綜合部物品進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)操作管理與考核辦法

1、綜合部物品進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)操作管理與考核辦法為加強(qiáng)廣場(chǎng)物品的管理， 保證物品核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性， 規(guī)范物品 驗(yàn)收、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)損等程序，根據(jù)廣場(chǎng)材料物資管理規(guī)定和進(jìn)銷(xiāo)存系 統(tǒng)操作管理規(guī)定及相關(guān)管理制度， 結(jié)合物品管理實(shí)際情況， 特制定本管理 與考核辦法。一、進(jìn) 銷(xiāo)存系統(tǒng)編碼原則物品的分類(lèi)碼采用六位數(shù)字， 物品的明細(xì)編碼采用八位數(shù)， 供應(yīng)商的 編碼采用五位數(shù)，領(lǐng)用部門(mén)的編碼采用二位數(shù)。二、物 品基本信息的錄入、編碼的控制與管理以及物品驗(yàn)收1 、物品分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的制定物品數(shù)據(jù)初始化前， 首先綜合部應(yīng)制定物品的明確分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)， 物品分 類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)要求具有準(zhǔn)確性、 明確性和唯一性， 分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)財(cái)務(wù)部審核后執(zhí)行，

2、物品的分類(lèi)一經(jīng)確定不得隨意進(jìn)行調(diào)整 （包括物品的合碼或拆碼等） ，如 物品的分類(lèi)出現(xiàn)錯(cuò)誤等情況， 確需進(jìn)行調(diào)整， 必須部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)財(cái)務(wù) 部審核后，方可按照規(guī)定的賬務(wù)處理程序進(jìn)行處理；2、物品的分類(lèi)整理對(duì)物品按照即定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理， 并列出明細(xì)物品清單， 要求物品 清單內(nèi)容齊全，名稱(chēng)（物品全稱(chēng)）、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等準(zhǔn)確無(wú)誤,以便進(jìn)行信息錄入；3、物品基本信息的錄入 物品管理員按照物品清單分類(lèi)別按順序錄入物品的基本信息， 在對(duì)物 品信息錄入時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成順序編碼，生成的編碼登記在物品清單上，要求錄入的信息準(zhǔn)確無(wú)誤， 行政部物品主管進(jìn)行復(fù)核， 保證錄入信息的準(zhǔn) 確性；4、物品數(shù)據(jù)的初始化錄入

3、物品的基本信息之后， 物品管理員應(yīng)根據(jù)基本信息中對(duì)應(yīng)的物品 編碼錄入物品的編碼、數(shù)量，物品主管進(jìn)行審核；5、新增物品編碼的控制和管理 新增物品的信息錄入和編碼申請(qǐng)， 應(yīng)填寫(xiě)新增物品編碼申請(qǐng)單 （暫時(shí) 使用廣場(chǎng)的新增物品定價(jià)單） ，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字、 財(cái)務(wù)部審核后方可進(jìn)行 基本信息的錄入；6、物品的驗(yàn)收 物品的驗(yàn)收實(shí)行雙人驗(yàn)收，物品管理員和行政部物品主管聯(lián)合驗(yàn)收， 驗(yàn)收無(wú)誤后在隨貨同行單上簽字確認(rèn)。 物品到達(dá)后物品庫(kù)后物品主管應(yīng)及 時(shí)通知物品庫(kù)管理員進(jìn)行驗(yàn)收， 當(dāng)日收到的物品當(dāng)日進(jìn)行驗(yàn)收， 并審核打 印物品驗(yàn)收單， 特殊情況經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)， 自收貨之日起驗(yàn)收入庫(kù)期限不 得超過(guò)三天。A :外購(gòu)物品的

