農(nóng)村信用社會計檔案管理暫行辦法

1、農(nóng)村信用社會計檔案管理暫行辦法 第一章總則 第一條為規(guī)范我縣農(nóng)村信用社檔案管理，維護信用社會計檔案的安全完整，完善信貸檔案管理的操作程序，提高信貸工作質(zhì)量和效益，防范信貸風(fēng)險，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的會計檔案管理辦法、農(nóng)村信用社財務(wù)會計基本制度以及xx省農(nóng)村信用社會計基礎(chǔ)工作規(guī)范等法律、法規(guī)，結(jié)合我縣實際，制定本辦法。第二章會計檔案的管理 第二條 信用社會計檔案是信用社會計工作的重要內(nèi)容，也是會計檔案工作的組成部分，是信用社各項業(yè)務(wù)活動和財務(wù)收支的記錄及核算依據(jù)，是信用社成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內(nèi)起著事后查考的重要作用，也是查處經(jīng)濟案件的法律依據(jù)。信用社應(yīng)加

2、強對會計檔案的管理，認真執(zhí)行會計檔案的分類、立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，建立專用庫房，明確專人負責(zé)（出納人員不得兼管會計檔案），確保會計檔案無火燒、無蟲蛀、無鼠咬、無霉?fàn)€、無破損、無丟失，做到存放有序、科學(xué)管理。 第三條 信用社會計檔案管理責(zé)任： 信用社主任是本社會計檔案管理的第一責(zé)任人，會計主管為檔案管理的直接責(zé)任人。 第四條 信用社會計檔案是信用社各項業(yè)務(wù)活動的會計記錄和重要史料。會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料。 第五條 會計檔案整理方法： 1、信用社及其營業(yè)網(wǎng)點的會計檔案按會計年度分開、分別整理，每年的元月1日至12月31 日為一個會計年度。 2、

3、將信用社的會計報表、會計賬簿、會計憑證以及會計工作密切相關(guān)的文件、資料等會計檔案分類整理。 3、每類按會計檔案規(guī)定的保管期限分為永久、十五年、五年三個期限。 4、將分好的會計檔案分別打號、裝訂、粘貼封面。 5、按會計檔案管理要求填寫封面，檔案盒文字內(nèi)容。 6、登記檔案登記簿，入庫柜保管。 第六條 會計檔案整理的規(guī)定： 1、會計檔案分類：信用社會計檔案是指會計憑證分類、會計賬簿、會計報表等會計核算專用資料和會計工作密切相關(guān)的文件資料，會計檔案的整理首先是分類，分類是整理工作的中心，應(yīng)按賬、簿、表、證文件分別整理。 2、會計檔案的打號：所有會計檔案按序時方法第一頁至最后一頁逐張逐頁打號。依左邊裝訂

4、的傳票賬簿在右上角編號，依上邊裝訂的對賬單等，在下邊中央處打號。 3、會計檔案的裝訂、排列：會計檔案整理裝訂后稱案卷。案卷裝訂是為了固定與保護卷內(nèi)文件，避免散失或損壞。案卷裝訂必須結(jié)實、美觀；裝訂前應(yīng)把金屬物去掉，寬大的紙頁要折疊整齊、壓平；裝訂線有文字的應(yīng)加邊，殘破的文件要糊裱，并把文件的底邊和靠裝訂線的一側(cè)墩齊，裝訂時一般打三孔，用蠟線繩裝訂，線頭結(jié)在傳票的背后，裝訂力求不掉頁，不壓字，不訪礙閱讀。案卷的排列，是先將一年形成的案卷按保管期限分開，然后再將不同保管期的案卷按組織機構(gòu)或時間序列排列。案卷排列后，再統(tǒng)計一份順序號。 4、案卷的加封及文字的填寫：案卷的封面目錄用較好的紙張、使用鋼筆

5、或毛筆，使用碳素墨水或蘭黑墨水認真填寫，字體要工整、清楚。 案卷封面的全宗名稱或機關(guān)名稱填寫信用社的全稱。類目名稱或賬簿按會計檔案的分類填寫，如月報表、季報表、年報表、賬、簿等；類目名稱下的空格填寫本卷裝訂的所有類別目錄；日期、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號，歸檔號按要求填寫；立卷人指所整理年度的會計員或記賬員，檢查人指所整理年度的主任、副主任或會計主管，賬簿封面上的會計主管、記賬人按本年度實際情況填寫。會計憑證貼脊背重新整理排列卷號。立卷時間統(tǒng)一定為所整理年度的次年元月。 5、檔案目錄號： (1)文書檔案目錄號：永久1號、長期2號、短期3號；本聯(lián)社制定的管理辦法為永久，上級行社下發(fā)的管理制

