動(dòng)計(jì)劃； 預(yù)備可能的爭執(zhí)； 進(jìn)行SWOT分析,SWOT分析,會議中的反饋技巧 反饋的兩種方式； 反饋的兩種類型； 反饋時(shí)的特征,反饋的兩種方式,反饋的兩種方式： 團(tuán)隊(duì)反饋，即團(tuán)隊(duì)反饋就是一個(gè)人給大家 反饋； 一對一反饋，即一對一反饋是一個(gè)人給另 一個(gè)人反饋。這種反饋方式比較困難,反饋的兩種類型,正面指導(dǎo)反饋積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特

7、定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。 建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊,反饋時(shí)的特征,反饋時(shí)的特征： 要描述，不要判斷； 側(cè)重表現(xiàn)，而非性格； 要有所特指,如何接受反饋,如何接受反饋： 做一下深呼吸，保持冷靜； 仔細(xì)傾聽，試圖以別人的觀點(diǎn)來看問題。 弄清所有的問題以確定你的理解。 承認(rèn)你聽到的和懂得的而不去爭論。 整理你聽到的，然后決定你同意什么。 要開明，不要防衛(wèi)性太強(qiáng)。 要包容，不要獨(dú)斷專橫。 要平等，不要有優(yōu)越感,會議記錄 會議記錄者的功能； 誰能勝任會議記錄者； 對會議記錄的幾個(gè)建議,會議記錄者的功能,會議記

8、錄者的功能： 1.重要性僅次于主持人； 2.記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序； 3.協(xié)助主持人總結(jié)與歸納； 4.觀察預(yù)防,誰能勝任會議記錄者,會議記錄者應(yīng)具有的才能： 反應(yīng)快； 寫字快； 知識面廣； 記憶力強(qiáng)； 組織能力強(qiáng)； 傾聽能力強(qiáng)； 總結(jié)能力強(qiáng),重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時(shí)有依據(jù)。 大多數(shù)會議都能指定一個(gè)會議記錄者。 會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。 要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。 適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。 向與會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤,對會議記錄的幾個(gè)建議,會議記錄內(nèi)容包含： 討論過程中所達(dá)成的各種共識(要不厭其煩地向與會者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都

9、無誤)。 有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何。 分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。 會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度,會議記錄應(yīng)有組織地整理如下： 標(biāo)題，會議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。 使用列點(diǎn)或簡短的一段文字，記錄與會者重點(diǎn) 工作分派情形及完成日期記錄無誤。 通過此決議的評估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。 會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯(cuò)誤的部分。 將此份會議記錄發(fā)送給與會者,會后跟進(jìn) 參會者的會后跟進(jìn)； 主持人的會后跟進(jìn)； 主持人及參會者的自我評定； 如何提高下次會議的質(zhì)量,參會者的會后跟進(jìn),參會者注意： 拿到會議記錄后要細(xì)讀，尤其是對與自己

10、工作相 關(guān)的信息做出標(biāo)記； 分析一下會議的過程，分析一下各個(gè)不同與會者 對同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關(guān)系 的狀態(tài)； 考慮會議上所分派給自己的任務(wù)的完成方案； 會議可能是新任務(wù)的開始，要考慮是否召開自己 部門會議進(jìn)行動(dòng)員和安排，并將會議精神貫徹進(jìn)下 一步的工作中去,主持人的會后跟進(jìn),主持人的會后跟進(jìn)： 請大家填寫會議評估表； 針對評估意見做出改進(jìn)措施； 聯(lián)絡(luò)缺席的同事，詢問缺席的原因如有需要， 討論有關(guān)項(xiàng)目； 跟進(jìn)計(jì)劃，如有需要立刻召集另一次會議； 如有需要，找高層協(xié)助，這是一種捷徑，充分利 用高層的權(quán)威性，往往能夠起到事半功倍的效果； 如計(jì)劃進(jìn)行十分順利，取消下次會議，而用公文 報(bào)

11、告進(jìn)度，讓有關(guān)的人知道； 會議之后檢討得失,主持人及參會者的自我評定,具體表現(xiàn) 是否存在以下問題 （1）別的員工曾誤會我的意思 有 無 （2）與別人談話時(shí)我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題 有 無 （3）如果主持一個(gè)會議，我會讓參會人員先了解會議內(nèi)容 有 無 （4）面對一些人說話時(shí)我很緊張 有 無 （5）在會上，總是只有我一個(gè)人說話，沒有成員參與 有 無 （6）談話結(jié)束時(shí)，我會問員工是否明白我的意思 有 無 （7）我分派工作后他們從不提問 有 無 （8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人 有 無 （9）如果我表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會事先考慮 有 無 （10）我總是會問：大家還有什么問題

12、嗎？ 有 無,如何提高下次會議的質(zhì)量,只有必要時(shí)才開會。 召集會議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會議的關(guān)鍵。 制訂出色的會議議程并事先分發(fā)。 時(shí)間是寶貴的，開會是要花錢的;準(zhǔn)時(shí)開會，才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 經(jīng)常加以歸納,有意識地把握會議的方向。 注意力集中在政策和行動(dòng)上,別讓意外事件讓你陷入困境。 會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。 會議成功只有用結(jié)果來衡量。 注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定。 作為主持人，要?jiǎng)褡枞唛L的發(fā)言,鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點(diǎn),刪除重復(fù)的話題,會議面面觀 會議的意義； 會議的目的； 會議的種類； 會議的頻率； 會議成本計(jì)算,會議的意義,會議是一個(gè)集思廣益的渠道 會議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部

