文檔排版指導(dǎo)手冊(cè)

1、密級(jí)：保密 文檔編排指導(dǎo)手冊(cè)過程編號(hào)文件狀態(tài)草稿 正式發(fā)布 正在修改當(dāng)前版本v1.0擬 制譚美玉日期2010-07-19審 核日期批 準(zhǔn)日期發(fā)布日期年 月 日修訂歷史記錄a - 增加 m - 修訂 d - 刪除變更版本號(hào)版本日期變更類型修改者說(shuō)明v0.12010-07-19a譚美玉初稿目錄1概述42編排規(guī)則42.1索引42.2標(biāo)題42.3正文52.3.1段落52.3.2句子52.3.3表格和圖像52.3.4標(biāo)點(diǎn)符號(hào)62.4頁(yè)眉和頁(yè)腳62.5版本歷史72.6封面72.7其他73備注8文檔編排指導(dǎo)手冊(cè)1 概述此文檔主要為了提高文檔編排質(zhì)量，統(tǒng)一文檔格式。可作為qa和文檔編寫者的參考。本文檔適用于所

2、見即所得的排版工具，如word、openoffice、wps等。本文部分規(guī)則不適用于tex編排，tex編排中的字體、段落格式等不遵循本文所述規(guī)則，但必須使用本文提供的tex模板，詳見附錄一。2 編排規(guī)則2.1 索引索引是把文檔等資料中的項(xiàng)目或內(nèi)容摘記下來(lái)，每條下標(biāo)注出處頁(yè)碼，按一定的次序排列，供人查閱的資料。對(duì)于文檔中的索引，遵循以下幾條規(guī)則：1. 過程類手冊(cè)（不含驗(yàn)收指南）、描述類手冊(cè)（不含版本說(shuō)明書）英文版本必須要有索引；2. 索引項(xiàng)可以由名稱（著作名、公司或組織名稱、人名、地名等）、技術(shù)術(shù)語(yǔ)和主題組成；3. 排版時(shí)，索引的中文字體屬性為宋體、12pt（小四）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性

3、為times new roman、12pt、半角字符；4. 索引最多三層；5. 一級(jí)索引加粗顯示，二三級(jí)索引不加粗，二級(jí)索引比一級(jí)索引縮進(jìn)2個(gè)字符，三級(jí)索引比二級(jí)索引縮進(jìn)2個(gè)字符；6. 索引頁(yè)面的標(biāo)題中文字體屬性為宋體、15pt（小三）、加粗、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、15pt、加粗、半角字符，段落屬性為居中。2.2 標(biāo)題標(biāo)題是標(biāo)明段落、文檔等內(nèi)容的簡(jiǎn)短語(yǔ)句。對(duì)于文檔中的標(biāo)題，遵循以下規(guī)則：1. 高一級(jí)標(biāo)題下不應(yīng)只有一個(gè)次級(jí)標(biāo)題，同時(shí)避免孤立的章節(jié)和標(biāo)題存在；2. 標(biāo)題要避免孤立編號(hào)，正文不要有孤立二、三標(biāo)題，孤立的block label樣式；3. 文檔中最

4、多出現(xiàn)4級(jí)標(biāo)題，14級(jí)標(biāo)題中不帶標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，不對(duì)縮略語(yǔ)解釋；4. 項(xiàng)目列表（item list）是最小編號(hào)單位，項(xiàng)目列表下面不可以嵌套子標(biāo)題；5. 標(biāo)題前若是正文需要空一行，這一空行的樣式為正文。在遇換頁(yè)的特殊情況下，若標(biāo)題前的空行為頁(yè)面第一行，空行需刪除；6. 一級(jí)標(biāo)題的中文字體屬性為黑體、常規(guī)字體、16pt（三號(hào)）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、16pt、半角字符。段落屬性為無(wú)縮進(jìn)，兩端對(duì)齊，1.2倍行間距。編號(hào)屬性為編號(hào)位置左對(duì)齊0厘米，文字位置0.75厘米，級(jí)別鏈接到標(biāo)題1，編號(hào)之后空格；7. 二級(jí)標(biāo)題的中文字體屬性為黑體、常規(guī)字體、15pt（小三）、全角

