看結(jié)果而不是看時(shí)間如何提高效率

1、看結(jié)果，而不是看時(shí)間，如何提高效率：時(shí)間：下午五點(diǎn)。地點(diǎn)：辦公室。因?yàn)樗俣葔蚩?，你已?jīng)完成了一天的工作，很想回家。但是，你的同事們一個(gè)個(gè)都還沒(méi)有走，所以，你又不得不在辦公室呆上一兩個(gè)小時(shí)，上上網(wǎng)，或者再重新讀讀郵件什么的。這樣就沒(méi)人當(dāng)你是懶漢了。這是一個(gè)典型的不幸事實(shí)：在如今的各大公司，講究效率反而沒(méi)有得到應(yīng)有的提倡和鼓勵(lì)。當(dāng)我還在華盛頓一家律師事務(wù)所工作時(shí)，我就經(jīng)常有這種體會(huì)。因?yàn)槲抑坝幸恍┙?jīng)驗(yàn)，所以通常都可以快速地回答一個(gè)客戶的問(wèn)題，這實(shí)際可以節(jié)省我們雙方的時(shí)間。但是，跟很多律師事務(wù)所一樣，我們這家事務(wù)所也是按照小時(shí)來(lái)付工錢的，所以，我的效率反而讓我吃虧了。從律師事務(wù)所的角度來(lái)說(shuō)，按小時(shí)

2、付費(fèi)有一定的合理性：因?yàn)橐坏┪业墓ぷ魉ㄈサ臅r(shí)間超過(guò)預(yù)期，他們也能將這種風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到客戶身上。但是，從一個(gè)客戶的角度來(lái)說(shuō)，這對(duì)他們就不怎么利好了。因?yàn)檫@會(huì)鼓勵(lì)律師們對(duì)某個(gè)案件投入過(guò)多精力，過(guò)度調(diào)查。而對(duì)我自己來(lái)說(shuō)，按小時(shí)付費(fèi)也不公平。因?yàn)槲一卮饐?wèn)題總是很快，所以我的付費(fèi)時(shí)間就不會(huì)很長(zhǎng)，這就意味著我自己承擔(dān)了收入不足的風(fēng)險(xiǎn)。不過(guò)，那些看重工作小時(shí)多于看重工作結(jié)果的公司實(shí)際還真的不少。在2010年的一項(xiàng)調(diào)查中，研究人員對(duì)39名的公司經(jīng)理進(jìn)行了采訪，并詢問(wèn)了他們對(duì)公司員工的看法。結(jié)果，這些經(jīng)理們認(rèn)為那些在工作時(shí)間內(nèi)老老實(shí)實(shí)呆在辦公室的員工為“高度可靠”、“非?？梢匝稣獭?，而那些在周末過(guò)來(lái)加班或者在工作

3、日在辦公室呆到很晚的員工則被視為“對(duì)工作盡心盡力”。有一個(gè)經(jīng)理這樣說(shuō)道：“有這么一個(gè)員工，他會(huì)出席每一個(gè)會(huì)議。盡管很多時(shí)候他都一言不發(fā)，但他就是很準(zhǔn)時(shí)，大家會(huì)注意到這一點(diǎn)。這個(gè)人絕對(duì)會(huì)被認(rèn)為是一個(gè)努力工作、可以信賴的員工?！绷硗庖粋€(gè)經(jīng)理則說(shuō)：“在周末加班能給人留下一個(gè)好印象。因?yàn)槟闶窃趥鬟_(dá)這樣一個(gè)信息：你在為團(tuán)隊(duì)做貢獻(xiàn)，并在付出額外心力完成工作。”其實(shí)這些經(jīng)理的反應(yīng)還是可以理解的，這是工業(yè)時(shí)代遺留下來(lái)的經(jīng)驗(yàn)判斷因?yàn)樵谀莻€(gè)時(shí)代，工人們?cè)诹魉€中的工作被完全標(biāo)準(zhǔn)化了（在這種情況下，時(shí)間代表了勞力）。但是，對(duì)知識(shí)工作者而言，一個(gè)基于工作小時(shí)的評(píng)估體系可以說(shuō)是沒(méi)有任何意義。因?yàn)樗麄冏龀龅呢暙I(xiàn)，是通過(guò)他

