辦公文秘人員必須掌握的電腦技巧

1、一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進(jìn)行頁面設(shè)置選擇“文件”“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項(xiàng)前打“”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。2、插入頁號(hào)選擇“插入”“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)

2、”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“”，在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.

3、5cm”。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；垂直對(duì)齊： “絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”，字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅

4、頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5c

5、m”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號(hào)制作平行文文號(hào)：文號(hào)三號(hào)仿宋、居中顯示。上行文文號(hào)：文號(hào)三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。 注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”“符號(hào)”“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。6、主題詞制作選擇“表格”“插入”“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用

6、三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。7、保存成模板文件單擊“文件”“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。 要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。二、公文正文排版1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”“新建”“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2.制作公文正文內(nèi)容：

7、正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo) 題二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示； 主送機(jī)關(guān)三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)使用全角方式；正 文三號(hào)仿宋字體；成文日期三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“”和六角符號(hào)的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。三、用Word制作電子公章1、圖章輪廓選擇“插入圖片自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無填充色”，線條

8、寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。2、編輯文字在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào)，然后用藝術(shù)字周圍的8個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。3、插入五角星在“自選圖形星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個(gè)大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動(dòng)到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來了，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)??！但是，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中，但如果是正式的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿制，這時(shí)候，我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。制作可以防偽的電子公章在辦公之星中，制作公章就簡(jiǎn)單得多，直接在“插入印章圓形印章”中即可加入印章。在對(duì)話框中設(shè)置好印章的參數(shù)時(shí)，在文本中就可以看到印章的情況。特別的是，軟件對(duì)生成的印章有對(duì)應(yīng)的數(shù)字防偽標(biāo)識(shí)，你還可以給印章設(shè)置密碼來進(jìn)行保護(hù)，防止非授權(quán)的編輯。當(dāng)要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌逻M(jìn)行修改、復(fù)制時(shí)，可以右擊印章，出現(xiàn)“印章密碼”對(duì)話框，要求輸入正確的密碼，同時(shí)顯示印章的數(shù)字防偽標(biāo)識(shí)（在此可以驗(yàn)證印章的真?zhèn)危?。其?shí)，如果要進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)文件，可以先在辦公之星中制作出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的電子印章后，復(fù)制到Word中，保存后，就