加強辦公室自身建設(shè)的幾點思考

1、加強辦公室自身建設(shè)的幾點思考 作為決策服務(wù)的參謀助手，是承上啟下、平衡左右、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的樞紐部門；是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶。其工作效能和服務(wù)水平的高低直接影響上層的科學決策和決策的正確實施，影響到單位運行狀態(tài)或發(fā)展的大局。加強辦公室自身建設(shè)，是辦公室工作適應(yīng)新形勢、開創(chuàng)新局面的迫切要求，也是順應(yīng)社會發(fā)展大局的客觀需要。一、提高三種能力，更好地發(fā)揮辦公室職能作用。（一）提高參謀助手的能力。辦公室是可作為領(lǐng)導的參謀部，為領(lǐng)導決策和決策實施發(fā)揮參謀助手的作用。參謀重在謀劃，助手側(cè)重幫助。工作要增強主動性，善于站在全局高度去把握領(lǐng)導決策的需求，通過參謀，可以使整個決策更加完善、科學。一

2、是要強化調(diào)查研究。圍繞單位的重點工作和難點工作，廣泛聽取各部門意見、建議，綜合梳理出有價值的信息，形成工作實施方案或解決問題的辦法，及時報告領(lǐng)導，確保領(lǐng)導決策的科學性和適用性。二是要發(fā)揮信息耳目作用。一方面，辦公室要迅速及時全面為領(lǐng)導提供信息服務(wù)，另一方面，要堅持全員當信息員制度，既搞好調(diào)查研究，又要注重宣傳自身。三是要注重總結(jié)經(jīng)驗，借鑒先進做法。辦公室行政工作中要勤于積累，善于總結(jié)，對于相關(guān)單位、科室的先進、創(chuàng)新做法要加以吸收，與自身工作相結(jié)合，創(chuàng)造性地運用。（二）提高承辦事務(wù)的能力。 一是提高辦文能力。缺少領(lǐng)導崗位經(jīng)歷、信息來源單一、信息量相對匱乏、學識不如領(lǐng)導高等因素導致辦公室文秘人員在

3、撰寫相關(guān)材料時，常常感覺無從下筆，勉強寫出的文章也不盡如人意。如何把材料寫好，對文秘人員的個人素質(zhì)提出了較高的要求（包括知識積累、洞察力、創(chuàng)新能力等）。綜合起來，提高辦文能力要從以下四個方面入手：第一是要有針對性，首先要把握一點就是有的放矢，沒有針對性就沒有號召力、沒有感染力。第二是要有好的布局。文章的框架結(jié)構(gòu)要設(shè)計好，大小標題要設(shè)計好，先有筋骨，后有血肉。第三是觀點、材料的統(tǒng)一。一篇文章里面，只有觀點，沒有材料來佐證那么是空對空，沒有說服力；只有材料，一堆數(shù)字和事實，沒有觀點，那是流水賬。第四是語言要準確簡潔。我們不能運用一些生僻的詞，一些生澀難懂的語句來證明我們的水平，要用簡明扼要的語言去

4、解釋理論、闡述觀點、說明問題，這樣接受者容易理解，利于方針政策、領(lǐng)導意圖的順利執(zhí)行。二是提高辦會能力。會議是每個單位行政行為的重要載體，辦會能力的強弱直接關(guān)系到會議效果，進而關(guān)系到領(lǐng)導意圖能否得到圓滿實現(xiàn)。第一是制定周密方案。制訂方案是辦會的一個前期的重要準備工作，方案要全面，不要遺漏任何一個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都要考慮到，明確責任，每一項會務(wù)的工作，都要明確到人。會務(wù)方案要報批，上報領(lǐng)導做主。第二是把握重點。一個是參會領(lǐng)導以及參會人員的接待服務(wù)，另一個是會場的準備工作。第三是關(guān)注細節(jié)。管理學有一個原理或者叫一種觀點，細節(jié)決定成敗。在會議的籌備期、會議中、會議后等環(huán)節(jié)，都有很多細節(jié)需要我們?nèi)プ⒁?，?/p>

