文秘必備基礎(chǔ)知識

1、本文為 word 格式，下載后可編輯修改，也可直接使用文秘必備基礎(chǔ)知識文秘基礎(chǔ)知識 （一）1、應(yīng)用文書包括行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書2、行政公文 13 種：命令 （令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報 告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要 黨的機關(guān) 14 種行政無：指示 （取消 ）、決議、公報、條例、規(guī)定 黨機關(guān)無：命令、公告、通 告、議案 行政增加 （新）：意見3、制發(fā)程序次序不能打亂，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、 分發(fā)4、草擬：引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。成文日期如二八年5、審核重點：行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要 求，公文格式是否符合辦

2、法的規(guī)定等。6、上行文：由主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人簽發(fā) 下行文：由主要負責(zé)人或主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。7 、復(fù)核重點：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、 規(guī)范等。8、應(yīng)用文四要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)與語言 材料是血肉，主題是靈魂、結(jié)構(gòu)是骨骼，語言是細胞9、占有材料的要求：時間不分古今 ;地域不分中外 ;性質(zhì)不分正反 ;類別不分 點面。10、選擇材料原則： 圍繞主題選擇材料 ; 選擇典型材料 ; 選擇真實準確 的材料; 選擇生動新穎的材料。11、使用材料注意：恰當安排材料的先后順序；確定材料的詳略程度1 2 、確立主題的依據(jù)： 寫作目的 ; 材料本身的意義13、對主題

3、的要求：正確；深刻；新穎舉措、例證、詞語）;集中。14、應(yīng)用文書標題基本模式有二：公文式、一般文章式 公文標題構(gòu)成“發(fā)文機關(guān)+事由+文種” 請示不得兩項式 ;張貼時省略事由 ;規(guī)范性公文不用“關(guān)于” （ 如辦法、條例）等15、開頭方式 4 種：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式 目的式：常用“為了”、“為”等介詞構(gòu)成的短語表明行文目的;也常用“根據(jù)”等 句式表明行為依據(jù)。 （通告、通知、計劃、招標書、投標書 ） 引述來文式這種寫法 多用于函、批復(fù)等回復(fù)性公文16、三段式是公文常常采用的 3 層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由、事項、尾語。17、文題照應(yīng)多種形式：文章內(nèi)容與標題照應(yīng) ;文章主題與標題照

4、應(yīng) ;開頭與標題 ;結(jié) 尾與標題18、結(jié)尾：強調(diào)式、期求式、希望式 （表彰、批評 ）、說明式、禿尾19、對結(jié)構(gòu)的要求：嚴謹、自然、完整、統(tǒng)一20、運用語言的標準：準確、簡潔、平實 （質(zhì)樸 ）21、用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)決定， 根據(jù)特通告如下，依據(jù)公告如下 ;為了現(xiàn)決定 ;為通告如下，現(xiàn)就問題請示如下 ;現(xiàn)將 （情況）報告如下，現(xiàn)就問題請示如下 ; 現(xiàn)將（情況 ）報告如下，現(xiàn)就問題提出如下意見， 經(jīng)批準 （同意）將有關(guān)事項通知如下 ;擬采取如下措施 ;經(jīng)研究，答復(fù)如下22、稱為用語：我（部），貴 （局）公函平級尊稱對方，你 （省），本 （部門），該（處）23、

5、結(jié)尾用語：用于請示。如當否，請批示。 （當否，請批準 ）;如無不妥，請批準各地執(zhí)行 ;妥否，請批復(fù)。 用于函。如：請研究函復(fù) ;盼復(fù);請予復(fù)函 ;不知尊意如何，盼函告 ;望協(xié)助辦理，并盡快見復(fù) 用于報告。如：請指正;請審閱 批復(fù)、復(fù)函：此復(fù)；特此專復(fù);特函復(fù) 知照性公文：特此公告（通告、知、 報）24 、應(yīng)用文書表達方式：說明 敘述 議論25、敘述方式：順序 （主要 ）、倒敘26、議論三要素：論點、論據(jù)、論證 議論兩大類：立論與反駁立論就是從正面闡述自己觀點的正確性，從而把論點建立起來的說理方法。 立論，又叫證明。反駁：反駁論據(jù)、論證、論點。27、論證方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果

