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文檔簡介

1、機(jī)關(guān)公文寫作知識講座(一) 任何一個(gè)剛剛走上文字秘書崗位的人,只要他是熱愛這項(xiàng)工作的,都想盡快熟悉情況,盡快獨(dú)立成文,甚至巴不得一下子就成為“大手筆”。這里所說的“大手筆”是指各級黨政機(jī)關(guān)和各部門、各單位中那些才華橫溢、出類拔萃的文字秘書們。他們之所以被稱為“大手筆”,是因?yàn)椋河休^豐富的知識,博覽群書,博學(xué)多才,古今中外、黨政財(cái)文等各方面的知識均有所涉獵,并在某一個(gè)或幾個(gè)方面有較深造詣;有較扎實(shí)的文字功底,熟悉謀篇布局、語法修辭等各種要領(lǐng),通曉機(jī)關(guān)各種文稿寫作常識并能嫻熟運(yùn)用;有較敏銳的洞察力和較強(qiáng)的思維能力,能夠用正確的立場、觀點(diǎn)、方法分析問題和處理問題,善于以文輔政,為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策;有較高

2、的寫作水平,不僅才思敏捷,倚馬可待,而且文筆精彩,質(zhì)量優(yōu)良;不僅善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,而且富有創(chuàng)造性;不僅能出色完成自身的寫作任務(wù),還常常擔(dān)任改稿、統(tǒng)稿任務(wù),發(fā)揮“龍頭”作用。不過我們不得不承認(rèn):各級機(jī)關(guān)從事文字工作的人雖然成千上萬,但能夠稱得上“大手筆”的人還是不多,有的單位甚至千挑萬選還找不著一個(gè)。難怪常聽一些領(lǐng)導(dǎo)同志抱怨:找一個(gè)過硬的“筆桿子”太難了,簡直比找老婆還難!找不著,有些領(lǐng)導(dǎo)同志只好親自動(dòng)手寫稿,或者列個(gè)提綱先到會(huì)上去講,爾后讓秘書去整理。其實(shí),秘書們又何嘗不著急呢?他們也想成為令人羨慕的“大手筆”,但由于種種原因,總是遲遲上不了路,寫出來的東西多半被領(lǐng)導(dǎo)“槍斃”掉!那么怎樣使更多

3、的機(jī)關(guān)文秘人員成為“大手筆”?我想,領(lǐng)導(dǎo)的重視和培養(yǎng)固然十分重要,但起決定作用的還是文秘人員自身的刻苦努力。自身不努力,領(lǐng)導(dǎo)再重視也沒用。作為文字秘書,在寫作上要有“出人頭地”的雄心壯志。這不是狂妄,而是一種氣概。如果自己看不起自己,自己不給自己施加壓力,那就永遠(yuǎn)也成不了“大手筆”。另外還要掌握方法,這樣就可以少走彎路,就會(huì)成熟得快一些。具體地說,要過好“三道關(guān)”,堅(jiān)持“三勤”,做到“三不”。“三道關(guān)”即知情關(guān)、適應(yīng)關(guān)、基礎(chǔ)關(guān)。所謂“知情關(guān)”,就是盡快熟悉情況,通過看書看報(bào)、閱讀文件、參加會(huì)議、下基層調(diào)研等各種渠道,對本地、本單位的基本情況和工作運(yùn)行情況有一個(gè)基本的了解,這樣才能慢慢進(jìn)入“角色

4、”。所謂“適應(yīng)關(guān)”,就是盡快適應(yīng)機(jī)關(guān)工作的“氣候”和文秘工作的職業(yè)特性,包括工作性質(zhì)、職責(zé)范圍、基本要求和有關(guān)規(guī)章制度,還包括怎樣與領(lǐng)導(dǎo)和同事相處、怎樣思考問題、怎樣與基層干部和群眾打交道等。這一點(diǎn),對于沒有從事過機(jī)關(guān)工作和文秘工作的同志尤為重要。適應(yīng)得快,工作就能很快上路;適應(yīng)得慢,上路自然也要慢一些。所謂“基礎(chǔ)關(guān)”,指的是機(jī)關(guān)文稿寫作的基本常識,包括機(jī)關(guān)公文的種類、格式、行文規(guī)則、寫作要求、處理辦法等等,都要了解和掌握。多看、多琢磨、多請教,抓住帶有規(guī)律性、規(guī)范性的東西,慢慢就能熟悉了?!叭凇奔辞诜e累、勤練筆、勤比較。積累資料對于文秘人員來說實(shí)在是太重要了,這不僅是掌握知識的重要方法,也

