公司公章使用管理規(guī)定

1、公司公章使用管理規(guī)定公司公章是一個單位、組織在職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行公務(wù)活動、行使職權(quán)的重要標(biāo)志。為規(guī)范公司公章的使用和管理，提高公章使用的嚴(yán)肅性、合法性，加強(qiáng)法律風(fēng)險的控 制，特制定本規(guī)定。一、公章使用范圍：第一條 對外公務(wù)中必須以公司名義簽訂或出具的章程、 協(xié)議、請示、申請、報告、 證明、書面答復(fù)、收件收據(jù)、資質(zhì)資格證明（例如營業(yè)執(zhí)照等）及其他合法材料。凡 適用“合同章”、“人事章”、“報關(guān)章”等專用章的，應(yīng)盡量避免使用公章。第二條以公司名義對內(nèi)發(fā)布的規(guī)章制度、通知公告及其他公文。二、使用公章程序：第一條申請及審批流程1、對外常規(guī)性工作（詳見附表一）：申請人填寫用印申請單審批人蓋章第1項副總經(jīng)理

2、部門正/副經(jīng)理無第2項非“第1項”員工部門經(jīng)理2、對外非常規(guī)性工作:申請人填寫用印申請 單審核人審核人審批人蓋章第1項副總經(jīng)理 部門正/副經(jīng)理無總經(jīng)辦主任總經(jīng)理第2項非“第1項”員工部門經(jīng)理總經(jīng)辦主任總經(jīng)理3、對內(nèi)發(fā)布公司規(guī)章制度、通知公告及其他公文:總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)發(fā)布蓋章對外提供復(fù)印件需蓋章屬于“對外常規(guī)性工作”類別， 按“對外常規(guī)性工作”程序執(zhí)行；屬于“對外非常規(guī)性”工作類別， 按“對外非常規(guī)性工作”程序執(zhí)行。第二條使用公章申請及審批流程解釋1、申請和審批流程用印須填寫用印申請單，分屬不同事務(wù)的材料分別填寫申請單，嚴(yán)禁在一份申請單中夾帶其他事務(wù)的材料。 申請單首先交由部門經(jīng)理審核簽字，審核

3、用途的真實性、必要性和材料的完整性。申請單必須是原件，若傳真件、復(fù)印件須電話確認(rèn)真實性。 常規(guī)性事項由部門經(jīng)理審批簽字后，總經(jīng)辦予以蓋章。 非常規(guī)性事項，部門簽字同意后交總經(jīng)辦主任審核簽字，審核行文格式、條款設(shè) 置及控制法律風(fēng)險；最后交總經(jīng)理審批簽字。若無總經(jīng)理簽字，且需要立即蓋章的， 由總經(jīng)辦電話向總經(jīng)理請示，總經(jīng)理同意后予以蓋章，事后用印人必須補(bǔ)充完成公章 申請及審批流程。2、蓋章材料要求 原則上不得用復(fù)印件或傳真件，除非是辦事程序指定必須為復(fù)印件的（例如營業(yè) 執(zhí)照等）。材料字跡須清晰、正確。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，不得有空白未填寫 部分。嚴(yán)禁在空白頁、空白表上蓋章！用印人提供的材料不符

4、合上述要求的，總經(jīng)辦不予蓋章。3、蓋章 公章保管人須親自對用印材料進(jìn)行蓋章。其他人不得擅自使用公章進(jìn)行蓋章或作 他用。4、用印人填寫公章蓋章登記表 用印人親自、如實填寫公章蓋章登記表，詳細(xì)記錄用印時間、用印人姓名、 部門、用途等，最后由用印人簽字確認(rèn)。用印人登記時，公章保管人須在場監(jiān)督?？?經(jīng)辦須妥善保管公章蓋章登記表，以便事后追溯和核對。公章保管人核實用印申請單、公章蓋章登記表、蓋章材料一致無風(fēng)險后 將蓋章材料交給用印人。5、審核不通過的處理辦法 為規(guī)避風(fēng)險，總經(jīng)辦有權(quán)向用印人詢問用印材料的相關(guān)信息，并有權(quán)決定是否蓋 章，總經(jīng)辦經(jīng)審核不同意蓋章的，須向用印人說明理由。對總經(jīng)辦不同意蓋章而用印

5、人持有異議的，用印人可向總經(jīng)理申訴并遞交書面理 由，總經(jīng)辦認(rèn)為確有必要的，用印人還須附上個人承諾書，最后由總經(jīng)理決定是否蓋章。三、用印時間地點(diǎn)：第一條 用印人須在辦公時間內(nèi)申請用印，如在非工作時間、節(jié)假日使用，須電話 向總經(jīng)理申請，由總經(jīng)理指定時間、地點(diǎn)，然后通知公章保管人進(jìn)行蓋章。第二條 公章應(yīng)妥善保管，原則上不得將公章帶出公司使用。如遇特殊情況需攜帶 公章外出的，必須經(jīng)總經(jīng)理書面授權(quán)批準(zhǔn)后方可施行。四、公司公章的管理、保管權(quán)限：第一條 公司公章由公司總經(jīng)辦統(tǒng)一管理、保管?？偨?jīng)理秘書為公章的保管人，對 公章的保管、使用負(fù)有直接責(zé)任，總經(jīng)辦主任在公章的管理上負(fù)有間接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任?？偨?jīng)辦主任的具體職