5、絕細微處出問題的一個好辦法是反復檢查，以查漏補缺。三是提高辦事能力。第一是按原則辦事，任何事情都要有一個原則立場，某種意義上說是底線，原則確定了，對于領(lǐng)導交代的工作才不會出現(xiàn)偏差，也避免因為原則不統(tǒng)一的問題而得罪人。第二是按程序辦事，辦公室作為行政單位或部門，注重講規(guī)矩，按程序辦事，具體到比如請示報告等，盡量避免越級上報。第三是按順序辦事，所謂順序即是辦事情的輕重緩急，急事要急辦，重點的事要重點辦，有些事情可以緩辦的緩辦，切忌眉毛胡子一把抓。（三）提高組織協(xié)調(diào)的能力。組織協(xié)調(diào)即采取一定的措施和方法，使多個部門協(xié)調(diào)一致，相互配合，高效率地實現(xiàn)領(lǐng)導目標的行為。一是提高外部協(xié)調(diào)能力。妥善處理好與上級

6、部門之間、同級單位之間、下屬單位之間的溝通協(xié)作。二是提高內(nèi)部協(xié)調(diào)能力。內(nèi)部領(lǐng)導之間、科室之間、同志之間密切配合，通力協(xié)作，互相提供方便，樹立“出去一把抓，回來再分家”的工作思路，把分工和協(xié)作有機結(jié)合起來。三是提高跟蹤協(xié)調(diào)的能力。一項活動、一件事情安排布置完畢，落實是關(guān)鍵，否則功虧一簣。及時制訂跟蹤督查計劃，分解下達跟蹤督查任務(wù)，明確落實責任單位，做到件件有著落，事事有反饋。大力推進跟蹤協(xié)調(diào)督查工作方法創(chuàng)新，更好地掌握實情，找準問題，研究對策，以實現(xiàn)工作的實效。二、完善三種機制，更好地促進辦公室內(nèi)部建設(shè)。（一）完善組織架構(gòu)機制。當今，包括行政單位在內(nèi)的機關(guān)團體，更加鐘睞于反應(yīng)迅速、高效快捷的組織

7、架構(gòu)。扁平化組織結(jié)構(gòu)屬于行政組織結(jié)構(gòu)類型中縱向結(jié)構(gòu)的其中一種。其優(yōu)點很多，包括：信息交流及時迅速、降低弱化集權(quán)化程度、提高行政績效、減少高層決策工作量等。辦公室可借鑒組織結(jié)構(gòu)扁平化的相關(guān)理論和指導思想，適當優(yōu)化內(nèi)部運行機制，以更靈活多變的態(tài)勢迎接復雜事務(wù)。值得注意的是，人的因素也是完善組織架構(gòu)的重要一環(huán)。應(yīng)充分考察個人能力、素質(zhì)、品德、特長、愛好等方面，讓每個人去最適合自己的位置，物盡其用，人盡其才，以便集體和個人達到雙贏的結(jié)果。（二）完善素質(zhì)拔高機制。辦公室必須充分發(fā)揮參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)“三個作用”，認真做好為領(lǐng)導、為機關(guān)、為基層服務(wù)工作，這就需要相關(guān)組成*人員具有較高的綜合素質(zhì)。

8、對此，建立成熟的機制來強化素質(zhì)，提高綜合能力，要貫穿日常各項工作的始終。第一是強化學習意識。辦公室人員要適應(yīng)日新月異的發(fā)展形勢，必須強化學習意識，增強學習的自覺性。要通過學習，不斷拓寬知識領(lǐng)域，改善知識結(jié)構(gòu)，提高科學判斷形勢的能力、總攬全局的能力、應(yīng)對復雜局面的能力，努力成為辦公室的“通才”和“雜家”。第二是強化服務(wù)意識。辦公室人員要強化服務(wù)意識，把服務(wù)放在首位，做到政務(wù)圍繞大局轉(zhuǎn)，事務(wù)圍繞政務(wù)轉(zhuǎn)，不斷提高服務(wù)水平，既要服務(wù)好領(lǐng)導，又要服務(wù)好群眾，既要服務(wù)好機關(guān)，又要服務(wù)好基層。第三是強化大局意識。工作立足點要高，要超越“自我”，從輔佐性的地位中解脫出來，站在全局的高度想問題、當參謀、提建議，