6、度為長期，其他文件和簡報及本社一般資料為短期。 (2)會計檔案目錄號：憑證4號、賬簿5號、 報表類永久6號，季報(半年報)7號，月報和其它報表8號。 6、會計檔案目錄號，案卷號的排列 (1)報表：月報、季報、年報應(yīng)分別裝訂，填寫目錄號。 (2)賬簿編號：以年度按科目順序排列小流水號。排列順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、各科目分戶賬。 (3)賬簿案卷號：每十年按保管期限分別排列大流水號(不含永久保管的賬簿)。 (4)證案卷號：以每一整理年度分別按時間順序排列小流水號。 (5)報表案卷號：每十年保管期限按種類、 類別排列大流水號(不含永久保管的報表)。 (6)屬于永久保管的報表、賬簿卷號， 分種類、類別排

7、列大流水號。 (7)各科目分戶賬裝訂一般不超過200頁，超過 200頁的應(yīng)分冊裝訂，但剩余部分較少的可裝訂為一本，按實際頁數(shù)打號。 第六條 會計檔案保管期限：會計檔案的保管期限：根據(jù)其資料保管的價值分為永久和定期兩類。定期保管又分為十五年和五年保管兩種。保管期限的計算，自檔案所屬年度的次年算起，即從會計年度終了后的第一天算起。 （一）永久保管的會計檔案有： 1、信用社決算報表及匯總?cè)牭男庞蒙鐩Q算表，附表及決算分析資料(包括資產(chǎn)負債表、業(yè)務(wù)狀況表、損益表、財務(wù)收支變動表、利潤分配表等、決算說明書、固定資產(chǎn)表等)； 2、信用社實收資本、股本金分戶賬； 3、存貸款開銷戶登記簿(包括儲蓄存款)； 4

8、、客戶掛失申請書、登記簿、補發(fā)存單、存折、收據(jù)及賬銷案存的清單或資料； 5、會計檔案保管登記簿和檔案銷毀清單； 6、機構(gòu)撤銷、合并交接清冊； 7、房屋購建的契據(jù)(包括土地證、基建批準(zhǔn)書、 竣工報告、購建房屋契約、征稅收據(jù)和公證書等)； 8、需要永久保管的其他會計檔案和有關(guān)資料。（二）十五年保管期限的會計檔案有： 1、綜合核算和明細核算的各種賬、簿、卡； 2、憑證及附件； 3、信用社的月(季、半年)報表及匯總?cè)犘庞蒙绲脑?季、半年)報表。 4、結(jié)算專用印章的領(lǐng)用、交接、銷毀和保管情況登記簿。 （三）屬于五年保管期限的會計檔案有： 1、計算機運行日志； 2、計息科目余額表； 3、轄屬網(wǎng)點上報的月

9、計表、資產(chǎn)負債表、損益表和決算報表(包括全部附表、決算分析資料)； 4、信用社本身匯總分社、儲蓄所日報、月報表； 5、密押、代號使用和保管登記簿； 6、社內(nèi)往來、聯(lián)社往來及同業(yè)往來的對賬及查詢，查復(fù)書； 7、信用分社的交賬清單(冊)； 8、會計主管人員移交清冊(單)； 9、各種不定期報表。 會計檔案雖保管期滿，但賬務(wù)上尚未清，需要繼續(xù)清查的應(yīng)予延長保管期限，在沒有具體規(guī)定或通知前，不得隨意銷毀。 第七條信用社設(shè)置專用會計檔案保管庫(柜)，建立“會計檔案保管登記簿”，(逐項編號、登記、入庫保管應(yīng)定期鑒定，按規(guī)定的年限分類整理，進行登記)嚴格執(zhí)行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切

10、實防止火燒、蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等，保證其完整無缺。各網(wǎng)點的會計檔案原則上應(yīng)在次年元月抄列清單(冊)送檔案室集中保管，使用時向檔案室調(diào)閱。 切實加強計算機檔案管理。計算機是信用社業(yè)務(wù)活動的組成部分，借助電算化進行了業(yè)務(wù)經(jīng)營和會計核算，有關(guān)憑證、賬、表、文件等及備份軟盤都是重要的會計資料，必須按會計檔案管理，妥善保管。磁介質(zhì)檔案每年翻錄一次，實行雙備份，做好防磁、防火、防潮和防塵工作，并在備份盤(盒)上注明時間和內(nèi)容，以備查考。重要磁介質(zhì)檔案打印出書面檔案，是原始數(shù)據(jù)必須裝訂保管，保管年限按會計檔案的管理規(guī)定執(zhí)行，不準(zhǔn)外借，嚴防丟失和泄密。 第八條建立“會計檔案調(diào)閱(查)登記簿”，并按規(guī)定內(nèi)容做好詳