4、們的價(jià)值，即他們通過(guò)運(yùn)用自己的想法和經(jīng)驗(yàn)創(chuàng)造了多少價(jià)值，這一點(diǎn)來(lái)評(píng)估的。很多組織都將工業(yè)時(shí)代的那種思維方式帶到了21世紀(jì)的職場(chǎng)，而他們這么做恰恰是在打擊員工提高效率的積極性。假如員工需要在下班后刻意留得比較晚以取悅老板，那么在白天的正常工作時(shí)間內(nèi)，他們?cè)趺纯赡苓€有動(dòng)力把該做的事情都做完呢？因?yàn)楫吘梗麄冊(cè)趺礃佣寄馨堰@段必須“露臉”的時(shí)間花掉，不管他們真是在分析客戶數(shù)據(jù)還是僅僅在上網(wǎng)。在這種情況下，很多職場(chǎng)人員患上拖延癥，卻很難在一個(gè)任務(wù)上集中精力，也就不足為奇了。而這里面的解決方案也顯而易見(jiàn)：通過(guò)你創(chuàng)造的結(jié)果來(lái)評(píng)估自己，而不是在那計(jì)算你的工作時(shí)間。想想看，你有沒(méi)有處理掉擠壓的客戶訂單，有沒(méi)有想

5、出一個(gè)新的點(diǎn)子來(lái)解決一個(gè)棘手問(wèn)題，有沒(méi)有為下周截稿的文章寫上一篇初稿。顯然地，這些成就，而不是你游蕩掉的時(shí)間，才會(huì)最終決定整個(gè)機(jī)構(gòu)的成功。關(guān)于這種以結(jié)果為導(dǎo)向的戰(zhàn)略的制定，實(shí)際應(yīng)該基于你的工作、公司的具體情況來(lái)具體處理。不過(guò)，這里面還是有一些在各行業(yè)通用的、可以提高效率的方法： 限制會(huì)議。內(nèi)部會(huì)議可以浪費(fèi)大量時(shí)間。一個(gè)短小的會(huì)議有可能利于討論一個(gè)有爭(zhēng)議性的問(wèn)題，但是長(zhǎng)會(huì)議我是指那些超過(guò)60到90分鐘的會(huì)議通常情況下的產(chǎn)出卻很低。在會(huì)議中，很多公司的老板都會(huì)花很多時(shí)間背誦一些介紹性的資料，而參與者最終只會(huì)失去注意力。假如你預(yù)感某個(gè)會(huì)議會(huì)很長(zhǎng)，而且產(chǎn)出不高，那你一定要盡力避免掉這樣的會(huì)議?？赡艿脑?/p>

6、，你可以向你的同事指出工作的deadline來(lái)推掉這些會(huì)。假如你沒(méi)法這么做，那就跟他們直說(shuō)，你最多只能聽(tīng)前面的60分鐘，然后你就得接著干那些更緊急的事情。另外，你自己在組織會(huì)議的時(shí)候也得足夠謹(jǐn)慎，因?yàn)槠鋵?shí)大部分問(wèn)題你都可以通過(guò)電子郵件或者快速打個(gè)電話解決掉。假如你參與到了一個(gè)會(huì)議的計(jì)劃和組織當(dāng)中，也記得一定要保證這個(gè)會(huì)議會(huì)有足夠的產(chǎn)出。做個(gè)組織會(huì)議的會(huì)議議程，并確保每個(gè)流程都不拖沓。然后，至少提前一天把會(huì)議議程，以及任何相關(guān)資料發(fā)給其他人。另外，在每一次會(huì)議中，你都必須指定一個(gè)“魔鬼代言人”，指定這么一個(gè)人是為了確保一個(gè)話題的潛在不利因素已經(jīng)得到討論。在每一次會(huì)議結(jié)束時(shí)，你也要確保大伙兒都對(duì)接

