公司物資采購管理制度

1、頁眉.公司物資采購管理制度為了規(guī)范公司的物資采購行為，降低采購成本， 加強對采購的監(jiān)督管理，按照科學有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約的原則，特制定本制度。一、本制度是公司采購重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發(fā)新產(chǎn)品、新工藝所需物資過程中的決策、質(zhì)量檢驗和價格監(jiān)督等行為的基本規(guī)范。二、物資需求 (采購 )計劃的分類1、月度物資需求計劃即月采購計劃；2、臨時物資需求計劃即物資采購計劃單。三、采購工作應遵循的原則與方式（一）采購原則：1、執(zhí)行詢儀價原則。物資采購要貨比三家，擇中選優(yōu)，臨時性應急購買的物品除外；2、供方評定原則；3、職責分離原則，采購人員不得參與物資檢查驗收；4、一致性規(guī)定，采

2、購的物品必須與采購單所列要求的規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。5、秉公辦事、維護公司利益原則。（二）采購方式：1、招標采購； 2、固定廠商、長期報價采購； 3、即時詢價采購。（三）付款方式：1 / 7頁眉.1、預付部分款項； 2、貨到憑發(fā)票報銷付款；3、貨到后分期付款； 4、貨到延期付款； 5、以上方式的結(jié)合。四、采購計劃請購和實施（一）提出與確認：料庫依據(jù)公司生產(chǎn)計劃和物資消耗定額，根據(jù)庫存情況核定采購數(shù)量，編制月份采購計劃。經(jīng)部門主管、公司主管領導簽字后，傳遞到供應部，物資采購請購審批程序完成。零星物資（生產(chǎn)、技術等急需材料、配件、設備）由使用部門提出申請并填寫物資采購計劃單，由部門領導審核，經(jīng)料

3、庫審查確認，主管副總審批后交供應部實施。設備采購由技術部配合。（二）選擇采購渠道，確定采購價格供應部接到經(jīng)批準的物資采購計劃單，先核對采購內(nèi)容，查閱物資供應商登記臺帳 和其他有關資料后，根據(jù)采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)批準的緊急特殊情況外， 精選三家以上的供應商進行詢價（設備采購由技術部配合）。對于廠商的報價資料進行整理后，采購經(jīng)辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和符合規(guī)定的采購方式向廠商議價。采購經(jīng)辦人員詢價、議價以及對有關物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫 采購物資詢議價報告表 ，經(jīng)供應部部長審核后，進行采購。必要時與供應商簽定購貨

4、合同，按合同審批程序?qū)徟笤龠M行采購。做好采購質(zhì)量記錄。五、質(zhì)量驗證與檢驗2 / 7頁眉.質(zhì)檢中心負責對采購物資進行驗證（設備采購由技術部配合） ，采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗合格不得辦理正式入庫手續(xù)和結(jié)算手續(xù)， 特殊情況經(jīng)公司主管領導批準特例處理。 所有特例處理的情況均須記錄備案。各種生產(chǎn)用物資進廠后，由料庫填寫檢驗通知單，經(jīng)質(zhì)檢中心檢驗并將檢驗結(jié)果送至料庫， 由料庫按其質(zhì)量狀況進行標識。 不合格物資由料庫報供應部按有關規(guī)定處理。嚴重不合格的物資要求全部退貨，嚴禁進入生產(chǎn)過程。六、物資驗收入庫結(jié)算程序采購物資到廠后，料庫提請質(zhì)檢中心對采購物資進行檢驗或驗證。 檢驗或驗證合格后，填寫各類物資入庫驗收單

5、，簽字后物資登記入庫。采取預付款方式的采購物資， 由采購人員憑采購合同或采購物資詢議價報告表，填寫借款單，經(jīng)總經(jīng)濟師審核批準后辦理預付款手續(xù)。采取除預付款方式之外的方式付款的采購物資，在采購物資到廠入庫后，由采購人員憑采購合同或采購物資詢議價報告表， 物資入庫驗收單，以及購貨發(fā)票根據(jù)公司財務報銷的有關規(guī)定經(jīng)總經(jīng)濟師審核批準后辦理報銷付款手續(xù)。七、規(guī)定要求(一)物資需求 (采購 )信息傳遞規(guī)定：1、物資需求使用單位必須在月采購計劃或臨時物資采購計劃單上將所需物資的相關技術標準要求說明，特別是品種、規(guī)格、型號以及對采購物資的其它特殊要求填寫具全。3 / 7頁眉.2、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，

