辦公室管理歷年真題(復(fù)習(xí)重點(diǎn))

1、辦公室管理 試題一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分）3文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（ ）BA電話鈴響一聲就應(yīng)接聽(tīng)B在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)C文員接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位D文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)4文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（ ）AA拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi)B應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題D在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好6文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)

2、信時(shí)，不應(yīng)（ ）AA拆開(kāi)后信紙?jiān)诤蟆⑿欧庠谇?，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)7文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（ ）C A文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便 B什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度 C會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作1文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（ ）BA右下角 B左上角 C右上角 D左上角3文員如果

3、誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ ）AA在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開(kāi)并退回去C在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D寫上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去4文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見(jiàn)的字，應(yīng)該（ ）DA不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典 B作判斷，用同偏旁的字音讀C不用讀，只稱呼姓即可 D請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念？”8文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（ ）AA初次寫信，或有過(guò)激言行的 B有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C已做結(jié)案處理的 D沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信1文員打印寄往歐美國(guó)

4、家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（ ）CA國(guó)名、地址、部門、姓名 B姓名、地址、部門、國(guó)名 C姓名、部門、地址、國(guó)名 D姓名、國(guó)名、部門、地址5文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（ ）D A如果用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn) B告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即通知 C對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò) D如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)7文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（ ）A A下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等B未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C單位內(nèi)部互相抄送的文件材料D本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料4文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利

5、用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（ ）C A定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)B盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 C每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力D對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限7文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（ ）B A準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息 B代替上司制定約會(huì)計(jì)劃 C為商務(wù)洽談收集資料 D把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單8文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（ ）C A加人自己的主觀意見(jiàn) B不記錄議題 C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論2文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪種行為是不適宜的（ ）C A準(zhǔn)備

6、一些敞開(kāi)的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密5文員在收取郵件時(shí)，不正確的做法是（ ）。D A郵件有無(wú)損當(dāng)面指出，并在郵件上注明：“郵件收到即如此”B文員每天的開(kāi)箱次數(shù)應(yīng)和郵局投遞次數(shù)一致，盡可能與送達(dá)時(shí)間相合拍C文員到達(dá)辦公室的第一件事是檢查電子郵箱里的郵件D為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情3文員工作過(guò)程中，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的（ ）B A善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致B應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能表現(xiàn)的與眾不

7、同 C配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任8文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ ）B A歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密要求 B歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求 C收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度 D歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求10文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ ）和歸檔要求。AA歸檔時(shí)間 B歸檔憑證 C歸檔模式 D歸檔歷史10照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的（ ）DA有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性B到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C對(duì)上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段

8、D應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助2在辦公室里，（ ）的位置是上座。AA離入口最遠(yuǎn) B離入口最近 C靠近門口 D靠近窗戶5會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（ ）D A不理睬 B不征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄 C征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī) D征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)6在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ ），了解要求約會(huì)者的心理。B A社交的能力 B說(shuō)話的技巧 C聽(tīng)話的能力 D聽(tīng)寫的能力7當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ ）D A向上司報(bào)告 B送

9、禮 C寫信 D查證消息的可靠性8以下餐巾的使用方法是正確的（ ）C A中途離座，把餐巾放在椅子上 B用來(lái)擦刀叉 C用來(lái)擦嘴唇嘴角 D塞入衣服領(lǐng)口里5以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ ）C A按收件人姓名分揀 B按收件部門名稱分揀 C按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 D按郵件重要性分揀9以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（ ）CA口字型 B教室型 C圓桌型 DU字型10以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用（ ）C A通訊者特征立卷 B按地區(qū)特征立卷 C按文種特征立卷 D按文種特征立卷7以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（ ）BA訂購(gòu) B制造 C分配 D儲(chǔ)

10、備6以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（ ）D A文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片B向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字正面朝向?qū)Ψ?C如果對(duì)方給你名片，而你恰好沒(méi)有帶在身邊，應(yīng)說(shuō)明并表歉意D名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的4以下哪些接打電話的行為是不正確的（ ）A A受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)鬊給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上 C做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把話筒朝下放置5以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（ ）C A電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B文員離開(kāi)辦公室時(shí)，要安排別人替你接

11、電話 C應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系 D如果已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，切記要再聯(lián)系3以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（ ）AA錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ON”位置B想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30150厘米D錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音6以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（ ）A A以電話方式?jīng)Q定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)B上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃 C如果會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室D會(huì)議、面談所必須的

12、文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好8以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（ ）D A用后跟著地走路B正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手D穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰9以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的（ ）C A雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行 C工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可D午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交10以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（ ）BA服務(wù)性 B決策性 C專業(yè)性 D主動(dòng)性1以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的

