縣級供電公司物資管理效能監(jiān)察實踐與探索

1、縣級供電公司物資管理效能監(jiān)察實踐與探索篁鲞型2007年l2月湖北電力vo1.3ladddec.20o7縣級供電公司物資管理效能監(jiān)察實踐與探索陳楊(湖北省廣水供電公司,湖北廣水432700)摘要從縣級供電企業(yè)物資效能監(jiān)察的立項選題,管理再造,質效評價,持續(xù)改進等4個方面,按策劃一實施一評價一改進的循環(huán)模式,對物資管理效能監(jiān)察的充分性,符合性,有效性和適宜性進行了探索思考.關鍵詞物資管理;效能監(jiān)察;縣級供電公司【中圖分類號f270【文獻標識碼a【文章編號10063986(2007)增刊2-0032-031把物資管理作為效能監(jiān)察的切入點1.1物資管理的復雜性.反映了效能監(jiān)察的針對性對于供電企業(yè)來說,

2、涉及到的物資品種多,規(guī)格雜.據初步統計,縣級供電企業(yè)日常所需生產性物資材料,一般情況下有500多種,這還不包括由省市公司招標的大宗物資材料(電度表,配電箱,低壓電纜,開關,儀器儀表,各種車輛,工器具等),物資需求大,變動頻.供電企業(yè)作為基礎性,生產性,服務性的企業(yè),這些物資材料廣泛應用于輸變電工程項目,小型基建,技改,大修,專項工程,事故搶修,報修服務等方面,少則幾十元,多則幾百萬,與日常生產運營息息相關,須臾不離.物資涉及廣,鏈條長.一件物資從計劃,審批,采購,結算等,往往需要生產技術部門,施工單位,需求單位,供貨單位,財務部門等多個部門,人員介入,任一環(huán)節(jié)出現紕漏,都將影響到整個管理效能,

3、可謂”牽一發(fā)動全身”.1.2物資管理的重要性.體現了效能監(jiān)察的必要性物資管理效能監(jiān)察是企業(yè)效益的體現.企業(yè)生產經營過程中所需的大量物資都需要通過采購從外部獲取,做好物資采購工作,在確保采購質量的前提下,合理確定采購批量和采購價格,合理安排進貨時間,既能保證生產所需和產品質量,又能減少資金占用,加速資金周轉,降低物資購儲成本.物資管理效能監(jiān)察是工作效率的體現.物資管理工作做得好,供應部門能夠按時,按質,按量,按品種,按計劃齊備地供應各種物資,企業(yè)生產經營才能正常進行;相反,就有可能造成停工待料,生產經營不能有節(jié)奏地,均衡地進行,企業(yè)的生產能力不能充分發(fā)揮.物收稿日期2007?1210作者簡介陳楊

4、(1972一),女,湖北孝感人,政工師.?32?資管理效能監(jiān)察是提高效能的體現.通過調動物資管理各環(huán)節(jié),各層次的個別效能和整體效能,外在效能與潛在效能,主觀效能與客觀效能,能夠促進企業(yè)持續(xù)保持實現目標的能力.1.3物資管理的風險性.決定了效能監(jiān)察的現實性首先是經濟風險,同類同質物資,采購價格過高;或者物資信息不暢,造成大量積壓;或者因為管理不善,造成物資流失等都會使企業(yè)蒙受到經濟上的損失.其次是安全風險,特別是對于供電企業(yè)來說,如果材料質量不合格,保管不科學,將會直接影響到電力線路和設備的安全,甚至危及到人身安全.再次是廉政風險,譬如在物資采購環(huán)節(jié),對供應商的選擇,對采購價格的約定,對物資計量

5、的管理等都潛在一定的選擇空間和舞弊行為,容易滋生腐敗.2物資管理再造作為效能監(jiān)察著力點2.1思想再造多年來,物資管理以其鏈條長,運儲難,品種多,涉及廣一直成為企業(yè)發(fā)展的短板,尤其是自國網公司建立兩級招標管理體系以來,由國網公司負責對220kv及以上輸變電工程物資進行集中招標,網省公司負責對110kv及以下大宗物資材料進行統一招標,那么,流轉到縣級供電公司,物資管理的重心已經由”招”和”購”轉移到”用”和”管”上,關鍵是要用活物資,管好物資.為此,大力倡導”物資管理等同于財務管理”的理念.2.2組織再造通過對以往物資進行大清理,大盤點,大檢查,摸清了情況,弄清了家底.理順物資帳目,按新舊物資,內