5、字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、15pt、半角字符。段落屬性為無(wú)縮進(jìn)，兩端對(duì)齊，1.2倍行間距。編號(hào)屬性為編號(hào)位置左對(duì)齊0厘米，文字位置1厘米，級(jí)別鏈接到標(biāo)題2，編號(hào)之后空格，在級(jí)別1后重新開始編號(hào)；8. 三級(jí)標(biāo)題的中文字體屬性為黑體、常規(guī)字體、14pt（四號(hào)）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、14pt、半角字符。段落屬性為無(wú)縮進(jìn)，兩端對(duì)齊，1.2倍行間距。編號(hào)屬性為編號(hào)位置左對(duì)齊0厘米，文字位置1.25厘米，級(jí)別鏈接到標(biāo)題3，編號(hào)之后空格，在級(jí)別2后重新開始編號(hào)；9. 四級(jí)標(biāo)題的中文字體屬性為黑體、常規(guī)字體、12pt（小四）、全角字符，

6、英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、12pt、半角字符。段落屬性為無(wú)縮進(jìn)，兩端對(duì)齊，1.2倍行間距。編號(hào)屬性為編號(hào)位置左對(duì)齊0厘米，文字位置1.25厘米，級(jí)別鏈接到標(biāo)題4，編號(hào)之后空格，在級(jí)別3后重新開始編號(hào)；10. 項(xiàng)目列表（item list）的中文、符號(hào)字體屬性為宋體、12pt（小四）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、12pt、半角字符，段落屬性為左縮進(jìn)8.5mm，懸掛縮進(jìn)7.41mm，兩端對(duì)齊，1.2倍行間距。11. 附錄及其子節(jié)的標(biāo)題不需要編號(hào)。2.3 正文2.3.1 段落段落是根據(jù)文檔內(nèi)容劃分成的部分。對(duì)于文檔中的段落，遵循以下規(guī)則：1

7、. 段落的中心句子放在段首，對(duì)全段內(nèi)容進(jìn)行概述。后面陳述的句子作為說(shuō)明、展開、論據(jù)陳述等為核心句服務(wù)；2. 段落的句子語(yǔ)氣要使用陳述和肯定語(yǔ)氣，避免使用感嘆語(yǔ)氣或其他語(yǔ)氣；3. 對(duì)于技術(shù)描述類主題，應(yīng)考慮先圖表，后句子的原則，不要單一的使用段落來(lái)陳述主題；4. 段落的中文、符號(hào)字體屬性為宋體、10.5pt（五號(hào)）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、10.5pt、半角字符，段落屬性為段首縮進(jìn)2個(gè)字符，兩端對(duì)齊，1.2倍行間距。2.3.2 句子句子是用詞和詞組構(gòu)成的、能夠表達(dá)完整的意思的語(yǔ)言單位。對(duì)于文檔中的句子，遵循以下規(guī)則：1. 句子要使用簡(jiǎn)單句和并列句，避免使用復(fù)

8、合句；2. 步驟描述時(shí)，操作結(jié)果要和動(dòng)作分開描述；3. 句子中不能出現(xiàn)圖形和表格，可以引用表格和圖形的題注；4. 正文中第一次出現(xiàn)的縮略語(yǔ)，必須進(jìn)行解釋；5. 中文的產(chǎn)品手冊(cè)在注意、說(shuō)明下面空一行?？招械臉邮綖檎臉邮?；6. 注意、說(shuō)明中不能包含表格和圖形；7. 重要的提醒文字可加粗顯示，但不得改變字體大小和字體種類。2.3.3 表格和圖像2.3.3.1 表格對(duì)于文檔中的表格遵循以下規(guī)則：1. 需要突出的內(nèi)容中文：黑體，10.5pt（五號(hào)），全角字符。字母與數(shù)字：times new roman，粗體，10.5pt，半角字符；2. 表格一行中的單元要求不跨頁(yè)；3. 每個(gè)表格上、下都要空一行，這一

9、空行的樣式為正文。在遇換頁(yè)的特殊情況下，若表格后的空行為頁(yè)面第一行，空行需刪除；4. 表格的題注在緊接表格的上方，中文文檔格式為“表 編號(hào) 名稱”，英文文檔格式為“table 編號(hào) 名稱”。編號(hào)為數(shù)字，從1開始，全文表格統(tǒng)一編號(hào)，中文字體屬性為宋體、小五、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、小五、半角字符。段落屬性為居中；5. 表格中的中文、符號(hào)字體屬性為宋體、10.5pt（五號(hào)）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、10.5pt、半角字符；6. 表格的題注必須通過引用的題注實(shí)現(xiàn)；7. 表格題注的引用必須使用交叉引用；8. 表格不能超過排版的