4、驗(yàn)收物品到達(dá)廣場(chǎng)物品庫(kù)后， 由物品管理員根據(jù)實(shí)貨驗(yàn)收數(shù)量、 隨貨同行 （部門(mén)經(jīng)理簽字）、物品的編碼及時(shí)錄入（分供應(yīng)商）驗(yàn)收單，驗(yàn)收單由 行政部物品主管根據(jù)隨貨同行和驗(yàn)貨記錄等進(jìn)行審核， 審核后打印一式四 聯(lián)，物品主管、管理員、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各一聯(lián)，隨貨同行和一聯(lián)驗(yàn)收單 轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理；B:外購(gòu)商品驗(yàn)收注意問(wèn)題物品庫(kù)采購(gòu)人員， 應(yīng)對(duì)供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票的種類(lèi)進(jìn)行核實(shí)， 物品驗(yàn)收后 在物品驗(yàn)收單上注明發(fā)票的種類(lèi)， 如果供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票， 應(yīng)注明增 值稅發(fā)票的稅率或征收率， 要求提供資料準(zhǔn)確無(wú)誤， 必要時(shí)應(yīng)在合同條款 中單獨(dú)列明；三、賬簿、卡片的建立及單據(jù)的整理和保管 物品庫(kù)賬簿、卡片的建立及單

5、據(jù)的整理和保管參照倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定和固 定資產(chǎn)、 低值易耗品管理規(guī)定及管理考核辦法中有關(guān)規(guī)定執(zhí)行， 物品庫(kù)必 須建立物品保管卡，保證保管卡、賬簿和實(shí)物一致。四、物品的購(gòu)置、保管和領(lǐng)用1、物品的購(gòu)置物品的購(gòu)置應(yīng)按計(jì)劃分批進(jìn)行采購(gòu)， 能滿(mǎn)足正常的經(jīng)營(yíng)管理需要， 同 時(shí)應(yīng)保證庫(kù)存結(jié)構(gòu)及存量的合理性， 防止庫(kù)存積壓， 不必要的占用廣場(chǎng)資 金；2、物品的保管物品的保管參照廣場(chǎng)的倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定執(zhí)行， 物品管理員對(duì)在物品管理 出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向本部門(mén)和財(cái)務(wù)部書(shū)面匯報(bào)， 嚴(yán)格執(zhí)行廣場(chǎng)的物品保管制 度，對(duì)于物品庫(kù)存存量和結(jié)構(gòu)不合理的，及時(shí)提出書(shū)面建議；3、物品的領(lǐng)用物品的領(lǐng)用應(yīng)按照審批的計(jì)劃進(jìn)行發(fā)放， 嚴(yán)格控制費(fèi)用的開(kāi)

6、支， 每月 綜合部對(duì)各部門(mén)、 樓層上報(bào)的物品領(lǐng)用計(jì)劃審核調(diào)整后轉(zhuǎn)物品管理員， 物 品管理員在各部門(mén)、 樓層領(lǐng)用前按照審核批準(zhǔn)的計(jì)劃分部門(mén)、 樓層按類(lèi)別 錄入微機(jī)， 由物品主管對(duì)領(lǐng)用單進(jìn)行審核并打印， 領(lǐng)用單一式四聯(lián)， 物品 主管、管理員、財(cái)務(wù)部、領(lǐng)用部門(mén)或樓層各一聯(lián)：A :領(lǐng)用部門(mén)持四聯(lián)領(lǐng)用單到物品庫(kù)領(lǐng)用物品，管理員嚴(yán)格按照領(lǐng)用 單發(fā)放物品，領(lǐng)用人核對(duì)無(wú)誤后，發(fā)放人、領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，一聯(lián)領(lǐng)用人 保存， 三聯(lián)留物品庫(kù)， 其中兩聯(lián)轉(zhuǎn)物品庫(kù)主管， 一聯(lián)登記物品會(huì)計(jì)有關(guān)賬 簿，一聯(lián)月底匯總后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部。審核后的領(lǐng)用單不得更改；B :物品的退庫(kù)，退庫(kù)部門(mén)或樓層填制所退物品明細(xì)，由物品管理員驗(yàn)收無(wú)誤后，錄入