7、下來(lái)的各個(gè)戰(zhàn)略沒(méi)有異議，每一項(xiàng)職責(zé)都已經(jīng)分配給某個(gè)參會(huì)者，并包含了具體的期限。 不用什么都讀。你沒(méi)有必要把工作中碰到的所有材料都從頭到尾讀下來(lái)，即便那些材料來(lái)自你的老板。盡管一頁(yè)頁(yè)讀文章可能會(huì)讓你自覺(jué)效率很高，但是實(shí)際上你可能可以更好地利用時(shí)間。很有可能的情況是，一份資料中只有很少一部分內(nèi)容對(duì)你的工作非常重要。所以你需要記住的是那個(gè)大的、主要的意思，而不是里面的各種細(xì)節(jié)。也或者，你可能只需要在里面找到一兩個(gè)能說(shuō)明一個(gè)更大觀點(diǎn)的例子而已。每一次你開(kāi)始讀文本時(shí)，都要記得去主動(dòng)搜索那些重要信息，那些不太相關(guān)的部分跳過(guò)即可。當(dāng)然,有些資料確實(shí)需要你掌握所有的細(xì)節(jié)。假如你現(xiàn)在在讀一篇跟公司最新的重磅產(chǎn)品

8、相關(guān)的文章，那么你從頭到尾仔細(xì)讀是應(yīng)該的。不過(guò)，對(duì)那些不是很重要的任務(wù)而言，你就沒(méi)有必要這么細(xì)致了。然后，你也要避免重復(fù)讀電子郵件。我自己就非常信奉一個(gè)原則：一次處理干凈。當(dāng)你在讀一封郵件的時(shí)候，你就要決定要不要回復(fù)它。假如你需要回復(fù)，那么就當(dāng)時(shí)當(dāng)刻回復(fù)。我發(fā)現(xiàn)，80%的郵件，不管是內(nèi)部還是外部郵件，都不需要回復(fù)。 寫得更快。即便你想把一個(gè)項(xiàng)目做到a+，你也不用一開(kāi)始就做到盡善盡美。很多人在寫文章的時(shí)候，都要把前面一句話寫得完美無(wú)瑕，才會(huì)繼續(xù)寫后面一句話。他們希望一次性把一個(gè)寫作過(guò)程全部完成。這其實(shí)是最困難不過(guò)的一項(xiàng)工作。根據(jù)我自己的經(jīng)驗(yàn)，這樣做的寫作效率非常低。一種更好的方法是，你先想想幾個(gè)

9、主要步驟。先為你要表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)備一個(gè)大綱并想想各部分的次序。接著寫一個(gè)草稿，而且你應(yīng)該清楚一點(diǎn)，即這個(gè)草稿不可能沒(méi)有瑕疵。在這些流程之后，你可以重新把草稿過(guò)一遍，然后把該修改的地方修改掉。這個(gè)時(shí)候，才是你真正應(yīng)該完善句子用詞的時(shí)候。一般來(lái)說(shuō)，假如一份工作做到b+就可以，你就沒(méi)有必要做到a+。你可以把額外的時(shí)間放在那些真的需要做到a+的項(xiàng)目上。當(dāng)你嘗試上面的和其他各類以結(jié)果為導(dǎo)向的方法時(shí)，你發(fā)現(xiàn)你在辦公室花的時(shí)間將會(huì)更少這可能會(huì)讓一部分的老板不安。畢竟，傳統(tǒng)的評(píng)估方法，即按照員工的“露臉”時(shí)間來(lái)評(píng)估員工對(duì)公司價(jià)值的方法，對(duì)經(jīng)理們來(lái)說(shuō)更加簡(jiǎn)單，因?yàn)楹?jiǎn)單計(jì)算時(shí)間比真正評(píng)估結(jié)果要省力多了。不過(guò)也正因如

