勘測工程電子文件管理及質(zhì)量調(diào)節(jié)

1、勘測工程電子文件管理及質(zhì)量調(diào)節(jié)我國城市勘測行業(yè)已整體實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)模擬測繪生產(chǎn)體系向數(shù)字化生產(chǎn)體系的轉(zhuǎn)變，正逐步向信息化測繪生產(chǎn)體系發(fā)展。武漢市勘測設(shè)計(jì)研究院對勘測工程檔案的電子歸檔和質(zhì)量控制不斷探索，初步建立了規(guī)范的電子歸檔和質(zhì)量控制流程，研發(fā)了基于網(wǎng)絡(luò)的電子檔案歸檔流程管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子歸檔的在線作業(yè)和管理；研發(fā)了基于數(shù)據(jù)庫平臺Oracle和地理信息系統(tǒng)平臺ArcGIS的電子檔案質(zhì)量控制應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)了歸檔質(zhì)量控制的自動(dòng)化。 電子歸檔 歸檔流程?？睖y工程從初始登記到檔案歸檔，經(jīng)過了”任務(wù)受理外業(yè)作業(yè)內(nèi)業(yè)處理多重質(zhì)量監(jiān)控工程歸檔（案卷整理）檔案質(zhì)量控制檔案資源建庫更新基本地形圖數(shù)據(jù)庫檔案利用”

2、流程。作業(yè)部門首先使用“勘測工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)”初始登記，獲取任務(wù)號，納入院項(xiàng)目管理流程；然后使用“城市勘測電子檔案分發(fā)服務(wù)系統(tǒng)”，收集資料，利用已有成果，實(shí)施外業(yè)作業(yè)、內(nèi)業(yè)處理，形成電子文件和紙質(zhì)資料，經(jīng)質(zhì)量監(jiān)控合格后提交用戶，同時(shí)將原始記錄等檔案資料提交檔案部門。檔案人員接收紙質(zhì)資料和電子文件，驗(yàn)收、鑒別資料的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和一致性，檢查資料是否完備、內(nèi)容是否一致及文件幅面、格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)；合格的歸檔資料進(jìn)行整理和立卷，根據(jù)工程信息配賦案卷信息，屬案卷變更的任務(wù)用已有檔案號，新案卷建立新歸檔信息；對完成案卷整理的檔案實(shí)施質(zhì)量控制，確保案卷和電子檔案的正確性和規(guī)范性；成品紙質(zhì)檔案

3、入庫管理，電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)入庫；同步進(jìn)入“城市勘測電子檔案流程管理系統(tǒng)”，記錄整個(gè)檔案管理流程。 檔案分類?？睖y工程檔案的一個(gè)鮮明特點(diǎn)就是借閱、利用頻率高。為提高工程檔案的檢索、使用效率，我們參照國家標(biāo)準(zhǔn)，制定了勘測工程檔案號編制規(guī)則。檔案號由分類號、年度、任務(wù)號和分卷號四部分組成，中間以“.”號隔開，分類號描述工程檔案類別，分為“E1”測繪工程檔案、“E2”巖土工程檔案和“E3”基礎(chǔ)地理信息檔案三大類；年度號表示任務(wù)受理年份；任務(wù)號以四位數(shù)值表示(不足四位者，前補(bǔ)零)；分卷號即案卷的分卷代號。如，2001年的第78個(gè)地形圖測量任務(wù)，其檔案號為“E141.2001.0078.1”。 紙質(zhì)歸檔。

4、由于城市勘測檔案的雙套制歸檔要求，紙質(zhì)資料歸檔仍是重要的檔案工作之一，采用傳統(tǒng)手工方式進(jìn)行，歸檔范圍主要包括技術(shù)設(shè)計(jì)書、利用資料、計(jì)算資料、成果表、點(diǎn)之記、變更記錄表和成果圖等。驗(yàn)收后，按傳統(tǒng)方法整理、裝訂、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄表和備考表、登記卷內(nèi)目錄、編制案卷封面、裝盒入庫。同時(shí)，檔案工作人員依據(jù)不同權(quán)限在“城市勘測電子檔案流程管理系統(tǒng)”中同步填寫工程信息、作業(yè)信息、案卷目錄、管理信息和利用信息等元數(shù)據(jù)，當(dāng)然大部分信息可以從“勘測工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)”中自動(dòng)遷移過來，盡量減少手工錄入工作量。 電子歸檔。電子歸檔除依紙質(zhì)歸檔流程外，還有其特殊性。勘測工程電子文件歸檔的整理、驗(yàn)收采用人機(jī)交

5、互方式完成，不僅要鑒定電子文件的完整性、正確性，更要保證電子文件與紙質(zhì)檔案的一致。檔案人員利用專門軟件整理電子文件，生成工程信息文件，記錄工程的任務(wù)和案卷信息，包括表示工程位置與范圍的坐標(biāo)和相關(guān)文件名稱；然后將工程信息文件與工程任務(wù)文件夾整合在一起，按順序、分任務(wù)案卷刻入光盤，存入庫房，光盤的案卷編號根據(jù)刻錄的工程檔案號編制。歸檔電子文件再由專業(yè)人員導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，建立檔案資源庫，從而為“城市勘測電子檔案分發(fā)服務(wù)系統(tǒng)”構(gòu)建資源數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)勘測工程電子檔案的檢索與分發(fā)利用。 歸檔質(zhì)量控制 1.歸檔常見問題 勘測工程檔案驗(yàn)收和工程信息錄入受到作業(yè)人員自身操作水平、作業(yè)習(xí)慣與經(jīng)驗(yàn)的影響，人工操作自由度較大