7、領(lǐng)用單，數(shù)量用負(fù)數(shù)錄入，物品主管審核后，退物品 人、倉(cāng)庫(kù)管理員簽字確認(rèn)，按上述規(guī)定傳遞單據(jù)；C :物品不得未入庫(kù)先領(lǐng)用，物品領(lǐng)用后領(lǐng)用部門(mén)按規(guī)定建立流水 帳，做好物品的保管和領(lǐng)用、退庫(kù)記錄，并保存好相關(guān)單據(jù)。五、物品款項(xiàng)的支付物品的款項(xiàng)實(shí)行勾單結(jié)算， 由綜合部根據(jù)供應(yīng)商交回的物品驗(yàn)收單， 審核無(wú)誤同意付款后附在發(fā)票后報(bào)總經(jīng)理批示，按規(guī)定流程進(jìn)行付款。1、普通發(fā)票的結(jié)算綜合部嚴(yán)格控制物料用品普通發(fā)票的結(jié)算 ,除特殊情況報(bào)綜合部經(jīng) 理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核同意外 ,不得使用普通發(fā)票結(jié)算。普通發(fā)票購(gòu)入的物 品，結(jié)算稅率應(yīng)設(shè)置為零；2、增值稅發(fā)票的結(jié)算A :供應(yīng)商為增值稅一般納稅人，增值稅發(fā)票的結(jié)算按照正常

8、的結(jié) 算流程辦理，按照含稅進(jìn)價(jià)向供應(yīng)商支付貨款；B :供應(yīng)商為增值稅小規(guī)模納稅人，增值稅發(fā)票的結(jié)算辦法參照廣 場(chǎng)商品結(jié)算管理辦法。六、物品的報(bào)損及處理 物品在保管過(guò)程中出現(xiàn)破損、變質(zhì)、發(fā)霉等情況，如果是由于物品的 管理、保管不善造成的，應(yīng)由保管人員負(fù)責(zé)賠償，如物品系正常損耗，由 物品庫(kù)呈報(bào)， 財(cái)務(wù)部審核， 總經(jīng)理批準(zhǔn)后錄入商品報(bào)損單， 按規(guī)定進(jìn)行賬 務(wù)處理。七、物品的盤(pán)點(diǎn)及處理1、綜合部應(yīng)每月組織本部門(mén)有關(guān)人員參照廣場(chǎng)商品管理規(guī)定對(duì)物 品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，保證物品的質(zhì)量完好、數(shù)量完整、賬實(shí)相符，同時(shí)檢查物品 庫(kù)存結(jié)構(gòu)及單品存量的合理性， 物品盤(pán)短或收發(fā)過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)造成損失 的由責(zé)任人賠償，如果收發(fā)錯(cuò)

9、誤造成長(zhǎng)款的按規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；2、物品的季度盤(pán)點(diǎn)綜合部應(yīng)提前 2 天書(shū)面通知財(cái)務(wù)部和電腦部， 以 便財(cái)務(wù)部安排人員參加物品的監(jiān)盤(pán)，電腦部對(duì)盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)定義；3、月度盤(pán)點(diǎn)由綜合部自行核對(duì)結(jié)果， 出現(xiàn)差異及時(shí)落實(shí)原因， 按規(guī) 定進(jìn)行處理；4、季度盤(pán)點(diǎn)由財(cái)務(wù)部派人參加監(jiān)盤(pán)，盤(pán)點(diǎn)結(jié)束，相關(guān)人員簽字后， 一聯(lián)由財(cái)務(wù)部監(jiān)盤(pán)人員交錄入室進(jìn)行錄入，一聯(lián)物品管理員留存，一聯(lián) 物品主管進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)表審核；5、盤(pán)點(diǎn)出現(xiàn)差錯(cuò)，需更改盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，原盤(pán)點(diǎn)人、復(fù)盤(pán)人、監(jiān)盤(pán)人 重新盤(pán)點(diǎn)無(wú)誤簽字確認(rèn)后，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部審核同意，轉(zhuǎn)錄入 員按規(guī)定進(jìn)行更改機(jī)器數(shù)據(jù)。八、物品的核算及賬務(wù)核對(duì)1、物品的核算廣場(chǎng)物料用品的價(jià)格采用進(jìn)