6、責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)設(shè)立公章使用登記臺帳；2、負(fù)責(zé)公章使用的審核工作；3、負(fù)責(zé)制定公章的使用管理規(guī)定和程序。 公章保管人的具體職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)公章的保管和使用；2、做好公章使用登記臺帳；第二條 保管人不得私下自用、外借、仿制、丟失印章，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得將印 章交接給他人。第三條 用印人所在部門經(jīng)理和分管副總對蓋章材料共同對外承擔(dān)責(zé)任。五、公章的保存第一條 公章在不使用期間， 公章保管人需將公章保存在保險柜、 帶鎖的文件櫥中， 并保證只有自己能控制該公章，否則由此產(chǎn)生的責(zé)任由保管人承擔(dān)。第二條 公章在使用期間，公章保管人必須保證公章在保管人的控制范圍之內(nèi)。 第三條 用完公章須立即將公章收好。第四

7、條 未經(jīng)許可，非公章保管人使用公章蓋章行為與公章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé) 任。第五條 公章如有不慎丟失，保管人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并向公安機(jī)關(guān)公章備 案部門報失。六、處罰規(guī)則第一條 公章保管人或用印人沒有按照用印程序進(jìn)行蓋章， 但未對公司造成不利后 果的，給予記小過處分；造成不利后果的，給予記大過處分。相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)亦給予相 同處分。第二條 用印人申請理由與事實不符、蓋章材料弄虛作假，但對公司實際造成或可 能造成的影響較輕微的，給予記大過處分；已造成或可能造成嚴(yán)重后果的，予以辭退 處分。負(fù)責(zé)審核的部門經(jīng)理給予記小過處分，若部門經(jīng)理存在主觀故意放任或協(xié)同舞 弊情節(jié)的，給予記大過處分，對公司造成嚴(yán)重后果

8、的，予以辭退處分。第三條 在非常規(guī)性事項的用印審核中，總經(jīng)辦主任審核把關(guān)不嚴(yán)，蓋章材料明顯 存在法律風(fēng)險或條款設(shè)置明顯不當(dāng)（對我方嚴(yán)重不利），但對公司實際造成的影響或 經(jīng)濟(jì)損失較輕微的，給予記小過處分；造成嚴(yán)重不利后果的，給予記大過處分。第四條 保管人無正當(dāng)理由不予蓋章，并給公司業(yè)務(wù)造成一定影響的，給予記小過 處分；造成較大影響的，給予記大過處分。第五條 保管人對空白材料進(jìn)行蓋章的，給予記大過處分；提供此空白材料的用印 人及相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)亦給予相同處分。由此對公司造成嚴(yán)重后果的，對用印人和保管人 予以辭退處分。第六條 保管人或用印人私自將公章帶出公司的，給予記大過處分；由此對公司造 成不利后果的

9、，予以辭退處分。第七條 保管人保管不當(dāng)丟失公章的，給予記大過處分；私下自用、外借的，予以 辭退處分。第八條 總經(jīng)辦主任對公章和公章保管人負(fù)有管理上的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，對公章的保管、 使用、登記、審核等狀況有監(jiān)督和定期檢查的職責(zé)，對公章保管人的違規(guī)操作和違紀(jì) 行為有提出批評、制止、舉報、處理的職責(zé)，如總經(jīng)辦主任管理不善，未能盡職盡責(zé) 的，給予記小過處分；總經(jīng)辦主任疏于管理，致使公章保管人多次發(fā)生嚴(yán)重違紀(jì)行為 或公章管理存在重大安全隱患而未能得到有效改善的，給予記大過處分。第九條 任何員工凡有仿制、冒用公章行為的，均予以辭退并移交公安機(jī)關(guān)處理。第十條 其他違反本規(guī)定給公司造成不良影響的，相關(guān)責(zé)任人給予記小過處分。七、解釋權(quán)第一條 公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對本規(guī)定進(jìn)行解釋。本規(guī)定自20XX年XX月XX日起公布實施。深圳XXXX有限公司20XX年XX月XX日附表一：此附表根據(jù)公司運(yùn)營實際情況，員工日常反饋，不斷更新對外常規(guī)性工作：部門蓋章類型使用頻率使用內(nèi)容總經(jīng)辦年/次聯(lián)合年檢年/次港澳商務(wù)簽注備案港澳商務(wù)簽注根據(jù)需要公司各類證照變更根據(jù)需要社保、住房公積金業(yè)務(wù)年/次各類特種設(shè)備、特種作業(yè)人員證件年審根據(jù)需要居住證辦理根據(jù)需要消防資料根據(jù)需要汽車保險年/次公司電梯年檢、叉車年檢、汽車年檢、鍋爐年檢根據(jù)需要移動公司、電信公司及電視臺變更資料根據(jù)需要外借物業(yè)管理財務(wù)部月/次外借增值稅納稅申報年/次審計報告根據(jù)