學(xué)籍科工作流程(2010年9月版)

1、學(xué)籍科工作流程（ 2010 年 9 月）一、新生注冊(cè)分班流程新生學(xué)籍科到院招辦大廳辦理入學(xué)手續(xù)，入學(xué)資格審查、填寫信息卡、到報(bào)到處報(bào)到、信息錄入、照相等相關(guān)手續(xù)。負(fù)責(zé)新生學(xué)籍異動(dòng)的咨詢、辦理，填寫新生報(bào)到情況報(bào)表，向教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)事宜，協(xié)調(diào)各二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、招辦的相互工作到財(cái)務(wù)處交費(fèi)，獲得注冊(cè)號(hào)后 ,領(lǐng)取體檢表,到二級(jí)院分班注冊(cè)國考教務(wù)處把教室分配給各二級(jí)院,并告知其教室容量 .各二級(jí)分院統(tǒng)招教務(wù)處制定分班原則 , 確定班級(jí)學(xué)生名單按注冊(cè)分班原則給新生注冊(cè)分班，并告知其輔導(dǎo)員聯(lián)系方式及有關(guān)事項(xiàng)。二、新生學(xué)籍電子注冊(cè)工作流程招生辦公室學(xué)籍科各二級(jí)分院統(tǒng)招新生電子信息、錄檢表復(fù)印件學(xué)院招辦與

2、生源地招辦聯(lián)系，督促生源地招辦核查、落實(shí)。10 月中旬無錄取信息的情況以各分院為單位，按專業(yè)整理統(tǒng)招新生電子信息。10月底審查各分院校對(duì)后的新生電子信息，與錄取庫比對(duì)、糾錯(cuò)，然后整理、打印11月初將 校 對(duì) 后 的 新 生 信息，再次與錄取庫比對(duì)，導(dǎo)出與錄取信息不一致的學(xué)生名單11月中上傳新生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，遺留問題由教務(wù)處招生辦及二級(jí)院協(xié)調(diào)后再上傳。11月底制作新生學(xué)籍注冊(cè)情況一覽表、新生學(xué)籍電子注冊(cè)名單10 月組織學(xué)生補(bǔ)充、校對(duì)下旬統(tǒng)招新生電子信息。學(xué)生本人校對(duì)簽字，各二級(jí)學(xué)院復(fù)查并有復(fù)查人及二級(jí)學(xué)院院長簽字通知與錄取信息不一致的學(xué)生準(zhǔn)備證明材料交教務(wù)處，以備教育廳審核材料不齊 各二級(jí)院負(fù)責(zé)人督

3、促全的情況 學(xué)生按時(shí)、按要求準(zhǔn)備證明材料補(bǔ)齊交教務(wù)處由各二級(jí)學(xué)院備案，并向新生公布教育部及學(xué)院的學(xué)籍查詢網(wǎng)址及有關(guān)事宜，由學(xué)生本人查詢核對(duì)三、圖像采集與核對(duì)工作流程新華社陜西分社約定采集時(shí)間學(xué)籍科各二級(jí)分院3月初確定采集時(shí)間，領(lǐng)取發(fā)通知機(jī)讀卡、采集文件，3月底組織采集會(huì)議，籌備收取圖像采集費(fèi)用，圖像采集事宜，約定組織指導(dǎo)學(xué)生填涂機(jī)場(chǎng)地，整理圖像采集讀卡，并設(shè)專職聯(lián)系名單，宣傳采集意義人一名及影響，張貼須知4月初組織畢業(yè)生進(jìn)行圖像采集5月底圖像采集，上傳教育把相片分發(fā)給學(xué)生，接收畢業(yè)生相片及圖組織學(xué)生上網(wǎng)核對(duì)圖部網(wǎng)站，沖洗，制作像光盤像信息相片來年6 月中旬與畢業(yè)生庫鏈接，上報(bào)教育廳四、學(xué)歷電子

4、注冊(cè)工作流程省教育廳學(xué)籍科各教學(xué)分院下發(fā)學(xué)歷注冊(cè)的通知,安排各高校審核的時(shí)間與新生注冊(cè)信息比對(duì)，審核畢業(yè)生信息審核畢業(yè)生信息，處理遺留問題3月初更正網(wǎng)上畢業(yè)生圖像信組織學(xué)生校對(duì)簽字，各息，整理打印“畢業(yè)生分院復(fù)查并有復(fù)查人信息一覽表”及二級(jí)學(xué)院院長簽字3月中將分院報(bào)來的簽字信息通知與新生注冊(cè)信息與新生注冊(cè)信息比對(duì)、糾3 月中不一致的學(xué)生準(zhǔn)備證錯(cuò)，導(dǎo)出與新生注冊(cè)不一明材料交教務(wù)處，已備致的學(xué)生名單教育廳審核4月初第一輪審核應(yīng)屆畢業(yè)生基本信息5月底整理畢業(yè)生信息，與圖像信息鏈接6月初制作畢業(yè)生數(shù)據(jù)光盤，整理紙質(zhì)材料，并報(bào)教育廳6 月中旬上報(bào)教育部上報(bào)教育廳五、辦理統(tǒng)招畢、結(jié)業(yè)證書工作流程學(xué)籍科各二

