內(nèi)外部溝通控制程序

1、1、目的建立和疏通信息渠道，加強(qiáng)信息流通接口管理，防止信息傳遞的失真和延誤，保證與公司整體運(yùn)作的相關(guān)信息能得到及時(shí)的溝通和處理，快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)和顧客要求，在公司內(nèi)建立起高效運(yùn)作機(jī)制，形成團(tuán)隊(duì)合作的氣氛，謀求供方、員工、公司和顧客的共同發(fā)展。19、范圍適用于與本公司整體運(yùn)作有關(guān)的內(nèi)、外部信息溝通的管理。20、術(shù)語依照 ISO9000 ： 2005 及 ISO/TS16949 ： 2009 中的術(shù)語。21、職責(zé)21.1各部門負(fù)責(zé)做好本部門職責(zé)范圍內(nèi)的內(nèi)、外部溝通和相關(guān)信息的收集和整理。21.2質(zhì)量部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。21.3管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌與公司管理相

2、關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。對(duì)公司各部門的信息收集、統(tǒng)籌及其在內(nèi)部溝通全過程的監(jiān)督和控制。21.4市場(chǎng)部負(fù)責(zé)與顧客有關(guān)的要求進(jìn)行溝通，并在公司內(nèi)部及時(shí)傳遞。22、工作程序22.1溝通內(nèi)容（信息）的分類22.1.1 外部信息22.1.1.1與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的外部信息：顧客、 第二方審核、 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、 認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢查或監(jiān)測(cè)結(jié)果及反饋的信息；產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)類信息；市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)動(dòng)態(tài)（包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手）中與質(zhì)量相關(guān)的信息；顧客的質(zhì)量信息及投訴等；其它外部與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的各類信息。22.1.1.2與公司管理相關(guān)的外部信息：政府及有關(guān)部門頒布的與公司運(yùn)作有關(guān)的信息，如法律、法規(guī)、條例等；市

3、場(chǎng)、行業(yè)動(dòng)態(tài)（包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手）中與本公司管理相關(guān)的信息；與本公司有合作關(guān)系的社會(huì)機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、企業(yè)等的相關(guān)反饋信息。22.1.2 內(nèi)部信息質(zhì)量體系運(yùn)行情況、質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)施情況、生產(chǎn)過程情況、產(chǎn)品檢查情況等；員工對(duì)有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的建議和意見等；公司規(guī)章制度的建立、推行、運(yùn)作效果等相關(guān)情況；財(cái)務(wù)、人事、行政、后勤、安全、衛(wèi)生等情況；員工有關(guān)公司內(nèi)部管理的建議和意見等。22.2信息的收集信息（數(shù)據(jù)）每月收集、分析、傳遞、匯總至少一次，各部門按部門職能和各運(yùn)行程序的規(guī)定收集和整理相關(guān)的信息。22.3信息重要度分級(jí)根據(jù)信息的緊急及重要程度，分為三級(jí)：一級(jí)數(shù)據(jù)為重要且緊急的數(shù)據(jù)，指直接影響顧客滿意度、財(cái)務(wù)

4、付款的數(shù)據(jù)，用星號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)；二級(jí)數(shù)據(jù)為不重要但緊急的數(shù)據(jù)，用進(jìn)行標(biāo)識(shí)；三級(jí)數(shù)據(jù)為日常信息，不需標(biāo)識(shí)。數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí)由數(shù)據(jù)收集部門進(jìn)行標(biāo)識(shí)。22.4 溝通形式22.4.1 會(huì)議溝通22.4.1.1會(huì)議計(jì)劃例行性會(huì)議臨時(shí)性會(huì)議22.4.1.2會(huì)議管理例行性會(huì)議如有變更，原則上應(yīng)提前半個(gè)工作日通知，如無變更則不另行通知。臨時(shí)性會(huì)議原則上應(yīng)至少提前1 小時(shí)通知參加人員。會(huì)議參加者必須準(zhǔn)時(shí)出席并簽到，因故無法到會(huì)者，事先須向主持人請(qǐng)假并取得許可，或派代理人出席 （代理人應(yīng)向主持人說明） ，遲到、早退者須向主持人說明情況，以求取得諒解及同意。會(huì)議應(yīng)事先明確主題，與會(huì)人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備（包括資料、數(shù)

5、據(jù)）。主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)程，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議。會(huì)議上形成的決議 、處理意見等事項(xiàng)的落實(shí)或?qū)嵤┣闆r，應(yīng)作為下次會(huì)議的議題之一。22.4.1.3會(huì)議紀(jì)律會(huì)議開始前，與會(huì)人員必須將手機(jī)關(guān)閉（或?qū)Ⅳ[鈴模式置于振動(dòng)、無聲等）以免影響會(huì)議的正常進(jìn)行；與會(huì)人必須清楚與會(huì)目的，簡(jiǎn)單扼要的闡述需呈報(bào)事項(xiàng)；在發(fā)言人沒有結(jié)束發(fā)言之前，其它人不可無禮貌打斷；與會(huì)人員根據(jù)主持人安排的順序發(fā)言；在進(jìn)行專項(xiàng)討論的時(shí)候，與會(huì)人員需圍繞主題進(jìn)行；會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論議題，適時(shí)的控制會(huì)議時(shí)間；會(huì)議中途需離席時(shí)，需向主持人說明；在會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束后，方可散會(huì)。22.4.1.4會(huì)議決議追蹤落實(shí)。會(huì)議結(jié)束后， 由會(huì)議主

6、持人根據(jù)會(huì)議溝通內(nèi)容的重要程度決定是否簽發(fā)會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要 ，并分發(fā)至相關(guān)部門或人員。簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要的，由會(huì)議主持人指定專人對(duì)會(huì)議紀(jì)要相關(guān)內(nèi)容的落實(shí)情況進(jìn)行追蹤，并匯報(bào)追蹤結(jié)果，填寫督辦單。22.4.2 計(jì)劃、報(bào)表、報(bào)告、通知和通告溝通按各部門工作范圍和部門計(jì)劃、報(bào)表、報(bào)告、通知和通告?zhèn)鬟f要求進(jìn)行溝通。22.4.3其它溝通形式除利用上述溝通形式外，還可以利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)、傳真、電話、信函、電子磁盤、光盤等形式進(jìn)行溝通，并做好記錄和存檔工作。22.5溝通效果評(píng)價(jià)和溝通改進(jìn)：見持續(xù)改進(jìn)控制程序。22.6溝通內(nèi)容（信息）的歸檔與保存。各部門均需做好信息原稿和接收信息的保管和歸檔、處置工作，屬于文件類的按文件控制程序執(zhí)行，屬于記錄類的按記錄控制程序執(zhí)行。23、相關(guān)文件：糾正和預(yù)防措施控制程序HF-QP-33文件控制程序HF-QP-01顧客滿意度控制程序HF-QP-26持續(xù)改進(jìn)控制程序HF-QP-32記錄控制程