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1、1、目的建立和疏通信息渠道,加強(qiáng)信息流通接口管理,防止信息傳遞的失真和延誤,保證與公司整體運(yùn)作的相關(guān)信息能得到及時(shí)的溝通和處理,快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)和顧客要求,在公司內(nèi)建立起高效運(yùn)作機(jī)制,形成團(tuán)隊(duì)合作的氣氛,謀求供方、員工、公司和顧客的共同發(fā)展。19、范圍適用于與本公司整體運(yùn)作有關(guān)的內(nèi)、外部信息溝通的管理。20、術(shù)語依照 ISO9000 : 2005 及 ISO/TS16949 : 2009 中的術(shù)語。21、職責(zé)21.1各部門負(fù)責(zé)做好本部門職責(zé)范圍內(nèi)的內(nèi)、外部溝通和相關(guān)信息的收集和整理。21.2質(zhì)量部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的信息,并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。21.3管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌與公司管理相
2、關(guān)的信息,并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。對(duì)公司各部門的信息收集、統(tǒng)籌及其在內(nèi)部溝通全過程的監(jiān)督和控制。21.4市場(chǎng)部負(fù)責(zé)與顧客有關(guān)的要求進(jìn)行溝通,并在公司內(nèi)部及時(shí)傳遞。22、工作程序22.1溝通內(nèi)容(信息)的分類22.1.1 外部信息22.1.1.1與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的外部信息:顧客、 第二方審核、 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、 認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢查或監(jiān)測(cè)結(jié)果及反饋的信息;產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)類信息;市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)動(dòng)態(tài)(包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手)中與質(zhì)量相關(guān)的信息;顧客的質(zhì)量信息及投訴等;其它外部與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的各類信息。22.1.1.2與公司管理相關(guān)的外部信息:政府及有關(guān)部門頒布的與公司運(yùn)作有關(guān)的信息,如法律、法規(guī)、條例等;市
3、場(chǎng)、行業(yè)動(dòng)態(tài)(包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手)中與本公司管理相關(guān)的信息;與本公司有合作關(guān)系的社會(huì)機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、企業(yè)等的相關(guān)反饋信息。22.1.2 內(nèi)部信息質(zhì)量體系運(yùn)行情況、質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)施情況、生產(chǎn)過程情況、產(chǎn)品檢查情況等;員工對(duì)有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的建議和意見等;公司規(guī)章制度的建立、推行、運(yùn)作效果等相關(guān)情況;財(cái)務(wù)、人事、行政、后勤、安全、衛(wèi)生等情況;員工有關(guān)公司內(nèi)部管理的建議和意見等。22.2信息的收集信息(數(shù)據(jù))每月收集、分析、傳遞、匯總至少一次,各部門按部門職能和各運(yùn)行程序的規(guī)定收集和整理相關(guān)的信息。22.3信息重要度分級(jí)根據(jù)信息的緊急及重要程度,分為三級(jí):一級(jí)數(shù)據(jù)為重要且緊急的數(shù)據(jù),指直接影響顧客滿意度、財(cái)務(wù)
4、付款的數(shù)據(jù),用星號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí);二級(jí)數(shù)據(jù)為不重要但緊急的數(shù)據(jù),用進(jìn)行標(biāo)識(shí);三級(jí)數(shù)據(jù)為日常信息,不需標(biāo)識(shí)。數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí)由數(shù)據(jù)收集部門進(jìn)行標(biāo)識(shí)。22.4 溝通形式22.4.1 會(huì)議溝通22.4.1.1會(huì)議計(jì)劃例行性會(huì)議臨時(shí)性會(huì)議22.4.1.2會(huì)議管理例行性會(huì)議如有變更,原則上應(yīng)提前半個(gè)工作日通知,如無變更則不另行通知。臨時(shí)性會(huì)議原則上應(yīng)至少提前1 小時(shí)通知參加人員。會(huì)議參加者必須準(zhǔn)時(shí)出席并簽到,因故無法到會(huì)者,事先須向主持人請(qǐng)假并取得許可,或派代理人出席 (代理人應(yīng)向主持人說明) ,遲到、早退者須向主持人說明情況,以求取得諒解及同意。會(huì)議應(yīng)事先明確主題,與會(huì)人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備(包括資料、數(shù)
5、據(jù))。主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)程,盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議。會(huì)議上形成的決議 、處理意見等事項(xiàng)的落實(shí)或?qū)嵤┣闆r,應(yīng)作為下次會(huì)議的議題之一。22.4.1.3會(huì)議紀(jì)律會(huì)議開始前,與會(huì)人員必須將手機(jī)關(guān)閉(或?qū)Ⅳ[鈴模式置于振動(dòng)、無聲等)以免影響會(huì)議的正常進(jìn)行;與會(huì)人必須清楚與會(huì)目的,簡(jiǎn)單扼要的闡述需呈報(bào)事項(xiàng);在發(fā)言人沒有結(jié)束發(fā)言之前,其它人不可無禮貌打斷;與會(huì)人員根據(jù)主持人安排的順序發(fā)言;在進(jìn)行專項(xiàng)討論的時(shí)候,與會(huì)人員需圍繞主題進(jìn)行;會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論議題,適時(shí)的控制會(huì)議時(shí)間;會(huì)議中途需離席時(shí),需向主持人說明;在會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束后,方可散會(huì)。22.4.1.4會(huì)議決議追蹤落實(shí)。會(huì)議結(jié)束后, 由會(huì)議主
6、持人根據(jù)會(huì)議溝通內(nèi)容的重要程度決定是否簽發(fā)會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要 ,并分發(fā)至相關(guān)部門或人員。簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要的,由會(huì)議主持人指定專人對(duì)會(huì)議紀(jì)要相關(guān)內(nèi)容的落實(shí)情況進(jìn)行追蹤,并匯報(bào)追蹤結(jié)果,填寫督辦單。22.4.2 計(jì)劃、報(bào)表、報(bào)告、通知和通告溝通按各部門工作范圍和部門計(jì)劃、報(bào)表、報(bào)告、通知和通告?zhèn)鬟f要求進(jìn)行溝通。22.4.3其它溝通形式除利用上述溝通形式外,還可以利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)、傳真、電話、信函、電子磁盤、光盤等形式進(jìn)行溝通,并做好記錄和存檔工作。22.5溝通效果評(píng)價(jià)和溝通改進(jìn):見持續(xù)改進(jìn)控制程序。22.6溝通內(nèi)容(信息)的歸檔與保存。各部門均需做好信息原稿和接收信息的保管和歸檔、處置工作,屬于文件類的按文件控制程序執(zhí)行,屬于記錄類的按記錄控制程序執(zhí)行。23、相關(guān)文件:糾正和預(yù)防措施控制程序HF-QP-33文件控制程序HF-QP-01顧客滿意度控制程序HF-QP-26持續(xù)改進(jìn)控制程序HF-QP-32記錄控制程
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