6、法 28 、常用說明 方法：定義和表述、分類和比較、數(shù)字和圖表 29、計算機系統(tǒng)：硬件 (hardware) 、 軟件(software)系統(tǒng)外觀：主機箱、外部設(shè)備功能：運算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備30、CPU是計算機 核心部件，對微機整體性能起決定性作用。衡量 CPU性 能的指標：一是主頻 (主頻越高， CPU 速度越快 );二字長。 31、內(nèi)存儲器： 隨機 (RAM)斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會丟失 只讀(ROM)不因斷電丟失數(shù)據(jù)32、外存儲器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動存儲設(shè)備， 33、硬盤使用注 意事項： 注意保護 0 磁道。 0 磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的 系

7、統(tǒng)信息，一旦被破壞，硬盤就無法使用。盡量避免對硬盤進行格式化，格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用壽命。34、常用光盤三類：只讀型光盤(CD-ROM)、一次寫入型光盤(寫入重要數(shù)據(jù))和可 擦寫光盤35、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器(CRT和液晶顯示器(LCD)維護、保養(yǎng) 和防護： 注意防磁注意使用屏幕保護程序 (時間間隔以短為宜，設(shè)密碼 ) 顯示器窗口不得朝 向門窗36、計算機軟件系統(tǒng) 系統(tǒng)軟件var cpro_psid =u2572954; var cpro_pswidth =966; var cpro_psheight =120;應(yīng)用軟件操作系統(tǒng) (OS):DOS、 Windows 操作系

8、統(tǒng)、 UNIX 操作系統(tǒng)、 Net Ware、 Windows NT 。37、開關(guān)機：關(guān)閉計算機后一般至少要間隔 10 秒以后才能再次接通電源， 最好間隔 3 分鐘以上。熱啟動：“ Ctrl+Alt+Del ”鍵；按主機箱面板上“ Reset”鍵38、“死機”處理：唯一的恢復(fù)辦法是重新啟動系統(tǒng) (熱啟動)。造成“死機”的原 因主要有二：操作系統(tǒng)本身存在缺陷；是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資 源嚴重匱乏并導(dǎo)致操作系統(tǒng)崩潰。39、 清理磁盤步驟：操作時，在 Windows 開始菜單中選擇“所有程序”“附 件”“系統(tǒng)工具”“磁盤清理”，程序啟動后出現(xiàn)一個驅(qū)動器選擇窗口，通過下拉列表選 擇要清理的驅(qū)

9、動器，選好單擊“確定”按鈕。40、在 Windows 開始菜單中選擇“程序”“附件”“系統(tǒng)工具”“磁盤碎片整理程 序”，會出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對話框，選擇要整理的硬盤，單擊“碎片整理”，程 序就會開始整理所選擇的硬盤。41、計算機病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性42、病毒防治：不濫用磁盤，盡量專機專用、專盤專用；不用來路不明的軟件；安裝防病毒軟件；不要打開來歷不明的郵件；對重要數(shù)據(jù)進行備份（異地 存放；雙軌質(zhì)紙質(zhì)文件 ）。 43、菜單的約定： 命令后“”。當選用這類命令，將彈出一個對話框，要求用戶輸入必要的信 息或做進一步的選擇。 命令后帶“”。表示在它下面有級聯(lián)菜單，

10、應(yīng)繼續(xù)做進一步的選擇。命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命令。命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接 兼下該字母即可執(zhí)行該命令。 44、選取文件或文件夾：要選取多個連續(xù)對象，可以用鼠標單擊第一個對象，再按下“ Shift ”鍵單擊最 后的對象 ；也可以自第一個對象單個拖動鼠標到最后對象；如果要使用鍵盤，可以按下“Shift ”鍵連續(xù)移動光標，則光標所經(jīng)過區(qū)間的所有對象都被選中。45、用鼠標直接拖動的方法復(fù)制或移動對象： 當源文件與目標文件在同一磁盤上時，按住鼠 標左鍵直接拖動對象可以完成對象的移動，如果按下“ Ctrl ”鍵再拖動對象