10、此，你才需要跟你的老板建立一種新的關(guān)系。你必須得讓老板相信，你就是可以在更短的時(shí)間內(nèi)把工作做完。這里面的一種辦法是，仔細(xì)思考你所在的組織，并學(xué)會(huì)觀察你的老板。問(wèn)問(wèn)你自己：你這個(gè)單位最重要的目標(biāo)是什么？你的老板在面對(duì)哪些壓力是全球擴(kuò)張、引進(jìn)新產(chǎn)品、降低成本還是其他什么別的壓力？這個(gè)老板的性格和管理風(fēng)格又會(huì)對(duì)這類問(wèn)題產(chǎn)生什么樣的影響？不過(guò)光是思考和觀察還是不夠，你還必須學(xué)會(huì)溝通，而且需要經(jīng)常溝通。每周，你都需要寫一個(gè)清單，把分配給你的任務(wù)都寫在上面，不管是短期任務(wù)還是長(zhǎng)期任務(wù)，而且還要從你自己的角度，按照重要性給它們排個(gè)序。然后，你需要把這個(gè)清單拿給你的老板看，讓他來(lái)權(quán)衡這個(gè)清單。接下來(lái)，你應(yīng)該跟

11、你的老板就你所涉及的每一個(gè)項(xiàng)目指標(biāo)達(dá)成共識(shí)。假如你的老板沒(méi)有給出任何指標(biāo)，你就需要自己向他暗示。這些指標(biāo)既可以包括定量的結(jié)果，也可以包括定性的結(jié)果。它們?yōu)樵u(píng)估最終結(jié)果提供了客觀的測(cè)量方法而且也讓你的老板不再單純依賴“露面時(shí)間”判斷你的工作績(jī)效。另外，建立整個(gè)指標(biāo)的全過(guò)程也可以讓你跟老板看清楚，實(shí)際怎么做才會(huì)最好地完成一個(gè)項(xiàng)目。一旦你的老板深信你知道自己要做什么，怎么去做，你就需要向他證明，針對(duì)那些優(yōu)先級(jí)高的項(xiàng)目，你可以始終帶來(lái)滿意的結(jié)果。這里面沒(méi)有什么特定的秘密：竭盡全力，你才能達(dá)到設(shè)定的目標(biāo)。另外還得記住一點(diǎn)，大部分項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中都會(huì)碰到坑坑洼洼甚至是路障，所以你要及時(shí)向老板反饋問(wèn)題，并提

12、供一些可能的解決方案，甚至修訂項(xiàng)目指標(biāo)本身。我知道，從關(guān)注工作時(shí)間到關(guān)注結(jié)果，對(duì)某些組織而言會(huì)是一個(gè)大挑戰(zhàn)。但是，假如你可以非常禮貌地向你的老板提出這個(gè)關(guān)于效率的問(wèn)題，并告訴他你愿意為自己的工作結(jié)果、而不是工作時(shí)間負(fù)責(zé)，你的老板很有可能還是會(huì)接受這一點(diǎn)。另外，這也就意味著你可能可以在家做更多的工作，假如這是你所希望的話。不過(guò)，即便你處在一個(gè)以結(jié)果為導(dǎo)向的團(tuán)隊(duì)文化中，有時(shí)候你也必須到辦公室工作，而且有些工作也確實(shí)需要員工百分百在公司。在幾乎所有的工作場(chǎng)所中，同事之間都需要聚在一起頭腦風(fēng)暴挖掘想法、解決難題或者建立團(tuán)隊(duì)紐帶。不過(guò)，這類互動(dòng)絕對(duì)沒(méi)有理由占據(jù)你的很大一部分時(shí)間。以我自己為例，通過(guò)強(qiáng)調(diào)結(jié)果而不是工作時(shí)間，我?guī)缀蹩梢悦刻煸谕砩?點(diǎn)就回到家除了一些緊急情況以外。這極大地提高了我的家庭生活質(zhì)量，而且也給了我另外一個(gè)好處：一個(gè)富有成效的休息。晚上10點(diǎn)在家的時(shí)候，我曾經(jīng)解決了工作中最為棘手的幾個(gè)問(wèn)題當(dāng)我跟妻子和孩子們聊了幾個(gè)小時(shí)、重新振奮