11、細記錄，由會計主管和經(jīng)辦人員共同簽章，以備查考。會計檔案一律不準(zhǔn)外借，防止丟失和泄密。內(nèi)部調(diào)閱會計檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具申請，并經(jīng)會計主管人員批準(zhǔn)方可調(diào)閱。調(diào)閱檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用后必須及時歸還；公、檢、法、司和有關(guān)單位處理案件或特殊需要查閱會計檔案時，必須持有縣以上主管部門正式公函，經(jīng)社主任批準(zhǔn)方可查閱；查閱時信用社應(yīng)有專人在場陪同，代辦查閱，不準(zhǔn)將檔案交給查閱人放任不管，查閱人對處理的案件所需要的證據(jù)和有關(guān)資料可以抄錄、復(fù)制、照相，但不得將原件抽出借走。調(diào)閱(查)會計檔案的申請及公函，應(yīng)由經(jīng)辦人員和會計主管共同簽章，并專夾保管，以備查考。 第九條 檔案的移交和銷毀 （一）信用社

12、的會計檔案移交按上級有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。因工作需要對單位會計人員進行調(diào)整的，必須抄列清單經(jīng)監(jiān)交人員簽字確認后交出所有會計檔案。 （二）已滿保管期需要銷毀的會計檔案，銷毀前必須造具“銷毀會計檔案清冊”，報經(jīng)縣聯(lián)社批準(zhǔn)后，由聯(lián)社負責(zé)銷毀。銷毀時應(yīng)由縣聯(lián)社主任或指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并注意保密和安全，嚴防散失或發(fā)生疏弊。銷毀后，由銷毀人員、監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽章并報上級主管部門備案。如有未了賬項待查，可對必須保留部分的會計檔案延期銷毀。 第三章信貸檔案的管理 第十條信貸檔案管理，是指信用社在信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營管理活動中對所形成的文字材料、圖表、聲像、各項合同、協(xié)議、文件、函電、賬表、記要、記錄、發(fā)票、法律文書

13、、通知、證件等形態(tài)的歷史真跡資料進行收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。 第十一條信貸檔案管理，必須實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，嚴格監(jiān)督、定期檢查”的原則。 第十二條除對一般農(nóng)戶小額貸款外，其余必須全部都要建立貸款檔案。(起點金額3萬元以上) 第十三條信用社必須指定專(兼)職信貸檔案管理人員，負責(zé)對信貸檔案的交接、建檔、管理、調(diào)閱使用等工作。 第十四條信貸檔案管理的要求 l、保密性要求。任何人對涉及信用社商業(yè)機密的信貸檔案資料均不得泄密。 2、專門性要求。信貸業(yè)務(wù)資料必須由專人、專柜、專門用具進行保管。 3、完整性要求。檔案資料要求內(nèi)容完整，要素齊全。 4、規(guī)范性要求。建立信貸檔案要求科學(xué)、合理、

14、規(guī)范、易于查找。 第十五條信貸檔案資料的收集和建立的程序 l、信用社信貸人員在受理大額信貸業(yè)務(wù)時，要由借款人提出“書面借款申請”并附上相關(guān)資料。 2、信用社初審受理后要對借款人或保證人、抵押人、質(zhì)押人進行貸前全面的可行性調(diào)查，寫出書面貸前調(diào)查報告，并按有關(guān)要求收集、整理貸款檔案資料(后附信貸檔案資料相關(guān)內(nèi)容)。 3、對經(jīng)過審查符合貸款條件的借款申請，就按照貸款審批權(quán)限的規(guī)定辦理貸款審批手續(xù)，填制借款咨詢審批表，逐級上報審批。 4、對已經(jīng)各級審查批準(zhǔn)后的貸款，借款雙方就按照借款合同條例和有關(guān)法律法規(guī)簽定相關(guān)的借款合同，辦理借款手續(xù)，發(fā)放貸款，信貸員根據(jù)發(fā)放貸款的內(nèi)容，登記“大額貸款登記簿”，按相

