組織會(huì)議的流程和細(xì)節(jié)

1、組織會(huì)議的流程和細(xì)節(jié)（原創(chuàng)） 我們是一個(gè)會(huì)議大國(guó)，幾乎每天都在大大小小的開會(huì)，但是辦好會(huì)議很不容易，特別是細(xì)節(jié)問(wèn)題很容易忽視。開會(huì)目的不是組織會(huì)議的人員所要考慮的，組織人員只是負(fù)責(zé)把會(huì)議辦的圓滿，這比會(huì)議的內(nèi)容更重要。成功的會(huì)議就是要做到有序、高雅，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓參會(huì)人員舒心。結(jié)合多年參加會(huì)議和組織會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，整理出一些基本流程和細(xì)節(jié)，以備組織會(huì)議參考。 一、制定會(huì)議方案 1.明確會(huì)議的內(nèi)容、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議日程 2.特別是要組建籌備會(huì)議人員的分工 一般為會(huì)務(wù)組、材料組、秘書組、宣傳組 會(huì)務(wù)組：要提前考察會(huì)場(chǎng)，包括住宿、大會(huì)議室、小會(huì)議室、用餐環(huán)境、交通狀況 材料組：起草領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議

2、主持詞、經(jīng)驗(yàn)交流發(fā)言稿的把關(guān)、致詞、祝酒詞等、整理講話錄音、印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話、 秘書組：起草會(huì)議通知、會(huì)議指南、落實(shí)參會(huì)人員、收集會(huì)議回執(zhí)、安排會(huì)場(chǎng)布置、制作桌簽、座次表、聯(lián)系照相合影。 宣傳組：負(fù)責(zé)聯(lián)系新聞媒體，起草會(huì)議通稿，編發(fā)會(huì)議 簡(jiǎn)報(bào)，落實(shí)攝影、錄像。3.會(huì)議組織必須確定一人總體把握督促各項(xiàng)工作的進(jìn)度、到位程度以及情況發(fā)生變化時(shí)及時(shí)調(diào)整方案 二、前期考察工作 （一）考察酒店：現(xiàn)在會(huì)議一般在酒店開，必須實(shí)地考察，了解酒店的檔次、接待能力和合作能力。 4. 住宿條件，床位數(shù)能否滿足參會(huì)有人緣和辦會(huì)人員的住宿，房間必須干凈整潔，設(shè)備齊全。有可上網(wǎng)的電腦最好，現(xiàn)代人已離不開電腦和網(wǎng)絡(luò)。 5.會(huì)場(chǎng)情

3、況，會(huì)場(chǎng)大小，座位數(shù)、桌子數(shù)，進(jìn)出是否方便，主席臺(tái)的座位數(shù)，是否有小會(huì)議室供分組討論用。 6.所需費(fèi)用、財(cái)務(wù)流程，開會(huì)必須根據(jù)經(jīng)費(fèi)寬裕程度組織，了結(jié)酒店的收費(fèi)情況很重要。另外，會(huì)議上難免有一些支出需要現(xiàn)金，也要了解酒店是否能夠提供方便，預(yù)借現(xiàn)金。 7.酒店服務(wù)，酒店的商務(wù)部是否能夠提供打印、訂票、日用品的購(gòu)買等服務(wù)，以及結(jié)算辦法。 8.用餐情況，用餐場(chǎng)地距離住宿和開會(huì)地不能太遠(yuǎn)，必須大氣、高雅，能夠提供自助餐和桌餐，有宴請(qǐng)必須提供主桌、桌簽、擴(kuò)音設(shè)備等。 9.休閑娛樂(lè)，會(huì)議期間如果要豐富代表的生活，就要安排唱歌等活動(dòng)，要了解包間大小、費(fèi)用，是否健康。 （二）考察現(xiàn)場(chǎng)：這一點(diǎn)主要是針對(duì)一些帶有現(xiàn)

4、場(chǎng)性質(zhì) 的會(huì)議，現(xiàn)場(chǎng)要有可參觀的價(jià)值和條件。10.必須根據(jù)時(shí)間和路途確定現(xiàn)場(chǎng)的個(gè)數(shù)，每個(gè)現(xiàn)場(chǎng)要有自己的特點(diǎn)和代表性，不能千篇一律。 11.現(xiàn)場(chǎng)必須做好迎接參觀的準(zhǔn)備，參觀內(nèi)容的呈現(xiàn)方式、參觀的路線，迎接方式、歡送方式，講解員，擴(kuò)音設(shè)備。 12.現(xiàn)場(chǎng)要提供一份情況介紹，包括簡(jiǎn)介、特色。 三、會(huì)議準(zhǔn)備 （一）通知會(huì)議 13.起草會(huì)議通知，要明確會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間地點(diǎn)、參加人員，這是常規(guī)。 14.會(huì)議通知細(xì)節(jié)之處有6點(diǎn)：是否要求參會(huì)人員準(zhǔn)備發(fā)言、表演等，是否接站送站、是否收取會(huì)議費(fèi)、是否要求給會(huì)議提供材料、食宿和交通費(fèi)用、是否安排隨行人員的食宿。 15.必須要求參會(huì)人員按時(shí)間報(bào)回執(zhí)，包括姓名、性別、民族

5、、單位和職務(wù)、聯(lián)系方式，其他要求如是否需要住單間、是否需要接站，是否訂機(jī)票和火車票，是否安排旅游，如果是少數(shù)民族，飲食有沒(méi)有特殊要求。 16.發(fā)出會(huì)議通知，必須確保被通知人收到通知。 （二）材料準(zhǔn)備 17.起草領(lǐng)導(dǎo)講話，這是會(huì)議的核心內(nèi)容，必須高度重視，提前做好，確定有幾位領(lǐng)導(dǎo)講話，側(cè)重點(diǎn)如何把握。講 話起草要征求講話人的意見(jiàn)，并提前交給講話人。場(chǎng)桌簽的擺放，發(fā)言席的位置，音響要調(diào)試好，會(huì)場(chǎng)裝飾用的花盆、花籃。要準(zhǔn)備兩支錄音筆，做好領(lǐng)導(dǎo)講話錄音。是否準(zhǔn)備投影提前考慮并調(diào)試好，服務(wù)員按時(shí)到位。 25.安排領(lǐng)導(dǎo)房間，領(lǐng)導(dǎo)住的房間要提前去看，環(huán)境是否安靜，是否有沙發(fā)（給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的地方），要擺放鮮花、水果、洗漱用品，會(huì)議日程，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排表。 26.用餐準(zhǔn)備，去餐廳的引路牌，餐廳桌子的擺放和編號(hào)，音響要提前調(diào)試。如果自助餐，特別是早飯，不能讓領(lǐng)導(dǎo)去擠，要安排包間及陪領(lǐng)導(dǎo)吃飯的人。 四、開會(huì) 會(huì)場(chǎng)的氣氛對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的情緒影響很大，也是檢驗(yàn)會(huì)議組織是否有序的重要環(huán)節(jié)，必須達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)滿意的目的。 27.會(huì)前安排，會(huì)務(wù)人員要督促參會(huì)人員按時(shí)提前到會(huì)場(chǎng)，如果有座次就可對(duì)號(hào)入座，否則要盡量讓參會(huì)人員靠前坐，顯得會(huì)場(chǎng)有氣氛，（開會(huì)不愿坐到前面去，這是中國(guó)人的毛?。?，沒(méi)到的參會(huì)人員要及時(shí)把他的牌子撤掉，不能讓空在那里。要提前要求參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)、不要來(lái)回走動(dòng)。 28.要準(zhǔn)備領(lǐng)