9、為全局工作獻計獻策，思想上要有大局意識，行動上要有大局觀念。（三）完善激勵競爭機制。辦公室工作具有從屬性，是助手和配角，無名無利，更多時候是在做一些“看不見”的工作。一方面，突發(fā)事件和急事難事多，領(lǐng)導要求高，辦公室工作經(jīng)常處于緊張忙碌狀態(tài)，作息無規(guī)律；另一方面，福利待遇相對較低，與辛勤勞動不成正比，特別是付出了辛苦還不一定為人所理解，很大程度上說不批評就是表揚。因此，從事辦公室工作，需要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，正確對待權(quán)力、利益和名位。但是，只依賴個人道德修養(yǎng)和自我約束是遠遠不能達到要求的，這就要求適當引入激勵和競爭機制。一方面，合理運用激勵因素，維持工作人員的內(nèi)在動力。赫茨伯格的雙

10、因素理論表明，只有激勵因素才能真正推動組織內(nèi)成員對工作的熱情。在工作表現(xiàn)機會、工作本身的樂趣、工作的成就感、對未來的發(fā)展期望等方面，要給予辦公室相關(guān)人員以激勵，讓大家相信工作是實現(xiàn)人的自身價值的途徑而不是謀生的手段。適當激勵因素是個人成長所必須的，使個人確信工作是同個人成長融為一體，從而從內(nèi)心喜歡工作，把工作看作是對自己能力的一種證明和發(fā)展途徑。形成一種內(nèi)在的動力，并且比較持久。另一方面，適當保持競爭態(tài)勢，激發(fā)工作人員的工作熱情。這種競爭不是簡單意義上的比較，排名，而是對于個人爭先創(chuàng)優(yōu)的精神態(tài)度的一種激發(fā)。保持競爭態(tài)勢，首先要嚴格執(zhí)行制度。進一步完善請銷假、財務(wù)管理、績效管理等各類制度，按程序

11、、按紀律辦事，靠制度管人，促進辦公室工作的規(guī)范化、科學化，提高行政效能。其次是實行目標管理。把目標管理理論引入到辦公室日常工作中來，以目標為導向，以人為中心，以實績?yōu)闃藴?，從而調(diào)動積極性和創(chuàng)造性，在明確責任，強化責任的同時，提高行政效率。再次是灌輸行政道德。社會主義行政道德要求行為處事中要光明磊落，忠誠積極，鉆研業(yè)務(wù)，反對和抵制弄虛作假、欺上瞞下、官僚主義、玩忽職守、損人利己、金錢至上、以權(quán)謀私、以業(yè)謀私、欺詐勒索等思想和行為。三、找準三個關(guān)鍵，更好地推動辦公室工作開展。（一）和諧團隊風貌。辦公室在一定程度上代表著單位整體形象，這不僅要求辦公室組成*人員個人需要較高的綜合素養(yǎng)，也需要一個積極向上、整體和諧的團隊精神風貌。行為方法要與上層的領(lǐng)導風格相統(tǒng)一。領(lǐng)導風格類型多樣，客觀地講，無論何種領(lǐng)導風格都互有利弊，辦公室組成*人員應(yīng)盡量在行事作風方法上向領(lǐng)導靠攏，這有利于溝通協(xié)作，營造最好的氛圍取得最好的實效。（二）保持政令統(tǒng)一。政令、指令、相關(guān)事項的通知、實施，切忌前后