13、門的存在 會議是一種群體溝通的方式,會議的目的,會議的目的： 開展有效的溝通； 傳達(dá)資訊； 監(jiān)督員工，協(xié)調(diào)矛盾； 達(dá)成協(xié)議與解決問題； 資源共享； 開發(fā)創(chuàng)意,開展有效的溝通 會議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會議的一個(gè)主要目的。 傳達(dá)資訊 通過會議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級 或其他部門的相關(guān)資訊。 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí) 行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會議這種“集合”的、“面對面” 的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。 達(dá)成協(xié)議與解決問題 達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷

14、以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決,資源共享 利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。 開發(fā)創(chuàng)意 開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 激勵(lì)士氣 年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力,會議的種類,會議的頻率,1.固定的部門會議 2.全體會議 3.處理突發(fā)事件的會議 4.一對一會議,會議成本計(jì)算,1.會議的時(shí)間成本,時(shí)間成本=參加會議人數(shù) （與會者的準(zhǔn)備 時(shí)間+與會者的會議時(shí)間+會議秘書工作時(shí)間 +會議服務(wù)人員工作時(shí)間）； 金錢成本=時(shí)間成本

15、 與會人員平均小時(shí)薪水,會議成本計(jì)算,2.直接會議成本,直接的會議成本= 會議設(shè)施費(fèi)用 + 會議場地費(fèi)用 + 差旅費(fèi) + 食宿費(fèi) + 文件準(zhǔn)備費(fèi)用,會議成本計(jì)算,3.效率損失成本,效率損失的3種情況： 不能及時(shí)解決自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)； 不及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失生意； 不能及時(shí)處理客戶投訴而得罪客戶,成功會議的五種策略 如何做開場白； 如何分配發(fā)言時(shí)間； 如何掌握議事進(jìn)度； 如何達(dá)成決議決策方式； 如何圓滿結(jié)束會議,如何做開場白,如何做開場白： 定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明 確宗旨； 內(nèi)容：開會目的，時(shí)間安排，議事方式， 紀(jì)律規(guī)則等； 程序： 概述會議進(jìn)行程序；

16、 提供與討論者有關(guān)的資訊、規(guī)范議程； 指定會議記錄者； 征求對會議議程設(shè)計(jì)的意見,如何分配發(fā)言時(shí)間,會議中往往是主持人說話最多，這是為什么？ 一次會議，一般存在以下情況，只有80%的時(shí)間真正在開會；15%的時(shí)間大家沉默；5%的時(shí)間有人搶著發(fā)言。那么，如何能更有效的分配發(fā)言時(shí)間,會議主持人在會議中所占的發(fā)言時(shí)間較多，主 要有以下原因： 原因一，對議題較熟 原因二，地位高，聲音大 原因三，負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任 一次會議真正用與開會的時(shí)間只有80%，如果平 均分給每個(gè)人，每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間就很少了，如果 主持人滔滔不絕，其他人就沒有機(jī)會說話了。 我們建議主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20/80； 要盡量保證每

17、個(gè)人的發(fā)言時(shí)間均等； 盡量形成一種互動(dòng)的會議氛圍,如何掌握議事進(jìn)度,掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式,1語言方式,2非語言方式,如何達(dá)成協(xié)議決策方式,彼德德魯克決議法,用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會者達(dá)成共識； 列舉或圖示各提案并開始討論之； 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭； 估計(jì)各提案之獲益率； 評估有無采集更多參考資料的需要； 征求反對意見； 以中立角度檢視正反意見； 尋求與會者對各提案之認(rèn)同； 對提案做適當(dāng)?shù)男拚屯讌f(xié)； 確認(rèn)議事結(jié)果； 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位,4種群體決策,4種團(tuán)隊(duì)決策法,團(tuán)隊(duì)決策法之一：頭腦風(fēng)暴法 無拘無束提意見，追求數(shù)量； 將點(diǎn)

18、子記在大家看得見的地方，供大家 參考/受啟發(fā)； 鼓勵(lì)結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想； 與會者不分職位高低，平等議事； 不允許在點(diǎn)子匯集階段評價(jià)或反駁別人 的意見,團(tuán)隊(duì)決策法之二：專家群體決策法 特點(diǎn) 讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專門的工作小組進(jìn)行協(xié) 調(diào)，通過信函進(jìn)行交流，避免面對面的討論帶來的消極影響。 具體步驟： 由工作小組明確問題內(nèi)容，并設(shè)計(jì)一系列征詢解決問題的調(diào)查表； 將調(diào)查表寄給事先選定的專家，請他們提供解決問題的意見和思 路，專家之間不溝通，相互保密； 處理這一輪征詢的意見，找出共同點(diǎn)和各種意見的統(tǒng)計(jì)分析情況,團(tuán)隊(duì)決策法之三：易地思考法特點(diǎn)： 讓團(tuán)隊(duì)離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常