6、，都可能出現(xiàn)質(zhì)量問題。大多質(zhì)量問題是由于數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)造成的。通過質(zhì)量控制的實(shí)踐和分析，現(xiàn)羅列出勘測工程歸檔常出現(xiàn)的問題： (1)歸檔資料不完整，作業(yè)部門提交的成果有缺漏。 (2)歸檔資料內(nèi)容錯(cuò)誤、缺漏，如資料中必須填寫的內(nèi)容沒有填寫或填寫不完整。 (3)歸檔文件內(nèi)容不一致，特別是紙質(zhì)資料和電子文件不一致(包括圖形)。 (4)工程屬性錯(cuò)誤，主要是指整理電子文件時(shí)生成的工程信息文件中屬性錄入不合規(guī)范要求，有：重復(fù)性錄入，如出現(xiàn)多條相同工程記錄；必填屬性缺漏或空白；格式錯(cuò)誤，如工程日期、檔案總張數(shù)、坐標(biāo)等出現(xiàn)非數(shù)字字符，檔案號未按標(biāo)準(zhǔn)格式錄入等；邏輯性錯(cuò)誤，即具有邏輯關(guān)系的屬性間發(fā)生錯(cuò)誤，

7、如工程開始日期比結(jié)束日期晚，結(jié)束日期大于歸檔日期；相關(guān)聯(lián)的屬性沒有一致，主要是檔案號與任務(wù)號中的年度、類別和流水號不相同。 (5)電子文件缺漏或錯(cuò)放，導(dǎo)致工程任務(wù)夾中電子文件與工程信息的記錄不一致，出現(xiàn)缺漏、文件命名不統(tǒng)一等情況。 2.質(zhì)量檢查機(jī)制 檔案資料中心針對上述問題，建立了一套較合理的質(zhì)量檢查機(jī)制，主要包括： (1)完整性檢查：檢查作業(yè)部門提交的紙質(zhì)資料和電子文件是否完備，有無缺漏，紙質(zhì)資料檢查由人工完成，電子文件采用人機(jī)交互方式。 (2)準(zhǔn)確性檢查：檢查紙質(zhì)資料和電子文件的內(nèi)容是否正確、是否與工程任務(wù)相符，格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，檢查方式與(1)相同。 (3)一致性檢查：人機(jī)交互完成，主要

8、是將紙質(zhì)資料與電子文件進(jìn)行一一比對，檢查兩者是否相同，特別是圖紙和電子圖的比較，需運(yùn)用AutoCAD專業(yè)軟件。 (4)電子檔案屬性規(guī)范性檢查：檢查工程信息文件各屬性是否正確。利用“工程電子檔案質(zhì)量檢查”軟件自動(dòng)完成，針對上述常出現(xiàn)的問題，主要包括重復(fù)性檢查、格式檢查、邏輯性檢查和屬性一致性檢查等。 (5)電子文件一致性檢查：檢查相關(guān)電子文件是否和工程信息中羅列的電子文件名稱一致，從而避免工程電子文件的缺漏或錯(cuò)放。同樣由“工程電子檔案質(zhì)量檢查軟件”自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。 (6)數(shù)據(jù)庫檢查：將電子檔案導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫后，利用數(shù)據(jù)庫高級語言的聚類分析、字符串處理、數(shù)學(xué)和邏輯函數(shù)查詢、統(tǒng)計(jì)出各種數(shù)據(jù)，從全庫整體角度檢查

9、錯(cuò)誤。這是一種高級的自動(dòng)化檢查機(jī)制，需要具有一定數(shù)據(jù)庫管理基礎(chǔ)的檔案員完成。 3.電子檔案質(zhì)量檢查軟件的實(shí)現(xiàn) 針對勘測工程電子檔案的特點(diǎn)和檔案工作的流程，我們檔案資料中心研發(fā)了“電子檔案質(zhì)量檢查軟件”，利用計(jì)算機(jī)完成電子檔案質(zhì)量的自動(dòng)檢查?！半娮訖n案質(zhì)量檢查軟件”是針對工程信息文件與電子工程文件夾整合模式，在環(huán)境下開發(fā)，實(shí)現(xiàn)電子檔案屬性合法性和文件一致性檢查。軟件操作簡單，指定工程信息文件和存儲電子文件的工程文件夾，程序?qū)⒆詣?dòng)讀取信息文件中各工程項(xiàng)目，提取屬性信息，檢索相關(guān)電子文件，并按照“重復(fù)性檢查格式規(guī)范檢查邏輯性檢查屬性一致性檢查電子文件一致性檢查”步驟檢查，同時(shí)以進(jìn)度條動(dòng)態(tài)顯示檢查進(jìn)度。最后的檢查結(jié)果直接顯示在窗口結(jié)果欄中，也可導(dǎo)出保存。 該軟件已檢查了19992006年18000多個(gè)工程檔案，查出錯(cuò)誤約200個(gè)，檢查錯(cuò)誤率約為1.11，使電子檔案的質(zhì)量得到了有效保障。 結(jié)語 在規(guī)范檔案工作流程的同時(shí)，我們將檔案工作與生產(chǎn)管理同步規(guī)劃，初步實(shí)現(xiàn)了檔案的全過程管理和前端控制，并利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫平臺和實(shí)用的應(yīng)用系統(tǒng)完成檔案相關(guān)工作。這些工作的開展和新技術(shù)的探索，已取得初步成效： 1.初步形成了一套規(guī)范的勘測電子檔案的工作流程，通過基于網(wǎng)絡(luò)的流程管理