13、（ ）DA安置窗簾遮擋室外光線 B與其他設(shè)備正確連接 C選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸 D應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能1以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（ ）BA服務(wù)性 B決策性 C專業(yè)性 D主動(dòng)性8以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜（ ）B A語(yǔ)句要簡(jiǎn)短B由過(guò)程先說(shuō) C利用重復(fù)的效果D說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語(yǔ)言1以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的（ ）BA伸直雙臂再合攏，在高于桌面15 cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，

14、并貼上標(biāo)識(shí)D紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方2以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的（ ）DA定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)B想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C開(kāi)始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓D把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做5以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ ）CA上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握B一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手D握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問(wèn)好9上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需

15、要更換服裝，文員應(yīng)（ ）AA通知上司家人把衣服送達(dá) B自己到上司家里去拿C讓上司自己去家里更換 D去買新的服裝1社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（ ）BA以右為次 B以右為尊 C以后為次 D以左為尊2辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ ）A A有共同利益的話題 B夸耀自己的話題 C保密的話題 D應(yīng)當(dāng)忌諱的話題3郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（ ）D A時(shí)間 B便利 C經(jīng)濟(jì) D愛(ài)好6傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（ ）A A一般的圖紙 B機(jī)密文件 C很長(zhǎng)的文件 D感謝信5會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（ ）D A不理睬 B不征求主持人意見(jiàn)，停止筆

16、錄 C征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī) D征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)6在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ ），了解要求約會(huì)者的心理。B A社交的能力 B說(shuō)話的技巧 C聽(tīng)話的能力 D聽(tīng)寫的能力7當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ ）D A向上司報(bào)告 B送禮 C寫信 D查證消息的可靠性9上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（ ）A A通知上司家人把衣服送達(dá) B自己到上司家里去拿 C讓上司自己去家里更換 D去買新的服裝10文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ ）和歸檔要求。AA歸

17、檔時(shí)間 B歸檔模式 C歸檔憑證 D歸檔歷史2有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（ ）B A準(zhǔn)備資料 B發(fā)表意見(jiàn) C現(xiàn)場(chǎng)服務(wù) D會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致（ ）DA每天開(kāi)箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致 B取出郵件立即返回辦公室C事先帶上包袋返回辦公室 D應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦8值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（ ）A A簽發(fā)文件 B分發(fā)會(huì)議通知 C詢問(wèn)情況 D傳達(dá)指示9接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（ ）D A以煩躁的心情傾聽(tīng) B盡量把責(zé)任推給別人 C應(yīng)辯解說(shuō)：“那是因?yàn)椤?D切勿感情用事5郵

18、件的寄發(fā)不要考慮以下（ ）因素。D A時(shí)間 B便利 C經(jīng)濟(jì) D愛(ài)好6辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，（ ）屬于合適的話題。A A有共同利益的話題 B夸耀自己的話題 C保密的話題 D應(yīng)當(dāng)忌諱的話題1辦公室布置要注意（ ）DA上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放 B一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置C打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D各種溝通、保密2在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模?）A A接通電源可立即復(fù)印操作 B選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸 D復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿4為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)（ ）D A合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流

19、程 B盡可能定量控制辦公室工作 C重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成 D工作人員工作盡可能專門化、單一化6下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是（ ）。A A接受名片時(shí)要用雙手 B大聲念出名片上的頭銜 C接過(guò)名片馬上放入兜內(nèi) D傳遞名片將正面朝向自己7在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)模?）C A協(xié)助簽到 B分發(fā)資料 C作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話 D暫時(shí)保管與會(huì)者的物品10接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（ ）D A弄清對(duì)方的用意 B盡量分清責(zé)任C應(yīng)辯解說(shuō)：“那是因?yàn)椤?D切勿感情用事1在辦公室的布置方面，（ ）的位置是上座。AA離入口最遠(yuǎn) B離入口最近C靠近門口 D靠近窗口2在文員工作以及辦公環(huán)

20、境等方面，下面選項(xiàng)中哪種行為不合時(shí)宜？（ ）B A準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方C辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理D下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密4為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)？（ ）A A工作人員工作盡可能專門化、單一化 B盡可能定量控制辦公室工作 C重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成 D合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程6在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用（ ）。D A“頃悉”、“際此” B“謹(jǐn)啟”、“鈞啟” C“臺(tái)鑒”、“惠鑒”

21、D“臺(tái)安”、“鈞安”7按照美國(guó)人類學(xué)家愛(ài)德華霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45CM120CM，應(yīng)該是（ ）A A個(gè)人區(qū) B社交區(qū) C親密區(qū) D公眾區(qū)10在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ ），了解要求約會(huì)者的心理。B A社交的能力 B說(shuō)話的技巧C聽(tīng)話的能力 D聽(tīng)寫的能力10上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（ ）AA只在便箋上寫好會(huì)議名稱B除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)

