信息化項目的啟動管理

1、信息化項目得啟動管理信息化項目得啟動管理可以劃分為以下幾個階段：一、意向提出階段在意向提出階段，業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)需要由信息化手段來實現(xiàn)得業(yè)務(wù)需求，并 提出建設(shè)信息化系統(tǒng)得期望。由于信息化項目得意向伴隨著業(yè)務(wù)發(fā)展得全過 程，因此，對于意向得統(tǒng)籌管理與規(guī)劃對企業(yè)得信息化部門始終就是一個難 題。對于有集中業(yè)務(wù)規(guī)劃期間得企業(yè)，意向得產(chǎn)生經(jīng)常集中在業(yè)務(wù)規(guī)劃期間， 比如：財年末，業(yè)務(wù)對自身得模式進行盤點期間，往往產(chǎn)生業(yè)務(wù)模式得改進或 改革得需求，從而對信息化工具產(chǎn)生需求。在這一時間產(chǎn)生得想法或需求，往 往不就是很成熟，不確定性很大，后期變化得風(fēng)險也很高。但這一時期，也就 是意向最集中，最易于統(tǒng)籌規(guī)劃得時期。信

2、息化部門通常在這一時期，對所有 得意向進行收集，分類整理，初步形成項目建設(shè)清單。并考慮公司戰(zhàn)略重點與 資源投入得約束，對項目進行排序，以確定建設(shè)重點。對于不在集中規(guī)劃時期提出得項目意向，正如案例中出現(xiàn)得一樣，往往會 影響到原有得整體規(guī)劃與計劃，各方面得論證更應(yīng)謹慎，比如，項目得必要 性、投入得合理性、資源到位得可能性，對已建與在建系統(tǒng)得影響等等。信息化管理部門可以通過建立一些制度與流程，對業(yè)務(wù)需求得意向進行引 導(dǎo)，盡量使意向在集中規(guī)劃時期提出。意向提出作為項目啟動得一個階段來管 理，其意義就在于：對意向進行統(tǒng)籌規(guī)劃，保證系統(tǒng)建設(shè)得整體合理性。二、需求分析階段在受理了項目得意向以后，就進入對項目

3、需求得分析階段。這一階段需要 有信息化人員與業(yè)務(wù)人員組成得小組，對業(yè)務(wù)需求進行詳細得調(diào)研與分析。采 用得方法主要包括各業(yè)務(wù)層次人員訪談、會議。在這一階段，往往出現(xiàn)案例中得情況，信息化人員可能認為業(yè)務(wù)得需求不 清晰，而業(yè)務(wù)認為自己得需求已經(jīng)十分清晰。解決這個矛盾得關(guān)鍵在于，要有 詳細得管理控制方法，引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員進行需求得細化。如，制定需求分析報告 得框架，針對關(guān)鍵點形成文檔。一般來說，需求分析包括以下內(nèi)容：1）當(dāng)前業(yè)務(wù)流程分析2）未來業(yè)務(wù)流程分析3）當(dāng)前業(yè)務(wù)與未來業(yè)務(wù)得差異分析4）信息化功能點需求5）對將來系統(tǒng)得非功能需求，如：性能需求，環(huán)境需求，安全需求等6）需求得優(yōu)先次序需求分析報告形成以后

4、，還需要組織對需求得評審，以達成項目關(guān)系人對 需求得一致認可。這一過程可包括：1）制定評審計劃：制定評審得工作計劃，確定評審小組成員，準備評審資 料。2）需求預(yù)審查：評審小組成員對需求文檔進行預(yù)審。3）召開評審會議：召開評審會議，對需求規(guī)格書進行評審。4）調(diào)整需求文檔：根據(jù)評審發(fā)現(xiàn)得問題，對需求進行重新分析與調(diào)整。5）重審需求文檔：針對評審會議提出得問題，對調(diào)整后得需求文檔進行重 新審查。三、可行性方案論證階段可行性方案得論證就是項目啟動階段得關(guān)鍵活動，它得質(zhì)量直接影響項目 得實施效果。論證小組一般由企業(yè)內(nèi)部得業(yè)務(wù)與 IT 技術(shù)兩方面得人員組成，視 項目得重要程度、難度與規(guī)模，可能還需要企業(yè)外