5、是做好本職工作的必要手段。同樣是讀書看報(bào),有些人也許作為一種消遣,漫不經(jīng)心,看過就丟,但文秘人員絕對不可以,而要處處留心,注意積累。所謂積累,就是把學(xué)到的、看到的有價(jià)值的東西和其他必須掌握的東西通過一定的方式(或工具)集聚起來并使之日漸增多。積累其實(shí)就是知識的儲蓄。其作用何在呢?一是備查,以防遺忘;二是引用,方便寫作;三是啟發(fā),幫助思考;四是“營養(yǎng)”,充實(shí)知識。即使有些東西永遠(yuǎn)也用不上,但由于經(jīng)過記載,印象加深,實(shí)際上對你的知識功底起了潛移默化的作用。可見,勤于積累,不僅初學(xué)寫作者應(yīng)該做到,就是那些已經(jīng)達(dá)到爐火純青之境界的“大手筆”也不能忽視。因?yàn)槭挛锸遣粩喟l(fā)展變化的,所以對知識的積累也應(yīng)是永

6、不停止、永不滿足的。文秘人員需要積累的東西包括很多方面,我認(rèn)為大致可分為五大類:一是大政方針和重要言論;二是格言、佳句;三是大事、要事(包括歷史的和現(xiàn)實(shí)的、國內(nèi)的和國外的,本地的和外地的,物質(zhì)文明領(lǐng)域和精神文明領(lǐng)域的重大事件,重要成果和重要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等);四是兩個(gè)文明建設(shè)中涌現(xiàn)的先進(jìn)典型和經(jīng)驗(yàn);五是基本情況和工作運(yùn)行情況。積累的內(nèi)容可以有所側(cè)重,綜合部門的要相對全面一些,專業(yè)部門的要相對集中一些??傊鯓佑欣谠鲩L知識,做好工作就怎樣積累,惟一不可取的是偷懶省事,無所用心,視積累為額外負(fù)擔(dān)。有道是“讀書破萬卷,下筆如有神”,我們所追求的正是“厚積而薄發(fā)”,不“厚積”則無以“薄發(fā)”。每一個(gè)有志成才

7、的文秘人員,都應(yīng)通過學(xué)習(xí)和積累,努力使自己成為“知識的富翁”。所謂“勤練筆”,當(dāng)然是很重要的“必修課”。因?yàn)槭切聛碚У剑么蟾遄赢吘惯€差火候,還是要老老實(shí)實(shí)、認(rèn)認(rèn)真真地從寫“豆腐塊”、“火柴盒”開始,比如通知、簡報(bào)等,由易而難,由淺而深,反復(fù)練習(xí),熟能生巧。當(dāng)然也可以自我加壓:大稿子起草任務(wù)既然暫時(shí)還攤不上,那就偷偷地按商定的提綱也從頭至尾寫上一遍,哪怕搜腸刮肚生拼硬湊也不要緊,畢竟是一種鍛煉。然后承擔(dān)某一部分,然后獨(dú)立成篇,一次不行兩次,兩次不行三次,久而久之就摸出其中的門道了。所謂“勤比較”,就是反復(fù)研讀那些質(zhì)量較高的文稿,看看人家怎么寫的,設(shè)想如果自己來寫會(huì)寫成什么模樣,從中發(fā)現(xiàn)自己的不

8、足。還有一個(gè)好辦法是,把自己起草的、被領(lǐng)導(dǎo)或“大手筆”們改過的稿子好好保存下來,即使改得面目全非也不要緊,然后逐行逐段、逐字逐句地進(jìn)行對照分析,搞清楚人家為什么這么改,自己那樣寫為什么不行,從中受到啟發(fā)和教益。“三不”即不怕失敗,不固步自封,不三心二意。所謂“不怕失敗”,是指在初學(xué)寫作階段,要有一股子“初生牛犢不怕虎”的銳氣和“丑媳婦不怕見公婆”的勇氣,大膽地寫,刻苦地練,毫無保留地把自己的“底子”亮出來,成功了固然好,失敗了也不要緊。事實(shí)上,這個(gè)階段往往是失敗之作居多,但正是這一次次的失敗,成為一步步通向成功的階梯。有的同志缺乏這種心理素質(zhì),好勝心太強(qiáng),太愛面子,生怕寫出來通不過、遭人笑,所