22、系的不便9上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（ ）。DA和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便B除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D只在便箋上寫好會(huì)議名稱9上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（ ）AA通知上司家人把衣服送達(dá) B自己到上司家里去拿C讓上司自己去家里更換 D去買新的服裝9上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確（ ）DA首先搞清楚上司想作什么樣的安排B辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D不必提前在取

23、票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)二、判斷題（正確打“”，錯(cuò)誤打“”。每小題1分，共10分）1即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。 （A ）2如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（ A ）3文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開(kāi)。 （ B ）4雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。 （ B ）5用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。 （ B ）6口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。 （ A ）7受到直屬上司

24、以外的指派時(shí)，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。 （ A ）8監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。 （ B ）9列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。 （ A ）10文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。 （ B ）1善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ B ）2文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。“做過(guò)某項(xiàng)工作”和“完

25、成某項(xiàng)工作”是完全相同的。 （ B ）3對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。 （B ）4當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。 （A ）5文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。 （ A ） 6如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。 （ B ） 7如果會(huì)客室的門是拉開(kāi)的，先讓來(lái)訪者進(jìn)人會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。 （ A ） 8如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶

26、點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。 （ A ） 9會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。 （ B ） 10上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見(jiàn)他自己安排的那一位。 （ B ） 1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 （ A ） 2沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。 （ A ） 3文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。 （ B ） 4文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以

27、個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。 （ B ） 5在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。 （B ） 6文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。 （ A ） 7男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。 （ B ） 8英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。 （ B ） 9如果會(huì)客室的門是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。 （ B ）10介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。 （ A ）1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。 （ A ） 2小辦公室的優(yōu)點(diǎn)

28、是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。 （ B ）3文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 （ B ）4對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查。 （ B ） 5文員在接聽(tīng)電話時(shí)，如果投訴者無(wú)端辱罵，可把他使用的字眼寫下來(lái)，以做證據(jù)，再慢慢向他解釋：“鄧先生，如果你一直說(shuō)臟話，我就沒(méi)有辦法再跟你談下去了。” （ A ）6無(wú)論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過(guò)傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 （ B ）7上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。 （ B ） 8女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。 （ A ） 9如果兩位來(lái)訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來(lái)后到

29、的原則引見(jiàn)給上司。 （ B ）l0文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。 （ B ）1辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。 B （ ） 2文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。 A （ ）3文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 B （ ）4如果會(huì)客室的門是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。A（ ） 5文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 B （ ）6假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。 B （ ）7代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此

30、文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。 A （ ） 8文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 B （ ） 9交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（ A ） l0不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。 （ A ）1同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從左至右，按順序介紹。 （ A ） 2如果文員要找的人是以為比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話，讓上司直接與對(duì)方通話。 （ A ）3文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣

31、也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣 （ B ）4當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 （ A ） 5介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。 （ B ）6面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。 （ A ）7注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 （ A ） 8即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。 （ B ） 9女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。 （ A ） l0文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

32、（ B ）1辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。 （ B ） 2沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。 （ A ）3同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。 （ B ）4沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。 （ A ） 5文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 （ B ）6文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ B ）7男女之間，女士先伸手了，男士才能與之相握。 （ A

33、 ） 8要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。 （ B ） 9文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。 （ B ） l0文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。 （ B ）1辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ B ）2文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。 （ A ）3兩個(gè)電話鈴?fù)瑫r(shí)響起時(shí)，文員要同時(shí)對(duì)兩個(gè)電話講話。 （ B ）4上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。 （ B ） 5如果上司一年之中交

34、往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。 （ A ）6當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ A ）7英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。 （ B ） 8如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度、分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。 （ A ） 9介紹信的正本和存根必須一致，同時(shí)可以出具空白介紹信。 （ B ） l0檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。 （ B ）1辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。 （

35、B ）2辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ B ）3同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。 （ B ）4文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 （ B ） 5文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 （ B ）6日常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化。 （ B ）7如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。 （ B ） 8女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。 （ A ） 9要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的

36、看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。 （ B ） l0列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。 （ A ）三、簡(jiǎn)答題(每小題10分，共20分)1文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。2提高會(huì)議效率可以有哪些做法？遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)

37、議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。 1文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)?（1）會(huì)議名稱； （2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。 2辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ （1）清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)； （2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解

38、的動(dòng)機(jī)； （3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見(jiàn)，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等； （4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說(shuō)服； （5）主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等（明確了解對(duì)方的情況）； （6）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞； （7）為讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對(duì)方認(rèn)同自己）；（8）不可傷害對(duì)方的自尊心。1什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？（1）受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。 （2）一種是直接受意，另一

39、種是間接受意。（3）文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。 2公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。（1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。（2）密級(jí)、緊急程度。（3）簽發(fā)人姓名。（4）公文標(biāo)題。（5）主送機(jī)關(guān)。（6）正文、附件。（7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。（8）注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。（9）主題詞。（10）抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。2辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ （1）清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)；（2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具休客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)；（3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見(jiàn)，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等； （4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地