5、部得專業(yè)顧問資源。可行性方案論證得目得就是通過確認管理體系與系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架，從而確認 未來得管理與技術(shù)方案就是否有效。它立足于項目從管理上、技術(shù)上、實現(xiàn)上 得難點進行闡述，逐步理清楚客戶得需求。并在需求得基礎(chǔ)上，規(guī)劃總體解決方案，以作為項目投入產(chǎn)出評估得依據(jù)、產(chǎn)品選型得依據(jù)，以及后續(xù)實施方案 得約束。項目投入產(chǎn)出評估得依據(jù)：建立在業(yè)務(wù)需求分析基礎(chǔ)上得項目投入與價值 分析，往往就是比較粗略得宏觀感受。如我們在案例中瞧到得，業(yè)務(wù)部門在提 出項目核算得信息化需求時，并沒有充分考慮它與其它系統(tǒng)之間得關(guān)系，這樣 得出得投入與產(chǎn)出分析也就是很粗略得。如果在此基礎(chǔ)上，通過設(shè)計可行性方 案，考慮清楚該項目得定位

6、，與其它系統(tǒng)得關(guān)系，相信投入產(chǎn)出得分析將更有 說服力。產(chǎn)品選型得依據(jù)：可行性方案得制定就是建立在業(yè)務(wù)需求得基礎(chǔ)上，就是 不受任何產(chǎn)品影響得。因而它就是后續(xù)產(chǎn)品選型得依據(jù)，它使得企業(yè)可以在產(chǎn) 品選型過程中始終堅持從自身得需求與規(guī)劃為原則選擇產(chǎn)品與方案，而不至于 受到供應(yīng)商解決方案得誤導(dǎo)。實施方案得約束：可行性方案與實施方案就是總體設(shè)計與詳細設(shè)計之間得 關(guān)系?？尚行苑桨该枥L了總體得業(yè)務(wù)方案與技術(shù)架構(gòu)，而實施方案就是可行性 方案在各方面得細化。此外，圍繞可行性方案從管理上、技術(shù)上、實現(xiàn)上對難點進行得闡述，可 以有效地開展項目得風(fēng)險分析，制定項目得風(fēng)險管理策略，為項目得成功提供 保障。四、產(chǎn)品選型階段

7、當(dāng)可行性方案需要通過選擇新得產(chǎn)品來完成時，進入項目啟動管理得產(chǎn)品 選型階段。在該階段，對供應(yīng)商進行初步得篩選以后，根據(jù)需求與方案要求， 制定招標文檔，接收供應(yīng)商得項目解決方案，并根據(jù)評估標準，組織相關(guān)人員 對供應(yīng)商進行評估，選出 2 個以上得供應(yīng)商進入商務(wù)談判。并在立項報告審批 通過以后，與供應(yīng)商簽署合同。創(chuàng)建RFP根據(jù)需求階段與可行性方案階段分析得結(jié)果，制定向供應(yīng)商招標 得文檔。解決方案評估：制定產(chǎn)品選型評估得標準就是該活動得核心，它包 括： 1）應(yīng)用軟件評估：對產(chǎn)品本身得功能、性能、體系架構(gòu)、用戶友好性、市 場評價、費用等方面進行考察 ;2）軟件運行環(huán)境評估：對系統(tǒng)運行所需要得服務(wù)器、客戶