11、可以完成 對象的復(fù)制。當源文件與目標文件在不同的磁盤上時，按住鼠標左鍵將對象從一個磁盤直 接拖動到另一磁盤上完成對象的復(fù)制，如果按下“ Shift ”鍵再拖動，再完成對象的移 動。46、永久刪除：清空回收站；按“ Shift+Del ”組合鍵；按住“ Shift ”鍵，再選 擇刪除。47、Windows XP 支持星號 (*)和問號(?)兩個通配符，星號表示多個字符，問 號一個字符。48、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀 3 種屬性的任意組合。只讀屬性文件 通常不易誤刪。49、資源管理器采用雙窗格顯示結(jié)構(gòu)，其窗口分為兩個區(qū)域。左窗格顯示器 整個系統(tǒng)的文件夾樹。文秘知識基礎(chǔ)模擬試題及答案(二)1、

12、什么是秘書 ?答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機關(guān)、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位 領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。2、秘書部門的職能性和工作特點 ?答： (1)綜合性。 (2)輔助性。 (3)門面性。 (4)機要性。3、秘書工作的主要內(nèi)容 ?(風(fēng)險題 )答： (1)處理文電。 (2)撰擬文稿。 (3)辦理會務(wù)。 (4)調(diào)查研究。 (5)查辦、催辦。 (6)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。 (7)安排禮儀活動。 (8)處理來信來訪。 (9) 組織機要交通。 (10)檔案的管理。 (11)其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)。4、秘書工作的作用：答： (1)樞紐作用。 (2)助手作用。

13、 (3)參謀作用。 (4)協(xié)調(diào)作用。 (5)耳目作用。5、秘書工作的指導(dǎo)思想：答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) ;二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù) ;三是為 廣大人民群眾服務(wù)。6、秘書工作的原則：答： (1)準確。 (2)迅速。 (3)求實。 (4)保密。7、秘書工作者的政治素質(zhì)：答： (1)具有較高的理論水平。 (2)具有較強的法律意識和政策觀念。 (3)具有 全心全意為人民服務(wù)的思想。 (4)嚴于律己，遵守紀律。8、秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識：答： (1)基礎(chǔ)知識。 (2)社會知識。 (3)專業(yè)知識。 (4)業(yè)務(wù)知識。 (5)輔助知識。9、秘書人員應(yīng)具備的能力：答： (1)調(diào)查研究能力。 (2

14、)收集資料的能力。 (3)文字表達能力。 (4)口頭表達 能力。 (5)組織協(xié)調(diào)能力。 (6)辦事能力。 (7)管理事務(wù)的能力。 (8)文字書寫的能力。 (9)操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。10、信息的作用 ?答：為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。為實現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。是發(fā)揮 參謀，助手作用的主要內(nèi)容。11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則 ? 全面服務(wù)。實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。12、值班記錄電話記錄應(yīng)包括五個要素 ?答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務(wù)、電話號碼等。 c來電內(nèi)容。d領(lǐng) 導(dǎo)批示和處理意見。 e 接電話記錄人。13、值班日記四要素：答：值班員、值班時間、記事內(nèi)容、辦理情況。

15、14、打電話的一般程序是什么 ?答： (1)打電話就應(yīng)對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情， 要寫出通話全文。 (2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人， 然后先通報自己單位名稱、職務(wù)、姓名，再問對方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。 (3)向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對方復(fù)述一遍， 確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應(yīng)主動復(fù)述。(4)要找的人不在時，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回電話。15、回電話接電話的一般程序是什么 ?答： (1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。(2)問清對方單位、姓名、職務(wù)后，通報自己的單位、職務(wù)和姓名。(3)所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情 況。(4)來電話者要找的人不在時