9、以寫起來縮手縮腳,老半天憋不出幾行字,這樣反而成問題。還有的同志看到自己的“作品”被“槍斃”了,或者被改得面目全非了,就垂頭喪氣,妄自菲薄,這種心理也是很要不得的。所謂“不固步自封”,即不滿足于一時(shí)之得、一尺之進(jìn),而要不斷自我加壓,朝著更高的目標(biāo)努力。有的同志剛剛摸到一些門道,就自以為了不起了,學(xué)習(xí)放松了,口氣也大起來了,甚至搞起“文人相輕”那套東西來,這種驕滿情緒必然成為前進(jìn)的絆腳石。要知道,山外有山,樓外有樓。強(qiáng)中更有強(qiáng)中手,更何況你才剛剛上路呢?只有永遠(yuǎn)把成績當(dāng)作新的起跑線,才能不斷有新的進(jìn)步、新的突破。所謂“不三心二意”,就是要干一行,愛一行,心無旁騖,專心致志。說句實(shí)在話,秘書雖然算

10、不得什么官,但畢竟身在官c,而官c是熱鬧的、復(fù)雜的,甚至是令人眼花繚亂的,這種情況下,為秘書者特別要做到“心靜”二字,不靜則浮,不靜則躁,不靜則難以成大器。機(jī)關(guān)公文寫作知識講座(二)有的文字秘書可能文字基礎(chǔ)非常好,但不一定能寫好機(jī)關(guān)公文稿,只能說具備了寫好機(jī)關(guān)文稿的條件。這是因?yàn)闄C(jī)關(guān)文稿有其獨(dú)特的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用,起草機(jī)關(guān)文稿有其獨(dú)特的思維方式和寫作要求,如果把握得不好、不準(zhǔn),即使你駕馭文字的能力再強(qiáng),文章也未必能對得上路。機(jī)關(guān)文稿無論是領(lǐng)導(dǎo)講話、重要文件、工作總結(jié)、調(diào)研文章等“大塊頭”文章,還是通知、批復(fù)、紀(jì)要、信息等“小塊頭”文章,都必然涉及政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、哲學(xué)、文化、教育、法律乃至宗教

11、、涉外、軍事、保密、統(tǒng)一戰(zhàn)線等多方面的知識,每一門知識又包括了方針政策、專用術(shù)語、不同時(shí)期的任務(wù)與要求等大量具體的知識。如果缺乏這些方面的知識,不僅材料寫不下去、寫不對路,還難免說外行話,甚至還可能說錯(cuò)話。這一點(diǎn),對于黨委、政府文字綜合部門的工作人員尤為重要。作為專業(yè)部門的秘書人員,也許你對部門工作的相關(guān)知識爛熟于心,但你也不能不了解其他有關(guān)方面的專門知識。因?yàn)橐粋€(gè)部門的工作不可能孤立運(yùn)行,而要在黨委、政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,與其他各部門各單位的工作協(xié)調(diào)、配合運(yùn)行。如果各部門文秘人員不努力掌握多方面的知識,僅僅知道或者僅僅強(qiáng)調(diào)本部門的工作和利益重要,寫起材料來各行其是,那就有可能出現(xiàn)政策打架、步調(diào)不一

12、的現(xiàn)象,就會(huì)影響機(jī)關(guān)總體工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。所以,作為一名稱職或者基本稱職的文字秘書,除了要掌握語言文字基礎(chǔ)知識和各種機(jī)關(guān)文稿的寫作常識外,還要重點(diǎn)掌握以下方面的基本知識:一是歷史知識。以史為鏡,可以知替興。忘記歷史意味著背叛,不懂歷史意味著淺薄。我們的民族歷史悠久、文化燦爛,其中很多東西值得我們?nèi)フJ(rèn)識、把握和繼承、利用。作為文秘人員,除非畢業(yè)于歷史專業(yè),不可能都對歷史有全面的、詳細(xì)的了解,但對人類社會(huì)發(fā)展演變的主要階段、主要?dú)v史人物和重大歷史事件、重要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等應(yīng)有較清楚的了解,對黨史、建國以來的發(fā)展史特別是改革開放以來的發(fā)展史更應(yīng)熟記于心,對地方史和有關(guān)專業(yè)史也應(yīng)有所掌握。這不僅是拓寬知識面的

