辦公室人員規(guī)章制度(細(xì)則)

1、辦公室工作管理規(guī)定一、總則：為加強(qiáng)辦公室人員工作行為管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范制度，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng) 造良好的企業(yè)文化氛圍。1、愛崗敬業(yè)，恪盡職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成工作任務(wù)。對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)不折不扣的按程序辦理，不省 略、不簡化、不拖拉。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)要迅速處理，并及時(shí)匯報(bào)辦理結(jié)果，做到件件有著落，事 事有回音。2、嚴(yán)守工作紀(jì)律，遵守作息時(shí)間。不遲到，不早退，有事要請(qǐng)假。不在辦公時(shí)間串崗閑聊，不做與 工作無關(guān)的事。3、尊敬同事，待人真誠。同事之間友好相處，平等對(duì)待，虛心學(xué)習(xí)他人的長處和優(yōu)點(diǎn)，互相團(tuán)結(jié)， 互相幫助。4、關(guān)愛集體，愛護(hù)公物。積極參加各項(xiàng)活動(dòng)，維護(hù)企業(yè)榮譽(yù)和形象。5、不斷

2、提高自身素質(zhì)，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，創(chuàng)新工作方法，甘于吃苦，自覺奉獻(xiàn)。6、誠實(shí)守信，言行一致。做到 “今日事、今日畢 ”， “當(dāng)日情、當(dāng)日?qǐng)?bào) ”。7 、工作時(shí)間內(nèi)不脫崗，迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地做好上情下達(dá)，確保政令暢通。8、請(qǐng)假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電話或請(qǐng)人代假。9、正常工作期間，辦公室人員外出要向部門經(jīng)理及總經(jīng)理告知去向，并保證通信暢通，便于聯(lián)系。10 、要遵守保密條例。不該說的不說，不該做的不做，不該問的不問，做到辦事有規(guī)距，不能破規(guī) 矩。11 、自覺保持辦公環(huán)境的整潔有序，離開座位時(shí)，將椅子推進(jìn)桌斗并保持桌面潔凈。二、來賓接待1、本著熱情、周到的原則，認(rèn)

3、真做好來賓接待工作，給來賓留下良好印象。2、當(dāng)客人來訪時(shí)，應(yīng)主動(dòng)從座位上站起來，禮貌詢問來訪事由，如有具體業(yè)務(wù)應(yīng)引領(lǐng)至相關(guān)部門， 如探訪領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先請(qǐng)客人在辦公室接待區(qū)等候，告知被探訪領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后引領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)辦公室。 如領(lǐng)導(dǎo)無空會(huì)見，應(yīng)委婉謝客，請(qǐng)客人另約時(shí)間。注意應(yīng)始終面帶微笑。切忌態(tài)度生硬。3、客人落座后，應(yīng)及時(shí)為其送上飲料。遞送水杯應(yīng)把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉(zhuǎn)身退出。4、客人來訪應(yīng)注意介紹禮節(jié)。介紹行為應(yīng)大方得體。介紹的原則是將級(jí)別低的介紹給級(jí)別高的；將 年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。介 紹同行人員應(yīng)先介紹級(jí)別高的，再按職位高低依

4、次介紹，也可以先介紹女士或年長者。5 、遞送名片時(shí)應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ?，接名片時(shí)要用雙手，并認(rèn)真 看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對(duì)方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會(huì)使對(duì)方感覺你很重視他。參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)該在會(huì)前或會(huì)后交換名片，不要 在會(huì)中擅自與別人交換名片。6、與人握手時(shí)應(yīng)注意：愉快的握手是堅(jiān)定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時(shí)間不 宜過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f 明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動(dòng)與對(duì)方握手，同時(shí)不要戴手套握手。三、電話禮儀1、重要的第一聲：當(dāng)我

