院校行政管理自動化模式

1、院校行政管理自動化模式高校行政管理就是對高校人力、財力、物力、時間和信息等各方面資源進行合理、優(yōu)化配置，把握學校的建設發(fā)展方向，維護系統(tǒng)的正常運轉1。隨著知識經濟時代的發(fā)展，高校教育面臨著良好的發(fā)展機遇，高校的管理體制面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。高校的知識創(chuàng)新和自身發(fā)展任重而道遠，具體涉及到學校的教學改革、學科建設、師資建設、人才培養(yǎng)模式、基礎設施建設等多個方面。高校行政管理水平是衡量高校綜合辦學水平的關鍵指標，研究如何提高高校行政管理水平及行政工作效率，是加快高校全面、綜合發(fā)展的必經之路2。 然而，現階段高校行政管理涌現出大量問題。首先是管理理念的滯后。一直以來，人們對管理工作的認識簡單化，認為管理就

2、是權力的運用，強調部門利益為先，缺乏全局意識和整體意識;將應付檢查和達標作為行政工作的目標，缺乏創(chuàng)新意識。這些陳舊的管理理念導致了教學管理與行政管理的不協(xié)調以及工作作風的繁冗拖沓。其次是不合理的內部組織結構。高校內部管理主要以機關行政模式為主，機構臃腫重疊現象嚴重，缺乏有針對性的監(jiān)督機制，學術權力行政化、政治化，行政責權不分，缺乏團隊合作意識。第三是不和諧的管理機制3。目前，高校行政管理的運作機制仍然不夠完善，缺乏公平透明的人才引進機制，行政管理隊伍的整體素質受到影響;缺乏科學的退出機制，機構組織的效用無法提高;缺少合理的激勵機制，影響了高校行政管理人員的工作積極性。此外，落后的信息化水平也是

3、高校行政管理的一大問題。我國許多高校在建設辦公自動化方面只注重硬件的建設，忽略了軟件資源的優(yōu)化，各部門、各系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)籌安排，系統(tǒng)兼容性不高，資源共享效率低，造成了資源浪費現象。這些問題嚴重阻礙高校行政管理水平的提升和辦學效益的提高。 一、工作流管理技術概述 工作流管理技術是一種以過程建模和過程管理為核心的技術，它能夠將人工和機器的行為相結合，與應用程序和建模工具進行交互，最終能完成業(yè)務過程的自動化處理4。這種技術可以與其他系統(tǒng)有效地結合，提供業(yè)務流程建模、管理和控制的功能，實現符合組織需求的各種業(yè)務管理目標，如資源規(guī)劃系統(tǒng)、電子政務、辦公自動化系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)、項目管理、供應鏈管理等

4、，實現政務公開、行政辦公流程優(yōu)化重組。工作流管理技術正在飛速發(fā)展，廣泛應用于不同的行業(yè)。而工作流管理技術能夠得到廣泛重視的一個重要因素，就是它基于自動化程度(人工操作、半自動化、自動化過程)的不同實現規(guī)范化、高效率業(yè)務管理功能。工作流管理系統(tǒng)的體系機構和參考模型以1993年成立的工作流管理聯盟(MFMC)給出的定義為主(如圖1所示)。圖1中，通過過程建模工具生成過程模型，引用組織機構模型數據解釋過程模型，工作流引擎可以發(fā)送請求消息獲得工作流控制數據，通過對其控制辨別每個過程的狀態(tài)。系統(tǒng)根據工作流相關數據確定過程和環(huán)節(jié)的轉換條件，對工作流控制數據加以護，通過工作流應用程序對相關數據進行修改、增刪

5、。用戶可以通過界面調用工作流應用數據，與任務表進行交互，進而完成具體的業(yè)務功能的更新。圖2中接口1是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務和過程定義工具之間的接口，主要對工作流模型進行解釋、讀寫和訪問;接口2是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務和客戶應用之間的接口，用于對客戶應用和工作流執(zhí)行服務之間的訪問方式進行約定;接口3是包含工作流引擎的執(zhí)行服務和直接調用程序之間的接口;接口4是包含工作流引擎的各個工作流執(zhí)行服務之間的相互操作接口;而接口5則是工作流執(zhí)行服務和管理工具之間的接口。 二、工作流管理技術在高校行政管理中的應用 在高校行政管理信息化建設過程中，工作流管理技術可以用來組合已有的各個離散系統(tǒng)，充

6、分實現資源共享、業(yè)務流程優(yōu)化、提升行政辦公效率。具體將高校行政管理中的各個子系統(tǒng)(資源規(guī)劃管理系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)和財務系統(tǒng))整合到一個大的綜合行政管理系統(tǒng)中，層次結構模型分為客戶應用層、工作流、業(yè)務管理邏輯層和數據服務層三個層面，該層次結構模型如圖3所示。圖3中，客戶應用層可使用可視化建模工具設計客戶端界面，在Web瀏覽器下根據用戶的權限分為管理員界面和普通用戶界面，在限制信息顯示范圍的同時設計動態(tài)頁面表現。工作流、業(yè)務管理邏輯層是供客戶應用層隨時調用的中間層，通過服務器端腳本創(chuàng)建web頁面，使用組件對象模型(TheComponentObjectModel，簡稱COM)組件與

