收發(fā)室工作流程

1、收發(fā)室工作流程 一、信函管理1、 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，維護(hù)收件人的合法權(quán)利。2、 清點(diǎn)當(dāng)天郵局送來的掛號信的件數(shù)，實(shí)物與清單要相符合。3、 把各類掛號信（包單、匯單、掛刷、特快專遞等）按部門分類、（信封上的地址是雙重地址以第一地址先投，第一地址投遞失敗，再次以第二地址投遞）登記、簽發(fā)。4、 整理、核對、登記當(dāng)天收發(fā)的各類掛號信，把實(shí)發(fā)數(shù)、未發(fā)數(shù)、退信數(shù)，做出匯總表，準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行裝訂。5、 各基層部門退回收發(fā)室的掛號信要嚴(yán)格遵守郵政信函管理規(guī)定。在退信上要貼退條、蓋章、批注，分別為、原址查無此（人）、（單位）、（公司），、遷移新址不明，、地址不詳。收發(fā)室要履行登記手續(xù)，由退信人簽字。6、 平信退

2、信要貼退條、蓋章、批注，分別為、原址查無此（人）、（單位）、（公司），、遷移新址不明，、地址不詳。二、特快專遞管理特快專遞包括聯(lián)邦國際快遞及國內(nèi)ems特快專遞。1、 特快專遞需登記簽發(fā)。2、 退特快專遞需收發(fā)單位貼退條、蓋單位章、批注。3、 收發(fā)室在退特快專遞本上再次登記，退件單位簽字。4、 收發(fā)室退郵局特快專遞再次登記，需郵局再次簽字。5、 特快專遞收件單位當(dāng)天沒能領(lǐng)取，收發(fā)室需打電話告知領(lǐng)取。6、 如有特殊情況，如鮮花等特快專遞業(yè)務(wù)，需特殊服務(wù)，收件人也可帶有效證件，到收發(fā)室個(gè)人領(lǐng)取。三、國際信函平信管理1國際信函平信要在信封的背面登記當(dāng)天接收日期。2翻譯詳細(xì)地址、姓名。3如有地址不詳或錯(cuò)

3、投信函，登記寄件人，收信人詳細(xì)外文地址、姓名。4由收發(fā)室貼退條，蓋收發(fā)室章，批注、退回。5已下發(fā)的國際平信信函，各部門退回收發(fā)室的信函需要貼退條、蓋章、批注退回，收發(fā)室要履行登記手續(xù)，由退信人簽字。四報(bào)紙管理1清點(diǎn)報(bào)紙。2按照報(bào)錄分發(fā)各類報(bào)紙至報(bào)箱。3如有缺報(bào)、少報(bào)需與投遞員聯(lián)系，及時(shí)補(bǔ)報(bào)，還需出黑板告知缺報(bào)種類。五、文件管理1收發(fā)室負(fù)責(zé)簽收文件，在簽收單上填寫日期，文件內(nèi)容。2由取文件人在簽收單上簽字3沒有取文件的單位，需電話告知。六、雜志管理1清點(diǎn)雜志數(shù)目與郵局清單數(shù)目相符合。2按照收發(fā)室雜志分配冊，登記當(dāng)天接收日期，雜志期數(shù)、份數(shù)，分發(fā)雜志。3要在各單位雜志簽收單上，加蓋“收”字章。4雜志入雜志箱，封閉式管理。5定期告知各部門取雜志，各單位取雜志需簽收當(dāng)日日期，和取雜志老師的姓名。6每月一次用各部門簽收單與收發(fā)室雜志分配冊對照核對，如核對出雜志的差錯(cuò)，立即與郵局及時(shí)聯(lián)系實(shí)施補(bǔ)刊。7雜志不能借閱他人閱讀，不能帶回家私自閱讀。八、訂閱管理1把新的一年目錄，輸入到訂閱系統(tǒng)。2為各基層訂閱單位打印好訂閱流程。