5、級(jí)分院收集教務(wù)科審核過的學(xué)生的畢業(yè)、結(jié)業(yè)、5 月底換證名冊(cè)5 月底給教育廳上報(bào)畢結(jié)業(yè)6 月中各分院負(fù)責(zé)粘貼照片，結(jié)論，打印畢、結(jié)業(yè)證核對(duì)畢、結(jié)業(yè)證書上的書，下發(fā)各各分院信息后交回學(xué)籍科。6 月 下旬與院辦、各分院協(xié)商約定對(duì)畢結(jié)業(yè)證加蓋公章的時(shí)間，然后封存。6月底制作“畢結(jié)業(yè)證領(lǐng)取登7 月初由各二級(jí)學(xué)院具體負(fù)記表”與證書一同發(fā)給責(zé)證書發(fā)放工作，原則各分院，并督促、檢查上不能帶領(lǐng)。發(fā)放工作8月底各二級(jí)學(xué)院將“畢、結(jié)業(yè)證書領(lǐng)取登記表”交回學(xué)籍科。六、統(tǒng)招學(xué)生成績(jī)管理辦法和流程學(xué)籍科各二級(jí)學(xué)院每年 9 月初制作、印發(fā)“西安思源學(xué)院學(xué)生學(xué)籍表”，為下各二級(jí)院組織填寫，于每次考試結(jié)束學(xué)生建立學(xué)籍做好準(zhǔn)備。

6、 （該表一式兩份， 正發(fā)后及時(shí)登記學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)，待學(xué)生畢面為學(xué)生基本信息，背面為學(xué)生考試成績(jī)）業(yè)時(shí)由二級(jí)院審核報(bào)學(xué)籍科。每年 11 月初編制新生花名冊(cè)，并將花名冊(cè)電子版各二級(jí)院到教務(wù)科領(lǐng)取學(xué)生成績(jī)登記轉(zhuǎn)教務(wù)科，由教務(wù)科印發(fā)學(xué)生成績(jī)表，供各課程任課教師登記學(xué)生成績(jī)登記表給各二級(jí)院。時(shí)使用。每學(xué)期考試結(jié)束3 日內(nèi)學(xué)籍科接收各系（部）報(bào)送的每學(xué)期交學(xué)籍科各課程學(xué)生成績(jī)登記表由任課教學(xué)生成績(jī)登記表 （復(fù)印件），匯總整理。（復(fù)印件）師登記，考試結(jié)束三日內(nèi)送二級(jí)院，二級(jí)院復(fù)印留底每次考試成績(jī)處理組織各二級(jí)院及時(shí)對(duì)考試成績(jī)進(jìn)行計(jì)1 通知學(xué)生及家長，寄發(fā)家信。算機(jī)錄入并進(jìn)行全院匯總、審核。2 載入西安思源學(xué)院

7、學(xué)生學(xué)籍表每學(xué)年教學(xué)工作結(jié)束后，各二級(jí)院要清理學(xué)生考試成績(jī)，對(duì)西安思源學(xué)院學(xué)籍管理規(guī)定中要求進(jìn)行留級(jí)、退學(xué)等學(xué)籍處理的學(xué)生名單及考試成績(jī)報(bào)教務(wù)處。每屆學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)籍科根據(jù)學(xué)籍管理規(guī)定對(duì)各二級(jí)院報(bào)送的學(xué)生學(xué)籍表進(jìn)行復(fù)審，辦理完畢（結(jié)）業(yè)證書后將學(xué)生學(xué)籍表移交院檔案室歸檔。清理當(dāng)年畢業(yè)生電子信息，制作當(dāng)年畢業(yè)生信息電子庫。學(xué)生在指定網(wǎng)站查詢畢業(yè)生信息。七、學(xué)生申請(qǐng)辦理出國成績(jī)單辦法在校學(xué)生已經(jīng)離校的學(xué)生憑學(xué)生證、身份證向所在二級(jí)學(xué)院院長提出申請(qǐng)憑本人身份證和學(xué)歷證明向院檔案館辦理調(diào)檔手續(xù)二級(jí)學(xué)院辦公室提供經(jīng)過密封的西安思源學(xué)院學(xué)生學(xué)籍表原件領(lǐng)取加蓋檔案館印章的西安思源學(xué)院學(xué)生學(xué)籍表復(fù)印件。送交學(xué)