5、們打電話給某人，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定 會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)方也會(huì)有較好的印象。在電話中，只要稍微注意一下自己 的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說：“您好，這里是華羽家具”。但聲音清晰、悅 耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此接電話時(shí)應(yīng)有“我 代表公司形象”的意識(shí)。接電話必須使用普通話，嚴(yán)禁使用“喂、你找誰，等不文雅用語”。2、要有喜悅的心情：打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是從歡快的語調(diào) 中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話中， 也要抱著“對(duì)方

6、看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。3、清晰明朗的聲音： 打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、 喝茶、吃零食， 即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽” 得出來。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若 坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì) 方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。4、 認(rèn)真清楚的記錄： 隨時(shí)牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指 When何時(shí) Who何人 Where何地 What何事 Why為什么 HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5WIH技巧。5、了

7、解來電話的目的：上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可 敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問清事由， 避免誤事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求 對(duì)方來電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。6、掛電話前的禮貌： 要結(jié)束電話交談時(shí)， 一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出， 然后彼此客氣地道別， 說 一 聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。四、文件管理1、文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)工作意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點(diǎn)突出，觀 點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，語言簡潔，通俗易

8、懂。2、文件在送上級(jí)審批或簽發(fā)之前，必須反復(fù)核對(duì)確保無誤。3、打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)上級(jí)審核后方可印發(fā)。4、凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，對(duì)需加蓋印章的文書內(nèi)容必須 認(rèn)真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚，嚴(yán)禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。 蓋印要嚴(yán)肅認(rèn)真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識(shí)別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印 章不能蓋在空白紙上。對(duì)有相片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應(yīng)壓年蓋月。5、打印文件要注意保存原稿，應(yīng)將原稿與一份成文一并存檔保留，以備查閱。6、印發(fā)文件要做到文面清晰，字體適當(dāng)，用紙規(guī)范，美觀大方。7、按照檔案管理

9、工作要求，及時(shí)做好各類文件歸檔、留存及銷毀工作。五、文印、電腦管理1 、文印人員按公司規(guī)定按時(shí)打印公司相關(guān)文件。2 、公司禁止私自打印個(gè)人資料以及一切與公司無關(guān)的資料。如有違反，依據(jù)情節(jié)輕重給予罰款處理。3 、辦公室人員遵守公司的保密規(guī)定，輸入電腦的信息屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄 露。違者視情節(jié)輕重給予處理。4 、辦公室人員必須按照要求和規(guī)定采集、 輸入、輸出信息， 為工作和有關(guān)部門決策提供信息資料。集、輸入信息以及時(shí)、準(zhǔn)確、全面為原則。 )5 、信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出公司。6 、辦公室人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用。對(duì)各種設(shè)備應(yīng)

10、按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障， 應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修，以免影響工作。107 、嚴(yán)禁工作期間上網(wǎng)聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無關(guān)事。如有違犯，發(fā)現(xiàn)一次按罰款 元一次處理，屢犯者將從嚴(yán)處罰。8 、電腦室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則，造成設(shè)備損壞的應(yīng)照 價(jià)賠償。六、會(huì)議室管理1、為確保會(huì)議室的合理使用 , 將指定前臺(tái)接待員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行有效管理。各部門在使用會(huì)議室之前， 至少提前半天向行政部進(jìn)行預(yù)定，由行政部合理安排。2 、 會(huì)議室使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)整理、儀器設(shè)備復(fù)位，個(gè)人物品和垃圾請(qǐng)隨即帶離 現(xiàn)場(chǎng)避免影響后面部門的使用。七、辦公用品領(lǐng)用規(guī)定1、采購 : 采購工作要科學(xué)、合理，增強(qiáng)透明度。采購前，應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào)查，充分掌握欲購物品的性能、 價(jià)格及附加優(yōu)惠條件，貨真價(jià)實(shí)，物美價(jià)廉。由行政部統(tǒng)一采購，以便降低采購成本。2、入庫 : 對(duì)采購回的辦公用品進(jìn)行入庫登記，庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常 用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。避免不必要的