6、物資需求單位應月度采購計劃或臨時物資采購計劃上注明相關事項。3、物資需求使用單位要及時掌握所需物資的市場信息情況，在月采購計劃或 臨時物資采購計劃上將所需物資的市場信息情況列明。4、物資需求使用單位需要對所需物資的規(guī)格或數(shù)量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協(xié)商積極配合處理好有關事宜。(二)物資采購規(guī)定 ：1、物資采購部門必須按照 “質(zhì)量第一 ”和“公開、公正、公平 ”的原則，以 “降低成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營 ”為目的，切實做好物資的采購供應工作。2、供應部要嚴格遵守供貨商評定規(guī)定， 通過 “同等條件， 質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價低優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、 老供貨單位優(yōu)選、 直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽好單位優(yōu)選 ”的

7、方式，綜合考慮 “質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務 ” 四個方面的內(nèi)容，在 “重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務 ”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。 對同類的重要物資和一般物資， 應同時選擇三家以上合格的供方，并保存合格供方的質(zhì)量記錄。3、凡采購的大型設備、成套設備、大宗物資，必須采取公開招標的方式，由隨事成立的公司招標小組確定相關事項。4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購，供應部應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協(xié)商處理好有關事宜。(三)采購物資驗收入庫、出庫規(guī)定：4 / 7頁眉.1、采購物資到廠后，必須經(jīng)質(zhì)檢中心檢驗或驗證合格后方可入庫。2、對于經(jīng)檢驗或驗證不合格的采購物資，料庫

8、通知供應部，由供應部與供貨商進行協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施。3、各需求單位在物資驗收合格后按單位使用情況填寫領料單，經(jīng)部門領導和主管副總批準后到料庫辦理領料出庫手續(xù)。(四)采購物資付款規(guī)定：下列情況財務部應拒絕支付采購款項：1、與采購合同或采購物資詢議價報告表規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項。2、質(zhì)檢中心未在物資入庫驗收單上簽字的款項。3、物資入庫驗收單中列出的采購物資的數(shù)量、品種與采購合同或采購物資詢議價報告表不符的款項。4、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，物資需求單位應月度采購計劃或臨時物資采購計劃上注明相關事項。(五)采購紀律規(guī)定 ：1、各物資需求使用單位應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，

9、本著“節(jié)約、降本 ”的原則提報物資需求采購計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規(guī)違紀提報物資需求采購計劃的行為進行嚴肅處理。2、物資采購經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。5 / 7頁眉.3、采購人員必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。4、采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。5、采購人員必須樹立服務意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何

10、人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。6、為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)務知識， 提高業(yè)務工作的能力，以保證及時、保質(zhì)保量地做好物資供應工作。(六)售后服務規(guī)定： 對于采購物資供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。 采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的， 由供應部負責聯(lián)系。對于在使用過程中 ( 保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下 ) 出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由供應部在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。八、采購價格監(jiān)督管理企管部是行駛采購價格監(jiān)督的職能部門，內(nèi)設審計監(jiān)督比價員，抽查供應部的采購質(zhì)量記錄。負責采購全過程進行財務監(jiān)督和審計；負責從各種渠道搜集各單位擬采購的各類物資的供貨單

11、位價格信息，進行整理分析并與各單位填報的材料驗收單上的供貨單位、價格等進行比較分析。 凡由供應部提供的納入清單的通用物資， 原則上要明顯低于市場零售價格，并做到對質(zhì)量問題包退、包換，負責到底。使用單位如發(fā)現(xiàn)從料庫領用的上述物資價格高于市場零售價格，應即6 / 7頁眉.向企管部報告， 由企管部調(diào)查處理。 采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。九、責任與獎懲所有從事物資采購的人員都必須遵紀守法， 廉潔奉公。認真貫徹執(zhí)行公司關于物資采購管理的文件，認清自己的責任，團結(jié)協(xié)作，互相監(jiān)督，共同把公司的物資采購工作做好。對降低采購成本做出突出貢獻的采購人員和其他人員、 嚴格履行職責且成績顯著的質(zhì)量、 價格監(jiān)督人員、 舉報違反本制度規(guī)定的違法亂紀采購行為經(jīng)查證屬實的人員將予以獎勵。