6、外部工程物資建立了物資明細帳和現金帳,做到了有物即有帳,帳物皆相符.規(guī)范物資管理.推行大物資分級管理模式,成立一個中心,即物資管理v01.3ladddec.20o7湖北電力箜!堂型2007年l2月中心.履行公司所有生產經營物資的計劃,組織,控制,管理職能.實行二級管理.即在物資管理中心設立一級庫,各二級單位設立二級庫,實行分級管理結構,構建大物資管理網絡,使公司物資管理如車轂車軸.輻射到生產經營的各個單位和環(huán)節(jié).2.3流程再造.嚴格實行計劃一審核一審批一利庫一采購一領用一使用一結算的流程控制.計劃:即由各二級單位或施工單位根據工程項目所需物資,結合各自庫存材料.準確編制材料需求計劃表,這是物資

7、供應的主要依據.審核:計劃編制出來后,由職能科室和分管領導對計劃的真實性,準確性,完整性和有效性進行審核,同時增減物資項目和數量,物資中心則根據物資市場行情,初步打價.審批:一份完整的需求計劃,既有項目工程量,又有材料清單,還有生產技術部門的技術審核,物資部門的價格估算,下一步就是由主要領導最后審批.只有審批后的物資需求計劃才可生效.利庫:對于主要領導審批的物資計劃表,首先進行利庫.即由物資管理中t2,查詢庫存物資情況,凡庫存有的物資,一律不準外購,否則追究物資中心責任.采購:對于物資需求計劃中庫存沒有的物資.則由物資中心編制物資采購計劃,以此作為物資結算的依據.物資采購計劃經審批后方可進行采

8、購.領用:需求單位根據需求計劃,于三日內到物資中心辦理領用手續(xù).即物資先出中心庫后人二級庫,進入二級庫管理層面.結算:由物資中心根據每月物資需求使用情況.與公司和二級單位進行物資結算.凡屬內部工程,即主網大修,技改,項目工程,有專項資金來源,可以進入主網生產成本列支的物資,由公司直接與物資中心結算;凡屬外部工程所需物資,由使用單位與物資中心結算,從其他收入列支.3物資管理質效作為效能監(jiān)察落腳點3.1零風險對于廣水供電公司來說.以前從方便生產的角度出發(fā),對于一些零星的物資材料,各營業(yè)站所,二級單位都有一定的自主權,多頭購進以及對物資的審批,進出控制監(jiān)督不嚴,不僅容易造成物資的重復購置和積壓,還可

9、因物資選型的多樣性,為日后的維修更換帶來困難,更重要的是采購環(huán)節(jié)產生的暗箱交易.也成為企業(yè)管理的黑洞.為徹底扭轉這一現狀,自實行效能監(jiān)察以來,公司明確規(guī)定,所有二級單位一律不準外購生產性物資,物資采購權全部收歸物資中心,由物資中心根據物資審批計劃,確定資質和信譽具佳的供應商,做到物資采購一口對外,大大降低了物資管理的風險性.3.2零庫存?zhèn)鹘y物資管理,重需輕管,只考慮到物資的需求保障,很少從重復購置物資所造成的物資沉淀資金沉淀以及倉儲成本上去進行經濟學的分析和篩選.現代物流的快速發(fā)展,完全可以降低庫存,把供應商作為物資管理的大后方,從而轉嫁了倉儲管理的成本和風險.通過實行大物資管理,物資采購不僅

10、做到了一口對外.物資調配也實行削峰填谷,對于需求單位沒有而中心庫或其他二級庫有的物資在公司范圍內合理調配,從而實現了信息共享,資源共享.通過計劃,控制,對廢舊物資的合理處置等手段,還能有效提高物資利用率,防止浪費,減少損耗,杜絕重復購置,形成規(guī)模效益,盤活資本存量.3.3零違紀廢舊物資管理是物資管理的重要部分,物資中心負責對各施工單位廢舊物資進行統一清點和回收,辦理報廢手續(xù),并按類存放,登記造冊,建立廢舊物資管理臺賬.對廢舊物資處理,由紀檢監(jiān)察部門牽頭,成立招投標領導小組,采取招標,拍賣等方式,對外招標.公開拍賣,公司紀委,監(jiān)查部門全程參與,廢舊物資處理的收入全額上繳到公司財務部門,避免出現廢

11、舊物資處理中出現的違法違紀行為.4物資管理創(chuàng)新作為效能監(jiān)察增長點4.1繼續(xù)追求物資管理制度化健章立制,制定出臺了廣水市供電公司物資管理辦法,倉儲管理辦法,效能監(jiān)察實施細,效能監(jiān)察責任追究與獎懲辦法等,使物資管理有章可循;強化督查,做到日常管理定期抽查,重點工作隨時監(jiān)查,發(fā)現問題及時查處,使物資管理可控在控;嚴肅紀律,下發(fā)物資管理五不準:不準未經審批外購物資,不準私設物資倉庫,不準隱瞞庫存物資,不準擅自處理廢舊物資,不準未經審批白條出庫,對不及時上報.隱瞞物資,流向不明,帳目不清,采取預警,談話,告誡,造成嚴重影響的,移交司法處理.4.2繼續(xù)追求物資管理規(guī)范化規(guī)范倉儲,實行分類,分區(qū),分層存放,