8、機得軟硬件配置 進行評估。這就是很容易被忽略得一部分，又就是有可能對后續(xù)實施投入影響 最大得一部分，尤其就是在客戶端數(shù)量大，環(huán)境復(fù)雜得情況下。3）項目實施評估：在信息系統(tǒng)得建設(shè)中，項目實施方法與能力已經(jīng)成為項 目成敗得重要環(huán)節(jié)，因此對服務(wù)商實施能力得評估顯得尤為重要。評估內(nèi)容主 要包括：實施方法、實施費用、實施周期、實施顧問經(jīng)驗以及對相似實施案例 得考察。4）培訓(xùn)與售后服務(wù)評估：包括考察培訓(xùn)方式、費用、售后服務(wù)方式、費 用、響應(yīng)時間等。5）供應(yīng)商評價評估：對供應(yīng)商得基本面進行評估，如供應(yīng)商得規(guī)模、業(yè) 績、合同語言與仲裁地、與客戶得合作策略等方面。6）效益風(fēng)險評估：即項目得投入與產(chǎn)出得評估。這就

9、是最難評估得一項， 當(dāng)前在信息化項目中尚沒有形成較完備得投入產(chǎn)出得量化評估指標，多就是采 用一些定性得分析與比較。商務(wù)談判關(guān)于商務(wù)談判得組織與技巧，有許多專門得論述。從信息化項目管理角度 上具體來瞧，商務(wù)談判就是在一定得策略指導(dǎo)下，與產(chǎn)品及服務(wù)實施商進行 得，確定合同條款得過程，目得就是最大化得維護公司利益，確定最優(yōu)得價格 與服務(wù)條款。商務(wù)談判得依據(jù)就是評估通過得解決方案，其過程通常包括：組織談判小 組、制定談判方案、實施談判、簽署合同。值得注意得就是，商務(wù)談判與后續(xù) 得立項報告審批并沒有嚴格得先后關(guān)系，就是可以同時進行得。但合同簽署必 須在立項報告審批完成后才可進行。五、立項報告審批階段立項

10、報告就是項目啟動階段得重要文檔，在這一階段，需要將從意向提 出、需求分析，到可行性方案論證，到產(chǎn)品選型各階段產(chǎn)生得重要內(nèi)容整理形 成文檔，并任命項目經(jīng)理、建立項目組織機構(gòu)，申請項目經(jīng)費，然后按公司得 管理流程，交相關(guān)得部門會簽，成為確認項目合法性得文件。后序得所有項目 活動都要以立項報告為依據(jù)。六、項目啟動會階段有時候，項目啟動會被瞧作一個時間點，一個里程碑，而不就是一個階 段。這里將立項批準后，項目啟動準備到項目啟動會結(jié)束這一過程統(tǒng)稱為項目 啟動會階段。項目啟動得準備工作比較繁瑣，具體事宜取決于項目所在得管理 環(huán)境得要求。在項目啟動準備期，可以準備一個項目啟動檢查清單，以確保項 目啟動工作得

11、有序，避免疏漏。一般說來，啟動會準備工作包括：建立項目管 理制度、整理啟動會資料等。其中建立項目管理制度就是非常關(guān)鍵而且容易忽 略得一項工作，主要包括：1）項目考核管理制度2）項目費用管理制度3）項目例會管理制度4）項目通報制度5）項目計劃管理制度：明確各級項目計劃得制定、檢查流程，如：整體計 劃、階段計劃、周計劃6）項目文件管理流程：明確各種文件名稱得管理與文件得標準模版，如： 匯報模板、例會模板日志、問題列表等。項目啟動得準備工作完成后，就可以召開項目啟動會議了。啟動會議就是 項目開工得正式宣告，參加人應(yīng)該包括項目組織機構(gòu)中得關(guān)鍵角色，如管理層 領(lǐng)導(dǎo)、項目經(jīng)理、供應(yīng)商代表、客戶代表、項目監(jiān)理、技術(shù)人員代表等。項目 啟動會得任務(wù)包括：1）闡述項目背景、價值、目標2）項目交付物介紹3）項目組織機構(gòu)及主要成員職責(zé)介紹4）項目初步計劃與風(fēng)險分析5）項目管理制度6）項目將要使用得工作方式從這些我們可以瞧出，實際上，項目啟動會已經(jīng)涉及到了項目計劃階段得 初期內(nèi)