13、需要,也是勝任本職工作的需要。起草文稿很多時(shí)候會(huì)用到歷史知識,不少領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)表講話也會(huì)運(yùn)用有關(guān)史實(shí),或用于探討事物發(fā)展規(guī)律,或用于闡釋某種道理,或用于印證觀點(diǎn)、警示世人,如果我們不懂得一定的歷史知識,常常會(huì)陷入對某個(gè)問題知其然不知其所以然,想說清楚但說不清楚,想說透徹但說不透徹的窘境,文章就會(huì)欠缺深意和厚度而顯得單薄、干澀。二是理論知識。理論來源于實(shí)踐又指導(dǎo)實(shí)踐,沒有正確的理論就沒有正確的實(shí)踐,而理論的運(yùn)用又經(jīng)常且大量地出現(xiàn)于機(jī)關(guān)文稿中,所以文秘人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白,甚至帶來是非觀念的模糊和政治立場的偏頗。因此必須努力學(xué)習(xí)和掌握馬列主義、毛澤東

14、思想,在現(xiàn)階段特別要全面、準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)和把握鄧小平理論,用這一理論武裝頭腦,指導(dǎo)寫作。也許有同志會(huì)說,理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理,我們不是搞理論的干嗎要學(xué)?學(xué)了用得著嗎?芽這話大錯(cuò)特錯(cuò)。首先,既然你在機(jī)關(guān)從事文秘工作,理論不能不學(xué),政治不能不講,否則就要犯錯(cuò)誤;即使別人厭學(xué)、不愿學(xué)或者裝模作樣地學(xué),但文秘人員非得老老實(shí)實(shí)、認(rèn)認(rèn)真真地學(xué)不可。其次,說到用得著用不著的問題,關(guān)鍵看你怎么用。不動(dòng)腦筋,照抄照搬,當(dāng)然沒用;空洞說教,脫離實(shí)際,當(dāng)然沒用;望文生義,牽強(qiáng)附會(huì),當(dāng)然沒用;固守教條,缺乏創(chuàng)意,當(dāng)然沒用。我們所需要的是,通過打牢理論功底,增強(qiáng)對實(shí)際問題的理性思考,學(xué)會(huì)用馬列主義的立場、

15、觀點(diǎn)、方法觀察問題和分析問題,并以此貫穿于文稿寫作之中。三是經(jīng)濟(jì)知識。經(jīng)濟(jì)建設(shè)是黨的全部工作的中心,包括起草文稿在內(nèi)的各項(xiàng)工作都要圍繞這個(gè)中心來進(jìn)行。很難想象,一個(gè)不懂得起碼經(jīng)濟(jì)常識的文秘人員能夠勝任本職工作。這對于黨委綜合部門和各職能部門的文秘人員尤為重要,因?yàn)辄h委是對兩個(gè)文明建設(shè)起核心領(lǐng)導(dǎo)作用的,組織、紀(jì)檢、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等各項(xiàng)工作無不與經(jīng)濟(jì)工作密切相關(guān),而客觀上,文秘人員接觸黨務(wù)工作多,接觸經(jīng)濟(jì)工作少,但起草文稿又必然接觸大量的、多個(gè)方面的經(jīng)濟(jì)問題,所以在學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)知識方面應(yīng)比其他部門文秘人員更主動(dòng)、更自覺一些。政府綜合部門和專業(yè)經(jīng)濟(jì)部門的文秘人員似乎好辦一些,因?yàn)槟闾焯於荚诤透鞣N經(jīng)濟(jì)政策、報(bào)