7、工作流引擎交互。主要由包含COM對象的工作流引擎和業(yè)務組件組成，通過調用權限工作流根據權限執(zhí)行服務COM接口，解釋工作流建模工具定義的業(yè)務流程，集成工作流組件，對業(yè)務信息進行處理。數據服務層包含工作流數據和應用數據，為工作流、業(yè)務管理邏輯層提供相關數據來源。這三層結構模型將業(yè)務組件和工作流引擎集中到中間層，把工作流執(zhí)行服務從用戶界面和數據服務中分離出來，減少了系統(tǒng)維護和管理的費用。 在此基礎上即可設計一套高校行政管理系統(tǒng)，其結構如圖4所示。圖4中，高校行政管理系統(tǒng)分為應用層、基礎平臺和網絡層三層。應用層由業(yè)務系統(tǒng)、對外服務系統(tǒng)和統(tǒng)計分析決策支持系統(tǒng)構成，面向政務工作的應用框架;在基礎平臺中，可

8、以實現跨平臺的消息通信、事件管理和流程控制，協(xié)同工作、智能短信、智能郵件等以及對數據資源的訪問、提取、轉換、過濾和綜合;網絡層則主要是軟硬件基礎設施，包括核心安全網、信息服務發(fā)布網和內部安全網。這三個平臺還必須有完善的安全體系作保障。由此可知，工作流管理技術可以實現業(yè)務過程建模、分析、優(yōu)化、管理和控制，實現行政辦公業(yè)務流程的優(yōu)化，初步實現高校行政管理自動化。但是，目前我國有關工作流技術的研究尚未形成規(guī)模，研究方向還停留在解決工作流技術基本理論中存在的問題，研究工作流模型及其語義表現形式，未從利用工作流技術探討提高行政管理系統(tǒng)效率的方法和可行性。所以，今后的工作重點應轉向工作流技術在行政管理業(yè)務

9、流程優(yōu)化和信息系統(tǒng)集成中的應用。在高校行政管理“硬件”系統(tǒng)實現集成優(yōu)化的前提下，要切實提高高校行政管理效率，進而提高高校辦學效益，就必須同時對當前高校行政管理的“軟件”方面進行改革與創(chuàng)新。 三、高校行政管理創(chuàng)新對策 (一)更新高校行政管理理念，創(chuàng)建服務型行政管理模式1938年，德國行政法學家厄斯特福斯多夫率先提出了“服務行政”的理念，此后建立服務行政成為相關學者、行政管理人研究的重點。具體體現在:創(chuàng)新行政管理體制，增強行政適應性，使之與組織對行政服務功能的不斷變化的要求相協(xié)調;組織不斷實現為群體利益服務的行政權力;將行政由權力的載體過渡為為群體組織提供服務的實體，實現“管理型行政”向“服務型行

10、政”的轉變。加強高校行政部門的服務職能，應該通過下放高校行政管理自主權、改革高校后勤社會化制度、改革人事制度和分配制度、建設現代大學制度等方向來實現。 (二)構建基于知識管理的高校行政管理模式20世紀80年代，彼得德魯克首先提出了知識管理理論。該理論包括對知識進行管理，并對與知識相關的各種有形資產和無形資源進行管理，涉及資產、產權、人員、知識組織與服務的全過程、全方位管理，包括知識開發(fā)、分類、加工與共享。知識管理理論是一種創(chuàng)新管理理念，以人本思想為核心，將知識的經濟形態(tài)進行創(chuàng)新，重視知識的開發(fā)和共享，重視人才儲備和知識運用，建設具有凝聚力的組織文化，將思路集中在領導方式的轉型。高校行政管理模式

11、應著眼于促進知識交流與共享的相關技術手段的充分應用，并在高校行政管理體系中應用學習型組織理論。 (三)加強質量管理意識，提升辦學效益最先提出全面質量管理理念的是朱蘭和費根堡姆，他們認為，為了適應市場要求，不能只注意個別部門的活動，還需要對所有職能部門覆蓋的質量活動進行策劃。換言之，質量管理就是在工作過程中確定質量標準、目標和職權，通過質量體系中的策劃、控制、保障和改進來實現全面管理活動。我國實行全面質量管理(TQC)始于1978年，目前在理論和實踐上都有了較快的發(fā)展，但仍然有待進一步探索、總結和提高。高校應當充分借鑒和學習現代質量管理的理念，增強高校行政管理人員的質量管理意識，在“質量工程”推進過程中逐漸提煉并形成有高校自身特色的核心價值觀，建立符合高校實情的質量文化，并將存在借鑒可行性的某些質量管理體系運用到高校行政管理業(yè)務過程中，為提高高校行政管理效率建立切實可行的評定標準和控制措施。只有這樣，才能在當今世界激烈的競爭環(huán)境中保持和提高高校自身的核心競爭力。 總之，高校行政管理辦公自動化建設是一項長期的、龐大的系統(tǒng)工