10、價(jià)進(jìn)行核算，各物料用品入庫(kù)必須嚴(yán)格 按照即定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)錄入，物品領(lǐng)用時(shí)采用加權(quán)平均法，本方 法一經(jīng)確定不得隨意變動(dòng)；2、賬務(wù)的核對(duì)A:物品管理員賬實(shí)的核對(duì)每月盤(pán)點(diǎn)前，物品管理員檢查物品的賬簿登記情況，保證物品入賬 的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，賬簿和有關(guān)單據(jù)核對(duì)相符，盤(pán)點(diǎn)應(yīng)保證物品的實(shí)物 和庫(kù)存保管賬簿核對(duì)相符，三級(jí)明細(xì)賬和進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)庫(kù)存商品明細(xì)賬核 對(duì)相符；B:物品庫(kù)主管賬務(wù)的核對(duì)每月物品庫(kù)主管首先應(yīng)對(duì)物品庫(kù)管理員的賬簿登記、 單據(jù)整理等情 況進(jìn)行檢查，在保證物品管理員按要求核對(duì)完畢、賬實(shí)相符的前提下， 進(jìn)行物品主管賬簿金額賬和進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)賬簿的核對(duì)，如因正常核算中出 現(xiàn)差額，每月按類(lèi)別編制物品賬

11、面和進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)金額差額表，經(jīng)財(cái)務(wù)部 審核后，進(jìn)行賬簿的調(diào)整。每月物品庫(kù)主管在按要求進(jìn)行上述核對(duì)無(wú)誤后，按類(lèi)別、領(lǐng)用部門(mén) 或樓層編制物品驗(yàn)收、領(lǐng)用、結(jié)存表（一式兩聯(lián)）報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對(duì)賬 務(wù)，財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)返物品庫(kù)主管一聯(lián)。九、其他1、在物品購(gòu)置、保管、領(lǐng)用、管理等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，需對(duì)有關(guān) 賬簿（包括數(shù)量明細(xì)賬）進(jìn)行調(diào)整，綜合部必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后書(shū)面 通知財(cái)務(wù)部，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后，按規(guī)定進(jìn)行處理，財(cái)務(wù)部、物品主管及物品管理員無(wú)權(quán)對(duì)有關(guān)賬簿進(jìn)行隨意調(diào)整；2、物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用、結(jié)算等業(yè)務(wù)的發(fā)生，必須按規(guī)定的流程進(jìn)行處理，相關(guān)憑證后附機(jī)制單據(jù)，不得以手工單據(jù)代替；3、按規(guī)定妥善保管各種單據(jù)，如

12、機(jī)制單據(jù)丟失，扣責(zé)任人考核分0.1 分，同時(shí)寫(xiě)出書(shū)面證明，復(fù)印存根聯(lián)經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字后作為原始憑 證，不得重新打??；4、財(cái)務(wù)部相關(guān)工作，在財(cái)務(wù)部經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)結(jié)算部 庫(kù)存主管負(fù)責(zé)具體安排。5、其他特殊問(wèn)題由綜合部和財(cái)務(wù)部按照有關(guān)規(guī)定協(xié)商解決；十、 財(cái)務(wù)部的職責(zé)1、 聯(lián)合綜合部制定有關(guān)物料用品等資產(chǎn)管理的相關(guān)制度及考核管理辦法；2 、 制定物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)等流程，指導(dǎo)物品數(shù)據(jù)的初始化；3、監(jiān)督、指導(dǎo)物品庫(kù)有關(guān)賬簿、卡片的建立；4、監(jiān)督進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)操作管理規(guī)定等相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行,督促各部門(mén)按要求進(jìn)行操作；5、每月檢查物品庫(kù)的賬簿記錄、單據(jù)保管以及物品的保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)；6 、每季安排人員監(jiān)督物品庫(kù)對(duì)物品的盤(pán)點(diǎn)；7、對(duì)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用、付款等業(yè)務(wù)按規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；8、積極配合物品庫(kù)的賬務(wù)核對(duì)工作，保證賬務(wù)核對(duì)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；9、對(duì)綜合部及其他部門(mén)反映的物品管理中涉及財(cái)務(wù)的問(wèn)題及 時(shí)進(jìn)行處理， 如不能解決應(yīng)通知相關(guān)部門(mén)， 根據(jù)問(wèn)題的嚴(yán)重性逐級(jí)上報(bào)；10 、不定期抽查各部門(mén)的物品領(lǐng)用情況，各領(lǐng)用部門(mén)或樓層的領(lǐng) 用單和進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)領(lǐng)用記錄進(jìn)行核對(duì)；11 、其它應(yīng)由財(cái)務(wù)部完成的工作。十一、 檢查與考核1 、 檢查考核的標(biāo)準(zhǔn)本管理與考核辦法等同于固定資產(chǎn)、 低值易耗品管理與考核辦法以