16、表、動(dòng)態(tài)乃至各種矛盾和問題打交道,但也有一個(gè)懂得多與少、深與淺的問題。概而言之,無論哪個(gè)行業(yè)的文秘人員,都必須努力學(xué)經(jīng)濟(jì)、懂經(jīng)濟(jì)。這包括經(jīng)濟(jì)理論、經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律、經(jīng)濟(jì)政策及常用名詞術(shù)語等,尤其要注意學(xué)習(xí)市場經(jīng)濟(jì)理論和有關(guān)知識,把握市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)律和特點(diǎn);隨著我國加入和知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,還必須學(xué)習(xí)有關(guān)新理論、新概念和涉外經(jīng)濟(jì)知識。有了這些知識,我們才能貼近改革與建設(shè)的實(shí)際需要,通過起草文稿為加快發(fā)展獻(xiàn)計(jì)出力。四是科技知識??茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展離不開科技,因而起草機(jī)關(guān)文稿也離不開對科技知識的掌握。要了解科技革命的歷史,了解科技創(chuàng)新對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重大意義,了解國內(nèi)外高新技術(shù)發(fā)展趨勢

17、,以適應(yīng)推進(jìn)科技進(jìn)步、轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)增長方式的需要。同時(shí)要積極掌握現(xiàn)代化辦公有關(guān)技能,使自己成為學(xué)科學(xué)、懂科學(xué)、用科學(xué)的新型人才。五是法律知識。依法治國是黨中央提出的宏偉治國方略。隨著我國社會(huì)主義法制的逐步完善,各種法律法規(guī)正日益廣泛地覆蓋全部經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng),有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究也越來越為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步所必需。因此,作為機(jī)關(guān)文秘人員,毫無疑問要努力學(xué)法、懂法,包括基本法和有關(guān)專門性的法律法規(guī),即使不可能全部學(xué)深學(xué)透,也要盡可能地多學(xué)、多懂一些。這樣,起草文稿時(shí)才能體現(xiàn)依法辦事的原則,正確使用有關(guān)法律概念和規(guī)定,不至于出現(xiàn)與法律法規(guī)相悖的現(xiàn)象。當(dāng)然,作為政法機(jī)關(guān)和行政執(zhí)法部門的文秘人員

18、,則應(yīng)學(xué)得更精、懂得更多一些,在學(xué)法、守法、用法方面當(dāng)表率。特別在對外經(jīng)濟(jì)交往當(dāng)中,很多關(guān)系需要依*法律來調(diào)整,很多矛盾需要運(yùn)用法律來解決,所以不僅單位負(fù)責(zé)人要懂法,文秘人員也應(yīng)懂法,否則就可能給經(jīng)濟(jì)造成不必要的損失。六是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)知識。文秘人員雖然不是領(lǐng)導(dǎo),但所從事的工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的,就必須懂得一定的領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)知識。領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)所包含的內(nèi)容很深、很廣,文秘人員不可能全部掌握,但對最基本的內(nèi)容,如決策要素、決策過程和決策實(shí)施方面的知識,駕馭全面、組織指揮、化解矛盾方面的知識,市場經(jīng)濟(jì)條件下如何改進(jìn)工作方法、提高領(lǐng)導(dǎo)水平方面的知識等等,都應(yīng)有一定的了解。只有掌握這些知識,才能在起草文稿中全面、準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)和反映領(lǐng)導(dǎo)意圖,才能在決策中當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。實(shí)際上,文秘人員天天與領(lǐng)導(dǎo)打交道,包括請示匯報(bào)、參加會(huì)議、陪同搞調(diào)查研究等,對領(lǐng)導(dǎo)的決策過程、領(lǐng)導(dǎo)方法和工作風(fēng)格等方面可謂耳濡目染,只要你有“心”,這方面的知識不難掌握。怕就怕“不識廬山真面目,只緣身在此山中”,不善于捕捉和積累這方面的知識,自覺不自覺地把自己隔離于領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)之外,僅僅從“做文章”的角度去考慮學(xué)什么和思考什么。除上述方面之外,還有其他一些必須掌握的知識,各部門也還有各自的專業(yè)知識,這里就不一一列舉了。總之,學(xué)歷史可以使人深刻,學(xué)理論可以使人清醒,學(xué)經(jīng)濟(jì)可以使人精明,學(xué)科技可以使人聰慧,學(xué)法律可以使人機(jī)敏,學(xué)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)可以使

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