10、版芯。2.3.3.2 圖像對(duì)于文檔中的圖像遵循以下規(guī)則：1. 禁止使用第三方的商標(biāo)、圖標(biāo)、圖形；2. 所有visio繪制的組網(wǎng)圖一律另存為*.wmf格式，才能在word中插入；3. 圖中的文本：中文宋體，小五，全角字符；字母與數(shù)字times new roman，10.5pt，半角字符；4. 需要突出的內(nèi)容中文：黑體，10.5pt（五號(hào)），全角字符。字母與數(shù)字：times new roman，粗體，10.5pt，半角字符；5. 圖形的上、下方是正文樣式的話，圖形上、下都要空一行。在遇到換頁(yè)的特殊情況下，若圖形后的空行為頁(yè)面第一行，空行需刪除；6. 圖形的題注緊接圖形的下方，中文文檔格式為“圖 編

11、號(hào) 名稱”，英文文檔格式為“figure 編號(hào) 名稱”。編號(hào)為數(shù)字，從1開始，全文圖形統(tǒng)一編號(hào)，中文字體屬性為宋體、小五、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、小五、半角字符。段落屬性為居中；7. 圖形的題注必須通過引用的題注實(shí)現(xiàn)；8. 圖形題注的引用必須使用交叉引用；9. 圖形不能超過排版的版芯。2.3.4 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)文檔中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)遵循以下規(guī)則：1. 如果是中文文檔，使用中文的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，不論句子的結(jié)束文字是英文或是中文；如果是英文文檔，使用英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；2. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)無(wú)論中英文下均為半角字符；3. 一字線常用于漢語(yǔ)名詞之間：壓力溫度曲線、化學(xué)物理反應(yīng)；4. 半字線常用

12、于漢字和數(shù)字（字母）之間：鈾235、惠普5000；5. 一些外來(lái)的詞匯中常用短劃線：e-mail、cd-rom、itu-t、8-bit；6. 浪紋符用于表示數(shù)量的范圍：13；7. 長(zhǎng)橫常用于地名之間：北京天津。2.4 頁(yè)眉和頁(yè)腳文檔中的頁(yè)眉頁(yè)腳遵循以下規(guī)則：1. 頁(yè)眉中的中文字體屬性為宋體、10.5pt（五號(hào)）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、10.5pt、半角字符；2. 頁(yè)眉的段落格式為兩端對(duì)齊；3. 頁(yè)眉左端公司的商標(biāo)高0.58cm，寬1.72cm，右端為該文檔的標(biāo)題；4. 頁(yè)眉距邊界1.5cm，頁(yè)腳距邊界0.9cm；5. 頁(yè)腳的中文字體屬性為宋體、9pt、全

13、角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、9pt、半角字符；6. 頁(yè)腳的段落格式為居中；7. 頁(yè)腳的中文文檔格式是：第一行是文檔版權(quán)約定，第二行是公司地址，第三行是公司網(wǎng)址和“該頁(yè)頁(yè)號(hào)”/“總頁(yè)數(shù)”；8. 封面的頁(yè)眉格式是：保密級(jí)別：高（低）；9. 封面無(wú)頁(yè)腳。2.5 版本歷史文檔中的版本歷史遵循以下規(guī)則：1. 最初文檔編寫者寫完文檔后即為v1.0版本；2. 每修改一次，修改者必須填寫版本歷史信息，每填寫一次，版本號(hào)即加1，必須在備注里注明修改的位置、原因、時(shí)間；3. 版本歷史頁(yè)面的標(biāo)題中文字體屬性為宋體、15pt（小三）、加粗、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times ne

14、w roman、15pt、加粗、半角字符，段落屬性為居中；4. 版本歷史表格中的中文、符號(hào)字體屬性為宋體、10.5pt（五號(hào)）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、10.5pt、半角字符。2.6 封面文檔的封面遵循以下規(guī)則：1. 文檔的標(biāo)題中文字體屬性為宋體、18pt（小二）、加粗、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、18pt、加粗、半角字符，段落屬性為居中；2. 包含新威的logo，段落屬性為居中；3. 包含該文檔總頁(yè)數(shù)信息，中文文檔格式為：共“總頁(yè)數(shù)”頁(yè)。英文文檔格式為：“總頁(yè)數(shù)” pages?！翱傢?yè)數(shù)”必須通過域numpages實(shí)現(xiàn)；4. 文檔在正式發(fā)行以后，相關(guān)責(zé)任人必須填寫封面的表格；5. 封面格式以文檔的模板為準(zhǔn)，不得更改；6. 文檔的標(biāo)題名在20個(gè)字以內(nèi)。2.7 其他文檔中的其他內(nèi)容遵循以下規(guī)則：1. 日期的格式必須為：年.月.日，并且年不能簡(jiǎn)寫；2. 公式等專有格式的內(nèi)容，如果不是大量的出現(xiàn)，以圖