8、籍科學(xué)籍科按西安思源學(xué)院學(xué)生成績(jī)單出國用標(biāo)準(zhǔn)版面制作，經(jīng)辦人簽字、教務(wù)處長簽字，蓋學(xué)院紅印生效。辦理學(xué)生成績(jī)單的學(xué)生于每周四下午到教務(wù)處學(xué)籍科提交相關(guān)材料，一般于下周四領(lǐng)取。八、學(xué)生申請(qǐng)補(bǔ)辦學(xué)生證流程據(jù)教務(wù)處擬定的補(bǔ)辦學(xué)生證的有關(guān)規(guī)定每年 4 月 10 日左右學(xué)生提出書面申請(qǐng)（注明原因），班主任核實(shí)情況各二級(jí)學(xué)院匯總審核，填寫補(bǔ)辦學(xué)生證審批單并由主任簽字學(xué)籍科受理、繳費(fèi)、登記，發(fā)放證芯、證皮各二級(jí)學(xué)院填寫學(xué)生證證芯內(nèi)容學(xué)籍科核對(duì)填寫情況是否屬實(shí)屬實(shí)不屬實(shí)返回二級(jí)學(xué)院重新填寫，屬實(shí)后簽字同教務(wù)處簽字同意， 二級(jí)學(xué)院到院辦用印意，二級(jí)學(xué)院到院辦用印。九、學(xué)籍月報(bào)流程輔導(dǎo)員清二級(jí)學(xué)院教務(wù)處學(xué)統(tǒng)招生月

9、報(bào)點(diǎn)班級(jí)人學(xué)籍員上籍科統(tǒng)計(jì)十、未按時(shí)報(bào)到注冊(cè)發(fā)文流程二級(jí)學(xué)院報(bào)教務(wù)處統(tǒng)計(jì)西思統(tǒng)教未按時(shí)報(bào)到未按時(shí)報(bào)到十一、計(jì)劃外學(xué)生辦理校發(fā)畢、結(jié)業(yè)證書流程教學(xué)系統(tǒng)二級(jí)學(xué)院各二級(jí)學(xué)院各二級(jí)學(xué)院給做成導(dǎo)出畢業(yè)專業(yè)班級(jí)第專業(yè)班級(jí)第出畢業(yè)生畢二級(jí)院各以二級(jí)院為畢業(yè)學(xué)生信畢業(yè)證芯專業(yè)班級(jí)單位發(fā)放畢息花名冊(cè)學(xué)十二、統(tǒng)招、計(jì)劃外畢業(yè)生學(xué)籍表歸檔按專業(yè)班級(jí)清點(diǎn)學(xué)籍表名單、學(xué)籍畢業(yè)生學(xué)籍打印以二級(jí)院為找出休、退學(xué)表、備考表學(xué)院檔案室打印十三、退學(xué)流程（一）由于個(gè)人原因（ 1 、家庭貧困。 2 、健康原因。 3 、參軍工作。 4、厭學(xué)。5 、其它）主動(dòng)申請(qǐng)退學(xué)個(gè)人寫退輔導(dǎo)員二級(jí)學(xué)院院學(xué)生處領(lǐng)取學(xué)籍科辦退學(xué)審批表理退學(xué)手（二）由

10、于未按時(shí)注冊(cè)及六門以上成績(jī)不合格退學(xué)統(tǒng)招生憑離校手續(xù)單統(tǒng)招生學(xué)籍科學(xué)生持退學(xué)籍科領(lǐng)狄寨派出所到輔導(dǎo)員處領(lǐng)取學(xué)籍退學(xué)審批表備學(xué)處理通取離校手十二、休學(xué)（復(fù)學(xué)）休學(xué)的條件：有縣級(jí)以上醫(yī)院證明，或患傳染病。繳不起學(xué)費(fèi)，緩繳也繳不起。入伍參軍不能堅(jiān)持學(xué)習(xí)個(gè)人提交申請(qǐng)，輔導(dǎo)員簽字，二級(jí)院長簽字，教務(wù)處批準(zhǔn)，由學(xué)籍科發(fā)休學(xué)手續(xù)表。依次簽署校醫(yī)院、所在二級(jí)院、學(xué)生處、教務(wù)處等意見，到財(cái)務(wù)處辦理手續(xù)。( 休學(xué)時(shí)間一般為一年)。教務(wù)處簽字內(nèi)容：休學(xué)起止日期、年限。填寫、發(fā)放休學(xué)通知書（背面為復(fù)學(xué)申請(qǐng)書，學(xué)生復(fù)學(xué)時(shí)使用）。復(fù)學(xué)的條件：有醫(yī)院證明或入伍通知書只能隨下一年級(jí)學(xué)習(xí)。復(fù)學(xué)前學(xué)生應(yīng)于新學(xué)年開學(xué)前來電或來信說明。十五、統(tǒng)招生辦理轉(zhuǎn)專業(yè)流程（一）新生在新生報(bào)到期間由校招生辦公室受理（二）老生在每學(xué)年