12、設立了金具倉庫(主要存放金具橫擔類),廢舊物資倉庫(存放各類廢舊物資),綜合倉庫(存放線類,線夾類,工具儀表類等),物資出庫遵循先進先出原則,防止物資長期存放,發(fā)生變質和陳舊,保證物資長備常新.規(guī)范報表.統一制作了物資需求計劃表,采購計劃?33?箜鲞2007年l2月湖北電力vol_3ladddec.2oo7表,資金結算月報表,物資綜合平衡表,備品備件流量表等,要求各二級單位每月按時上報物資報表,以便進行物資分析與平衡.4.3繼續(xù)追求物資管理信息化為了提高物資管理效率,公司自主研發(fā)了一套物資管理信息系統,使物資從需求計劃,審批,采購,入庫,配送到使用,均通過物資管理系統完成.這套信息系統,不僅能

13、夠及時反映庫存各類物資的數量及相關信息,并且能夠對各時段流動情況進行查詢,對各二級單位的備品備件庫物資進行詳細統計和監(jiān)督,大大提高了物資管理工作效率.4.4繼續(xù)追求物資管理現代化隨著企業(yè)管理水平的不斷提升,效能監(jiān)察內容的不斷拓展,物資管理也需要融人更多現代的管理理念和管理方式.如對供應商的評估和選擇,利用abc分類法對物資周轉進行分析,實行jit庫存控制法,力求以恰當的時間,恰當的地點,恰當的數量,恰當的質量提供恰當的物品,不斷優(yōu)化物流系統.5結束語企業(yè)效能監(jiān)察只有緊貼企業(yè)生產經營管理的重點,難點,熱點,抓住最薄弱,最突出,最急切的問題,不斷研究新情況,解決新問題,探索新路子,才能真正發(fā)揮效能

14、監(jiān)察的作用,達到開展一個項目,完善一套制度,堵塞一個漏洞,規(guī)范一項管理,提高一項效能的最終目的.(上接第28頁)加以管理.流程績效監(jiān)控體系是流程管理體系的核心,只有通過流程績效的跟蹤,分析,才能發(fā)現流程存在的問題,找到改進的機會,才有流程的持續(xù)改進.6.3流程應分層,分類管理(1)流程應當分層管理流程需要分層,如果所有流程都”一竿子插到底”,深人到崗位的操作細節(jié),一方面,細節(jié)性的變化就會導致整個跨部門流程文件的修改,而且本來可以由基層組織來決策的操作細節(jié)也由上級單位“越俎代庖”了,從而壓抑基層的創(chuàng)新熱情,同時流程決策也容易失誤.(2)流程的分類管理隨著供應鏈的戰(zhàn)略逐步提高,企業(yè)所關注的流程也跨

15、越了組織的邊界,延伸到外部,于是有了”跨組織流程”.它與傳統企業(yè)內部流程的重要區(qū)別是跨組織流程涉及到利益參與方,更加復雜,遭遇阻力會更大.因此,采取類似內部流程重組的手段進行流程變革是不適宜的.對跨組織流程的管理需要循序漸進,不可能一蹴而就.而且,跨組織的客戶,供應商,其他聯盟企業(yè)的相對實力和認識水平的不同,都需要在進行跨組織流程管理時采取不同的策略.6.4建立”組織職能與流程”的對應關系組織職能與流程存在天然的聯系職能是機構具有的功能;職能與流程通過”活動”關聯起來:流程由活動構成,一組相似的活動可以歸為某種職能.?34?許多企業(yè)之所以普遍存在不執(zhí)行流程文件的情況,其實是職能與流程脫節(jié)所致.每年底,企業(yè)會推出許多組織結構調整或組織職能調整的方案,而方案實施后,卻沒有人思考哪些流程文件需要相應更新.另一方面,公司不斷在做流程的持續(xù)改進,當流程改進方案評審通過后,也沒有一種自發(fā)的機制讓人思考”流程的改進是否導致了組織結構或組織職能的調整”,沒有人更新組織手冊.久之,流程文件與組織職能出現嚴重脫節(jié),造成的局面是部門按照職能行事,卻發(fā)現沒有恰當的流程文件能夠作為指導,于是流程文件被擱置,相關人員只靠經驗辦事.可行的解決方案是通過建立職能流程文件對照表,體現部門,職能與流程文件間的關聯,并以制度規(guī)定:當發(fā)生組織調整時,必須檢查這種調整涉及哪些流程文件,進而對流程文件進