15、關(guān)順序收集信貸資料準(zhǔn)備向信貸檔案管理員移交信貸資料。待添加的隱藏文字內(nèi)容3 5、信貸檔案管理員接到信貸員移交來的信貸資料，應(yīng)立即對所有資料歸類，按份數(shù)在每份資料始頁的右上角用編號機編上順序號，在每頁資料右下角用編號機編上頁碼，按相關(guān)的順序號編制“信貸檔案資料目錄”，雙方各自核對簽章。對核對無誤的信貸資料，由檔案管理員進行歸檔，編排歸檔編號和名稱，再登記“信貸檔案管理登記簿”入柜保管。 6、對那些擔(dān)保抵(質(zhì))押貸款的抵(質(zhì))押物權(quán)利證，管檔員填寫“抵(質(zhì))押物證登記簿”交信用社會計部門保管，信貸檔案里只能保管復(fù)印件。 7、對貸款發(fā)放后的后續(xù)資料，如結(jié)息憑證、還款憑證、延期申請、延期協(xié)議、催收通知

16、、貸后檢查資料、各種法律文書等，信貸員要隨時交由信貸檔案管理員，按交接時間順序登錄信貸檔案資料目錄，進行歸檔保管。 第十六條，信貸檔案資料的分類 l、基礎(chǔ)資料。包括：借款申請書(屬自然人借款的財產(chǎn)共有人應(yīng)在申請書上簽注意見)、信用社貸前調(diào)查報告、分級審批程序表、借款憑證、各項借款合同、抵(質(zhì))押物清單、抵（壓）質(zhì)押物權(quán)利證復(fù)印件等。 2、后續(xù)資料：結(jié)息憑證、還款憑證、延期申請、延期協(xié)議、催收通知、貸后檢查資料、各項法律文書、各項繳費憑證復(fù)印件以及能終斷訴訟時效的有關(guān)資料等。 3、附屬資料：除上述基礎(chǔ)資料和后續(xù)資料以外的一切相關(guān)資料。 第十七條，信貸檔案資料的保管 l、信貸檔案管理人員有義務(wù)保證

17、檔案資料的安全，嚴密防火、防潮、防塵、防盜、防蛀、防腐蝕。一旦發(fā)現(xiàn)有丟失、毀損、違章使用等情況的，除及時采取必要措施外，應(yīng)根據(jù)情況的嚴重程度迅速報告有關(guān)負責(zé)人。 2、信貸檔案資料需要原本、原稿、不得另行編寫與修改。信貸檔案管理人員不得違反規(guī)定提供、利用、移交資料或違法、違紀(jì)牟取私利進行涂改、偽造檔案。 3、由于機構(gòu)變動或人員變動，需要進行檔案交接時，信貸檔案管理人員必須進行認真交接。接收入對交接的具體文件和資料，按卷內(nèi)目錄逐項核對，并在文件目錄下簽章。 4、信貸檔案把握工作需要和可能，采用先進的技術(shù)設(shè)備。為了逐步實現(xiàn)檔案的計算機管理，信用社的信貸檔案要統(tǒng)一編號。 第十八條，信貸檔案資料的使用

18、l、任何人使用檔案資料，均必須經(jīng)過批準(zhǔn)后進行，并在檔案資料借閱登記表上登記，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將資料帶離現(xiàn)場或復(fù)制。對借用或查閱資料的時間和內(nèi)容、行為要做概要記錄，且由借用人或查閱人簽字確認。未經(jīng)批準(zhǔn)，信貸檔案管理人員有權(quán)拒絕借用、查閱。 2、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，查閱人可對檔案進行現(xiàn)場查閱。需要將資料進行帶離現(xiàn)場的，經(jīng)同意后由信貸檔案管理人為其復(fù)印，復(fù)印資料不得擅自外傳。原則上不得帶走檔案資料原件，因特殊情況出借時，借用人應(yīng)填寫檔案資料出借單，經(jīng)信用社主任簽字批準(zhǔn)，留下備份或復(fù)印件后由信貸檔案管理人員憑單出借，同時將出借單作為檔案附件專門保存。 3、對于司法部門及監(jiān)察、工商、稅務(wù)、審計等部門和單位因工作需要查閱資料，信貸檔案管理人員必須查看其單位介紹信及身份證明文件，以及信用社主任在介紹信上的批署意見。需帶走原件的，還應(yīng)查看由信用社主任簽字的批條。 4、信貸檔案資料借用人或查閱人在借用或查閱期間，應(yīng)保證資料的安全、完整性和有效性，借用或查閱人均不得在信貸檔案資料上涂改、拆取、標(biāo)注、偽造、損毀、遺失和對外公開，對因資料的遺失、毀損或泄密而造成的經(jīng)濟損失可要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 5、歸還出借的信貸檔案資料時，由信貸檔案管理人員負責(zé)清點歸檔，同時交還借用人借條，并在登記簿上登記注銷。 第十九條，信貸檔案的清退和銷毀 l、對已結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系的信貸檔案，其中應(yīng)退還給客戶